يُطبق نظام إعفاء على نفقات الموظفين.
تتناول هذه النشرة معلومات حول تشغيل وإعداد تقارير نفقات ومزايا الموظفين.
نظام الإعفاء
قد يُطبّق إعفاء على الإبلاغ عن نفقات الموظفين في النموذج P11D شريطة استيفاء الشروط اللازمة. وبموجب هذا الإعفاء، يجب على الشركة التأكد من استحقاق الموظف لإعفاء ضريبي كامل على النفقات المُستردة.
الاستثناء
يُطبّق إعفاءٌ يعني فعلياً أن الشركات لن تضطر إلى دفع الضرائب ومساهمات التأمين الوطني على مدفوعات المصاريف المدفوعة أو المستردة، أو الإبلاغ عنها في نموذج P11D. ويُلقي هذا الإعفاء بمسؤولية تحديد ما إذا كانت مصاريف الموظفين قابلة للخصم بالكامل لأغراض ضريبية على عاتق أصحاب العمل.
أنواع المصاريف
تشمل أنواع النفقات الرئيسية التي ينطبق عليها الإعفاء ما يلي:
- نفقات السفر والإقامة
- الرسوم والاشتراكات
- نفقات الترفيه التجاري.
جميع المصاريف الأخرى غير المسموح بها تظل خاضعة للإبلاغ في نموذج P11D و/أو تخضع لنظام ضريبة الدخل على الرواتب (وربما مساهمات التأمين الوطني). ويحق للموظفين المطالبة بإعفاء ضريبي فيما يتعلق بمصاريف العمل غير المستردة.
لا يسري الإعفاء على النفقات أو المزايا المقدمة بموجب اتفاقية اقتطاع من الراتب ذات الصلة. ويشمل ذلك أي اتفاقية يتنازل فيها الموظف عن حقه في الحصول على دخل مقابل مدفوعات نفقات معفاة من الضرائب، أو حيث يعتمد مستوى دخله على قيمة أي مدفوعات نفقات.
شروط النظام
لكي تُعامل المصاريف التي يستردها الموظف كمدفوعات معفاة من الضرائب، يتعين على صاحب العمل أن يضع نفسه مكان الموظف. ثم يسأل نفسه: هل كانت هذه المصاريف ستستحق إعفاءً ضريبياً كاملاً للموظف (لولا إعفاء المبلغ)؟
ينبغي على صاحب العمل مراعاة ما يلي:
- تحديد سياسة الشركة بشأن أنواع النفقات القابلة للاسترداد وضرورة أن تكون هذه النفقات معقولة
- يتطلب ذلك تعبئة نموذج مطالبة نفقات قياسي
- ضرورة إرفاق إيصال بأي مطالبة بنفقات
- إجراء عمليات تدقيق على مطالبات المصاريف
- يتطلب الأمر موافقة شخص ذي منصب رفيع على المطالبات.
ماذا عن معدلات الإنتاج؟
تسمح القواعد بدفع أو استرداد مبالغ بناءً على معدلات محددة، بدلاً من التكاليف الفعلية للموظف في ظروف معينة. وتُخصص هذه المعدلات عادةً لنفقات السفر والإقامة، وهي عبارة عن مبالغ إجمالية ثابتة مسموح بها في ظروف محددة.
يتوفر نوعان رئيسيان من معدلات الأجور لاستخدامهما من قبل صاحب العمل:
- معدلات "معيارية" و
- أسعار "مصممة خصيصاً".
معدلات مرجعية
تُمثل المعدلات المرجعية مجموعة من الحد الأقصى لمعدلات سداد تكاليف الوجبات. ويمكن لأصحاب العمل استخدام هذه المبالغ الإجمالية التقريبية لدفع أو سداد نفقات الموظفين عند استيفاء الشروط المؤهلة ذات الصلة.
لا تُطبق هذه المعدلات إلا إذا تكبد الموظف نفقات أثناء "سفر العمل المؤهل" على النحو التالي:
- بدل وجبة واحد في اليوم يُدفع مقابل رحلة واحدة مؤهلة، ولا يتجاوز المبلغ ما يلي:
- 5 جنيهات إسترلينية إذا كانت مدة السفر المؤهل في ذلك اليوم 5 ساعات أو أكثر
- 10 جنيهات إسترلينية إذا كانت مدة السفر المؤهل في ذلك اليوم 10 ساعات أو أكثر، أو
- 25 جنيهًا إسترلينيًا في حال كانت مدة السفر المؤهل في ذلك اليوم 15 ساعة أو أكثر، وكانت الرحلة مستمرة حتى الساعة 8 مساءً أو
- بدل وجبة إضافي لا يتجاوز 10 جنيهات إسترلينية في اليوم يتم دفعه في حالة دفع بدل وجبة أ. أو ب. ويكون السفر المؤهل الذي يتم دفع هذا البدل بشأنه مستمراً في الساعة 8 مساءً.
أسعار مصممة خصيصاً
هذه أسعار تم التفاوض عليها والاتفاق عليها كتابيًا مع مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية. إذا رغبت الشركة في دفع أسعار خاصة للوجبات أو أنواع أخرى من النفقات، فيمكنها تقديم طلب بذلك إلى مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية.
أصدرت مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية نموذجًا خاصًا: نظام الدفع عند الاستحقاق: إعفاء أصحاب العمل من النفقات والمزايا
التحقق
لا يُشترط تقديم إيصالات عند صرف بدلات الإقامة للموظفين وفقًا لجدول الأسعار المرجعي. وينطبق هذا على بدلات الوجبات القياسية المدفوعة مقابل السفر المؤهل والإقامة في الخارج، بالإضافة إلى بدلات الإقامة. مع ذلك، يظل على أصحاب العمل التأكد من قيام الموظفين برحلات مؤهلة.
تم تخفيف قواعد نظام التدقيق، وأُلغي شرط تدقيق أصحاب العمل للإيصالات عند دفع بدلات الإقامة للموظفين وفقًا لجدول الأسعار المرجعي. وينطبق هذا على بدلات الوجبات القياسية المدفوعة مقابل السفر المؤهل والإقامة في الخارج، بالإضافة إلى بدلات الإقامة. مع ذلك، لا يزال يتعين على أصحاب العمل التأكد من أن الموظفين يقومون برحلات مؤهلة.
تُعامل معدلات الإقامة والمعيشة في الخارج بنفس طريقة المعدلات المرجعية. ولا يحتاج أصحاب العمل إلا إلى التأكد من أن الموظفين يقومون برحلات مؤهلة.
أصدرت مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية إرشادات بشأن أنظمة التدقيق التي تتوقع من أصحاب العمل تطبيقها. يمكننا مساعدتكم في هذا الشأن أو في التقدم بطلب للحصول على أسعار مخصصة، لذا يرجى التواصل معنا لمزيد من المعلومات.
أسعار الأميال للأعمال
تُعدّ تكاليف استخدام السيارات أو الشاحنات الخاصة لأغراض العمل من أهم نفقات السفر والإقامة للعديد من الموظفين. ويلجأ العديد من أصحاب العمل وموظفيهم إلى بدلات الأميال القانونية المعروفة باسم "مدفوعات بدل الأميال المعتمدة" (AMAPs). وهي عبارة عن مبالغ محددة يدفعها أصحاب العمل للموظفين الذين يستخدمون مركباتهم الخاصة لأغراض العمل. بالنسبة للسيارات والشاحنات، يبلغ معدل هذه المدفوعات 45 بنسًا لكل ميل حتى 10,000 ميل في السنة الضريبية، و25 بنسًا لكل ميل يزيد عن ذلك.
تعتبر برامج المساعدة الطبية (AMAPs) نظامًا قانونيًا منفصلاً ولا تندرج ضمن نظام الإعفاء الجديد.
بالنسبة للمركبات التي يوفرها صاحب العمل، يمكن استخدام أسعار الوقود الاستشارية لتعويض تكاليف الوقود المتكبدة في السفر لأغراض العمل. ويتم تحديث الأسعار الاستشارية للوقود
نفقات السفر المؤهلة
يُعد السفر المؤهل شرطًا أساسيًا لاعتبار نفقات السفر والإقامة نفقات معفاة (وكذلك عند استخدام معدلات الأميال المخصصة للأعمال للسيارات والشاحنات). وتُعرَّف رحلة العمل بأنها الرحلة التي تتضمن السفر:
- من مكان عمل إلى آخر أو
- من المنزل إلى مكان عمل مؤقت أو العكس.
مع ذلك، فإن الرحلات بين منزل الموظف ومكان عمله الذي يتردد عليه بانتظام لا تُعتبر رحلات عمل. تُصنف هذه الرحلات ضمن "التنقلات اليومية العادية"، ويُشار إلى مكان العمل عادةً باسم "مكان العمل الدائم". وهذا يعني أن تكاليف السفر يتحملها الموظف.
يشير مصطلح "مكان العمل المؤقت" إلى أن الموظف يحضر إلى هذا المكان لفترة محدودة أو لغرض مؤقت. مع ذلك، قد لا تُعفى بعض الرحلات بين مكان العمل المؤقت والمنزل من الضريبة إذا كانت الرحلة "مماثلة إلى حد كبير" للرحلة من وإلى مكان العمل الدائم. وتُفسر مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية مصطلح "مماثلة إلى حد كبير" بأنه رحلة تستخدم نفس الطرق أو نفس القطار أو الحافلة في معظم أجزائها.
سيكون هناك العديد من أنواع الرحلات التي يقوم بها الموظفون، لذا فإن ضمان كونها رحلة عمل أمر بالغ الأهمية، خاصة وأن مصطلح "نفقات السفر" يشمل التكاليف الفعلية للسفر بالإضافة إلى أي نفقات إقامة وتكاليف أخرى مرتبطة بها يتم تكبدها في القيام بالرحلة مثل رسوم الطرق أو رسوم الازدحام.
