يُعتبر العمل كأمين صندوق في مؤسسة خيرية شرفاً وفرصةً لرد الجميل للمجتمع. مع ذلك، ينطوي هذا المنصب على التزام ومسؤولية لا ينبغي الاستهانة بهما.
سواء كنت بالفعل أمينًا على مؤسسة خيرية، سواء كان مشروعًا محليًا أو مؤسسة معروفة، أو كنت تفكر في المشاركة، فهناك عدد من المسؤوليات التي يضعها عليك كونك أمينًا.
نوضح أدناه المسؤوليات الرئيسية، مع التركيز بشكل خاص على متطلبات المحاسبة والتدقيق للمؤسسات الخيرية الاسكتلندية.
خلفية
يخضع قطاع المؤسسات الخيرية في اسكتلندا عموماً لإشراف مكتب منظم المؤسسات الخيرية الاسكتلندي (OSCR)، المعروف أيضاً باسم "منظم المؤسسات الخيرية الاسكتلندي". وهو هيئة حكومية غير وزارية، تتولى تنظيم وتسجيل المؤسسات الخيرية الاسكتلندية بشكل مستقل.
يلعب مكتب مفوض الجمعيات الخيرية دورًا مهمًا في قطاع الجمعيات الخيرية، وهو موجود لإعطاء الجمهور الثقة في نزاهة الجمعيات الخيرية ولمساعدة أمناء الجمعيات الخيرية على فهم واجباتهم القانونية والامتثال لها.
يُعدّ تقديم المشورة لأمناء المؤسسات الخيرية جزءًا أساسيًا من عمل مكتب تنظيم المؤسسات الخيرية في اسكتلندا (OSCR). ويمكن الاطلاع على قدر كبير من النصائح المفيدة على موقع ، حيث يوجد قسم مخصص لواجبات أمناء المؤسسات الخيرية .
أنواع المؤسسات الخيرية
يُعدّ قانون المؤسسات الخيرية واستثمار الأمناء (اسكتلندا) لعام 2005 ( قانون 2005 ) التشريع الرئيسي الذي تعمل بموجبه المؤسسات الخيرية في اسكتلندا. ويمكن إنشاء المؤسسات الخيرية بعدة طرق، ولكنها عادةً ما تكون إما:
- الشركات المسجلة بموجب قانون الشركات لعام 2006 أو قبل ذلك (الشركات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة)
- مؤسسة بموجب قانون 2005 من خلال لوائح المنظمات الخيرية الاسكتلندية المسجلة لعام 2011 ("اللوائح العامة") (المنظمات الخيرية الاسكتلندية المسجلة، SCIOs)؛ أو
- تم إنشاؤها بموجب إعلان ثقة (الجمعيات الخيرية غير المسجلة).
يتعين على كل من هذه المؤسسات الخيرية التسجيل وتقديم حساباتها إلى مكتب تسجيل الشركات (OSCR)، كما يتم تسجيل الشركات ذات المسؤولية المحدودة بشكل إضافي لدى سجل الشركات.
سيحدد نوع المؤسسة الخيرية النطاق الكامل لمسؤوليات أمين الصندوق.
من هو الوصي؟
يُعرّف قانون عام 2005 الأمناء بأنهم "الأشخاص الذين يملكون السيطرة العامة على إدارة المؤسسة الخيرية وإدارتها". ويتضمن هذا التعريف عادةً ما يلي:
- بالنسبة للجمعيات الخيرية غير المسجلة ومنظمات SCIO، أعضاء اللجنة التنفيذية أو الإدارية
- بالنسبة للمؤسسات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة، يكون المديرون أو أعضاء لجنة الإدارة هم المسؤولون.
يتعين على المؤسسات الخيرية في جميع الأوقات تحقيق الغرض الخيري الذي أنشئت من أجله، ومن واجب جميع الأمناء ضمان ذلك.
القيود والمسؤوليات المفروضة على الوصي
إضافةً إلى مسؤوليات الوصي، توجد أيضًا عدة قيود قد تُطبق. تهدف هذه القيود إلى منع تضارب المصالح بين المصالح الشخصية للوصي وواجباته كوصي. وتنص هذه القيود عمومًا على ما يلي:
- لا يجوز لأعضاء مجلس الأمناء الاستفادة شخصياً من المؤسسة الخيرية، على الرغم من إمكانية استرداد النفقات المعقولة التي يتكبدونها.
- لا ينبغي أن يتقاضى الأمناء أجراً مقابل دورهم كأمناء.
توجد استثناءات محدودة لهذه المبادئ منصوص عليها في قانون عام 2005. وفي حال لم يتصرف الأمناء بحكمة أو بشكل قانوني أو وفقًا لوثيقتهم التأسيسية، فقد يجدون أنفسهم مسؤولين شخصيًا عن أي خسارة يتسببون بها للجمعية الخيرية.
مسؤوليات الأمناء
إرشادات مكتب تنظيم الجمعيات الخيرية في اسكتلندا (OSCR) بعنوان "واجبات أمناء الجمعيات الخيرية " معنى أن تكون أمينًا. يتحمل الأمناء المسؤولية الكاملة عن الجمعية الخيرية، ويقع على عاتقهم واجب عام يتمثل في العمل بما يخدم مصالحها. وهذا يعني أنه ينبغي عليهم:
- العمل بطريقة تتفق مع الأهداف الخيرية للمؤسسة الخيرية
- الالتزام بالقانون والقواعد الواردة في الوثيقة التنظيمية للجمعية الخيرية
- تصرف بعناية واجتهاد
- إدارة أي تضارب في المصالح بين المؤسسة الخيرية وأي شخص أو منظمة قد تعين أمناء المؤسسة الخيرية.
يقع على عاتق الأمناء واجب التأكد من أن أموال مؤسستهم الخيرية تُستخدم فقط في تحقيق أهدافها الخيرية. وعليهم إثبات ذلك، لذا ينبغي عليهم الاحتفاظ بسجلات تُمكّنهم من ذلك.
يجب على أمناء المؤسسات الخيرية إعطاء الأولوية لمصالح المؤسسة على مصالحهم الشخصية أو مصالح أقاربهم أو مصالحهم التجارية. وفي حال وجود خيارين يصبّان في مصلحة أحد الأمناء بينما يصبّ الآخر في مصلحة المؤسسة، فعلى الأمين إبلاغ باقي الأمناء بهذا التضارب في المصالح، وعدم المشاركة في النقاش أو اتخاذ القرار.
دليل واجبات أمناء المؤسسات الخيرية معلومات حول بعض الواجبات المحددة الواردة في قانون عام 2005. ويحدد هذا الدليل واجبات الأمناء فيما يلي:
- تحديث بيانات مؤسستك الخيرية – تقديم جميع المعلومات اللازمة للحفاظ على سجل المؤسسات الخيرية الاسكتلندية محدثًا
- تقديم التقارير إلى مكتب مفوض الأوراق المالية والتنظيمية في أونتاريو (OSCR) - الامتثال للواجب القانوني المتمثل في تقديم معلومات معينة إلى مكتب مفوض الأوراق المالية والتنظيمية في أونتاريو (OSCR) فيما يتعلق بالمراقبة السنوية، والمحاسبة الخيرية، وإجراء تغييرات على مؤسستك الخيرية
- حفظ وتسجيل السجلات المالية – الاحتفاظ بسجلات محاسبية سليمة وإعداد بيان حساب سنوي وتقرير سنوي يخضعان للتدقيق الخارجي ويتم إرسالهما مع الإقرار السنوي إلى مكتب مفوض الأوراق المالية والمحاسبين في أونتاريو (OSCR).
- جمع التبرعات – تحكم في كيفية جمع المؤسسة الخيرية للأموال
- توفير المعلومات للجمهور.
يتشارك جميع المسؤولين عن المؤسسة الخيرية في هذه الواجبات. ولا يتحمل أي عضو من أعضاء مجلس أمناء المؤسسة الخيرية (مثل الرئيس أو أمين الصندوق) مسؤولية أكبر من أي عضو آخر.
متطلبات المحاسبة
ينص قانون عام 2005 على ما يلي بالنسبة للجمعيات الخيرية:
- الاحتفاظ بسجلات محاسبية كاملة ودقيقة (وتُعد متطلبات الأموال ذات أهمية خاصة هنا).
- إعداد حسابات المؤسسة الخيرية وتقرير سنوي عن أنشطتها
- ضمان إجراء تدقيق أو فحص مستقل
- تقديم الإقرار السنوي والتقرير السنوي والحسابات إلى مكتب مفوض الأوراق المالية والتنظيمية (OSCR) (وبالنسبة للمؤسسات الخيرية ذات المسؤولية المحدودة، إلى سجل الشركات).
يعتمد مدى ضرورة تلبية هذه المتطلبات بشكل عام على نوع المؤسسة الخيرية ومقدار الدخل الذي يتم توليده.
متطلبات التمويل
من الجوانب المهمة في المحاسبة عن المؤسسات الخيرية فهم "الصناديق" المختلفة التي يمكن أن تمتلكها المؤسسة الخيرية.
تمثل الأموال في جوهرها دخل المؤسسة الخيرية، وقد تُفرض قيود على كيفية استخدام أنواع معينة من الأموال التي يتم جمعها. على سبيل المثال، قد لا تُقبل التبرعات إلا بشرط استخدامها لغرض محدد.
ومن ثم تقع على عاتق الأمناء مسؤولية ضمان استخدام هذه الأموال "المقيدة" فقط وفقًا للغرض المقصود منها.
جمع التبرعات
تُعدّ الإدارة والرقابة الفعّالة على جمع التبرعات من أهم مسؤوليات مجلس الأمناء. لجنة معايير جمع التبرعات الاسكتلندية على معايير جمع التبرعات وتتعامل مع شكاوى جمع التبرعات للجمعيات الخيرية المسجلة في اسكتلندا، وذلك وفقًا لمدونة ممارسات جمع التبرعات.
التقرير السنوي
يُعد التقرير السنوي وثيقة شاملة إلى حد كبير، إذ يحدد التشريع الحد الأدنى من المعلومات التي يجب تضمينها. ويتضمن التقرير عادةً ما يلي:
- تقرير الأمناء (والذي يمكن أن يكون بمثابة تقرير للمديرين وتقرير استراتيجي، إذا لزم الأمر بالنسبة للشركات الخيرية)
- بيان بالأنشطة المالية للسنة
- حساب الإيرادات والمصروفات للسنة (لبعض الشركات الخيرية)
- الميزانية العمومية
- بيان التدفقات النقدية
- ملاحظات على الحسابات (بما في ذلك السياسات المحاسبية).
متطلبات التدقيق
يعتمد ما إذا كانت المؤسسة الخيرية تتطلب تدقيقًا أم لا بشكل أساسي على مقدار الدخل الذي تتلقاه أو تحققه ونهاية سنتها المالية:
- جميع المؤسسات الخيرية التي يتجاوز دخلها 500,000 جنيه إسترليني تخضع للتدقيق
- تتطلب جميع المؤسسات الخيرية الأخرى فحصاً مستقلاً. وفي حال إعداد حسابات "الاستحقاقات"، يجب أن يكون الفاحص المستقل مؤهلاً تأهيلاً مناسباً.
هناك معايير أخرى يجب مراعاتها، لا سيما فيما يتعلق بإجمالي الأصول، ويسعدنا مناقشة هذه المعايير بمزيد من التفصيل معكم.
متطلبات الإبلاغ
يوجد إطار عمل شامل يحدد كيفية إعداد حسابات المؤسسة الخيرية.
يجوز للجمعيات الخيرية غير المسجلة التي يقل دخلها عن 250 ألف جنيه إسترليني إعداد حسابات الإيصالات والمدفوعات، ما لم تنص وثيقة تأسيسها على خلاف ذلك.
يتعين على جميع المؤسسات الخيرية الأخرى إعداد حسابات تعكس صورة "حقيقية وعادلة"، وتُعرف هذه الحسابات باسم حسابات "الاستحقاقات". ولإظهار هذه الصورة "الحقيقية والعادلة"، يجب أن تلتزم الحسابات عمومًا بمتطلبات بيان الممارسات الموصى بها للمؤسسات الخيرية (SORP). يمكن الاطلاع على بيان الممارسات الموصى بها للمؤسسات الخيرية على الموقع الإلكتروني www.charitysorp.org ، كما يمكن للمؤسسات الخيرية إنشاء نسخة مخصصة من هذا البيان تتناسب مع ظروفها الخاصة.
