最近の調査によると、欠勤が企業の収益性に及ぼす悪影響は甚大で、毎日数千時間の労働時間が失われています。最近の統計によると、従業員1人あたり年間平均4.3日の労働時間が失われ、そのコストは従業員1人あたり522ポンドに上ります。欠勤による労働時間の約3分の2は、最長7日間の短期欠勤によるものです。
以下では、効果的な欠勤管理の主な原則について検討します。
適切な欠勤管理手順
調査対象となった企業の大多数 (94%) は、出勤状況を確認するポリシーの強化が欠勤レベルの管理に大きな影響を与えていることを確認しています。特に、欠勤全体の 5 分の 3 が 5 日未満の軽度の病気によるものである場合にその影響が顕著です。
短期欠勤と長期欠勤の違い
病気による欠勤を管理する際、雇用主は短期欠勤と長期欠勤を区別する必要があります。欠勤が短期間ではあるものの、継続的で、一見関連性のない欠勤である場合、適切な調査を行った上で懲戒処分が適切となる場合があります。しかし、これは長期的な病気による欠勤管理においては適切な対応とは言えません。
短期欠勤手続き
短期欠勤を管理するには、いくつかの重要なステップがあります。
- 従業員が従うべき明確な手順を確立しましょう。例えば、直属の上司との復職面談や、たとえ1日の欠勤であっても自己申告書への記入などです。これにより、モニタリングが実施されていること、そして欠勤記録が完全に残っていることを全員が認識できるようになります。
- 欠勤状況を監視するシステムを構築し、定期的に見直して新たな傾向がないか確認しましょう。頻繁な欠勤は、詐病の兆候である可能性もありますが、一方で、より深刻な問題の兆候である可能性もあります。具体的な統計データは、早期の対策を促し、将来の問題を回避するための有用な警告信号となります。
- 復職面談は、必ず直属の上司が行うべきです。これにより、休暇の明確な理由が明らかになります。これにより、上司は欠勤の根本原因を突き止め、それがより深刻な問題の兆候である可能性を察知する機会を得ることができます。
- 問題が個人的な問題であり、仕事に関連していない場合は、雇用主は個人が問題に対処できるようにどの程度の柔軟性を与えるかを決定する必要があります。
- 基礎疾患がある可能性がある場合、雇用主は欠勤の程度を裏付ける医療報告書の提出を求めることを検討する必要があります。基礎疾患が隠れている可能性があり、障害差別との関連がすぐには明らかでない場合があります。
- 病気休暇手当規定を乱用すると懲戒処分の対象となることを全従業員に認識させる必要があります。
- 欠勤に医学的な正当な理由がない場合は、従業員にカウンセリングを行い、どのような改善が期待できるかを伝え、改善が見られない場合にどのような結果になるかを警告する必要があります。
- 欠勤に医学的な理由がある場合は、2010 年平等法との関連を検討します。たとえば、欠勤は病院の予約や必要な治療に関連しているかどうかなどです。関連している場合、雇用主は治療のための休暇を許可するなど、合理的な調整を行う必要があります。
- 状況が従業員を解雇すべき段階に達し、明確な病状がない場合、解雇の根拠は不正行為となる可能性があります。この場合、雇用主は、病気の性質と期間、過去の勤務実績、勤怠状況の改善状況を考慮し、公正な手続きが踏まれたことを証明できなければなりません。
- 従業員が障害ではないと認められた病状を抱えているにもかかわらず、欠勤率が許容できないほど高い場合、適正手続きを経た上で、他の重大な理由により公正に解雇できる可能性があります。この場合も、勤続年数と適切な代替雇用の有無は、決定を下す前に考慮すべき関連要素です。
長期欠勤手続き
長期欠勤を管理するための主な手順は次のとおりです。
- 欠勤手続き、モニタリング、復職面談は、短期欠勤の場合と同様に重要である。
- 従業員の状態が障害に相当するかどうか、また従業員が今後その役割を遂行する能力があるかどうかを評価するため、常に医師のアドバイスを求めることが賢明である。
- 医療報告書に必要な情報については、病気の性質、個人が役割を遂行する能力、責任の詳細な説明、病気の持続期間、状況を緩和するための合理的な調整など、具体的に記載することが重要です。
- 医療証拠を受け取ったら、医師の勧告に従って、個人との相談と話し合いのプロセス（福祉訪問）が行われるべきである。
- 従業員の職場復帰の提案を聞くことが重要である
- 病気の原因が業務に関連する場合は、根本原因を調査する必要があります。雇用主は、支援の強化、研修、職務の再配置など、影響要因を軽減するための方法について話し合う必要があります。従業員は段階的に、あるいは短期間のパートタイムで職場復帰できるでしょうか？
- 従業員に何が期待されているか、また雇用主がどのような措置を取る予定であるかを確認するために、すべての手順が書面で記録されていることを確認し、混乱がないようにし、取られたすべての措置が合理的であることを確認します。
- 従業員を解雇する場合、その解雇は能力に基づいて行われる可能性が高いが、2010 年平等法のすべての要件が考慮され、公正な手続きが行われたことを示すよう注意する必要がある。
障害の定義
障害の定義は、次の 3 つの部分に分けられます。
- 従業員が身体的または精神的な障害を患っていること
- 障害は、電話の使用、読書、公共交通機関の利用など、日常生活の活動を行う能力に重大な影響を及ぼす必要があります。「重大な」とは、「軽微な」または「取るに足らない」よりも大きな影響を意味します。
- 効果は長期にわたるものでなければなりません。言い換えれば、すでに少なくとも 12 か月間持続しているか、そのくらい長く持続する可能性が高いものでなければなりません。
2010年平等法には、障害に起因する差別からの新たな保護規定が含まれています。これには、間接差別、連想差別、認識による差別が含まれます。
障害に起因する差別
次のような場合、障害者に対する差別とみなされます。
障害者の障害の結果として生じた事柄を理由に、障害者に対して不利な扱いをした場合、その扱いが正当な目的を達成するための相応の手段であることを証明できない。
ただし、障害者が障害を有していることを知らなかったこと、また、障害者が障害を有していることを知っていると合理的に期待できなかったことを証明した場合は、この限りではありません。
合理的調整
医療報告書に障害が明記されている場合、平等法に基づき、雇用主は合理的配慮を行う義務を負います。これは非常に広範囲に及ぶもので、施設の物理的な改修や、従業員の職務遂行を支援するための機器の提供などが含まれる場合があります。また、特定の職務を削除して再配置する、勤務時間や勤務地を変更する、さらなる研修や監督を行うといった、職務自体の調整も含まれる場合があります。さらに、適格性に応じて、他の空席ポストへの異動も含まれる場合があります。
言い換えれば、病気で長期欠勤している従業員に対して能力による正当な解雇を確定させるためには、雇用主にはかなり多くの手順が要求される。
