يُعدّ اكتساب عملاء جدد أمرًا رائعًا للأعمال، إلا إذا تخلّفوا عن السداد. فإذا لم تتحقق من قدرة العميل على سداد مبلغ الائتمان الممنوح، فقد يصبح اللجوء إلى القضاء عند عدم السداد عملية طويلة ومعقدة ومكلفة.
إذا لم يتم تحصيل الدفع من العميل بعد تقديم السلع أو الخدمات، فمن المرجح أن يتعرض تدفقك النقدي لضغوط. لذا، فإن ضمان سداد العملاء في الوقت المحدد سيسهل إدارة أعمالك.
إذا لم تسدد مستحقات مورديك لعدم حصولك على مستحقاتك من عملائك، فقد تُلحق الضرر بأعمالهم أيضًا. هذا ليس مجرد ممارسة تجارية سيئة، بل قد يُعتبر إهمالًا للمسؤولية الاجتماعية للشركات. عامل مورديك كما تُحب أن يُعاملك عملاؤك.
عوامل يجب مراعاتها
أول ما يجب عليك فعله هو التعرف على عميلك. ينبغي أن يبدأ هذا قبل قبول أي عميل جديد وقبل منحه أي ائتمان. الحد الأدنى مما يجب أن تعرفه هو:
- الاسم الكامل للعميل وعنوان التداول (يُرجى التفكير في استخدام خدمة Companies House Webcheck).
- نوع هيكل أعمالهم، على سبيل المثال هل هم تاجر فردي، أو شراكة، أو شركة ذات مسؤولية محدودة؟
- أسماء وعناوين أصحاب المنشأة الشخصية إذا كانت المنشأة غير مسجلة (يُرجى التحقق من وجود أوراق رسمية تدعم هذه المعلومات).
- اتصل بموردين آخرين للحصول على توصيات
- تصنيفهم الائتماني من خلال وكالة ائتمان.
قبل تقديم السلع أو الخدمات لأي عميل، تأكد من مراعاة ما يلي:
- ناقش شروط الدفع واتفق عليها مع العميل قبل قبول الطلب
- اتفق على الشروط كتابياً
- راجع أي وثائق من العميل يحاول فيها تغيير شروط الدفع المتفق عليها.
- التفاوض والاتفاق على شروط الدفع مع الموردين قبل قبول الطلب
- إذا كانت هناك فجوة بين شروط الدفع للعميل والمورد، ففكر فيما إذا كان التمويل متاحًا لسد هذه الفجوة (سيتطلب ذلك فهمًا لإدارة رأس المال العامل لديك).
- إعداد توقعات التدفق النقدي التي تغطي جميع الإيرادات والمصروفات المتوقعة
- لدينا سياسة قياسية معمول بها لضمان عدم إمكانية تغيير شروط الدفع دون الحصول على التفويض المناسب.
- تأكد من أن لديك الحق في تطبيق رسوم التأخير والفوائد على الفواتير.
بعد تقديم السلع أو الخدمات للعميل، تأكد من أنك:
- قم بإصدار الفواتير على الفور
- إصدار الفواتير بدقة لضمان تضمين جميع الأصناف بالأسعار المذكورة
- أدرج رقمًا مرجعيًا للطلب، ثم اذكره في حال نشوء أي نزاع.
- يجب أن تتضمن الفاتورة جميع متطلبات العميل
- يجب وضع آلية لمتابعة الفواتير.
- يجب وضع آلية للتعامل مع النزاعات
- احتفظ بسجل للنزاعات للتأكد من عدم حدوث نزاعات مماثلة للعملاء
- تأكد من أن فواتيرك متوافقة تمامًا مع متطلبات هيئة الإيرادات والجمارك البريطانية لأغراض ضريبة القيمة المضافة.
ضع في اعتبارك مورديك – عاملهم كما تحب أن تُعامل
تذكر أن عدم سداد مستحقات مورديك في الوقت المحدد عادة تجارية سيئة، وقد يؤدي إلى انخفاض تصنيفك الائتماني. لذا، عليك القيام بما يلي:
- تأكد من إبلاغ مورديك بأي نزاعات فور حدوثها.
- ادفع في الوقت المحدد من خلال التأكد من أن سجل دائنيك مُحدّث بدقة حسب العمر و
- أبقِ مورديك على اطلاع دائم بأي مشاكل تواجهها في الدفع في الوقت المحدد.
لسوء الحظ، تتعثر بعض الشركات، لذا قد ترغب في التفكير في الحصول على تأمين ائتماني في حال تعرضت الشركة لما يلي:
- لن تتمكن من العمل إذا أفلست الشركات الرئيسية
- لا تملك الضوابط اللازمة للتأكد مما إذا كان العميل معرضًا للإفلاس
- يواجه صعوبة في الحصول على معلومات عن العملاء المحتملين
- يجب تحسين إدارة الائتمان
- يدرس مشروعاً سوقياً جديداً.
ينبغي على الشركات النظر في الحصول على خيارات التمويل والخصم عندما:
- لا تتوفر احتياطيات نقدية كافية لدفع مستحقات الموردين في الوقت المحدد.
- يحتاج العمل إلى النمو
- مستوى التمويل قصير الأجل (بما في ذلك أي تسهيلات سحب على المكشوف) غير كافٍ
- لا يمتلك الموظفون المستوى المناسب من مهارات إدارة الائتمان.
