大規模な企業詐欺や倒産が時折ニュースの見出しを飾り、その多くは注目を集め、被害額も驚くほどの額に上りました。
現在も経済の低迷によるプレッシャー、資金の調達の難しさ、目標達成の難しさ、さらにはサプライヤーへの請求書の支払いといった課題に直面しており、あらゆる規模の企業で詐欺のリスクが大幅に増加していることは容易に見て取れます。
広く報道されている不正行為に関連する問題は、あなたのビジネスとはかけ離れているように思えるかもしれません。しかし、単純な真実は、不正行為はあらゆる規模の企業に影響を与える可能性があるということです。少人数のチームでも、大規模なチームでも、このファクトシートでは、不正行為を示唆する要因への意識を高める方法を検討しています。また、ビジネスにおけるリスクを最小限に抑えるために実施できる防御策についても説明します。
ここでは起こり得ない
不正行為は「当社ではあり得ない、あるいは起こらない」と考えるのは簡単です。しかし、大企業は不正行為を防止するための効果的な内部統制システムを導入するためのリソースを豊富に持っている一方で、中小企業は信頼できる少人数のチームに頼らざるを得ない状況に陥ることがよくあります。きっと、あなたの周りにも、なくてはならない存在である重要な従業員が何人かいるはずです。「彼/彼女（不正行為者）は、私が最も信頼していた従業員でした」と雇用主が言うケースは数多くあります。
中小企業が直面する大きな困難の一つは、職務分掌の選択肢が限られていることです。各従業員は複数の役割を担わなければならず、不正行為の機会と範囲が拡大する可能性があり、中にはその誘惑があまりにも強すぎると感じる人もいます。
詐欺が発生する可能性のある領域
詐欺の正確な性質はビジネスの性質と潜在的な詐欺師に与えられる機会によって異なりますが、詐欺が発生する可能性のある共通の領域は数多くあります。
従業員が地位を乱用する
不正行為の多くは損益計算書に影響を及ぼし、費用が水増しされるか、収益が過小評価されます。ここでの不正行為は、数ポンドの費用を不正に操作し、裏付けとなる書類を誰も確認せず、請求内容の妥当性も検証しないといったケースから、より重大な不正行為まで多岐にわたります。例えば、架空の仕入先を設定して偽造請求書を作成したり、仕入先と共謀して購入を承認する従業員が関与するケースなどが挙げられます。
企業が入札を依頼する場合にも、立場が悪用される可能性があります。入札プロセスに関わる個人が、潜在的なサプライヤーから賄賂や甘い言葉を受け取る「キックバック」のリスクがあります。その結果、品質に疑問のある製品など、非効率的な契約が締結される可能性があります。
こうした種類の詐欺にかかわる個々の金額はそれほど大きくないため、しばらくの間は気づかれないこともあります。しかし、時が経つにつれて、金額は膨れ上がっていく可能性があります。多くの詐欺師は自信を深め、「貪欲」になるにつれて、金額も膨れ上がっていきます。もちろん、大規模な詐欺は発覚する可能性が高く、この貪欲さが詐欺師の特定と逮捕に大きく影響することがよくあります。
それでも、不正行為の検出にかかる時間は極めて重要です。不正行為は企業の成長に必要なリソースを奪うため、キャッシュフローに大きな影響を及ぼす可能性があります。
有利に働くサプライヤー
企業のチェック手順や管理体制が不十分、あるいは弱い場合、サプライヤーはそれを認識し、それを悪用する可能性があります。例えば、納品書に記載されている数量よりも実際に納品された商品数が少ない場合や、請求書に記載されている数量や価格が、納品された数量や合意された数量よりも高い場合などが挙げられます。
これは、納品書と請求書の両方を確認し、不一致があれば速やかに対処することの重要性を強調しています。
その他のリスク領域
顧客リストなどの機密情報や、工業プロセスなどの知的財産が、不満を抱えた従業員によって盗まれた場合、企業に計り知れない損害をもたらす可能性があります。スマートフォンにコピーされた例さえあります。
情報は外部からの攻撃を受ける可能性も秘めています。技術開発の進歩により、企業はIT関連のリスクを考慮する必要が生じています。今日では、コンピューターは常に正しいと信じられていることが多く、その結果、組織内での手動チェックは一般的に減少しています。
特定の種類の組織は詐欺のリスクが高くなります。例えば、現金取引が中心の組織は、現金管理の効果的な実施が難しいため、より脆弱になる可能性があります。同様に、魅力的な消費財を扱う企業もリスクが高まります。
例
JFボガス＆サンズ
自分には絶対に起こらないと思うかもしれませんが、信頼できる会計担当者が請求書と小切手を渡して署名を求めてきたら、請求書をどれほど注意深く見ますか？金額は比較的少額で、もちろん請求書で裏付けられているかもしれません。明日は午後5時15分なので、急いで小切手に署名しなければなりません。会計担当者は、小切手が発送される前に受取人欄に記入してくれます。
結局、年末の数字がどうもおかしいようで、その後の調査で請求書の紛失が判明し、最終的には簿記係がこれらの小切手を自分宛てにしていたことが判明します。
スポーツライフ！
スポーツウェア・用品事業では、在庫管理が試練にさらされました。コンピューターで管理された在庫と期末に実際に計上された在庫との間に、あまりにも多くの差異が明らかになったのです。この差異は説明がつかず、最終的には倉庫の監視に監視カメラが導入されました。
衝撃的な映像には、清掃員たちが毎晩撤去したゴミの詰まったゴミ袋に、さまざまなバットやボール、用具を追加している様子が映っていた。
急成長を遂げている企業は、不正行為に巻き込まれる可能性が高くなります。会社の資源と取締役の双方が限界に達している場合、状況把握はさらに困難になり、不正の兆候が見逃される可能性があります。
シドがどこにいるか知っている人はいますか?
地元の製造会社の取締役が従業員に給与明細書を配布したところ、2枚余っていたことに驚いたことを想像してみてください。これまで給与明細書を欠かさず配布していた経理担当者が体調を崩し、出勤できなくなっていたのです。その後の調査で、この非常に信頼されている従業員が、以前から架空の従業員を作成し、給与を自分の銀行口座に振り込んでいたことが判明しました。
不正行為を防止および検出するための10ステップガイド
多岐にわたる不正行為の可能性を考慮すると、組織内で不正行為が行われるリスクを最小限に抑えるためには、どのような対策を講じればよいでしょうか？不正行為の検知と防止のための10のヒントをご紹介します。
- まずは、組織で働く適切な人材を採用することから始めましょう。推薦状をきちんと確認し、特に重要な分野で働く臨時職員についても、十分な審査を受けさせるようにしてください。
- 組織内では不正行為は容認されないという明確なポリシーを設け、これをすべてのスタッフに確実に伝えてください。
- 組織のどの領域がリスクにさらされる可能性があるかを検討し、適切な防御策を計画・実施してください。収益の大部分が生み出され、コストの大部分が集中する領域をターゲットにしてください。これらの領域を守るために、シンプルな内部統制システムを構築してください。効果的な統制には、以下のようなものがあります。
- 職務の分離
- 監督とレビュー
- 算術チェック
- 会計比較
- 認可と承認
- 物理的なコントロールとカウント
- 可能な限り、事業のあらゆる領域を管理する責任者を一人に絞らないようにしてください。これには特に経理業務が含まれますが、他の重要な領域も含まれます。例えば、魅力的な消費財を在庫している事業においては、商品の発注、在庫管理、発送などです。
- 事業の主要な会計機能については、常に一定の管理権限を維持してください。例外的な状況を除き、白紙小切手に事前に署名することは避け、小切手には対応する請求書を必ず添付してください。
- 経理業務に携わるスタッフからの異常な要求に注意してください。
- 自分の役割を過度に守ろうとする従業員には注意が必要です。何かを隠している可能性があります。同様に、不満を抱えている従業員にも注意が必要です。恨みを抱いている従業員や、状況が悪化したり、不可解な好転反応を示す従業員にも注意が必要です。
- 従業員が休暇などでオフィスを離れているとき、キャッシュフローに顕著な変化がないか注意してください。同様に、休暇を全く取らない従業員にも注意が必要です。これらはどちらも不正の兆候である可能性があり、後から振り返ってみると、その兆候が明らかになることがあります。
- 予算と月次管理会計を作成し、実際の結果と比較することで差異を把握できます。差異が発生した場合は、迅速な調査措置を講じることで、不正行為の機会を断ち切り、大きな変化をもたらす可能性があります。
- 詐欺師が捕まった場合は、適切な措置が講じられていることを確認し、その経験から学んでください。
詐欺との戦いに勝つ
最も悪質な詐欺師はしばらくの間、気づかれないかもしれませんが、多くの詐欺師は機会を捉えたごく普通の人々です。彼らが行う詐欺は、本質的に非常に単純なものです。
企業内にいくつかの簡単なチェックを導入するだけで、詐欺師が不正行為を行うことははるかに困難になります。その結果は驚くべきものになる可能性があります。毎週100ポンドの不正行為は、1年間で約5,000ポンドの損失に相当します。20%の利益率で事業を運営する場合、これを補うために25,000ポンドの売上高を生み出す必要があります。
