تُسبب نفقات السفر والإقامة التي يتكبدها الموظفون أو نيابة عنهم العديد من المشاكل.
نسلط الضوء أدناه على المجالات الرئيسية التي يجب مراعاتها عند تحديد ما إذا كان الإعفاء الضريبي متاحًا على السفر والإقامة.
الموظفون الذين لديهم مكان عمل دائم
يتردد العديد من الموظفين بانتظام على مكان عملهم، ويقومون برحلات عرضية خارج مكان العمل المعتاد إلى مكان عمل مؤقت. وفي كثير من الأحيان، يسافر الموظف مباشرة من منزله إلى مكان العمل المؤقت والعكس صحيح.
يمكن للموظف المطالبة بإعفاء ضريبي كامل على رحلات العمل التي يقوم بها.
رحلة عمل
رحلة العمل هي رحلة تتضمن السفر:
- من مكان عمل إلى آخر أو
- من المنزل إلى مكان عمل مؤقت أو
- العودة إلى المنزل من مكان عمل مؤقت.
الرحلات بين منزل الموظف ومكان عمله الذي يتردد عليه بانتظام لا تُعتبر رحلات عمل. تُصنف هذه الرحلات ضمن "التنقلات اليومية العادية"، ويتحمل الموظف تكاليفها. يُعرَّف مصطلح "مكان العمل الدائم" بأنه المكان الذي يتردد عليه الموظف "بانتظام". ويُستخدم هذا المصطلح لتحديد أحد طرفي الرحلة في التنقلات اليومية العادية، بينما يُعتبر المنزل الطرف الآخر المعتاد لهذه الرحلة.
المثال 1
يتنقل الموظف عادةً بالسيارة بين منزله في يورك ومكان عمله المعتاد في ليدز. وتبلغ مسافة هذه الرحلة اليومية ذهاباً وإياباً 48 ميلاً.
في أحد الأيام، يقود الموظف سيارته من منزله في يورك إلى مكان عمل مؤقت في نوتنغهام. رحلة ذهابًا وإيابًا تبلغ 174 ميلاً.
التكلفة هنا هي تكلفة السفر (174 ميلاً). ويمكن خصم هذا المبلغ.
المثال 2
موظف يقود سيارته عادةً مسافة 40 ميلاً شمالاً للوصول إلى عمله، يُطلب منه القيام برحلة ذهاباً وإياباً جنوباً لمسافة 100 ميل إلى مقر أحد العملاء. ويقوم صاحب العمل بتعويضه عن تكلفة هذه الرحلة.
سيكون هناك خصم متاح لهذا المبلغ.
مدفوعات الإعاشة
تشمل نفقات الإقامة تكاليف السكن والطعام والشراب أثناء غياب الموظف عن مكان عمله الدائم. وتُعامل نفقات الإقامة تحديداً كجزء من تكاليف السفر لأغراض العمل، وبالتالي تُعتبر جزءاً من تكلفة ذلك السفر.
مكافحة التجنب
قد لا يكون السفر بين مكان عمل مؤقت والمنزل مؤهلاً للحصول على الإعفاء إذا كانت الرحلة التي تم القيام بها "مماثلة بشكل كبير" للرحلة التي تم القيام بها من أو إلى مكان العمل الدائم.
تفسر مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية عبارة "متشابهة إلى حد كبير" على أنها رحلة تستخدم نفس الطرق أو نفس القطار أو الحافلة لمعظم الرحلة.
الوظائف المؤقتة
في حال إبعاد الموظف عن مكان عمله الدائم لعدة أشهر، سيظل مكان العمل الجديد يُعتبر مكان عمل مؤقت إذا كان التعيين أحد الأمرين التاليين:
- من المتوقع أن تكون المدة أقل من 24 شهرًا، أو
- إذا كان من المتوقع أن تستمر لأكثر من 24 شهرًا، فمن المتوقع أن يقضي الموظف أقل من 40٪ من وقت عمله في مكان العمل الجديد.
يجب على الموظف الاحتفاظ بمكان عمله الدائم.
المثال 3
يعمل إدوارد في نيو برايتون. ويرسله صاحب العمل إلى ريكسهام لمدة يوم ونصف في الأسبوع لمدة 28 شهرًا.
سيستحق إدوارد الإعفاء. أي انتداب يزيد عن 24 شهرًا سيظل مؤهلاً شريطة عدم تجاوز قاعدة الـ 40%.
الموظفون العاملون في الموقع
بعض الموظفين لا يملكون مكان عمل ثابت، بل يعملون في مواقع مختلفة لعدة أيام أو أسابيع أو شهور. ومن أمثلة هؤلاء الموظفين: عمال البناء، ومفتشو السلامة، ومستشارو الحاسوب، وعمال الإغاثة.
يمكن استرداد نفقات سفر وإقامة الموظف المقيم في الموقع معفاة من الضرائب إذا كانت الفترة التي يقضيها في الموقع متوقعة، وهي في الواقع، أقل من عامين.
توجد أحكام لمكافحة التهرب الضريبي لضمان أن يكون العمل فعلياً في موقع العمل نفسه إذا ما تم منح الإعفاء. على سبيل المثال، قد تُستثنى التعيينات المؤقتة من الإعفاء إذا تم أداء المهام في مكان العمل نفسه طوال فترة العمل أو معظمها. ويهدف هذا تحديداً إلى منع التلاعب بحد الـ ٢٤ شهراً من خلال التعيينات المؤقتة المتكررة.
موظفون آخرون ليس لديهم مكان عمل دائم
مواعيد السفر
بالنسبة لبعض الموظفين، يُعدّ السفر جزءًا لا يتجزأ من عملهم. على سبيل المثال، مندوب المبيعات المتجول الذي لا يملك مقر عمل ثابتًا، أو لا يُطلب منه التواجد فيه بانتظام. تُعتبر نفقات السفر والإقامة التي يتكبدها هذا الموظف قابلة للخصم الضريبي.
الموظفون الذين يعملون من المنزل
يعمل بعض الموظفين من المنزل أحيانًا، أو حتى بانتظام. وهذا لا يعني بالضرورة أن منزلهم يُعتبر مكان عمل. يجب أن يكون هناك سبب موضوعي لضرورة أداء العمل من المنزل تحديدًا.
قد يعني هذا أن يصبح مكان آخر هو مكان العمل الدائم، مثلاً مكتب يتردد عليه الموظف بانتظام. وبالتالي، فإن أي تكلفة تنقل بين المنزل والمكتب لن تُعتبر مصروفاً مسموحاً به. أما الرحلات بين المنزل وأماكن العمل المؤقتة فستكون مسموحة.
إذا لم يكن هناك مكان عمل دائم، يُعامل الموظف كموظف يعمل في الموقع. وبالتالي، تُغطى جميع التكاليف بما في ذلك الرحلات العرضية إلى مكتب صاحب العمل.
قد يُعتبر المنزل مكان عمل وفقًا للاختبار الموضوعي المذكور أعلاه. وفي هذه الحالة، يُسمح بالتنقل بين المنزل وأي مكان عمل آخر فيما يتعلق بنفس الوظيفة.
