ما هو التسجيل التلقائي؟
يُلقي نظام التسجيل التلقائي على عاتق أصحاب العمل واجب تسجيل "العاملين" تلقائيًا في نظام معاشات تقاعدية قائم على العمل. وتتمثل الواجبات الرئيسية فيما يلي:
- تقييم أنواع العمال في الشركة
- توفير نظام معاشات تقاعدية مؤهل للتسجيل التلقائي للعمال المعنيين
- كتابة رسائل إلى معظم موظفيهم لشرح ما يعنيه التسجيل التلقائي في معاش التقاعد في مكان العمل بالنسبة لهم
- التسجيل التلقائي لجميع "حاملي الوظائف المؤهلين" في البرنامج ودفع مساهمات صاحب العمل
- إكمال إقرار الامتثال والاحتفاظ بالسجلات
- إعادة التسجيل وإعادة الإعلان كل ثلاث سنوات.
تقييم أنواع العمال في الشركة
يعتمد مدى سهولة أو صعوبة هذه المهمة على نوع النشاط التجاري. فالشركات التي تستعين بخدمات عمالة مؤقتة، أو عمالة صغيرة السن أو كبيرة السن، ستحتاج إلى تخصيص بعض الوقت لتحليل كوادرها. أما الشركات التي توظف موظفين برواتب ثابتة فقط، فستكون مهمتها أسهل.
العامل هو:
- موظف؛ أو
- الشخص الذي لديه عقد لتقديم عمل أو خدمات شخصيًا ولا يقوم بالعمل كجزء من عمله الخاص.
تُعرَّف الفئة الثانية بنفس تعريف "العامل" في قانون العمل. هؤلاء الأشخاص، وإن لم يكونوا موظفين، يحق لهم التمتع بحقوق العمل الأساسية كالأجر الأدنى الوطني. تشمل هذه الفئة بعض عمال الوكالات وبعض العمال المؤقتين بعقود قصيرة الأجل.
هناك ثلاث فئات من العمال: شاغلو الوظائف المؤهلون؛ وشاغلو الوظائف غير المؤهلين؛ والعمال المستحقون.
يُعتبر "صاحب العمل المؤهل" عاملاً:
- تتراوح أعمارهم بين 22 عامًا وسن التقاعد الحكومي
- تحقيق دخل يتجاوز الحد الأدنى للدخل (10000 جنيه إسترليني حاليًا)
- العمل أو العمل بشكل معتاد في المملكة المتحدة
- ليس مشتركاً بالفعل في نظام معاشات تقاعدية مؤهل.
معظم العاملين مؤهلون للحصول على معاش تقاعدي ما لم يكن لدى صاحب العمل بالفعل نظام معاشات تقاعدية مؤهل. هؤلاء هم العاملون الذين سيُطلب منهم التسجيل التلقائي.
قد يكون للعمال الآخرين (غير المؤهلين) الحق في "الاشتراك" (أي الانضمام إلى برنامج)، وبالتالي يجب معاملتهم كموظفين مؤهلين إذا اختاروا الاشتراك. يحق للعمال "المستحقين" الانضمام إلى البرنامج، ولكن لا يُلزم صاحب العمل بدفع مساهمات نيابةً عن هؤلاء العمال.
قد يكون تصنيف العمال صعباً في بعض الحالات. يرجى التواصل معنا إذا كنت غير متأكد من كيفية تقييم أنواع العمال لديك.
في ديسمبر 2017، وبعد مراجعة نظام التسجيل التلقائي من قبل وزارة العمل والمعاشات، اقترحت الحكومة تغيير الحد الأدنى للسن من 22 إلى 18 عامًا (مع الإبقاء على الحد الأقصى عند سن التقاعد). وبموجب هذه المقترحات، سيتم تسجيل من تتراوح أعمارهم بين 18 عامًا وسن التقاعد تلقائيًا في نظام معاشات التقاعد في مكان العمل إذا تجاوز دخلهم السنوي 10,000 جنيه إسترليني. أما العاملون الذين تتراوح أعمارهم بين 16 و18 عامًا والموظفون الذين تجاوزوا سن التقاعد، فسيظلون مؤهلين للانضمام إلى نظام معاشات التقاعد في مكان عملهم. وتعتزم الحكومة تطبيق هذه المقترحات في منتصف العقد الحالي.
ما هو نظام المعاشات التقاعدية المؤهل للتسجيل التلقائي؟
يستطيع أصحاب العمل الوفاء بالتزاماتهم من خلال استخدام نظام معاشات تقاعدية مؤهل قائم، أو إنشاء نظام جديد، أو استخدام نظام الحكومة منخفض التكلفة - الصندوق الوطني للادخار الوظيفي (NEST).
من المهم أن يحقق نظام التقاعد المختار نتائج جيدة لمدخرات الموظف التقاعدية. قد يعني هذا أن نظام التقاعد الحالي لدى صاحب العمل قد لا يكون مناسبًا، إذ ربما يكون مصممًا لتلبية احتياجات الموظفين ذوي الأجور الأعلى والرتب العليا. لذا، قد يكون نظام NEST، على سبيل المثال، نظامًا مناسبًا للموظفين غير المؤهلين حاليًا للانضمام إلى نظام تقاعد قائم لدى صاحب العمل.
لكي يكون البرنامج مؤهلاً للتسجيل التلقائي، يجب أن يستوفي معايير التأهيل ومعايير التسجيل التلقائي.
يشترط الجزء الرئيسي من معايير التأهيل أن يستوفي نظام المعاشات التقاعدية معايير دنيا محددة، تختلف باختلاف نوع النظام. ويفضل معظم أصحاب العمل تقديم نظام معاشات تقاعدية ذي مساهمات محددة. وتتمثل المتطلبات الدنيا لهذه الأنظمة في حد أدنى لإجمالي المساهمات بناءً على الأرباح المؤهلة، على أن يُساهم صاحب العمل بمبلغ محدد منها.
لكي يُعتبر نظام التسجيل نظاماً تلقائياً، يجب ألا يتضمن أي أحكام تنص على ما يلي:
- منع صاحب العمل من اتخاذ الترتيبات اللازمة للتسجيل التلقائي أو الاشتراك أو إعادة تسجيل "حامل الوظيفة".
- لا يُطلب من شاغل الوظيفة التعبير عن خيار فيما يتعلق بأي مسألة، أو تقديم أي معلومات من أجل البقاء عضواً نشطاً في نظام المعاشات التقاعدية.
تشير النقطة الثانية المذكورة أعلاه، على سبيل المثال، إلى أن نظام التقاعد يتضمن صندوقًا افتراضيًا تُستثمر فيه مساهمات التقاعد الخاصة بالموظف. ومع ذلك، ينبغي أن يكون للموظف خيار الاستثمار في صناديق أخرى إذا رغب في ذلك.
قد نتمكن من تقديم المشورة لك بشأن المسار المناسب الذي يجب اتباعه. يرجى الاتصال بنا .
هل ينطبق التسجيل التلقائي على جميع أصحاب العمل؟
منذ أكتوبر 2017، أصبح على جميع أصحاب العمل واجبات التسجيل التلقائي من تاريخ توظيف أول موظف لديهم.
من حيث المبدأ، تُستحق الاشتراكات من اليوم الأول للعمل، ولكن من الممكن تأجيل التسجيل التلقائي لبعض الموظفين أو جميعهم لمدة تصل إلى ثلاثة أشهر. ويمكن استخدام هذا، على سبيل المثال، لتجنب احتساب الاشتراكات على الأرباح الجزئية.
يمكن لصاحب العمل معرفة المزيد عن واجباته على الموقع الإلكتروني www.thepensionsregulator.gov.uk .
التواصل مع موظفيك
يُطلب من أصحاب العمل كتابة رسائل إلى جميع العاملين (باستثناء أولئك الذين تقل أعمارهم عن 16 عامًا، أو 75 عامًا فأكثر) لشرح ما يعنيه التسجيل التلقائي في معاش التقاعد في مكان العمل بالنسبة لهم.
تختلف متطلبات المعلومات باختلاف فئة العاملين. بالنسبة للموظف المؤهل، يجب أن تتضمن الرسالة تفاصيل حول كيفية انسحابه من البرنامج إذا رغب في ذلك. مع ذلك، لا يجوز أن تشجع الرسالة الموظف على الانسحاب.
قامت هيئة تنظيم المعاشات التقاعدية (TPR) بتطوير مجموعة من نماذج الرسائل لمساعدتك عند الكتابة إلى موظفيك.
التسجيل التلقائي لأصحاب العمل المؤهلين ودفع الاشتراكات
كجزء من عملية التسجيل التلقائي، سيتعين على أصحاب العمل تقديم مساهمات في نظام المعاشات التقاعدية للموظفين المؤهلين.
يتعين على جميع أصحاب العمل الآن المساهمة بنسبة لا تقل عن 3% من "الأجور الخاضعة للمعاش التقاعدي" للموظفين المؤهلين. كما توجد مساهمة إضافية يتعين على الموظفين دفعها إذا لم يلتزم صاحب العمل بالحد الأدنى الإجمالي للمساهمة البالغ 8%.
مثال
- إذا ساهم صاحب العمل بنسبة 3% فقط، فإن إجمالي مساهمة الموظف سيكون 5%، وبالتالي يتم دفع حد أدنى إجمالي للمساهمة بنسبة 8%.
- إذا ساهم صاحب العمل بنسبة 5%، فإن إجمالي مساهمة الموظف سيكون 3% فقط.
ما هي الأرباح المؤهلة للتقاعد؟
تشمل الأرباح العناصر النقدية للأجر، بما في ذلك العمل الإضافي والمكافآت (إجمالي)، ولكن لا تُحتسب المساهمات الدنيا بالضرورة على أساس إجمالي الأرباح. تُدفع المساهمات على الأرباح التي تقع بين حد أدنى وحد أعلى. يبلغ هذان الحدان حاليًا 6,240 جنيهًا إسترلينيًا و50,270 جنيهًا إسترلينيًا. (تُسمى الأرباح الواقعة بين هذين المبلغين بالأرباح المؤهلة).
إذا قمنا بإعداد كشوف رواتب موظفيك، فيمكننا مساعدتك في إجراء هذه الحسابات وإخبارك بالخصومات من الراتب والمدفوعات المطلوبة لنظام المعاشات التقاعدية.
إعلان الامتثال
تم إنشاء نظام تنظيم المعاشات التقاعدية (TPR) لتنظيم المعاشات التقاعدية القائمة على العمل.
ينبغي على صاحب العمل إكمال إقرار الامتثال في غضون خمسة أشهر من بدء مهامه. وباختصار، تتطلب عملية إقرار الامتثال من صاحب العمل ما يلي:
- التأكد من اتباع إجراءات التسجيل التلقائي الصحيحة؛ و
- تقديم معلومات متنوعة مثل عدد شاغلي الوظائف المؤهلين المسجلين.
الواجبات المستمرة لأصحاب العمل
لا يزال على أصحاب العمل واجبات مستمرة فيما يتعلق بالتسجيل التلقائي.
إعادة التسجيل
يقع على عاتق أصحاب العمل واجب قانوني بإعادة تسجيل بعض الموظفين في نظام المعاشات التقاعدية التلقائي كل ثلاث سنوات. تتضمن هذه العملية إعادة تقييم القوى العاملة وإعادة تسجيل بعض الموظفين في نظام المعاشات التقاعدية التلقائي المؤهل الذي اختاروه. كما يُطلب من أصحاب العمل استكمال إعادة إقرار الامتثال لهيئة تنظيم المعاشات التقاعدية، حتى لو لم يكن لديهم أي موظفين لإعادة تسجيلهم. ينبغي أن تتم إعادة التسجيل بعد حوالي ثلاث سنوات من تاريخ بدء التسجيل الأصلي.
كجزء من مسؤولياتهم المتعلقة بإعادة التسجيل، يُطلب من أصحاب العمل القيام بالمهام التالية:
- تاريخ إعادة التسجيل
- ما لم يكن هذا هو تاريخ إعادة التسجيل الأول، فإنه يوافق دائمًا الذكرى السنوية الثالثة لتاريخ إعادة التسجيل السابق. ولا يوجد خيار لتأجيل تاريخ إعادة التسجيل.
- إذا كان هذا هو تاريخ إعادة التسجيل الأول، فهناك فترة ستة أشهر لاختيار تاريخ إعادة التسجيل. يمكن أن يكون هذا التاريخ إما قبل ثلاثة أشهر أو بعد ثلاثة أشهر من الذكرى السنوية الثالثة لتاريخ بدء الدراسة الأصلي. من المرجح أن يكون هذا الوضع غير معتاد.
- إعادة تقييم القوى العاملة
- لن يحتاج صاحب العمل إلا إلى تقييم الموظفين الذين تم تسجيلهم تلقائيًا في نظام التقاعد، والذين قاموا لاحقًا بأحد الإجراءات التالية: طلب الانسحاب من نظام التقاعد؛ أو تركوا نظام التقاعد بعد انتهاء فترة الانسحاب؛ أو توقفوا عن المساهمة في نظام التقاعد أو خفضوا مساهماتهم إلى ما دون الحد الأدنى (والذين يستوفون معايير السن والأجور لإعادة التسجيل). بمجرد اكتمال التقييم، يجب على أصحاب العمل إعادة تسجيل الموظفين المؤهلين في نظام تقاعد مناسب، والبدء في دفع المساهمات في غضون ستة أسابيع من تاريخ إعادة تسجيلهم.
- اكتب إلى أولئك الذين أعيد تسجيلهم
- يتعين على صاحب العمل مراسلة كل موظف أعيد تسجيله في نظام التقاعد. يجب القيام بذلك في غضون ستة أسابيع من تاريخ إعادة التسجيل. تتوفر نماذج الرسائل على موقع هيئة تنظيم المعاشات التقاعدية.
- أكمل إعادة إعلان الامتثال
- يُطلب من صاحب العمل إكمال وتقديم إقرار إعادة الامتثال لهيئة تنظيم المعاشات التقاعدية (TPR) لإعلامهم بأنه قد استوفى التزاماته القانونية. يجب القيام بذلك في غضون خمسة أشهر من الذكرى السنوية الثالثة لتاريخ بدء/إعادة التسجيل السابق. ويُلزم صاحب العمل بالقيام بذلك حتى لو لم يقم بإعادة تسجيل أي من موظفيه في نظام المعاشات التقاعدية.
تذكر أن إعادة التسجيل وإعادة الإقرار شرط قانوني، وقد يؤدي عدم الامتثال للوائح إلى غرامة.
العقوبات المترتبة على عدم الامتثال
قد يتعرض أصحاب العمل الذين لا يلتزمون بواجباتهم القانونية لإجراءات إنفاذ القانون. تمتلك هيئة تنظيم المهن (TPR) صلاحيات واسعة لاتخاذ إجراءات ضد المخالفين، تتراوح بين توجيه رسائل إنذار وإشعارات قانونية، وصولاً إلى فرض غرامات مالية. تتراوح الغرامات بين غرامة ثابتة قدرها 400 جنيه إسترليني، وغرامة يومية متصاعدة تتراوح بين 50 و10,000 جنيه إسترليني، وذلك حسب عدد الموظفين. وفي الحالات القصوى، قد تلجأ الهيئة إلى الملاحقة الجنائية.
حفظ السجلات
وأخيرًا، يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات تمكنه من إثبات امتثاله لواجباته. كما أن الاحتفاظ بسجلات دقيقة يُعدّ أمرًا منطقيًا من الناحية التجارية، لأنه يساعد صاحب العمل على:
- تجنب أو حل النزاعات المحتملة مع الموظفين
- المساعدة في التحقق من المساهمات المقدمة لنظام المعاشات التقاعدية أو مطابقتها.
مدقق الواجبات، إرشادات TPR
تتوفر إرشادات هيئة تنظيم المعاشات التقاعدية لأصحاب العمل لمساعدتهم على الامتثال لواجبات التسجيل التلقائي الخاصة بهم: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
باستخدام أداة التحقق من الواجبات والإرشادات، يمكن لأصحاب العمل اتباع عملية خطوة بخطوة للوفاء بواجباتهم. كما تتضمن الإرشادات روابط لأدوات وموارد أخرى.
التغييرات القادمة
يمدد القانون الجديد، قانون المعاشات التقاعدية (تمديد التسجيل التلقائي) لعام 2023، نظام التسجيل التلقائي. وسيكون لوزير الدولة صلاحية إصدار لوائح جديدة بشأن:
- خفض الحد الأدنى لسن التسجيل التلقائي من 22 إلى 18 عامًا
- إزالة الحد الأدنى للأرباح المؤهلة (وهو حاليًا 6240 جنيهًا إسترلينيًا سنويًا) بحيث يتم حساب المساهمات من أول جنيه إسترليني واحد مكتسب حتى الحد الأعلى (وهو حاليًا 50270 جنيهًا إسترلينيًا سنويًا).
لم يتم الإعلان بعد عن موعد تنفيذ هذا الأمر.
