تتصدر عمليات الاحتيال والانهيار الكبرى للشركات عناوين الصحف من حين لآخر، وكان العديد منها ذا شهرة واسعة، وكانت المبالغ المتورطة فيها مذهلة للغاية.
مع الضغوط الحالية التي ما زلنا نواجهها من تباطؤ الاقتصاد، والتحديات المرتبطة بصعوبات تجديد التمويل، وتحدي تحقيق الأهداف، وحتى مجرد دفع فواتير الموردين، يصبح من السهل أن نرى أن خطر الاحتيال لجميع أحجام الشركات قد ازداد بشكل كبير.
قد تبدو المشكلات المرتبطة بعمليات الاحتيال التي تحظى بتغطية إعلامية واسعة بعيدة عن أعمالك، لكن الحقيقة البسيطة هي أن الاحتيال قد يؤثر على الشركات من جميع الأحجام. سواءً كنت توظف فريقًا صغيرًا أو قوة عاملة كبيرة، تتناول هذه النشرة كيفية تعزيز وعيك بالعوامل التي تشير إلى الاحتيال. كما توضح التدابير الوقائية التي يمكنك تطبيقها لتقليل المخاطر في أعمالك.
لا يمكن أن يحدث ذلك هنا
من السهل الاعتقاد بأن الاحتيال أمرٌ "لا يمكن أن يحدث هنا". مع ذلك، فبينما تمتلك الشركات الكبيرة الموارد اللازمة لتطبيق أنظمة رقابة داخلية فعّالة لمنع الاحتيال، غالبًا ما تعتمد الشركات الصغيرة والمتوسطة على فريق صغير من الموظفين الذين تثق بهم. لا شك أنك تعرف عددًا من الموظفين الأساسيين الذين لا يمكنك الاستغناء عنهم! في كثير من الأحيان، يقول أصحاب العمل: "كان (المحتال) أكثر موظفيّ ثقةً".
تتمثل إحدى الصعوبات الرئيسية التي تواجه الشركات الصغيرة في قلة الخيارات المتاحة لفصل المهام. إذ يتعين على الأفراد القيام بأدوار متعددة، مما قد يؤدي إلى زيادة فرص ارتكاب الاحتيال، وقد يكون الإغراء شديداً بالنسبة للبعض.
المجالات التي يمكن أن يحدث فيها الاحتيال
في حين أن الطبيعة الدقيقة لأي عملية احتيال ستكون خاصة بطبيعة العمل والفرص المتاحة للمحتال المحتمل، إلا أن هناك عددًا من المجالات الشائعة التي يمكن أن يحدث فيها الاحتيال.
الموظفون يسيئون استخدام مناصبهم
تؤثر معظم عمليات الاحتيال على حساب الأرباح والخسائر، حيث يتم تضخيم المصروفات أو التقليل من الإيرادات. وتتراوح هذه العمليات بين مصروفات زائفة لا تتجاوز بضعة جنيهات، دون التحقق من المستندات الداعمة أو مراجعة مدى معقولية المطالبة، إلى عمليات احتيال أكبر. وقد تشمل هذه العمليات إنشاء موردين وهميين وإصدار فواتير مزورة، أو تواطؤ موظف مع أحد الموردين في الموافقة على عمليات الشراء.
قد تُستغل المناصب أيضًا عند طلب الشركات للمناقصات. وهنا يكمن خطر "الرشاوى" حيث يقبل الأفراد المشاركون في عملية المناقصة رشاوى أو حوافز من الموردين المحتملين. وقد يؤدي ذلك إلى توقيع عقود غير فعّالة، ربما لسلع مشكوك في جودتها.
قد لا تكون المبالغ الفردية المتورطة في هذا النوع من الاحتيال كبيرة، لذا تمر دون أن يلاحظها أحد لفترة من الزمن. ولكن مع مرور الوقت، قد تصبح المبالغ كبيرة. يكتسب العديد من المحتالين ثقة أكبر، وتتزايد المبالغ المتورطة مع ازدياد جشعهم. بالطبع، من المرجح أن يتم اكتشاف عمليات الاحتيال واسعة النطاق، وغالبًا ما يلعب الجشع دورًا في تحديد هوية المحتالين والقبض عليهم.
مع ذلك، يُعدّ الوقت المستغرق لاكتشاف الاحتيال بالغ الأهمية، إذ قد يُحدث فرقًا كبيرًا في التدفق النقدي، لأن الاحتيال يستنزف موارد الشركة اللازمة للنمو.
الموردون يستغلون الوضع
عندما تفتقر الشركات إلى إجراءات وضوابط تدقيق كافية أو ضعيفة، قد يستغل المورد ذلك. على سبيل المثال، قد يتم تسليم عدد أقل من الأصناف مقارنةً بما هو مذكور في إيصال التسليم. وقد تتضمن الفواتير كميات أو أسعارًا أعلى من تلك المتفق عليها.
وهذا يسلط الضوء على أهمية التحقق من كل من إيصالات التسليم والفواتير ومتابعة أي اختلافات على الفور.
مجالات الخطر الأخرى
قد تتسبب سرقة المعلومات السرية، مثل قوائم العملاء أو الملكية الفكرية كعمليات التصنيع، في مشاكل جمة للشركات إذا ما وقعت ضحيةً لسرقة هذه المعلومات من قبل موظفين ساخطين. بل وقد سُجلت حالات نُسخت فيها هذه المعلومات على الهواتف الذكية!
قد تكون المعلومات أيضًا عرضة للهجمات الخارجية. وتعني التطورات التكنولوجية أن على الشركات مراعاة المخاطر المتعلقة بتقنية المعلومات. في الوقت الحاضر، يسود الاعتقاد بأن الحاسوب دائمًا على صواب، مما يقلل من عمليات التحقق اليدوي داخل المؤسسة.
تُعدّ بعض أنواع المؤسسات أكثر عرضةً للاحتيال، فعلى سبيل المثال، قد تكون المؤسسات التي تعتمد على النقد أكثر عرضةً للاحتيال نظراً لصعوبة تطبيق ضوابط فعّالة على النقد. وبالمثل، فإن الشركات التي تتعامل في السلع الاستهلاكية الجذابة معرضة لمخاطر متزايدة.
أمثلة
جي إف بوغوس وأبناؤه
قد تظن أن هذا لن يحدث لك أبدًا، ولكن إذا قدم لك محاسبك الموثوق فاتورة وشيكًا للتوقيع، فإلى أي مدى ستدقق في الفاتورة؟ قد يكون المبلغ صغيرًا نسبيًا، وهو بالطبع مدعوم بفاتورة. عليك توقيع الشيك على عجل لأنك لن تكون موجودًا غدًا، والساعة الآن 5:15 مساءً. سيقوم المحاسب بتعبئة خانة المستفيد قبل إرسال الشيك.
في نهاية المطاف، لا تبدو أرقام نهاية العام صحيحة تماماً، وتكشف التحقيقات اللاحقة عن فواتير مفقودة، وفي النهاية، أن المحاسب كان يحرر هذه الشيكات باسمه.
الحياة الرياضية!
خضعت ضوابط المخزون لاختبارات في قطاع الملابس والمعدات الرياضية، حيث كشفت عن تباينات كبيرة بين المخزون المُسجّل إلكترونيًا والمخزون الفعلي في نهاية العام. لم يكن بالإمكان تفسير هذه الاختلافات، وفي النهاية تم اللجوء إلى المراقبة الآلية لرصد المستودع.
أظهرت لقطات كاشفة عمال النظافة وهم يضيفون مضارب وكرات ومعدات مختلفة إلى أكياس القمامة المليئة بالقمامة التي يتم إزالتها كل مساء!
قد تكون الشركات سريعة النمو أكثر عرضة للاحتيال. فعندما تُستنزف موارد الشركة وطاقم إدارتها، يصبح من الصعب للغاية الحفاظ على السيطرة الكاملة، وقد تمر مؤشرات الاحتيال دون أن يلاحظها أحد.
هل يعرف أحد أين سيد؟
تخيّلوا دهشة مدير شركة تصنيع محلية عندما وزّع كشوف رواتب موظفيه ليجد اثنين منها متبقيين! كان مدير الشؤون المالية، الذي لم يسبق له أن تغيب عن توزيعها، مريضًا ولم يتمكن من الحضور إلى العمل. وكشفت التحقيقات اللاحقة أن هذا الموظف، الذي كان يحظى بثقة كبيرة، كان يُنشئ موظفين وهميين لفترة من الزمن، ويُحوّل رواتبهم إلى حسابه المصرفي الخاص.
دليل من عشر خطوات لمنع الاحتيال وكشفه
نظراً لتعدد أنواع الاحتيال التي يمكن ارتكابها، ما هي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليل مخاطر الاحتيال داخل مؤسستك؟ إليك أهم عشر نصائح لدينا لكشف الاحتيال ومنعه.
- ابدأ بتوظيف الأشخاص المناسبين للعمل في مؤسستك. تأكد من التحقق من المراجع بشكل صحيح، وتأكد أيضاً من فحص أي موظفين مؤقتين، خاصةً إذا كانوا سيعملون في مجالات رئيسية.
- تأكد من وجود سياسة واضحة تنص على عدم التسامح مع الاحتيال داخل المنظمة، وتأكد من إبلاغ جميع الموظفين بذلك.
- حدد المجالات التي قد تكون عرضة للخطر في مؤسستك، ثم خطط ونفذ إجراءات وقائية مناسبة. استهدف المجالات التي تُدرّ معظم إيراداتك وتُكبّدك معظم نفقاتك. طوّر أنظمة بسيطة للرقابة الداخلية لحماية هذه المجالات. تشمل الضوابط الفعّالة ما يلي:
- مهام الفصل
- الإشراف والمراجعة
- عمليات التحقق الحسابي
- مقارنات محاسبية
- الترخيص والموافقة
- الضوابط المادية والعد
- كلما أمكن، تجنب تكليف شخص واحد فقط بإدارة قسم كامل من أقسام الشركة. يشمل ذلك على وجه الخصوص وظيفة المحاسبة، ولكنه يشمل أيضاً مجالات رئيسية أخرى، مثل طلب البضائع، ومراقبة المخزون، والشحن في شركة تبيع سلعاً استهلاكية جذابة.
- احرص دائمًا على الإشراف على وظائف المحاسبة الرئيسية في شركتك. لا توقع شيكات على بياض إلا في ظروف استثنائية، وتأكد من إرفاق الفواتير ذات الصلة مع الشيكات.
- انتبه لأي طلبات غير معتادة من الموظفين العاملين في قسم المحاسبة.
- احذر من الموظفين الذين يبالغون في حماية وظائفهم، فقد يكون لديهم ما يخفونه. كذلك، احذر من الموظفين الساخطين، فقد يكونون يحملون ضغينة، أو أولئك الذين تتغير ظروفهم نحو الأسوأ أو نحو الأفضل بشكل غير متوقع!
- انتبه لأي تغييرات ملحوظة في التدفقات النقدية عندما يكون أحد الموظفين خارج المكتب، في إجازة مثلاً. كذلك، كن حذراً من الموظفين الذين لا يأخذون إجازاتهم أبداً. قد يكون هذان مؤشرين على الاحتيال، وهو أمر نكتشفه عند مراجعة سجلاتهم لاحقاً.
- أعدّ الميزانيات والحسابات الإدارية الشهرية وقارنها بنتائجك الفعلية لتكون على دراية بأي فروقات. إن اتخاذ إجراءات تحقيقية فورية عند ظهور أي فروقات قد يُحدث فرقًا كبيرًا في سد ثغرة الفرصة المتاحة للمحتالين.
- عند القبض على محتال، تأكد من اتخاذ الإجراء المناسب واستفد من التجربة.
الانتصار في المعركة ضد الاحتيال
بينما قد يفلت أكثر المحتالين دهاءً من العقاب لبعض الوقت، فإن العديد من المحتالين هم أفراد عاديون يرون فرصة سانحة. وتكون عمليات الاحتيال التي يرتكبونها بسيطة للغاية.
إن تطبيق بعض الضوابط البسيطة داخل الشركة يُصعّب على المحتالين استغلالها. وقد تكون النتائج صادمة؛ فعملية احتيال بقيمة 100 جنيه إسترليني أسبوعيًا تُعادل خسارة حوالي 5000 جنيه إسترليني سنويًا. وبهامش ربح 20%، يتطلب الأمر تحقيق إيرادات بقيمة 25000 جنيه إسترليني لتعويض هذه الخسارة.
