अनुपस्थिति का प्रबंधन

हालिया सर्वेक्षणों से पता चलता है कि अनुपस्थिति का आज के समय में व्यावसायिक लाभप्रदता पर प्रतिकूल प्रभाव काफी गंभीर है, जिससे प्रतिदिन हजारों कार्य घंटे बर्बाद होते हैं। हाल के आंकड़ों से पता चलता है कि प्रति कर्मचारी औसतन प्रति वर्ष 4.3 दिन की अनुपस्थिति होती है, जिसकी औसत लागत £522 प्रति कर्मचारी है। अनुपस्थिति के कारण बर्बाद हुए कार्य समय का लगभग दो-तिहाई हिस्सा सात दिनों तक की अल्पकालिक अनुपस्थितियों के कारण होता है।

हम नीचे अनुपस्थिति प्रबंधन के प्रभावी मुख्य सिद्धांतों पर विचार करते हैं।

अनुपस्थिति प्रबंधन की अच्छी प्रक्रियाएँ

सर्वेक्षण में शामिल अधिकांश व्यवसायों (94%) ने पुष्टि की कि उपस्थिति की समीक्षा के लिए नीतियों को सख्त करने से अनुपस्थिति के स्तर को नियंत्रित करने पर बड़ा प्रभाव पड़ता है, खासकर जब सभी अनुपस्थितियों का तीन-पांचवां हिस्सा पांच दिनों से कम अवधि की मामूली बीमारी के कारण होता है।

अल्पकालिक और दीर्घकालिक अनुपस्थिति के बीच का अंतर

बीमारी के कारण अनुपस्थिति से संबंधित मामलों का प्रबंधन करते समय, नियोक्ताओं को अल्पकालिक और दीर्घकालिक अनुपस्थितियों के बीच अंतर करना आवश्यक है। यदि अनुपस्थिति कम समय की हो लेकिन लगातार बनी रहे और देखने में असंबंधित प्रतीत हो, तो उचित जांच के बाद अनुशासनात्मक कार्रवाई उचित हो सकती है। हालांकि, दीर्घकालिक बीमारी के कारण अनुपस्थिति के प्रबंधन के संबंध में यह उपयुक्त कार्रवाई नहीं है।

अल्पकालिक अनुपस्थिति प्रक्रियाएँ

अल्पकालिक अनुपस्थिति के प्रबंधन में कई महत्वपूर्ण चरण शामिल हैं।

• एक स्पष्ट प्रक्रिया स्थापित करें जिसका कर्मचारियों को पालन करना अनिवार्य हो, उदाहरण के लिए, वरिष्ठ प्रबंधन के साथ काम पर वापसी साक्षात्कार और अनुपस्थिति के एक दिन के लिए भी स्व-प्रमाणन प्रपत्र भरना। इससे यह सुनिश्चित होगा कि सभी को पता रहे कि निगरानी की जा रही है और अनुपस्थिति का पूरा रिकॉर्ड मौजूद है।
• अनुपस्थिति की निगरानी के लिए एक प्रणाली स्थापित करें और उभरते रुझानों के लिए नियमित रूप से इसकी समीक्षा करें। बार-बार अनुपस्थित रहना बीमारी का बहाना हो सकता है, लेकिन दूसरी ओर यह किसी गंभीर समस्या का लक्षण भी हो सकता है। ठोस आंकड़े उपयोगी चेतावनी संकेत प्रदान कर सकते हैं, जिससे समय रहते कार्रवाई की जा सके और भविष्य में समस्याओं से बचा जा सके।
• काम पर वापसी संबंधी साक्षात्कार हमेशा व्यक्ति के सीधे लाइन मैनेजर द्वारा ही आयोजित किए जाने चाहिए, जिससे छुट्टी लेने के स्पष्ट कारण सामने आ सकें। इससे प्रबंधकों को अनुपस्थिति के मूल कारण का पता लगाने का अवसर मिलेगा, जो किसी गंभीर समस्या का लक्षण हो सकता है।
• यदि मुद्दे व्यक्तिगत हैं और कार्य से संबंधित नहीं हैं, तो नियोक्ता को यह तय करना चाहिए कि वह व्यक्ति को अपनी समस्या का समाधान करने में सक्षम बनाने के लिए कितनी लचीलता देने को तैयार है।
• यदि कोई अंतर्निहित चिकित्सीय स्थिति होने की संभावना है, तो नियोक्ता को अनुपस्थिति के स्तर का समर्थन करने के लिए चिकित्सा रिपोर्ट का अनुरोध करने पर विचार करना चाहिए; कोई छिपी हुई अंतर्निहित स्थिति हो सकती है और विकलांगता भेदभाव से संबंध तुरंत स्पष्ट नहीं हो सकते हैं।
• सभी कर्मचारियों को इस बात से अवगत कराया जाना चाहिए कि बीमारी अवकाश के प्रावधानों का दुरुपयोग करने पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी।
• यदि अनुपस्थिति का कोई ठोस चिकित्सीय कारण नहीं है, तो कर्मचारी को परामर्श दिया जाना चाहिए और उसे यह बताया जाना चाहिए कि क्या सुधार की उम्मीद है और यदि कोई सुधार नहीं होता है तो उसके परिणामों के बारे में चेतावनी दी जानी चाहिए।
• यदि अनुपस्थिति के लिए चिकित्सा संबंधी कारण हैं, तो समानता अधिनियम 2010 से संबंधित किसी भी संबंध पर विचार करें, उदाहरण के लिए, क्या अनुपस्थिति अस्पताल की नियुक्तियों या आवश्यक उपचार से संबंधित है; यदि ऐसा है, तो नियोक्ता को उचित समायोजन करने की आवश्यकता है जिसमें उपचार के लिए समय देना शामिल है।
• यदि स्थिति ऐसी हो जाती है कि कर्मचारी को बर्खास्त करना आवश्यक हो जाता है और कोई स्पष्ट चिकित्सीय स्थिति न हो, तो बर्खास्तगी दुर्व्यवहार के आधार पर हो सकती है। ऐसे मामलों में नियोक्ता को यह सिद्ध करना होगा कि बीमारी की प्रकृति और अवधि, पूर्व सेवा रिकॉर्ड और उपस्थिति में सुधार को ध्यान में रखते हुए उचित प्रक्रिया का पालन किया गया है।
• यदि कर्मचारी को कोई ऐसी चिकित्सीय स्थिति है जो विकलांगता नहीं है, लेकिन अनुपस्थिति दर अस्वीकार्य रूप से अधिक है, तो उचित प्रक्रिया का पालन करने के बाद किसी अन्य ठोस कारण से उसे बर्खास्त करना उचित हो सकता है। निर्णय लेने से पहले सेवा अवधि और उपयुक्त वैकल्पिक रोजगार की उपलब्धता भी महत्वपूर्ण कारक हैं जिन पर विचार करना आवश्यक है।

दीर्घकालिक अनुपस्थिति प्रक्रियाएँ

दीर्घकालिक अनुपस्थिति के प्रबंधन में निम्नलिखित प्रमुख चरण शामिल हैं:

• अनुपस्थिति संबंधी प्रक्रियाएं, निगरानी और कार्य पर वापसी के साक्षात्कार उतने ही महत्वपूर्ण हैं जितने कि अल्पकालिक अनुपस्थिति के मामले में।
• कर्मचारी की स्थिति विकलांगता की श्रेणी में आती है या नहीं और भविष्य में अपनी भूमिका निभाने की उसकी क्षमता का आकलन करने के लिए चिकित्सकीय सलाह लेना हमेशा ही समझदारी भरा कदम होता है।
• चिकित्सा रिपोर्ट से अपेक्षित जानकारी के बारे में स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए बीमारी की प्रकृति, व्यक्ति की अपनी भूमिका निभाने की क्षमता, जिम्मेदारियों का विस्तृत विवरण, बीमारी की संभावित अवधि और स्थिति को आसान बनाने के लिए किए जा सकने वाले किसी भी उचित समायोजन का उल्लेख करना आवश्यक है।
• चिकित्सा प्रमाण प्राप्त होने पर, डॉक्टर की सिफारिश के अधीन, संबंधित व्यक्ति के साथ परामर्श और चर्चा की प्रक्रिया (कल्याणकारी दौरा) होनी चाहिए।
• कर्मचारियों द्वारा काम पर लौटने के लिए दिए गए प्रस्तावों को सुनना महत्वपूर्ण है।
• यदि बीमारी का कारण कार्य से संबंधित है, तो मूल कारण की जांच की जानी चाहिए। नियोक्ताओं को प्रभावित करने वाले कारकों को कम करने के तरीकों पर चर्चा करनी चाहिए, उदाहरण के लिए, अधिक सहायता, प्रशिक्षण या कर्तव्यों का पुनर्वितरण। क्या कर्मचारी चरणबद्ध तरीके से या थोड़े समय के लिए अंशकालिक आधार पर काम पर लौट सकता है?
• यह सुनिश्चित करें कि सभी चरणों को लिखित रूप में दर्ज किया जाए ताकि कर्मचारी से क्या अपेक्षा की जाती है और नियोक्ता द्वारा क्या कदम उठाए जाने वाले हैं, इसकी पुष्टि हो सके। इससे कोई भ्रम नहीं होगा और उठाए गए सभी कदम उचित प्रतीत होंगे।
• यदि कर्मचारी को बर्खास्त किया जाना है तो यह संभवतः योग्यता के आधार पर होगा, हालांकि यह सुनिश्चित करने के लिए सावधानी बरतने की आवश्यकता होगी कि समानता अधिनियम 2010 की सभी आवश्यकताओं पर विचार किया गया है और यह प्रदर्शित किया गया है कि एक निष्पक्ष प्रक्रिया का पालन किया गया है।

विकलांगता की परिभाषा

विकलांगता की परिभाषा को तीन भागों में विभाजित किया जा सकता है:

• कर्मचारी शारीरिक या मानसिक अक्षमता से पीड़ित होना चाहिए।
• इस अक्षमता का असर रोज़मर्रा की सामान्य गतिविधियों को करने की क्षमता पर काफ़ी हद तक पड़ना चाहिए, जिसमें टेलीफ़ोन का इस्तेमाल करना, किताब पढ़ना या सार्वजनिक परिवहन का उपयोग करना जैसी चीज़ें शामिल हैं। काफ़ी हद तक का मतलब मामूली या तुच्छ से ज़्यादा होता है।
• इसका प्रभाव दीर्घकालिक होना चाहिए, दूसरे शब्दों में, यह कम से कम 12 महीनों तक बना रह सकता है या इतने लंबे समय तक बने रहने की संभावना होनी चाहिए।

समानता अधिनियम 2010 में विकलांगता के कारण होने वाले भेदभाव से सुरक्षा के लिए नए प्रावधान शामिल किए गए हैं। इनमें अप्रत्यक्ष भेदभाव, संबद्ध भेदभाव और धारणा के आधार पर होने वाला भेदभाव शामिल है।

विकलांगता के कारण होने वाला भेदभाव

यदि कोई व्यक्ति किसी विकलांग व्यक्ति के साथ भेदभाव करता है, तो इसका कारण निम्नलिखित हो सकता है:

यदि कोई व्यक्ति किसी विकलांग व्यक्ति के साथ उसकी विकलांगता के परिणामस्वरूप उत्पन्न हुई किसी बात के कारण अनुचित व्यवहार करता है, तो वह व्यक्ति यह साबित नहीं कर सकता कि यह व्यवहार किसी वैध उद्देश्य को प्राप्त करने का एक उचित साधन है।

हालांकि, यह नियम तब लागू नहीं होता जब कोई व्यक्ति यह साबित कर दे कि उसे यह जानकारी नहीं थी, और न ही उससे यह उम्मीद की जा सकती थी कि उसे यह जानकारी होगी कि कोई विकलांग व्यक्ति विकलांग है।

उचित समायोजन

यदि किसी चिकित्सा रिपोर्ट में विकलांगता पाई जाती है, तो समानता अधिनियम के अनुसार, नियोक्ता का यह कर्तव्य है कि वह उचित समायोजन करे। इसका दायरा काफी व्यापक है और इसमें परिसर में भौतिक समायोजन या कर्मचारी को अपने कर्तव्यों का निर्वहन करने में सहायता के लिए उपकरण उपलब्ध कराना शामिल हो सकता है। इसमें कुछ कर्तव्यों को हटाकर उन्हें पुनः आवंटित करना, कार्य के घंटे या स्थान में परिवर्तन करना, या अतिरिक्त प्रशिक्षण और पर्यवेक्षण प्रदान करना जैसे कार्य-भूमि में भी समायोजन शामिल हो सकता है। उपयुक्तता के आधार पर, इसमें किसी अन्य रिक्त पद पर स्थानांतरण भी शामिल हो सकता है।

दूसरे शब्दों में, यदि कोई नियोक्ता किसी ऐसे कर्मचारी के संबंध में योग्यता के आधार पर उचित बर्खास्तगी स्थापित करना चाहता है जो लंबे समय तक बीमारी के कारण अनुपस्थित रहा हो, तो उसे कई कदम उठाने होंगे।