تهيئة المشهد
إبقائهم على اطلاع
سيكونون أكثر استعدادًا إذا علموا بأي تغييرات في أعمالكم قد تؤثر على عملنا. قد تشمل هذه التغييرات ما يلي:
- المنتج أو السوق
- استراتيجية الأعمال، على سبيل المثال سياسة التسعير
- نظام مسك الدفاتر
- الكوادر الرئيسية.
إذا كنت تحتفظ بمحاضر أي اجتماعات إدارية تعقدها، فإن تزويدهم بنسخ منها يمكن أن يكون وسيلة مفيدة للغاية لهم لفهم الأحداث الرئيسية التي واجهتها على مدار العام.
وكجزء من عملهم، من المرجح أن نسألكم عما إذا كانت هناك أي حالات عدم امتثال للإطار القانوني والتنظيمي الذي تعمل فيه شركتكم، بما في ذلك ما إذا كان هناك أي نشاط احتيالي على علم به. يمثل هذا جزءًا من التزاماتهم بصفتهم مستشارين مهنيين لكم، ولا يُقصد به الإيحاء بأنهم يعتقدون أنكم قد ارتكبتم أي مخالفة.
ما يحتاجون إليه
إذا كنت تعرف المعلومات التي يحتاجونها لإكمال عملهم، فيمكنك التأكد من توفرها.
بإمكانهم أن يقرروا معاً ما يمكنك تحضيره لهم وما سيحتاجون هم إلى تحضيره.
سيساعد تحسين التواصل على تقليل سوء الفهم وتجنب العمل غير الضروري.
الجدول الزمني
اتفقوا على جدول زمني مناسب مسبقاً. هذا يمنح كلا الطرفين فرصة للاستعداد بشكل صحيح.
ومع ذلك، إذا وجدت نفسك متأخراً عن الجدول الزمني، فأخبرهم في أسرع وقت ممكن حتى يتمكنوا من إعادة ترتيب الجدول الزمني إذا لزم الأمر.
كيف يمكنك المساعدة
الكتب والتسجيلات
سيساعدك تنظيم سجلاتك المحاسبية والحفاظ عليها بطريقة منظمة على استخراج المعلومات اللازمة لإعداد حساباتك أو مراجعتها بسرعة وسهولة. كما سيمكنك ذلك من الاطلاع على وضع أعمالك بنظرة سريعة.
قد يؤدي مراعاة النقاط التالية إلى تحسين تنظيم سجلاتك:
- سيساعدك جمع وموازنة حساباتك على فترات منتظمة على اكتشاف وتصحيح أي أخطاء
- تحليل مدفوعاتك وإيصالاتك بحيث يمكن استخراج المعلومات بسهولة
- قم بترتيب فواتيرك بترتيب منطقي (رقمي أو أبجدي أو حسب التاريخ) لتسهيل العثور على أي منها.
إجراءات
من خلال وضع إجراءات محددة والالتزام بها، ستتمكن من التحكم بشكل أفضل في سجلاتك وأعمالك. كما سيقلل ذلك من حجم العمل المطلوب منهم، مما قد يوفر لك بعض المال.
بإمكانهم مساعدتك في وضع هذه الإجراءات مبدئياً، وبمجرد إتمامها ستتمكن من تنفيذها بنفسك. وتشمل هذه الإجراءات حسابات المراقبة، والتسويات، وجرد المخزون.
حسابات التحكم
تسجل حسابات المراقبة تحركات النقد والمدينين والدائنين باستخدام المجاميع الشهرية من دفتر النقدية وملخصات المبيعات والمشتريات.
سيوضح حساب مراقبة النقد مقدار النقد الذي تمتلكه الشركة في نهاية كل شهر.
سيوضح حساب مراقبة حسابات المدينين أو المبيعات مقدار ما يدين به لك عملاؤك في نهاية كل شهر.
سيوضح حساب مراقبة دفتر الأستاذ الخاص بالدائنين أو المشتريات المبلغ الذي تدين به لمورديك في نهاية كل شهر.
المصالحات
تساعد عمليات المطابقة على ضمان اكتمال ودقة الأرقام في سجلاتك. لذا، فإن إجراؤها بانتظام سيساعدك على اكتشاف أي أخطاء يمكن تصحيحها قبل فحص سجلاتك. ومن بين السجلات التي تحتاج إلى مطابقة ما يلي:
- الحسابات المصرفية
- حسابات التحكم
- بيانات الموردين.
جرد المخزون
إذا كانت شركتك تحتفظ بأي مخزون، فستحتاج إلى جرده مرة واحدة على الأقل سنويًا. ولضمان إجراء الجرد بكفاءة ودقة، ينبغي مراعاة النقاط التالية:
- ينبغي تخزين المواد المخزنة بشكل منظم ومنطقي لتسهيل عملية العد
- ينبغي إعطاء جميع الموظفين المشاركين في عملية العد تعليمات واضحة
- حاول تقليل حركة المخزون أثناء عملية الجرد. وإذا أمكن، يجب تأجيل عمليات التسليم والإخراج حتى انتهاء عملية الجرد
- ينبغي إجراء عمليات فحص عشوائية أثناء عملية العد.
إذا كنت تمتلك كميات كبيرة من المخزون، فقد نحتاج إلى حضور عملية جرد المخزون وإجراء فحوصاتنا الخاصة.
الجداول الزمنية
هناك عدد من الجداول التي يجب إعدادها لكي يتسنى إعداد الحسابات و/أو مراجعتها. بإمكاننا إعداد جميع هذه الجداول بأنفسنا، ولكن من الواضح أن إعدادها من قبلكم سيوفر الوقت والمال.
قد ترغب في النظر في إعداد بعض الجداول التالية:
- قائمة مفصلة بالإضافات والتخلصات من الأصول الثابتة مع إرفاق نسخة من فواتير البيع والشراء ذات الصلة
- جداول توضح كل صنف من أصناف المخزون، والكمية، وقيمة الوحدة، والقيمة الإجمالية. حدد أي أصناف مخزون قديمة أو تالفة
- قائمة بأسماء المدينين في نهاية العام، تتضمن قيمة المبالغ المستحقة ومدة تأخر السداد. حدد أي مدينين من غير المرجح أن يسددوا لك
- جدول بجميع أرصدة البنوك والنقد في نهاية العام، بالإضافة إلى جميع كشوفات الحسابات المصرفية لكل حساب مصرفي
- قائمة بالدائنين والتي يجب أن تشمل مصلحة الضرائب والجمارك البريطانية بالإضافة إلى موردي الأعمال المعتادين.
- الأعمال الداعمة للإفصاحات التي يجب تضمينها في حساباتك، مثل متوسط أعداد الموظفين، أو التزامات الإيجار التشغيلي، أو مكافآت المديرين (مطلوب للشركات فقط).
لن تكون جميع هذه الجداول قابلة للتطبيق على عملك، ولذلك قبل القيام بأي شيء، قد ترغب في مناقشة هذا الأمر.
قضايا أخرى
بعض القضايا لا تهم إلا الشركات. وتشمل هذه القضايا ما يلي:
تقرير سردي
قد يُطلب من الشركات الكبيرة تضمين نوع من التقارير السردية المصاحبة للحسابات، مثل تقرير استراتيجي. هذه فرصتك لتقديم معلومات إضافية تُساعد مستخدمي حساباتك على فهم أعمالك وأدائها. في هذه الحالة، سيناقشون هذه المتطلبات معك لتتمكن من صياغة التقارير اللازمة.
الخطط المستقبلية
كجزء من عملية إعداد الحسابات، يُطلب منك دراسة وضع استمرارية الشركة، للتأكد من امتلاكها موارد كافية للاستمرار في العمل لمدة لا تقل عن 12 شهرًا من تاريخ اعتماد الحسابات. إضافةً إلى ذلك، يُطلب منك أيضًا النظر فيما إذا كان هناك أي دليل على انخفاض قيمة أصولك، على سبيل المثال نتيجة للتقادم الناجم عن تغيرات السوق أو التطورات التكنولوجية.
في حال وجود أي شكوك بشأن الأداء المستقبلي للشركة، فقد يُطلب منكم تقديم أدلة تدعم تقييم استمرارية العمل. قد تشمل هذه الأدلة نتائج التوقعات وتوقعات التدفقات النقدية، وطلبات المبيعات المستلمة، أو تفاصيل مصادر التمويل الجديدة. إن تقديم هذه الأدلة في أقرب وقت ممكن سيضمن إنجاز عملنا بأسرع وقت وأعلى كفاءة.
