يُعتبر العمل كأمين صندوق في مؤسسة خيرية شرفاً وفرصةً لرد الجميل للمجتمع. مع ذلك، ينطوي هذا المنصب على التزام ومسؤولية لا ينبغي الاستهانة بهما.
سواء كنت بالفعل أمينًا على مؤسسة خيرية، سواء كان مشروعًا محليًا أو مؤسسة معروفة، أو كنت تفكر في المشاركة، فهناك عدد من المسؤوليات التي يضعها عليك كونك أمينًا.
نوضح فيما يلي المسؤوليات الرئيسية، مع التركيز بشكل خاص على متطلبات المحاسبة والتدقيق.
خلفية
تخضع المؤسسات الخيرية في إنجلترا وويلز عموماً لإشراف هيئة تنظيم المؤسسات الخيرية. وهذه الهيئة هي جهة حكومية تشترط تسجيل معظم المؤسسات الخيرية.
تضطلع اللجنة بدور هام في قطاع المؤسسات الخيرية، وهي موجودة لمنح الجمهور الثقة في نزاهة المؤسسات الخيرية.
يتعين على جميع المؤسسات الخيرية إثبات أن أهدافها تصب في المصلحة العامة، وذلك في البداية كجزء من عملية تقديم طلباتها إلى لجنة المؤسسات الخيرية، ثم كل عام عند إعداد تقريرها السنوي.
يُعدّ تقديم المشورة لأمناء المؤسسات الخيرية جزءًا أساسيًا من عمل الهيئة. ويمكن الاطلاع على الكثير من النصائح المفيدة على موقع الهيئة الإلكتروني ، حيث يوجد قسم مخصص لتأسيس وإدارة المؤسسات الخيرية .
أنواع المؤسسات الخيرية
يمكن إنشاء المؤسسات الخيرية بعدة طرق، ولكنها عادة ما تكون إما:
- الشركات المسجلة بموجب قانون الشركات لعام 2006 أو قبل ذلك (الشركات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة)
- مؤسسة بموجب قانون المؤسسات الخيرية لعام 2011 (المنظمات الخيرية المسجلة – CIOs)؛ أو
- تم إنشاؤها بموجب إعلان ثقة (الجمعيات الخيرية غير المسجلة).
يتعين على كل من هذه المؤسسات الخيرية التسجيل وتقديم حساباتها إلى هيئة تنظيم المؤسسات الخيرية، كما تُسجّل الشركات ذات المسؤولية المحدودة لدى سجل الشركات. ويُحدد نوع المؤسسة الخيرية نطاق مسؤوليات أمينها بالكامل.
تخضع جميع المؤسسات الخيرية لقانون المؤسسات الخيرية لعام 2011.
من هو الوصي؟
يُعرّف قانون المؤسسات الخيرية لعام 2011 الأمناء بأنهم "الأشخاص الذين يتمتعون بالسيطرة العامة وإدارة شؤون المؤسسة الخيرية". ويتضمن هذا التعريف عادةً ما يلي:
- بالنسبة للجمعيات الخيرية غير المسجلة ورؤساء المنظمات غير الربحية، أعضاء اللجنة التنفيذية أو الإدارية
- بالنسبة للمؤسسات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة، يكون المديرون أو أعضاء لجنة الإدارة هم المسؤولون.
القيود والمسؤوليات المفروضة على الوصي
إضافةً إلى مسؤوليات الوصي، توجد أيضًا عدة قيود قد تُطبق. تهدف هذه القيود إلى منع تضارب المصالح بين المصالح الشخصية للوصي وواجباته كوصي. وتنص هذه القيود عمومًا على ما يلي:
- لا يجوز لأعضاء مجلس الأمناء الاستفادة شخصياً من المؤسسة الخيرية، على الرغم من إمكانية استرداد النفقات المعقولة التي يتكبدونها.
- لا يجوز أن يكون أعضاء مجلس الأمناء موظفين في المؤسسة الخيرية.
توجد استثناءات محدودة لهذه المبادئ. فإذا لم يتصرف الأمناء بحكمة أو وفقًا للقانون أو بما يتوافق مع وثيقة تأسيسهم، فقد يجدون أنفسهم مسؤولين شخصيًا عن أي خسارة يتسببون بها للجمعية الخيرية.
مسؤوليات الأمناء
إرشادات المجلس الكندي للجمعيات الخيرية CC3a، بعنوان "أمين المؤسسة الخيرية: ما ينطوي عليه الأمر" ، معنى أن تكون أمينًا وكيفية أن تصبح كذلك. يتحمل الأمناء المسؤولية الكاملة عن المؤسسة الخيرية، ويُطلب منهم ما يلي:
- الالتزام بالقانون والقواعد الواردة في الوثيقة التنظيمية للجمعية الخيرية
- التصرف بمسؤولية وبما يخدم مصالح المؤسسة الخيرية فقط
- استخدام العناية والمهارة المعقولة و
- اتخاذ قرارات مدروسة جيداً، والأخذ بالمشورة عند الحاجة.
يُقدّم منشور لجنة المؤسسات الخيرية CC3، بعنوان "الوصي الأساسي: ما تحتاج إلى معرفته"، إرشادات أكثر تفصيلاً للأمناء الجدد والحاليين على حدٍ سواء. وتُحدّد هذه الإرشادات واجبات ومسؤوليات الأمناء تحت ستة عناوين رئيسية:
- تأكد من أن مؤسستك الخيرية تقوم بأهدافها بما يعود بالنفع على الجمهور
- التزم بالوثيقة التنظيمية لمؤسستك الخيرية والقانون.
- تصرف بما يخدم مصالح مؤسستك الخيرية على أفضل وجه
- تأكد من أن مؤسستك الخيرية تخضع للمساءلة
- إدارة موارد مؤسستك الخيرية بمسؤولية
- التصرف بعناية ومهارة معقولتين.
قبل تولي منصب أمين مؤسسة خيرية، يجب التأكد من استيفاء شروط الأهلية. يحدد البند CC3a من شروط الأهلية لشغل هذا المنصب، ويوضح قواعد الاستبعاد التلقائي . في حال عدم استيفائك لشروط الأهلية، لا يجوز لك تولي هذا المنصب إلا بتفويض من هيئة تنظيم المؤسسات الخيرية.
يقع على عاتق الأمناء واجب قانوني لضمان استخدام أموال مؤسستهم الخيرية حصراً في تحقيق أهدافها الخيرية. وعليهم إثبات ذلك، لذا ينبغي عليهم الاحتفاظ بسجلات تُمكّنهم من ذلك.
جمع التبرعات
أُنشئت هيئة تنظيم جمع التبرعات لتعزيز نظام تنظيم العمل الخيري واستعادة ثقة الجمهور في جمع التبرعات. ينبغي على الأمناء الإلمام بمتطلبات مدونة قواعد ممارسة جمع التبرعات ، وهي متطلبات كثيرة ومتنوعة.
متطلبات المحاسبة
توجد متطلبات محددة لمعظم المؤسسات الخيرية لكي:
- الاحتفاظ بسجلات محاسبية كاملة ودقيقة (وتُعد متطلبات الأموال ذات أهمية خاصة هنا).
- إعداد حسابات المؤسسة الخيرية والتقرير السنوي
- لضمان إجراء تدقيق أو فحص مستقل
- تقديم إقرار سنوي وتقرير سنوي وحسابات إلى لجنة المؤسسات الخيرية (وبالنسبة للمؤسسات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة، إلى سجل الشركات).
يعتمد مدى ضرورة تلبية هذه المتطلبات بشكل عام على نوع المؤسسة الخيرية ومقدار الدخل الذي يتم توليده.
متطلبات التمويل
يُعدّ فهم أنواع "الأموال" المختلفة التي يمكن أن تمتلكها المؤسسة الخيرية جانبًا مهمًا من جوانب المحاسبة الخاصة بها. وتُعتبر الإدارة والرقابة الفعّالة على جمع التبرعات مسؤوليةً أساسيةً تقع على عاتق مجلس الأمناء.
تمثل الأموال في جوهرها دخل المؤسسة الخيرية، وقد تُفرض قيود على كيفية استخدام أنواع معينة من الأموال التي يتم جمعها. على سبيل المثال، قد لا تُقبل التبرعات إلا بشرط استخدامها لغرض محدد.
ومن ثم تقع على عاتق الأمناء مسؤولية ضمان استخدام هذه الأموال "المقيدة" فقط وفقًا للغرض المقصود منها.
التقرير السنوي
يُعد التقرير السنوي وثيقة شاملة إلى حد كبير، إذ يحدد التشريع الحد الأدنى من المعلومات التي يجب تضمينها. ويتضمن التقرير عادةً ما يلي:
- تقرير الأمناء (والذي يمكن أن يكون بمثابة تقرير للمديرين وتقرير استراتيجي، إذا لزم الأمر بالنسبة للشركات الخيرية)
- بيان بالأنشطة المالية للسنة
- حساب الإيرادات والمصروفات للسنة (لبعض الشركات الخيرية)
- الميزانية العمومية
- بيان التدفقات النقدية
- ملاحظات على الحسابات (بما في ذلك السياسات المحاسبية).
متطلبات التدقيق
يعتمد اشتراط إجراء تدقيق حسابات المؤسسة الخيرية بشكل أساسي على حجم دخلها المُستلم أو المُحقق ونهاية سنتها المالية. ويختلف حد الدخل المسموح به باختلاف نوع المؤسسة الخيرية كما يلي:
- جميع المؤسسات الخيرية التي يتجاوز دخلها مليون جنيه إسترليني في السنة المالية تخضع للتدقيق.
- تتطلب المؤسسات الخيرية (سواء كانت مسجلة أو غير مسجلة) فحصًا مستقلاً عندما يتراوح دخلها بين 25000 جنيه إسترليني و1000000 جنيه إسترليني في سنتها المالية
- في حالة تجاوز الدخل 250,000 جنيه إسترليني، يجب أن يكون الفاحص المستقل مؤهلاً بشكل مناسب.
هناك معايير أخرى يجب مراعاتها، لا سيما فيما يتعلق بإجمالي الأصول، ويسعدنا مناقشة هذه المعايير بمزيد من التفصيل معكم.
متطلبات الإبلاغ
يوجد إطار عمل شامل يحدد كيفية إعداد حسابات المؤسسة الخيرية.
يجوز للجمعيات الخيرية غير المسجلة التي يقل دخلها عن 250 ألف جنيه إسترليني إعداد حسابات الإيصالات والمدفوعات.
يتعين على جميع المؤسسات الخيرية الأخرى إعداد حسابات تُظهر صورة "حقيقية وعادلة". ولتحقيق ذلك، يجب أن تلتزم الحسابات عمومًا بمتطلبات بيان الممارسات الموصى بها للمؤسسات الخيرية (SORP).
يمكن الاطلاع على خطة العمل الخاصة بالمؤسسات الخيرية على الموقع www.charitysorp.org ، ويمكن للمؤسسات الخيرية إنشاء نسخة مخصصة من خطة العمل الخاصة بالمؤسسات الخيرية تتناسب مع ظروفها الخاصة.
