سياسة الموردين الخارجيين

سياسة الموردين الخارجيين

تلتزم شركة Façade Creations Ltd بأعلى معايير النزاهة والاستدامة والامتثال القانوني في سلسلة التوريد الخاصة بها. توضح سياسة الموردين الخارجيين هذه كيفية اختيارنا لموردينا والتعامل معهم وإدارتهم بما يتوافق تمامًا مع قوانين المملكة المتحدة والمبادئ التوجيهية الأخلاقية. نجري عمليات الشراء بطريقة عادلة وشفافة وغير تمييزية، ونعامل جميع الموردين على قدم المساواة، ونلتزم بلوائح مكافحة الرشوة والعبودية واللوائح البيئية. تعكس السياسة أدناه التزامنا بالتوريد المسؤول، وتفصّل التوقعات والإجراءات التي تنطبق على جميع الموردين الخارجيين الذين يعملون مع شركة Façade Creations Ltd.

نطاق الموردين وعملية التدقيق

تتعاون شركة Façade Creations مع شبكة مختارة من الموردين المعتمدين في المملكة المتحدة والعالم، بما في ذلك مصنّعي أنظمة الألمنيوم والزجاج، وموردي مكونات وتجهيزات الواجهات، وشركاء الشحن والخدمات اللوجستية، ومقاولي التركيب المتخصصين، وشركات الخدمات المهنية (مثل المحاسبة، ودعم تكنولوجيا المعلومات، والتأمين). قبل أي تعاقد، تخضع جميع الأطراف الثالثة لتدقيق شامل للتأكد من امتثالها للقوانين، واستقرارها المالي، ونزاهتها الأخلاقية. لن نتعامل مع أي مورد معروف بانتهاكه للقوانين أو المعايير الأخلاقية الأساسية (على سبيل المثال، التورط في جرائم الرشوة أو العبودية الحديثة)، وذلك تماشياً مع لوائح المشتريات في المملكة المتحدة التي تنص على استبعاد مثل هذه الأطراف. يضمن هذا التدقيق المسبق الصارم التزام كل مورد نتعامل معه بقيمنا والتزاماتنا القانونية.

معايير اختيار الموردين

نعتمد معايير واضحة وموضوعية للموافقة على الموردين الجدد. يجب على المورد المحتمل أن يستوفي المتطلبات الرئيسية التالية بشكل واضح:

• الشهادات والمعايير: الحصول على شهادات معتمدة في المجال (مثل ISO 9001 لإدارة الجودة، أو ISO 14001 للإدارة البيئية، أو شهادة BES 6001 للمصادر المسؤولة). تشير هذه الشهادات إلى وجود أنظمة داخلية متينة تتوافق مع المعايير المعترف بها دوليًا.
• الاستقرار المالي والسمعة: نضمن موثوقية مالية مثبتة (سجل ائتماني وتجاري ممتاز) ومراجع تجارية إيجابية. نتحقق من أن الموردين يتمتعون بوضع مالي مستقر وسمعة طيبة من حيث الموثوقية.
• الامتثال للوائح التنظيمية: الالتزام التام بجميع قوانين ولوائح الصحة والسلامة والتوظيف والبيئة المعمول بها في المملكة المتحدة. يجب على الموردين، على سبيل المثال، الالتزام بقوانين العمل في المملكة المتحدة ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة ذات الصلة بصناعتهم.
• الممارسات الأخلاقية والمستدامة: دليل على السلوك التجاري الأخلاقي والالتزام بالاستدامة. ويشمل ذلك ممارسات العمل العادلة، وعدم التورط في أنشطة الفساد، والجهود المبذولة للحد من الأثر البيئي.
• الكفاءة والجودة: القدرة على الالتزام بالجداول الزمنية للمشروع، والمواصفات الفنية، ومعايير الجودة الصارمة. نقوم بتقييم ما إذا كان المورد يمتلك الكفاءة الفنية، والقدرة الإنتاجية، ونظام مراقبة الجودة اللازم لتلبية متطلبات مشروعنا باستمرار.

لا يُعتمد للانضمام إلى سلسلة التوريد الخاصة بنا إلا الموردون الذين يستوفون هذه المعايير. تضمن عملية الاختيار هذه إشراك شركاء مؤهلين وموثوقين وملتزمين بمعاييرنا الأخلاقية.

عملية إلحاق الموردين

تتبع شركة "Façade Creations" عملية انضمام منظمة لجميع الموردين الجدد لضمان العناية الواجبة الكاملة والتفاهم المتبادل للتوقعات. وتشمل خطوات الانضمام ما يلي:

1. استبيان التأهيل المسبق والتحقق من المراجع: يقوم الموردون المحتملون بإكمال استبيان مفصل حول شركتهم (بما في ذلك الملكية والقدرات وسجل الامتثال وما إلى ذلك)، ونجري عمليات التحقق من المراجع مع العملاء الحاليين للتحقق من الأداء والسمعة.
2. مراجعة الوثائق: نقوم بمراجعة شهادات المورد (مثل شهادات الأيزو)، وتراخيصه، وبوالص التأمين، وسجلاته المالية. وتؤكد هذه المراجعة الوثائقية أن مؤهلات المورد وتغطياته التأمينية تفي بمتطلباتنا.
3. تقييم المخاطر: يُجرى تقييم للمخاطر بناءً على ملف تعريف المورد وأهمية السلع/الخدمات التي سيقدمها. (انظر تقييم مخاطر المورد أدناه للاطلاع على تفاصيل معايير العناية الواجبة لدينا)
4. موافقة المدير: يتم تقييم نتائج الخطوات من 1 إلى 3، ويُعطي مديرنا الموافقة النهائية قبل إضافة المورد إلى سجل الموردين المعتمدين لدينا. لا يمكن التعاقد رسميًا مع أي مورد دون موافقة المدير.
5. إصدار اتفاقية مكتوبة: عند الموافقة، نقوم بإضفاء الطابع الرسمي على العلاقة من خلال عقد مكتوب أو أمر شراء يحدد جميع شروط التعاقد. تغطي هذه الاتفاقية نطاق العمل، والتسعير، وتوقعات التسليم، ومتطلبات الامتثال المفصلة في هذه السياسة.

 باتباع هذه الخطوات، تضمن شركة Façade Creations أن يتم فحص كل مورد بشكل كامل وأن يوافق كتابيًا على الالتزام بمعاييرنا قبل بدء أي عمل.

مراقبة الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة

بمجرد انضمامهم، يخضع جميع الموردين الخارجيين لمراقبة أداء مستمرة. نستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس ومراجعة أداء كل مورد بموضوعية وبشكل دوري. تشمل مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة التسليم في الوقت المحدد والاستجابة لطلباتنا، وجودة السلع أو الخدمات المقدمة (مقارنةً بمواصفات المشروع ومعدلات العيوب)، والامتثال لمعايير السلامة والبيئة والتوثيق، وفعالية التواصل والتعاون مع فريقنا.

تُجمع بيانات الأداء وتُراجع دوريًا. وعندما تكون الخدمة بالغة الأهمية أو تتطلب مستويات أداء محددة، نُطبق اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) الرسمية لتحديد توقعات الخدمة بوضوح وآليات المساءلة. تُحدد هذه الاتفاقيات أهدافًا قابلة للقياس (مثل مواعيد التسليم، ووقت التشغيل، وأوقات الاستجابة) وتدابير تصحيحية أو عقوبات في حال عدم الالتزام بالمعايير. ومن خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وإنفاذ اتفاقيات مستوى الخدمة، نحافظ على الشفافية مع الموردين بشأن أدائهم ونسعى إلى التحسين المستمر في سلسلة التوريد لدينا.

الامتثال القانوني والتنظيمي

يجب على جميع موردي شركة Façade Creations الالتزام بالقانون البريطاني ومعايير الصناعة ذات الصلة في جميع الأوقات. تشمل التشريعات واللوائح الرئيسية التي يُتوقع من الموردين الالتزام بها ما يلي:

• قانون الصحة والسلامة في العمل لعام 1974: يجب على الموردين توفير ظروف عمل آمنة واتباع جميع لوائح الصحة والسلامة المهنية المعمول بها في المواقع وفي عملياتهم.
• قانون مكافحة العبودية الحديثة لعام ٢٠١٥: نحظر منعًا باتًا أي شكل من أشكال العبودية الحديثة، والعمل القسري أو العمل بالسخرة، والاتجار بالبشر في سلسلة التوريد الخاصة بنا. يجب على الموردين ضمان عدم حدوث أي انتهاكات من هذا القبيل في أعمالهم أو في سلسلة التوريد التابعة لهم، ونشترط الامتثال الكامل لأحكام قانون مكافحة العبودية الحديثة. (يجوز لشركة Façade Creations طلب بيانات سنوية عن الامتثال لقانون مكافحة العبودية الحديثة أو إجراء عمليات تدقيق حسب الحاجة للتحقق من هذا الالتزام)
• قانون مكافحة الرشوة البريطاني لعام ٢٠١٠: لا تتسامح شركة "Façade Creations" مطلقًا مع الرشوة والفساد. يُحظر على الموردين وموظفيهم تقديم أو قبول أي رشاوى أو حوافز غير مشروعة فيما يتعلق بأعمالنا، وذلك وفقًا لقانون مكافحة الرشوة البريطاني لعام ٢٠١٠. أي محاولة للرشوة تُعد سببًا لإنهاء علاقة التوريد فورًا، وقد يتم الإبلاغ عنها للسلطات المختصة.
• قانون المساواة لعام ٢٠١٠: يجب على الموردين الالتزام بمبادئ تكافؤ الفرص وعدم التمييز في التوظيف وتقديم الخدمات. أي شكل من أشكال التمييز أو التحرش غير القانوني (على أساس السن، أو الجنس، أو العرق، أو الدين، أو الإعاقة، وما إلى ذلك) غير مقبول.
• قانون حماية البيئة لعام ١٩٩٠: يُتوقع من الموردين الامتثال لجميع القوانين واللوائح البيئية، بما يضمن الإدارة السليمة للنفايات، ومكافحة التلوث، والحصول على التصاريح البيئية اللازمة. ولن يتم التسامح مع الممارسات الضارة بالبيئة التي تنتهك القانون البريطاني.
• قانون حماية البيانات لعام ٢٠١٨ (اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة): في حال تعامل الموردين مع أي بيانات شخصية (بما في ذلك وثائق المشاريع أو بيانات الموظفين التي تتم مشاركتها خلال مشاريعنا)، فعليهم القيام بذلك بما يتوافق تمامًا مع قانون حماية البيانات في المملكة المتحدة. ويشمل ذلك اتخاذ تدابير أمنية مناسبة لحماية البيانات، واستخدام البيانات الشخصية فقط وفقًا لما هو مصرح به.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على الموردين الالتزام بأي متطلبات خاصة بالمشروع أو الموقع نُبلغها لهم، مثل قواعد الصحة والسلامة المحددة في موقع البناء، أو معايير الاستدامة التي يفرضها مشروع العميل. نُدرج هذه المتطلبات في عقودنا أو أوامر الشراء، ويُتوقع من الموردين التعامل معها على أنها إلزامية.

تحتفظ شركة Façade Creations بحقها في التحقق من امتثال الموردين لهذه الالتزامات القانونية. وقد نطلب وثائق أو نجري عمليات تدقيق لضمان الالتزام. وتماشياً مع مبادئ الشراء في المملكة المتحدة، سيتم استبعاد أي مورد يثبت ارتكابه انتهاكات قانونية جسيمة (على سبيل المثال، الإدانات بموجب قوانين مكافحة العبودية الحديثة أو الفساد) من قائمة الموردين المعتمدين لدينا. ومن خلال تطبيق الامتثال القانوني الصارم، نحمي أعمالنا وعملاءنا وجميع الأطراف المعنية من المخاطر المرتبطة بسلوك الموردين غير القانوني.

الاتفاقيات التعاقدية مع الموردين

يجب على كل مورد أو مقاول فرعي من طرف ثالث تتعامل معه شركة Façade Creations Ltd إبرام اتفاقية رسمية قبل بدء العمل. ويتم ذلك عادةً من خلال عقد موقع أو أمر شراء، يتضمن جميع الشروط والأحكام ذات الصلة بالتعاقد. تتضمن عقود الموردين القياسية لدينا بنودًا تغطي ما يلي:

• السرية وحماية البيانات: يجب على الموردين الحفاظ على سرية وأمان أي معلومات خاصة بشركة Façade Creations والتعامل مع أي بيانات شخصية بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة.
• الالتزامات الصحية والسلامة والبيئية: يلتزم الموردون باتباع جميع سياسات الصحة والسلامة والبيئة المعمول بها (سواء الخاصة بهم أو أي قواعد خاصة بالموقع نقدمها) وتقليل الآثار البيئية لأعمالهم (مثل التخلص السليم من النفايات ومنع التلوث).
• الامتثال لقوانين مكافحة العبودية الحديثة والتوريد الأخلاقي: يؤكد هذا العقد مسؤولية المورد عن الالتزام بسياساتنا المتعلقة بمكافحة العبودية والاتجار بالبشر والتوريد الأخلاقي (كما هو موضح في هذه الوثيقة وسياسات الشركة ذات الصلة). قد يُطلب من الموردين تقديم شهادة سنوية تثبت امتثالهم لقانون مكافحة العبودية الحديثة وخلوّ سلاسل التوريد الخاصة بهم من العمل القسري.
• حقوق الإنهاء والتصحيح: تحتفظ شركة Façade Creations بحقها في تعليق أو إنهاء العقد في حال إخلال المورد بأي من التزامات الامتثال أو تقصيره بشكل جوهري في الأداء. نُدرج بنودًا واضحة للإنهاء في حالات مخالفة القانون أو السياسة (مثل حوادث السلامة، أو السلوك غير الأخلاقي، أو الإخفاقات في الجودة).

بتوقيع العقد، يوافق الموردون صراحةً على هذه الشروط. وهذا يضمن أن تكون توقعاتنا بشأن الامتثال القانوني والسلوك الأخلاقي ومعايير الأداء قابلة للتنفيذ تعاقديًا. ونعتقد أن وجود اتفاقية مكتوبة متينة مع كل مورد يعزز المساءلة ويقلل من مخاطر سوء الفهم.

عمليات تدقيق وتقييم الموردين

تُجري شركة "Façade Creations" عمليات تدقيق دورية للموردين الرئيسيين للتحقق من التزامهم المستمر بالمعايير وأدائهم. ويُحدد تواتر عمليات التدقيق وعمقها بناءً على مستوى المخاطر لدى المورد وأهمية السلع أو الخدمات التي يقدمها. وبشكل عام، يخضع الموردون ذوو الأهمية البالغة أو القيمة العالية للتدقيق مرة واحدة على الأقل سنويًا، بينما قد يخضع الموردون الآخرون للتدقيق بشكل دوري أو حسب الحاجة.

تشمل عمليات تدقيق الموردين لدينا عادةً تقييم المجالات التالية:

• مراقبة الجودة وإمكانية التتبع: قد نقوم بفحص كيفية إدارة المورد لضمان الجودة، بما في ذلك عمليات فحص المواد، والحفاظ على شهادات الجودة، وتتبع المنتجات أو المكونات (وهذا مهم بشكل خاص لمواد الواجهات حيث يمكن أن يؤثر المنشأ على السلامة).
• إدارة الصحة والسلامة والبيئة: نتحقق من التزام الموردين بممارسات العمل الآمنة والضوابط البيئية. ويشمل ذلك التحقق من وجود تقييمات محدثة للمخاطر، وسجلات التدريب، والتصاريح البيئية، وسجلات الحوادث في منشآت المورد.
• الامتثال القانوني والأخلاقي: تشمل عمليات التدقيق مراجعة مدى الالتزام بجميع الالتزامات التعاقدية والقانونية، كالتأكد من عدم وجود أي انتهاكات لقوانين العمل، أو ممارسات غير أخلاقية، أو مخالفات لقواعد حماية البيانات منذ آخر مراجعة. وقد نطلب أدلةً مثل السياسات الداخلية (سياسة مكافحة الرشوة، وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات) ونختبر معرفة المورّد بهذه المجالات.
• أداء التسليم والخدمة: نقوم بتقييم مدى التزام المورد بجداول التسليم، وتقديم الدعم الكافي، والوفاء بالتزامات مستوى الخدمة. قد يشمل ذلك مراجعة تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية، ومعدلات التسليم في الوقت المحدد، وأي حالات عدم مطابقة في المخرجات.

 بعد كل عملية تدقيق أو تقييم، نشارك ملاحظاتنا مع المورد. في حال رصد أي مخالفات أو نقاط ضعف، نعمل مع المورد على وضع خطة عمل تصحيحية بجداول زمنية واضحة. نتوقع من الموردين معالجة نتائج التدقيق فورًا وبفعالية. قد تُجدول مراجعات متابعة أو عمليات تدقيق إضافية للتأكد من تنفيذ الإجراءات التصحيحية. يُسهم الحفاظ على برنامج التدقيق هذا في تحسين أداء كل من شركة "Façade Creations" وموردينا باستمرار، ويضمن اكتشاف أي مشكلات ومعالجتها مبكرًا.

 إجراءات عدم الامتثال والمخالفة

وضعت شركة "Façade Creations" إجراءات للتعامل مع الحالات التي لا يلتزم فيها الموردون بمعاييرنا التعاقدية أو معايير الامتثال. يتمثل نهجنا في التواصل مع الموردين ومعالجة المشكلات قدر الإمكان، ولكننا سنتخذ إجراءات حاسمة لتعليق العلاقات أو إنهائها في حال استمرار المشكلات الخطيرة. وفيما يلي الإجراءات العامة للتعامل مع عدم امتثال الموردين:

1. إشعار عدم المطابقة: في حال إخلال أحد الموردين ببنود العقد أو عدم استيفائه للمعايير المطلوبة (على سبيل المثال، مخالفة تتعلق بالسلامة، أو تأخيرات متكررة في التسليم، أو اكتشاف ممارسات غير أخلاقية)، فإننا نصدر إشعارًا رسميًا بعدم المطابقة. يوضح هذا الإشعار الكتابي المشكلة (المشاكل) المحددة التي تم رصدها، والإجراءات التصحيحية المطلوبة، وموعدًا نهائيًا واضحًا للمعالجة.
2. تصحيح المخالفات ومتابعة الموردين: نتوقع من إدارة المورد التحقيق في المشكلة وتصحيحها فورًا. وسنقوم عادةً بجدولة مراجعة أو تدقيق لاحق بعد الموعد النهائي للتحقق من تنفيذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة بفعالية. خلال هذه الفترة، قد تفرض شركة "Façade Creations" تدابير مؤقتة (مثل زيادة الرقابة أو تعليق الطلبات الجديدة مؤقتًا) إلى حين التأكد من الامتثال.
3. التصعيد إلى تعليق/إنهاء العقد: في حال عدم قيام المورّد بحلّ مشكلة عدم الامتثال خلال المدة المحددة، أو في حال حدوث انتهاكات جسيمة أخرى، ستقوم شركة "Façade Creations" بتعليق عمليات الشراء أو العمل مع هذا المورّد. وفي نهاية المطاف، قد يتم إنهاء العقد بسبب الإخلال بالعقد إذا بقيت المشكلات دون حلّ. في هذه الحالة، سنبحث عن مورّدين بديلين لضمان استمرارية مشاريعنا. سيتم شطب اسم المورّد من سجلّ المورّدين المعتمدين لدينا إلى حين إثبات امتثاله بما يرضينا، إن أمكن.

جميع حالات عدم الامتثال هذه وردودنا عليها موثقة بدقة. هذا التوثيق ضروري للتدقيق الداخلي وإدارة المخاطر، ويضمن الشفافية في كيفية معالجة المشكلات. في حالات المخالفات القانونية، ستنظر شركة "Façade Creations" في إبلاغ السلطات المختصة أو الهيئات الصناعية المعنية، حسب الاقتضاء. أولويتنا هي الالتزام بمعاييرنا القانونية والأخلاقية، حتى لو اقتضى ذلك إنهاء علاقات طويلة الأمد مع الموردين.

معايير الاستدامة والمصادر الأخلاقية

تلتزم شركة Façade Creations Ltd بالتنمية المستدامة وممارسات الأعمال الأخلاقية، ونتوقع نفس الالتزام من موردينا. نُدمج مبادئ المسؤولية الاجتماعية للشركات في قرارات الشراء لدينا، ونُفضل الموردين الذين يُظهرون أداءً بيئيًا واجتماعيًا متميزًا. على وجه التحديد، يُتوقع من موردينا ما يلي:

• تقليل الأثر البيئي: ينبغي على الموردين السعي لاستخدام مواد قابلة لإعادة التدوير، ومتجددة، ومنخفضة التأثير البيئي في منتجاتهم وتغليفها. نشجع الجهود المبذولة للحد من النفايات، واستهلاك الطاقة، وانبعاثات الكربون بما يتماشى مع أفضل الممارسات العالمية. ودعمًا لأهداف المملكة المتحدة للوصول إلى صافي انبعاثات صفرية بحلول عام 2050، ينبغي على الموردين مراقبة انبعاثات غازات الاحتباس الحراري والعمل على تقليلها، بالإضافة إلى تقليل أثرهم البيئي الإجمالي.
• الالتزام بممارسات العمل الأخلاقية: يجب على جميع الموردين توفير ظروف عمل عادلة وإنسانية. وهذا يعني عدم استخدام العمل القسري أو العمل بالسخرة، وعدم تشغيل الأطفال، وضمان أجور عادلة، وساعات عمل معقولة، وبيئة عمل آمنة لجميع الموظفين والمقاولين من الباطن. نحن نعارض بشدة أي شكل من أشكال العبودية الحديثة أو الاتجار بالبشر في سلسلة التوريد الخاصة بنا، ونلزم موردينا بفعل الشيء نفسه. يجب معاملة العمال بكرامة واحترام، وينبغي على الموردين تعزيز التنوع والشمول والمساواة في أماكن عملهم (تماشيًا مع قانون المساواة لعام 2010).
• ضمان المعاملة العادلة للعمال: إلى جانب تجنب الانتهاكات الجسيمة، ينبغي على الموردين تعزيز ثقافة تحترم حقوق العمال. ويشمل ذلك السماح بحرية تكوين الجمعيات (الانضمام إلى النقابات) حيثما ينطبق ذلك، وعدم التمييز في التوظيف والعمل، وتوفير آليات لتلقي الشكاوى من الموظفين. إن ممارسات العمل الأخلاقية والمعاملة العادلة للعمال من المتطلبات الأساسية التي لا تقبل المساومة.
• الحفاظ على أنظمة الإدارة البيئية: نُفضّل الموردين الحاصلين على أنظمة إدارة بيئية معتمدة، مثل ISO 14001، أو الذين يلتزمون بأطر البناء الأخضر والاستدامة المعترف بها (على سبيل المثال، الممارسات المتوافقة مع معايير BREEAM في مجال الإنشاءات). يُشير امتلاك هذه الشهادات أو الاعتمادات إلى أن المورد يُدير تأثيره البيئي بشكل منهجي ويسعى باستمرار إلى التحسين. قد تمنح شركة Façade Creations وضع المورد المُفضّل للبائعين الذين يُظهرون سجلاً حافلاً بالشهادات أو الاعتمادات البيئية في مجال التوريد المُستدام.

من خلال دمج معايير الاستدامة والأخلاقيات هذه في إدارة موردينا، لا تهدف شركة "Façade Creations" إلى الامتثال لقوانين البيئة وقانون مكافحة العبودية الحديثة فحسب، بل إلى دعم الأهداف الاجتماعية والبيئية الأوسع نطاقًا بشكل استباقي. ونؤمن بأن العمل مع موردين يشاركوننا التزامنا بالتوريد المسؤول يعزز مرونة سلسلة التوريد لدينا على المدى الطويل، ويسهم إيجابًا في مجتمعنا وكوكبنا.

الأدوار والمسؤوليات في إدارة الموردين

يُعدّ الحفاظ على سلسلة توريد عالية الأداء ومتوافقة مع المعايير جهدًا مشتركًا بين جميع أقسام شركة "فاسيد كرييشنز"، بقيادة الإدارة العليا. تقع المسؤولية الكاملة عن علاقاتنا مع الموردين وضمان التزامهم بالمعايير على عاتق مدير شركة "فاسيد كرييشنز" المحدودة (السيد هاشم شوكسي). ويتولى المدير مسؤولية الموافقة على الموردين الجدد، وإنفاذ هذه السياسة، ومعالجة أي مشكلات أو تصعيدات قد تنشأ عن الموردين.

يتولى فريق الإدارة وتنسيق المشاريع لدينا، تحت إشراف المدير، إدارة علاقات الموردين اليومية. تشمل مسؤوليات هذا الفريق إبلاغ الموردين بمتطلباتنا وتوقعاتنا، والتعامل مع المراسلات الروتينية وتنسيق الطلبات، وتحديث سجل الموردين المعتمدين، وتنظيم مراجعات الأداء وعمليات التدقيق. كما يضمن الفريق تنفيذ جميع العقود والوثائق المتعلقة بالموردين وحفظها بشكل سليم. عمليًا، يعني هذا أن الفريق يعمل كحلقة وصل بين شركة "Façade Creations" وموردينا، حيث يقدم لهم ملاحظات حول أدائهم، ويحصل على تحديثات الشهادات/التأمين، وينسق أي دعم يحتاجه المورد للوفاء بمعاييرنا.

داخليًا، يتلقى جميع الموظفين المعنيين (مديرو المشاريع، ومديرو المواقع، ومسؤولو المشتريات، وغيرهم) تدريبًا على سياسة الموردين الخارجيين هذه، لضمان فهمهم لأهمية اختيار الموردين المناسبين ومراقبة التزامهم بها. يُتوقع من أي موظف يتعامل مع الموردين أو يشرف عليهم الالتزام بمبادئ هذه السياسة، وإبلاغ فريق الإدارة/تنسيق المشاريع أو المدير بأي مخاوف أو مخالفات. من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، نضمن إدارة الموردين بشكل متسق، والحفاظ على المساءلة على المستويين التشغيلي والتنفيذي.

حماية بيانات الموردين وسريتها

تحترم شركة Façade Creations سرية وخصوصية بيانات مورديها، وتُلزمهم بالالتزام بالمثل فيما يتعلق بأي بيانات نشاركها معهم. تُخزَّن جميع بيانات الموردين والمقاولين من الباطن التي نجمعها (مثل معلومات الاتصال، والمؤهلات، والتفاصيل المصرفية، وسجلات الأداء) على أنظمة سحابية آمنة ومشفّرة ومُتحكَّم في الوصول إليها (مثل Microsoft 365 للمستندات وXero للسجلات المالية). ونُقيِّد الوصول إلى بيانات الموردين بشكلٍ صارم على الموظفين المُصرَّح لهم فقط، وذلك وفقًا لمبدأ الحاجة إلى المعرفة. فعلى سبيل المثال، لا يُمكن إلا لموظفي المشتريات والمديرين المعنيين الاطلاع على الملف الكامل للمورد، كما تُطبَّق أذونات النظام لمنع الوصول غير المُصرَّح به.

إن تعاملنا مع معلومات الموردين يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في المملكة المتحدة وقانون حماية البيانات لعام ٢٠١٨. وهذا يعني أن أي بيانات شخصية تخص الأفراد في شركات موردينا تُعالج بشكل قانوني وعادل وشفاف. نستخدم هذه البيانات فقط لأغراض تجارية مشروعة (مثل التدقيق النافي للجهالة، وإدارة العقود، ومعالجة المدفوعات) ونحتفظ بها فقط طالما كان ذلك ضروريًا. وبالمثل، يُتوقع من الموردين حماية أي بيانات شخصية تُشاركها شركة Façade Creations (مثل خطط مشاريعنا أو معلومات العملاء إن وجدت) وأن يكون لديهم سياسات خاصة لحماية البيانات. إذا كان المورد يُعالج بيانات شخصية نيابةً عن شركة Façade Creations كجزء من خدماته، فسنضمن وجود اتفاقية معالجة بيانات مناسبة.

باختصار، تُعدّ السرية وأمن البيانات من الركائز الأساسية لعلاقاتنا مع الموردين. وأي خرق لحماية البيانات من جانب أي مورد (مثل تسريب البيانات أو إساءة استخدام المعلومات السرية) يُعتبر خرقًا جسيمًا للعقد. ونحن نُدرك أن الثقة متبادلة في الشراكات التجارية، لذا ستحرص شركة "Façade Creations" على حماية معلومات الموردين، ونتوقع منهم التعامل مع أي معلومات نُقدّمها لهم بنفس القدر من العناية والحرص.

متطلبات التأمين للموردين

لحماية الطرفين في حال وقوع حوادث أو خسائر أو مطالبات، تشترط شركة "Façade Creations" على جميع الموردين الحفاظ على تغطية تأمينية مناسبة. وكشرط للتعامل معنا، يجب على كل مورد أن يحمل على الأقل الحد الأدنى من وثائق التأمين التالية:

• تأمين المسؤولية العامة – بحد أدنى للتغطية يبلغ 5 ملايين جنيه إسترليني. يحمي هذا التأمين من مطالبات الطرف الثالث المتعلقة بالإصابات أو الأضرار التي قد تلحق بالممتلكات والتي قد تحدث فيما يتعلق بعمليات المورد (على سبيل المثال، حادث في موقع عمل تسبب فيه المورد).
• تأمين مسؤولية صاحب العمل – بحد أدنى للتغطية يبلغ 10 ملايين جنيه إسترليني (كما هو مطلوب بموجب القانون البريطاني لمعظم أصحاب العمل). يغطي هذا التأمين موظفي المورد ضد الإصابات أو الأمراض المهنية، وهو إلزامي في حال كان لدى المورد موظفون يعملون لديه في المملكة المتحدة. (قد يُعفى أصحاب الأعمال الحرة الذين ليس لديهم موظفون، ولكن يجب على أي مورد يستخدم قوة عاملة أن يحصل على هذا التأمين)
• التأمين ضد المسؤولية المهنية – لجميع الموردين الذين يقدمون خدمات التصميم أو الاستشارات أو الخدمات المهنية. نتوقع من هؤلاء الموردين امتلاك تأمين كافٍ ضد المسؤولية المهنية (بقيمة تغطية تتناسب مع نطاق الخدمات، وعادةً ما لا تقل عن مليون إلى مليوني جنيه إسترليني لموردي الشركات الصغيرة والمتوسطة، أو أعلى في حالة أدوار التصميم المعقدة). يحمي هذا التأمين من دعاوى الإهمال المهني أو الأخطاء أو الإغفالات التي تؤدي إلى خسائر مالية.

نطلب إثباتات على هذه التغطيات التأمينية عند بدء التعاقد، ثم سنوياً بعد ذلك. عادةً، نطلب من الموردين تقديم شهادات تأمين حديثة أو خطابات من وسيط التأمين توضح نوع الوثيقة وحدود التغطية وتواريخ الصلاحية. يتحمل المورد مسؤولية تجديد وثائقه في الوقت المحدد، وتزويدنا بإثباتات محدثة للتغطية كل عام أو عند تجديد العقد. في حال اقتراب انتهاء صلاحية أي وثيقة تأمين مطلوبة، يجب على المورد إبلاغنا بذلك، والتأكد من استمرار التغطية (مثلاً من خلال التجديد أو التعاقد مع شركة تأمين جديدة) لتجنب أي ثغرات قد تُعرّض كلا الطرفين للخطر.

يُعدّ وجود تأمين قويّ جزءًا أساسيًا من إجراءات العناية الواجبة بالموردين وإدارة المخاطر. غالبًا ما يشترط عملاؤنا هذه المتطلبات، لا سيما في مشاريع البناء، مما يضمن وجود سبيل ماليّ لتغطية أيّ أضرار أو التزامات في حال وقوع أيّ حادث. يحقّ لشركة "Façade Creations" رفض التعاقد مع أيّ مورد لا يمتلك التأمين اللازم، أو تعليق العمل معه.

تصنيف الموردين الأساسيين وغير الأساسيين

في إدارة سلسلة التوريد لدينا، تُصنّف شركة "Façade Creations" الموردين إلى "موردين أساسيين" و"موردين غير أساسيين" لتطبيق مستويات مناسبة من التدقيق والرقابة بناءً على مستوى المخاطر. ويُحدد هذا التصنيف بناءً على طبيعة السلع/الخدمات المُقدمة وتأثيرها على مشاريعنا

• الموردون الأساسيون: هم الموردون الذين تُعد منتجاتهم أو خدماتهم ضرورية لسلامة الهيكل، أو سلامة المشاريع، أو وظائفها الأساسية في مشاريع الواجهات. ومن الأمثلة على ذلك مصنّعو أنظمة الواجهات الرئيسية والمكونات الهيكلية، ومورّدو المواد المتعلقة بالسلامة (مثل الكسوة المقاومة للحريق أو أدوات التثبيت)، أو أي مورد قد يؤثر تعطله بشكل كبير على تسليم المشروع أو سلامته. نُجري عناية فائقة بالموردين الأساسيين، حيث يخضعون لمراجعات أداء وتدقيقات أكثر تكرارًا، ونراقب مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم (الجودة، والتسليم، وما إلى ذلك) عن كثب. وقد نطلب أيضًا من الموردين الأساسيين وضع خطط طوارئ (على سبيل المثال، طاقة إنتاج احتياطية أو مصادر بديلة) للتخفيف من مخاطر انقطاع الإمداد.
• الموردون غير الأساسيين: يشمل هؤلاء الموردين الذين يقدمون خدمات مساعدة أو خدمات أقل خطورة، مثل مزودي الخدمات اللوجستية القياسية، ومستلزمات المكاتب، أو غيرها من الخدمات العامة التي لا تؤثر بشكل مباشر على سلامة المشروع أو الجداول الزمنية الحرجة. مع أن هؤلاء الموردين مطالبون بالامتثال لمعاييرنا، إلا أن الرقابة عليهم تتناسب مع انخفاض مستوى المخاطر التي يمثلونها. ما زلنا نتابع أداءهم والتزامهم بالمعايير، ولكن قد تكون وتيرة المراجعات أقل من تلك المطبقة على الموردين الأساسيين. على سبيل المثال، قد تخضع خدمة التوصيل للمراجعة السنوية من خلال تقارير الأداء، بينما يعقد مورد زجاج الواجهات (وهو مورد أساسي) اجتماعات ربع سنوية لمتابعة الأداء.

يضمن هذا التصنيف تخصيص موارد إدارة الموردين بكفاءة، مع التركيز بشكل أكبر على العلاقات الأكثر أهمية لاستمرارية أعمالنا ونجاح مشاريعنا. عادةً ما يُطلب من الموردين الأساسيين الموافقة على شروط تعاقدية أكثر صرامة (مثل اتفاقيات جودة مفصلة أو حق التدخل في حال عدم قدرتهم على التوريد). أما الموردون غير الأساسيين، فيتم التعامل معهم وفقًا للشروط القياسية. مع ذلك، يجب على جميع الموردين، بغض النظر عن فئتهم، الالتزام بسياسة موردي الطرف الثالث هذه. في حال تغير أداء مورد غير أساسي أو مستوى المخاطر التي قد يتعرض لها (كأن يبدأ مورد ثانوي بتوريد مكون بالغ الأهمية للسلامة)، فسنعيد تصنيفه وإدارته بالشكل المناسب.

من خلال تصنيف الموردين بهذه الطريقة، تستطيع شركة Façade Creations ضمان مستوى عالٍ من الإشراف حيثما دعت الحاجة، مع الحفاظ في الوقت نفسه على السيطرة والحرص اللازمين في جميع مراحل سلسلة التوريد لدينا.

توقعات امتثال المقاولين من الباطن

نُدرك أن موردينا المعتمدين من الأطراف الثالثة قد يُوكلون بدورهم مقاولين فرعيين أو موردين ثانويين لتنفيذ التزاماتهم (على سبيل المثال، قد يستعين مقاول تركيب معتمد بعمالة إضافية، أو قد يُوكل مورد مكونات تصنيع بعض الأجزاء إلى جهة خارجية). في مثل هذه الحالات، من الضروري أن يلتزم أي مقاول فرعي أو مورد ثانوي بمعايير وسياسات شركة "Façade Creations". موقفنا هو أن مسؤوليات الامتثال تنتقل عبر سلسلة التوريد بأكملها.

يتحمل الموردون مسؤولية تعاقدية لضمان التزام مقاوليهم من الباطن بجميع المتطلبات ذات الصلة، بما في ذلك قواعد الصحة والسلامة، ومعايير العمل، وضوابط الجودة، وسياسات المسؤولية الاجتماعية للشركات والبيئة التي نفرضها. ونؤكد لموردينا صراحةً أن قانون مكافحة العبودية الحديثة لعام ٢٠١٥، وتوقعاتنا بشأن مكافحة الرشوة، ومعاييرنا في مجال الصحة والسلامة والبيئة، يجب أن تشمل جميع مستويات سلسلة التوريد الخاصة بهم. على سبيل المثال، إذا استعان مورد بمقاول من الباطن لتصنيع أحد المكونات، فيجب على هذا المقاول عدم استخدام العمالة القسرية أو عمالة الأطفال، وعليه الحفاظ على ظروف عمل آمنة، وتأمين المواد بطريقة مسؤولة - تمامًا كما نتوقع من موردينا المباشرين.

قد تطلب شركة "Façade Creations" أدلة من الموردين حول كيفية إدارتهم لمقاوليهم من الباطن. قد يشمل ذلك طلب نسخ من اتفاقيات أو سياسات المقاولين من الباطن، أو إقرارات تفيد بفحص مدى التزامهم بالمعايير. نحتفظ بحقنا في رفض إشراك أي مقاول من الباطن (أو طلب تغييره) إذا رأينا أن هناك خطرًا على الامتثال. في بعض الحالات، قد نطلب إجراء تدقيق على أحد المقاولين من الباطن أو أن يقوم موردنا بتدقيقه نيابةً عنا، خاصةً إذا كان هذا المقاول يقدم مساهمة جوهرية.

في نهاية المطاف، يظل المورد الرئيسي مسؤولاً مسؤولية كاملة عن أداء مقاوليه من الباطن والتزامهم بالمعايير. وأي قصور أو مخالفة من جانب أي مقاول من الباطن ستُعامل على أنها مخالفة من جانب المورد. ومن خلال تطبيق هذا المبدأ، نضمن عدم وجود أي ثغرات في سلسلة التوريد، إذ يجب على كل مشارك في تنفيذ مشاريعنا الالتزام بمعاييرنا. يحمي هذا النهج شركة "Façade Creations" وعملاءها من المخاطر غير المباشرة، ويعزز ثقافة الالتزام في جميع أنحاء شبكة التوريد الموسعة.

تقييم مخاطر الموردين والتحقق المستمر من سلامة الإجراءات

قبل التعاقد مع أي مورد خارجي جديد، تُجري شركة "Façade Creations" تقييمًا شاملاً للمخاطر وفحصًا دقيقًا للتأكد من استيفاء المورد لمعاييرنا ومستوى تحملنا للمخاطر. ويشمل هذا التقييم جوانب متعددة:

• الاستقرار المالي: نقوم بمراجعة البيانات المالية والتصنيفات الائتمانية وغيرها من مؤشرات السلامة المالية للمورد. يُعدّ الاستقرار المالي أمرًا بالغ الأهمية لضمان قدرة المورد على مواصلة عملياته طوال مدة مشاريعنا (وتجنب انهياره أو تعثره في منتصف المشروع). نتجنب التعامل مع الموردين الذين تظهر عليهم علامات ضائقة مالية (مثل حالات الإفلاس الأخيرة أو سوء السجل الائتماني).
• الكفاءة الفنية: نقوم بتقييم ما إذا كان المورد يمتلك القدرة والكفاءة الفنية اللازمة لتقديم المنتج أو الخدمة المطلوبة بالجودة المطلوبة. قد يشمل ذلك مراجعة مؤهلات الموظفين الرئيسيين، وخبراتهم السابقة في المشاريع، والعروض الفنية، أو حتى نماذج من أعمالهم/منتجاتهم. بالنسبة للمواد أو الأنظمة المتخصصة، نتأكد من امتلاك المورد للخبرة أو الشهادات اللازمة (على سبيل المثال، شهادة التصنيع وفقًا لمعايير بريطانية محددة).
• أنظمة الصحة والسلامة والجودة: نقوم بفحص أنظمة الإدارة الداخلية للمورد فيما يتعلق بالصحة والسلامة وضمان الجودة. قد يشمل ذلك التحقق من حصولهم على شهادة نظام إدارة جودة (ISO 9001) أو اعتماد في إدارة السلامة (ISO 45001 أو ما يماثلها). قد نطلب نسخًا من سياسة الصحة والسلامة والبيئة، وسجلات الحوادث، ودليل الجودة لتقييم أدائهم في هذه المجالات. إن وجود ثقافة سلامة قوية وعملية فعّالة لمراقبة الجودة لدى المورد يقلل من مخاطر الحوادث أو العيوب التي قد تؤثر على مشاريعنا.
• المعايير البيئية والأخلاقية: نقوم بتقييم نهج المورد في الإدارة البيئية والممارسات الأخلاقية. قد يشمل ذلك التأكد من وجود سياسة بيئية لديه أو حصوله على شهادة ISO 14001، وكيفية تعامله مع النفايات والانبعاثات، وما إذا كان لديه أي مبادرات للمسؤولية الاجتماعية. كما نتحقق من وجود أي مؤشرات سلبية، مثل انتهاكات سابقة لقوانين العمل، أو غرامات بيئية، أو تغطية إعلامية سلبية تتعلق بسلوك غير أخلاقي. وكجزء من ذلك، نضمن امتثال المورد لقانون مكافحة العبودية الحديثة (إن وجد) وعدم وجود أي تورط معروف له في الفساد أو الاحتيال.

تُسفر عملية التدقيق هذه عن تقييم للمخاطر، أو ببساطة قرار بشأن اعتماد المورد أو رفضه. ولا يُضاف إلى قائمة الموردين المعتمدين إلا الموردون الذين يستوفون الحد الأدنى من معاييرنا في جميع هذه الفئات. وفي حال وجود مشكلات طفيفة لدى مورد محتمل (كقلة الخبرة في مجال معين مثلاً)، فقد نوافق عليه شريطة اتخاذ تدابير تخفيفية (كزيادة الرقابة أو تقصير فترة المراجعة)، أما في حال وجود أي مشكلات جوهرية، فسيتم رفضه.

لا يقتصر تقييم المخاطر على مرحلة واحدة عند بدء التعاقد. بل نواصل مراقبة المخاطر وإعادة تقييمها طوال فترة علاقتنا مع المورد. وتستدعي أي تغييرات جوهرية، كالتوسع السريع، أو عمليات الاندماج، أو المشاكل المالية، أو ظهور قضايا قانونية جديدة من جانب المورد، إعادة التقييم. كما نراجع قائمة الموردين المعتمدين دوريًا لتحديث معلومات العناية الواجبة (مرة واحدة على الأقل كل سنتين، أو بوتيرة أسرع للموردين الأساسيين). يضمن هذا النهج المستمر للعناية الواجبة أن يظل جميع موردينا مؤهلين للغرض المطلوب، وأن يتم تحديد المخاطر الجديدة ومعالجتها استباقيًا.

مراجعة السياسات والتحسين المستمر

تلتزم شركة Façade Creations Ltd بتحديث سياسة موردي الطرف الثالث هذه باستمرار لمواكبة القوانين واللوائح وأفضل الممارسات المتغيرة. ولذلك، نقوم بمراجعة هذه السياسة وتحديثها بانتظام (سنويًا على الأقل، أو بوتيرة أسرع في حال حدوث تغييرات قانونية جوهرية) لضمان فعاليتها. وقد تُجرى تحديثات لتضمين المتطلبات القانونية الجديدة في المملكة المتحدة (مثل التغييرات في قانون المشتريات، وحماية البيانات، وواجبات الإبلاغ عن العبودية الحديثة، وما إلى ذلك)، أو لتعكس التحسينات في عملياتنا الداخلية، أو لرفع معاييرنا بناءً على تطورات القطاع.

أي تغييرات تطرأ على هذه السياسة ستخضع لموافقة المدير، وسيتم إبلاغ جميع موردينا بها. نحرص عادةً على نشر النسخة الحالية من هذه السياسة على موقعنا الإلكتروني لضمان الشفافية. قد يُطلب من الموردين إعادة تأكيد أو الالتزام بالسياسة المُعدّلة كجزء من العقود الجارية أو أثناء إعادة التأهيل. نشجع الحوار المفتوح مع موردينا؛ فإذا كانت هناك بنود في السياسة تحتاج إلى توضيح، أو إذا كان لدى أي مورد اقتراحات للتحسين، فإننا نرحب بهذه الملاحظات كجزء من حرصنا على التطوير المستمر.

ختامًا، تُجسّد سياسة موردي الطرف الثالث لشركة "Façade Creations Ltd" التزامنا بممارسات سلسلة التوريد المسؤولة والأخلاقية والمتوافقة مع القوانين. من خلال توضيح توقعاتنا ومساءلة شركائنا، نسعى لبناء علاقات متينة قائمة على الثقة مع الموردين الذين يشاركوننا قيمنا. هذا لا يضمن فقط الامتثال لقوانين المشتريات في المملكة المتحدة، وقواعد مكافحة الرشوة، وقانون العبودية الحديثة، بل يُسهم أيضًا في تحقيق التميز والاستدامة في كل مشروع نُنفّذه. نؤمن إيمانًا راسخًا بأن سلسلة التوريد المسؤولة هي حجر الزاوية في تقديم حلول واجهات عالية الجودة والحفاظ على سمعة "Façade Creations" وعملائنا. من خلال التطبيق الدقيق لهذه السياسة والتعاون مع سلسلة التوريد، سنواصل التمسك بأعلى المعايير والمساهمة بشكل إيجابي في قطاعنا ومجتمعنا.

آخر تحديث: فبراير 2026