समय-समय पर बड़ी-बड़ी कॉर्पोरेट धोखाधड़ी और दिवालिया होने की घटनाएं सुर्खियों में आती रहती हैं और इनमें से कई घटनाएं हाई-प्रोफाइल होती हैं और इनमें शामिल रकम काफी चौंकाने वाली होती है।.
मौजूदा समय में हम धीमी अर्थव्यवस्था, वित्त के नवीनीकरण में कठिनाइयों से जुड़ी चुनौतियों, लक्ष्यों को प्राप्त करने की चुनौती, यहां तक कि आपूर्तिकर्ताओं के बिलों का भुगतान करने जैसी चुनौतियों का सामना कर रहे हैं, ऐसे में यह समझना आसान हो जाता है कि सभी आकार के व्यवसायों के लिए धोखाधड़ी का जोखिम काफी बढ़ गया है।.
सार्वजनिक रूप से चर्चित धोखाधड़ी से जुड़े मुद्दे आपके व्यवसाय से दूर प्रतीत हो सकते हैं, लेकिन सच्चाई यह है कि धोखाधड़ी किसी भी आकार के व्यवसाय को प्रभावित कर सकती है। चाहे आपके पास एक छोटी टीम हो या एक बड़ा कार्यबल, यह तथ्य पत्रक आपको धोखाधड़ी के संकेतों के प्रति जागरूकता बढ़ाने के तरीके बताता है। साथ ही, यह उन सुरक्षा उपायों को भी बताता है जिन्हें अपनाकर आप अपने व्यवसाय में जोखिम को कम कर सकते हैं।.
ऐसा यहाँ नहीं हो सकता।
यह सोचना आसान है कि धोखाधड़ी यहाँ हो ही नहीं सकती या होगी ही नहीं। हालाँकि, बड़े व्यवसायों के पास धोखाधड़ी को रोकने के लिए प्रभावी आंतरिक नियंत्रण प्रणाली लागू करने के लिए संसाधन होते हैं, वहीं छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों को अक्सर भरोसेमंद लोगों की एक छोटी टीम पर निर्भर रहना पड़ता है। आप निश्चित रूप से कुछ ऐसे प्रमुख कर्मचारियों के बारे में सोच सकते हैं जिनके बिना आप काम की कल्पना भी नहीं कर सकते! कई बार नियोक्ताओं ने कहा है, "वह (धोखाधड़ी करने वाला) मेरा सबसे भरोसेमंद कर्मचारी था/थी/थी।".
छोटे व्यवसायों के सामने आने वाली एक प्रमुख कठिनाई कर्तव्यों के विभाजन के विकल्पों का अभाव है। व्यक्तियों को कई भूमिकाएँ निभानी पड़ती हैं और इससे धोखाधड़ी करने के अवसर और गुंजाइश बढ़ जाती है, और कुछ लोगों के लिए, यह प्रलोभन बहुत प्रबल हो सकता है।.
वे क्षेत्र जहां धोखाधड़ी हो सकती है
हालांकि किसी भी धोखाधड़ी की सटीक प्रकृति व्यवसाय की प्रकृति और संभावित धोखेबाज को मिलने वाले अवसरों पर निर्भर करेगी, फिर भी ऐसे कई सामान्य क्षेत्र हैं जहां धोखाधड़ी हो सकती है।.
कर्मचारी अपने पद का दुरुपयोग कर रहे हैं
अधिकांश धोखाधड़ी का असर लाभ-हानि खाते पर पड़ता है, जहाँ या तो खर्चों को बढ़ा-चढ़ाकर दिखाया जाता है या आय को कम करके। यहाँ धोखाधड़ी कुछ मामूली खर्चों में हेराफेरी से लेकर बड़ी धोखाधड़ी तक हो सकती है, जिसमें कोई भी सहायक दस्तावेज़ों की जाँच नहीं करता या यह समीक्षा नहीं करता कि किया गया दावा उचित है या नहीं। बड़ी धोखाधड़ी में फर्जी आपूर्तिकर्ताओं की स्थापना और जाली बिल बनाना, या किसी कर्मचारी द्वारा आपूर्तिकर्ता के साथ मिलीभगत करके खरीदारी को मंजूरी देना शामिल हो सकता है।.
निविदाओं के लिए कंपनियों द्वारा आवेदन आमंत्रित करने के दौरान भी पदों का दुरुपयोग हो सकता है। यहाँ रिश्वतखोरी का खतरा रहता है, जिसमें निविदा प्रक्रिया में शामिल व्यक्ति संभावित आपूर्तिकर्ताओं से रिश्वत या प्रलोभन स्वीकार कर लेते हैं। इससे अकुशल अनुबंधों पर हस्ताक्षर हो सकते हैं, संभवतः घटिया गुणवत्ता वाले सामानों के लिए।.
इस तरह की धोखाधड़ी में शामिल रकम भले ही छोटी हो, इसलिए कुछ समय तक किसी का ध्यान इस पर नहीं जाता। हालांकि, समय बीतने के साथ-साथ रकम काफी बढ़ सकती है। कई धोखेबाजों का आत्मविश्वास बढ़ता जाता है और लालच के चलते वे शामिल रकम को भी बढ़ाते जाते हैं। बड़े पैमाने पर होने वाली धोखाधड़ी के पकड़े जाने की संभावना अधिक होती है और धोखेबाजों की पहचान और उन्हें पकड़ने में अक्सर लालच की भूमिका अहम होती है।.
फिर भी, धोखाधड़ी का पता लगाने में लगने वाला समय महत्वपूर्ण है। इससे नकदी प्रवाह पर बहुत फर्क पड़ सकता है, क्योंकि धोखाधड़ी से व्यवसाय के उन संसाधनों का दोहन होता है जिनकी उसे विकास के लिए आवश्यकता होती है।.
आपूर्तिकर्ता लाभ उठा रहे हैं
यदि किसी व्यवसाय में जाँच प्रक्रियाएँ और नियंत्रण अपर्याप्त या कमज़ोर हैं, तो आपूर्तिकर्ता इस तथ्य को पहचानकर इसका लाभ उठा सकता है। उदाहरण के लिए, डिलीवरी नोट में उल्लिखित वस्तुओं की तुलना में वास्तव में कम वस्तुएँ वितरित की जा सकती हैं। इनवॉइस में वितरित और सहमत मात्रा या कीमतों से अधिक मात्रा या कीमतें शामिल हो सकती हैं।.
इससे डिलीवरी नोट और इनवॉइस दोनों की जांच करने और किसी भी विसंगति का तुरंत समाधान करने के महत्व पर प्रकाश डाला गया है।.
अन्य जोखिम वाले क्षेत्र
ग्राहक या उपभोक्ता सूचियों जैसी गोपनीय जानकारी या औद्योगिक प्रक्रिया जैसी बौद्धिक संपदा की चोरी किसी व्यवसाय के लिए अनगिनत समस्याएं पैदा कर सकती है, खासकर यदि ये असंतुष्ट कर्मचारियों द्वारा चुराई जाती हैं। यहां तक कि इन्हें स्मार्टफोन पर कॉपी किए जाने के भी उदाहरण सामने आए हैं!
सूचना बाहरी हमलों के प्रति भी असुरक्षित हो सकती है। तकनीकी विकास में प्रगति का अर्थ है कि व्यवसायों को आईटी से संबंधित जोखिमों पर विचार करने की आवश्यकता है। आजकल अक्सर यह माना जाता है कि कंप्यूटर हमेशा सही होता है, इसलिए संगठन के भीतर मैन्युअल जांच कम ही की जाती है।.
कुछ प्रकार के संगठनों में धोखाधड़ी का खतरा अधिक होता है, उदाहरण के लिए, नकदी आधारित संगठन नकदी पर प्रभावी नियंत्रण लागू करने में कठिनाइयों के कारण अधिक असुरक्षित हो सकते हैं। इसी प्रकार, आकर्षक उपभोक्ता वस्तुओं का व्यापार करने वाले व्यवसायों में भी जोखिम अधिक होता है।.
उदाहरण
जेएफ बोगस एंड संस
आपको शायद लगता होगा कि ऐसा आपके साथ कभी नहीं हो सकता, लेकिन अगर आपका भरोसेमंद अकाउंटेंट आपको बिल और हस्ताक्षर करने के लिए चेक दे, तो आप बिल को कितनी गंभीरता से देखेंगे? रकम भले ही कम हो, लेकिन बिल के साथ उसका विवरण भी दिया गया है। आपको चेक पर जल्दी से हस्ताक्षर करने होंगे क्योंकि आप कल ऑफिस नहीं जा पाएंगे और शाम के 5:15 बज रहे हैं। चेक भेजने से पहले आपका अकाउंटेंट भुगतान पाने वाले का नाम लिख देगा।.
अंततः, आपके साल के अंत के आंकड़े बिल्कुल सही नहीं लगते और बाद की जांच में लापता बिलों का पता चलता है और अंततः, यह पता चलता है कि लेखापाल इन चेकों का भुगतान स्वयं के नाम पर कर रहा था।.
खेल जीवन!
स्पोर्ट्सवियर और उपकरण व्यवसाय में स्टॉक नियंत्रण की कड़ी परीक्षा हुई, जिसमें कंप्यूटरीकृत स्टॉक और वर्ष के अंत में वास्तविक स्टॉक के बीच भारी अंतर पाया गया। इन अंतरों का स्पष्टीकरण नहीं मिल सका और अंततः गोदाम की निगरानी के लिए निगरानी प्रणाली का उपयोग किया गया।.
फुटेज में साफ तौर पर दिखाया गया कि सफाईकर्मी हर शाम हटाए जाने वाले कचरे से भरे थैलों में तरह-तरह के बल्ले, गेंदें और खेल का सामान डाल रहे थे!
तेजी से बढ़ रहे व्यवसायों में धोखाधड़ी की संभावना अधिक हो सकती है। जब कंपनी के संसाधन और निदेशक दोनों ही अत्यधिक व्यस्त होते हैं, तो स्थिति पर नज़र रखना और भी मुश्किल हो जाता है। धोखाधड़ी के संकेत अनदेखे रह सकते हैं।.
क्या किसी को पता है कि सिड कहां है?
कल्पना कीजिए कि एक स्थानीय विनिर्माण कंपनी के निदेशक को कितना आश्चर्य हुआ होगा जब उन्होंने अपने कर्मचारियों को वेतन पर्ची बांटी और उनमें से केवल दो ही छूट गईं! उनके वित्तीय नियंत्रक, जो पहले कभी वेतन पर्ची बांटना नहीं भूले थे, बीमार पड़ गए थे और काम पर नहीं आ सके थे। बाद में हुई जांच से पता चला कि कुछ समय से, इस भरोसेमंद कर्मचारी ने फर्जी कर्मचारी बनाकर अपने निजी बैंक खाते में वेतन जमा कर रखा था।.
धोखाधड़ी को रोकने और उसका पता लगाने के लिए दस चरणों वाली मार्गदर्शिका
धोखाधड़ी के व्यापक प्रकारों को देखते हुए, आप अपने संगठन में धोखाधड़ी होने के जोखिम को कम करने के लिए क्या कदम उठा सकते हैं? धोखाधड़ी का पता लगाने और उसे रोकने के लिए हमारे दस प्रमुख सुझावों पर विचार करें।.
- सबसे पहले, अपनी संस्था में काम करने के लिए सही लोगों की भर्ती करें। संदर्भों की ठीक से जांच करना सुनिश्चित करें और यह भी सुनिश्चित करें कि किसी भी अस्थायी कर्मचारी की भी पूरी तरह से जांच-पड़ताल की जाए, खासकर यदि वे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में काम करने वाले हों।.
- यह सुनिश्चित करें कि आपके पास एक स्पष्ट नीति हो कि संगठन के भीतर धोखाधड़ी को बर्दाश्त नहीं किया जाएगा और यह सुनिश्चित करें कि यह सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाए।.
- अपने संगठन के उन क्षेत्रों पर विचार करें जो जोखिम में हो सकते हैं, फिर उचित सुरक्षा उपायों की योजना बनाएं और उन्हें लागू करें। उन क्षेत्रों को लक्षित करें जहां से आपकी अधिकांश आय आती है और जहां आपके अधिकांश खर्च होते हैं। इन क्षेत्रों की सुरक्षा के लिए कुछ सरल आंतरिक नियंत्रण प्रणालियां विकसित करें। प्रभावी नियंत्रणों में निम्नलिखित शामिल हैं:
- कर्तव्यों को अलग करना
- पर्यवेक्षण और समीक्षा
- अंकगणितीय जाँच
- लेखांकन तुलनाएँ
- प्राधिकरण और अनुमोदन
- भौतिक नियंत्रण और गणना
- जहां तक संभव हो, किसी एक व्यक्ति को व्यवसाय के पूरे क्षेत्र के नियंत्रण के लिए ज़िम्मेदार न बनाएं। इसमें विशेष रूप से लेखांकन कार्य शामिल है, लेकिन इसमें अन्य महत्वपूर्ण क्षेत्र भी शामिल होंगे। उदाहरण के लिए, आकर्षक उपभोक्ता वस्तुओं सहित स्टॉक वाले व्यवसाय में माल की ऑर्डरिंग, स्टॉक नियंत्रण और प्रेषण।.
- अपने व्यवसाय के प्रमुख लेखांकन कार्यों पर हमेशा कुछ हद तक नियंत्रण बनाए रखें। असाधारण परिस्थितियों को छोड़कर खाली चेकों पर पहले से हस्ताक्षर न करें और सुनिश्चित करें कि संबंधित बिल चेकों के साथ प्रस्तुत किए जाएं।.
- लेखांकन कार्य से जुड़े कर्मचारियों की ओर से आने वाले असामान्य अनुरोधों पर ध्यान दें।.
- ऐसे कर्मचारियों से सावधान रहें जो अपनी भूमिका को लेकर अत्यधिक सतर्क रहते हैं – हो सकता है कि वे कुछ छिपा रहे हों। इसी तरह असंतुष्ट कर्मचारियों से भी सावधान रहें, जो शायद किसी बात को लेकर द्वेष रखते हों या जिनकी परिस्थितियाँ अचानक बिगड़ जाती हैं या अप्रत्याशित रूप से बेहतर हो जाती हैं!
- जब कोई कर्मचारी छुट्टी पर ऑफिस से अनुपस्थित हो, तो नकदी प्रवाह में होने वाले उल्लेखनीय बदलावों पर ध्यान दें। इसी तरह, उन कर्मचारियों से भी सावधान रहें जो कभी छुट्टी नहीं लेते। ये दोनों ही धोखाधड़ी के संकेत हो सकते हैं, जिसका पता हमें बाद में विश्लेषण करने पर चलता है।.
- बजट और मासिक प्रबंधन खाते तैयार करें और उनकी तुलना अपने वास्तविक परिणामों से करें ताकि आपको विसंगतियों का पता चल सके। विसंगतियां सामने आने पर तुरंत जांच-पड़ताल करने से धोखाधड़ी करने वालों को मिलने वाले अवसर को समाप्त करके बहुत बड़ा फर्क पड़ सकता है।.
- यदि कोई जालसाज पकड़ा जाता है, तो सुनिश्चित करें कि उचित कार्रवाई की जाए और इस अनुभव से सीखें।.
धोखाधड़ी के खिलाफ लड़ाई जीतना
हालांकि सबसे शातिर जालसाज कुछ समय तक किसी की नजर में नहीं आते, लेकिन कई जालसाज आम लोग होते हैं जो मौके का फायदा उठाते हैं। उनके द्वारा किए जाने वाले धोखे काफी सरल प्रकृति के होते हैं।.
किसी व्यवसाय में कुछ सरल जाँच-पड़ताल लागू करने से जालसाज़ों के लिए इसका फायदा उठाना बहुत मुश्किल हो जाता है। इसके परिणाम चौंकाने वाले हो सकते हैं – प्रति सप्ताह 100 पाउंड की धोखाधड़ी एक वर्ष में व्यवसाय से लगभग 5,000 पाउंड की निकासी के बराबर होती है। 20% मार्जिन पर परिचालन करने का अर्थ है इसकी भरपाई के लिए 25,000 पाउंड का कारोबार उत्पन्न करना।.
