नए ग्राहक प्राप्त करना व्यवसाय के लिए अच्छा है, बशर्ते वे भुगतान करने में विफल न हों। यदि आप यह सुनिश्चित नहीं करते कि ग्राहक आपके द्वारा दिए गए ऋण की राशि का भुगतान कर सकता है या नहीं, तो भुगतान न होने पर कानूनी कार्रवाई शुरू करना एक लंबी, जटिल और संभावित रूप से खर्चीली प्रक्रिया हो सकती है।
यदि ग्राहक से भुगतान प्राप्त नहीं होता है और सामान या सेवाएं प्रदान कर दी गई हैं, तो आपके नकदी प्रवाह पर दबाव पड़ने की संभावना है। ग्राहकों द्वारा समय पर भुगतान सुनिश्चित करने से आपके व्यवसाय का प्रबंधन आसान हो जाएगा।
यदि आप अपने ग्राहक से भुगतान न मिलने के कारण अपने आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने में विफल रहते हैं, तो इससे उनके व्यवसाय को भी नुकसान हो सकता है। यह न केवल एक गलत व्यावसायिक प्रथा है, बल्कि इसे कॉर्पोरेट सामाजिक गैरजिम्मेदारी भी माना जा सकता है। अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप अपने ग्राहकों से अपने साथ चाहते हैं।
विचारणीय कारक
सबसे पहले आपको अपने ग्राहक को जानना चाहिए। यह प्रक्रिया नए ग्राहक को स्वीकार करने से पहले और उन्हें कोई भी क्रेडिट देने से पहले शुरू होनी चाहिए। आपको कम से कम इतना तो जानना ही चाहिए:
- ग्राहक का सटीक नाम और व्यापारिक पता (कंपनी हाउस वेबचेक सेवा का उपयोग करने पर विचार करें)
- उनकी व्यावसायिक संरचना का प्रकार क्या है, उदाहरण के लिए क्या वे एकल व्यापारी हैं, साझेदारी फर्म हैं या सीमित कंपनी हैं?
- यदि संस्था गैर-पंजीकृत है तो मालिकों के नाम और व्यक्तिगत पते (इस जानकारी के समर्थन में लेटरहेड वाले दस्तावेज़ की पुष्टि करने पर विचार करें)
- संदर्भ प्राप्त करने के लिए अन्य आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करें
- क्रेडिट एजेंसी के माध्यम से उनकी क्रेडिट रेटिंग।
किसी भी ग्राहक को सामान या सेवाएं प्रदान करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप निम्नलिखित बातों का ध्यान रखें:
- ऑर्डर स्वीकार करने से पहले ग्राहक के साथ भुगतान की शर्तों पर चर्चा करें और सहमति बनाएं।
- शर्तों पर लिखित रूप में सहमति दें
- ग्राहक द्वारा भुगतान की शर्तों में बदलाव करने के प्रयास से संबंधित किसी भी दस्तावेज़ की समीक्षा करें।
- ऑर्डर स्वीकार करने से पहले आपूर्तिकर्ताओं के साथ भुगतान की शर्तों पर बातचीत करें और सहमति बनाएं।
- यदि ग्राहक और आपूर्तिकर्ता की भुगतान शर्तों में कोई अंतर है, तो विचार करें कि क्या उस अंतर को पाटने के लिए वित्त उपलब्ध है (इसके लिए आपको अपने कार्यशील पूंजी प्रबंधन की समझ की आवश्यकता होगी)।
- सभी अपेक्षित आय और व्ययों को शामिल करते हुए नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान तैयार करें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए एक मानक नीति लागू करें कि उचित प्राधिकरण के बिना भुगतान की शर्तों में कोई बदलाव नहीं किया जा सकता है।
- यह सुनिश्चित करें कि आपको बिलों पर विलंबित भुगतान और ब्याज शुल्क लगाने का अधिकार है।
ग्राहक को सामान या सेवाएं प्रदान करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आप:
- बिल तुरंत बनाएं
- बिल बनाते समय सटीकता का ध्यान रखें ताकि उद्धृत कीमतों में सभी मदें शामिल हों।
- ऑर्डर के लिए एक संदर्भ संख्या शामिल करें और किसी भी विवाद की स्थिति में इस संख्या का उल्लेख करें।
- बिल में ग्राहक की सभी आवश्यकताओं को शामिल करें।
- बिलों की वसूली के लिए एक प्रक्रिया होनी चाहिए।
- विवादों से निपटने की एक प्रक्रिया होनी चाहिए
- विवादों का रिकॉर्ड रखें ताकि यह पता लगाया जा सके कि ग्राहकों के लिए भी इसी तरह के विवाद उत्पन्न होते हैं या नहीं।
- यह सुनिश्चित करें कि आपके चालान वैट संबंधी उद्देश्यों के लिए एचएमआरसी के सभी मानदंडों का पूरी तरह से पालन करते हों।
अपने आपूर्तिकर्ताओं का ध्यान रखें – उनके साथ वैसा ही व्यवहार करें जैसा आप अपने साथ करवाना चाहते हैं।
याद रखें कि आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान न करना एक बुरी व्यावसायिक आदत है और इससे आपकी क्रेडिट रेटिंग में गिरावट आ सकती है। आपको चाहिए:
- विवाद उत्पन्न होते ही अपने आपूर्तिकर्ताओं को इसकी सूचना अवश्य दें।
- अपने लेनदारों के बहीखाते की सही अवधि सुनिश्चित करके समय पर भुगतान करें।
- भुगतान समय पर न होने की किसी भी समस्या के बारे में अपने आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करते रहें।
दुर्भाग्यवश, कुछ व्यवसाय घाटे में चले जाते हैं, इसलिए आप क्रेडिट बीमा प्राप्त करने पर विचार कर सकते हैं, खासकर यदि व्यवसाय निम्नलिखित स्थितियों में हो:
- प्रमुख ग्राहकों के दिवालिया हो जाने पर काम करना संभव नहीं होगा।
- ग्राहक के दिवालिया होने की संभावना का पता लगाने के लिए आवश्यक नियंत्रण व्यवस्था मौजूद नहीं है।
- संभावित ग्राहकों के बारे में जानकारी प्राप्त करने में कठिनाई हो रही है
- क्रेडिट प्रबंधन में सुधार की आवश्यकता है
- एक नए बाजार उद्यम पर विचार कर रहा है।
व्यवसायों को फैक्टरिंग और वित्तपोषण विकल्पों पर विचार करना चाहिए जब:
- आपूर्तिकर्ताओं को समय पर भुगतान करने के लिए पर्याप्त नकदी भंडार उपलब्ध नहीं है।
- व्यवसाय को विकास की आवश्यकता है
- अल्पकालिक वित्तपोषण (ओवरड्राफ्ट सुविधा सहित) का स्तर अपर्याप्त है।
- कर्मचारियों के पास क्रेडिट प्रबंधन कौशल का उचित स्तर नहीं है।
