पृष्ठभूमि तैयार करना
उन्हें सूचित रखना
यदि उन्हें आपके व्यवसाय में होने वाले किसी भी ऐसे बदलाव की जानकारी हो जो हमारे काम को प्रभावित कर सकता है, तो वे बेहतर तैयारी कर सकेंगे। इनमें निम्नलिखित बदलाव शामिल हो सकते हैं:
- उत्पाद या बाजार
- व्यापार रणनीति, जैसे मूल्य निर्धारण नीति
- बहीखाता प्रणाली
- प्रधान कार्मिक।
यदि आप अपने द्वारा आयोजित किसी भी प्रबंधन बैठक का विवरण रखते हैं, तो उन्हें इसकी प्रतियां प्रदान करना उनके लिए वर्ष के दौरान आपके द्वारा सामना की गई प्रमुख घटनाओं को समझने का एक बहुत ही उपयोगी तरीका हो सकता है।
अपने कार्य के अंतर्गत, हम आपसे यह भी पूछ सकते हैं कि क्या आपके व्यवसाय के संचालन के दौरान कानूनी और नियामक ढांचे का कोई उल्लंघन हुआ है, जिसमें आपकी जानकारी में कोई धोखाधड़ी भी शामिल है। यह आपके पेशेवर सलाहकार के रूप में उनके दायित्वों का हिस्सा है और इसका यह अर्थ नहीं है कि वे मानते हैं कि आपने कोई गलत काम किया है।
उन्हें क्या चाहिए
यदि आपको पता है कि उन्हें अपना काम पूरा करने के लिए किस जानकारी की आवश्यकता है, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि वह जानकारी उपलब्ध हो।
वे मिलकर तय कर सकते हैं कि आप उनके लिए क्या तैयारी कर सकते हैं और उन्हें क्या तैयारी करनी होगी।
बेहतर संचार से गलतफहमियों को कम करने और अनावश्यक काम से बचने में मदद मिलेगी।
समय सारिणी
पहले से ही एक उपयुक्त समय सारिणी तय कर लें। इससे दोनों पक्षों को ठीक से तैयारी करने का मौका मिलेगा।
हालांकि, यदि आप निर्धारित समय से पीछे चल रहे हैं, तो उन्हें जल्द से जल्द सूचित करें ताकि आवश्यकता पड़ने पर समय सारिणी को पुनर्व्यवस्थित किया जा सके।
तुम कैसे मदद कर सकते हो
पुस्तकें और अभिलेख
अपने खातों को व्यवस्थित तरीके से तैयार करना और उनका रखरखाव करना, खातों को तैयार करने या उनका ऑडिट करने के लिए आवश्यक जानकारी को शीघ्रता और आसानी से प्राप्त करने में सहायक होगा। इससे आप अपने व्यवसाय की स्थिति को एक नज़र में देख सकेंगे।
निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करने से आपके अभिलेखों का संगठन बेहतर हो सकता है:
- नियमित अंतराल पर अपने खातों का योग और मिलान करने से आपको किसी भी गलती को पहचानने और सुधारने में मदद मिलेगी।
- आपके भुगतानों और प्राप्तियों का विश्लेषण करना ताकि जानकारी आसानी से निकाली जा सके।
- अपने इनवॉइस को एक तार्किक क्रम में (संख्यात्मक, वर्णानुक्रमिक या दिनांक के अनुसार) व्यवस्थित करें ताकि उनमें से किसी एक को ढूंढना आसान हो जाए।
प्रक्रियाओं
कुछ प्रक्रियाओं को स्थापित और बनाए रखने से आप अपने रिकॉर्ड और अपने व्यवसाय पर बेहतर नियंत्रण रख सकेंगे। इससे कर्मचारियों का काम भी कम हो जाएगा, जिससे आपको कुछ पैसों की बचत हो सकती है।
वे शुरू में इन प्रक्रियाओं को स्थापित करने में आपकी मदद कर सकते हैं और एक बार स्थापित हो जाने के बाद आप इन्हें स्वयं पूरा कर सकेंगे। इन प्रक्रियाओं में नियंत्रण खाते, मिलान और स्टॉक की गिनती शामिल होगी।
नियंत्रण खाते
नियंत्रण खाते आपकी नकदी बही और बिक्री एवं खरीद सारांश से प्राप्त मासिक योगों का उपयोग करके नकदी, देनदारों और लेनदारों की गतिविधियों को दर्ज करते हैं।
कैश कंट्रोल अकाउंट से पता चलेगा कि प्रत्येक महीने के अंत में व्यवसाय के पास कितनी नकदी उपलब्ध है।
देनदार या बिक्री खाता बही नियंत्रण खाता यह दिखाएगा कि प्रत्येक माह के अंत में आपके ग्राहकों पर आपका कितना बकाया है।
लेनदारों या खरीद खाता नियंत्रण खाते में यह दिखाया जाएगा कि प्रत्येक माह के अंत में आप अपने आपूर्तिकर्ताओं को कितना बकाया देते हैं।
सुलह
मिलान प्रक्रिया से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि आपकी पुस्तकों में दर्ज आंकड़े पूर्ण और सटीक हैं। इसलिए, यदि इन्हें नियमित रूप से तैयार किया जाए, तो इनसे आपको त्रुटियों का पता लगाने में मदद मिलेगी, जिन्हें हमारे द्वारा आपके रिकॉर्ड की जांच करने से पहले सुधारा जा सकता है। जिन रिकॉर्डों का मिलान करना आवश्यक होगा, उनमें से कुछ इस प्रकार हैं:
- बैंक खाते
- नियंत्रण खाते
- आपूर्तिकर्ताओं के बयान।
फिर से दाम लगाना
यदि आपके व्यवसाय में कोई स्टॉक है, तो आपको उसे साल में कम से कम एक बार गिनना होगा। गिनती कुशलतापूर्वक और सटीक रूप से हो, इसके लिए आपको निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करना चाहिए:
- गिनती को आसान बनाने के लिए स्टॉक की वस्तुओं को व्यवस्थित और क्रमबद्ध तरीके से संग्रहित किया जाना चाहिए।
- गिनती में शामिल सभी कर्मचारियों को स्पष्ट निर्देश दिए जाने चाहिए।
- गिनती के दौरान माल की आवाजाही को कम से कम करने का प्रयास करें। यदि संभव हो, तो गिनती पूरी होने तक माल की आवक और जावक को रोक दें।
- मतगणना के दौरान समय-समय पर निरीक्षण किया जाना चाहिए।
यदि आपके पास बड़ी मात्रा में स्टॉक है, तो हमें स्टॉकटेकिंग में उपस्थित होने और अपनी स्वयं की जांच करने की आवश्यकता हो सकती है।
अनुसूचियों
लेखा-जोखा तैयार करने और/या लेखापरीक्षा करने के लिए कई अनुसूचियां बनानी पड़ती हैं। ये सभी अनुसूचियां हम स्वयं तैयार कर सकते हैं, लेकिन जाहिर है कि यदि आप इन्हें तैयार करें तो समय और धन की बचत होगी।
आप चाहें तो निम्नलिखित में से कुछ अनुसूचियों को तैयार करने पर विचार कर सकते हैं:
- अचल संपत्तियों की खरीद-बिक्री और परिवर्धन की विस्तृत सूची, साथ में संबंधित बिक्री और खरीद चालानों की एक प्रति संलग्न।
- स्टॉक में मौजूद प्रत्येक वस्तु, उसकी मात्रा, इकाई मूल्य और कुल मूल्य दर्शाने वाली सारणियाँ। पुरानी या क्षतिग्रस्त वस्तुओं का उल्लेख करें।
- वर्ष के अंत में आपके देनदारों की एक सूची जिसमें उनके द्वारा आपको देय राशि और बकाया भुगतान की अवधि शामिल हो। उन देनदारों को इंगित करें जिनके भुगतान करने की संभावना नहीं है।
- वर्ष के अंत में सभी बैंक और नकद शेषों की एक अनुसूची, साथ ही प्रत्येक बैंक खाते के सभी बैंक विवरण।
- लेनदारों की एक सूची जिसमें एचएमआरसी के साथ-साथ सामान्य व्यावसायिक आपूर्तिकर्ता भी शामिल होने चाहिए।
- आपके खातों में शामिल किए जाने वाले खुलासों के लिए सहायक कार्यवाहियाँ, जैसे कि कर्मचारियों की औसत संख्या, परिचालन पट्टा प्रतिबद्धताएँ या निदेशकों का पारिश्रमिक (केवल कंपनियों के लिए आवश्यक)।
ये सभी शेड्यूल आपके व्यवसाय पर लागू नहीं होंगे, इसलिए कुछ भी करने से पहले आप इस बारे में चर्चा करना चाहेंगे।
दूसरे मामले
कुछ मुद्दे केवल कंपनियों के लिए ही प्रासंगिक हैं। इनमें शामिल हैं:
वर्णनात्मक रिपोर्ट
बड़े व्यवसायों को खातों के साथ कुछ प्रकार की वर्णनात्मक रिपोर्टिंग शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि रणनीतिक रिपोर्ट। यह आपके लिए अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने का अवसर है जो आपके खातों के उपयोगकर्ताओं को आपके व्यवसाय और उसके प्रदर्शन को समझने में सहायता कर सकती है। यदि ऐसा है, तो वे इन आवश्यकताओं पर आपके साथ चर्चा करेंगे ताकि आप आवश्यक रिपोर्टों का मसौदा तैयार कर सकें।
भविष्य की योजनाएं
लेखा-जोखा तैयार करने की प्रक्रिया के अंतर्गत, आपको व्यवसाय की निरंतर संचालन स्थिति पर विचार करना आवश्यक है, ताकि आप आश्वस्त हो सकें कि खातों की स्वीकृति की तिथि से कम से कम 12 महीनों की अवधि तक व्यवसाय को जारी रखने के लिए आपके पास पर्याप्त संसाधन होंगे। इसके अतिरिक्त, आपको यह भी विचार करना होगा कि क्या इस बात का कोई प्रमाण है कि आपकी परिसंपत्तियों के मूल्य में कमी आई है, उदाहरण के लिए बाजार में बदलाव या तकनीकी विकास के कारण अप्रचलन से उत्पन्न मूल्य में कमी।
यदि व्यवसाय के भविष्य के प्रदर्शन के बारे में कोई अनिश्चितता है, तो वे आपसे आपके निरंतर संचालन मूल्यांकन के समर्थन में प्रमाण प्रस्तुत करने के लिए कह सकते हैं। इसमें पूर्वानुमानित परिणाम और नकदी प्रवाह अनुमान, प्राप्त बिक्री आदेश या वित्तपोषण के नए स्रोतों का विवरण शामिल हो सकता है। इन्हें यथाशीघ्र उपलब्ध कराने से यह सुनिश्चित होगा कि हमारा कार्य यथासंभव शीघ्रता और कुशलता से पूरा हो सके।
