新規顧客の獲得はビジネスにとって大きなメリットですが、顧客が支払いを滞納しない限りは、大きなメリットとなります。顧客が融資額を支払えるかどうかを確認せずに放置すると、支払いが滞った際に法的措置を講じるとなると、時間と費用がかかる可能性があります。
商品やサービスを提供したにもかかわらず、顧客から支払いが得られない場合、キャッシュフローが圧迫される可能性があります。顧客が期日通りに支払いを行うことで、事業運営が容易になります。
顧客から支払いを受けていないためにサプライヤーへの支払いを怠ると、サプライヤーの事業にも損害を与える可能性があります。これは単に悪い商習慣であるだけでなく、企業の社会的責任を果たさない行為とみなされる可能性があります。顧客に接してほしいと思うように、サプライヤーにも接しましょう。
考慮すべき要素
まず最初にすべきことは、顧客を理解することです。これは、新規顧客を引き受ける前、そして彼らに何らかの信用を与える前に始めるべきです。最低限知っておくべきことは以下のとおりです。
- 顧客の正確な名前と取引先住所（Companies House Webcheck サービスの利用を検討してください）
- 事業構造の種類（例：個人事業主、パートナーシップ、または有限会社）
- 法人化されていない組織の場合、所有者の氏名と個人住所（この情報を裏付けるために、レターヘッド付きの書類を確認することを検討してください）
- 他のサプライヤーに連絡して参考資料を入手する
- 信用調査会社を通じて信用格付けを取得します。
顧客に商品やサービスを提供する前に、以下の点に注意してください。
- 注文を承諾する前に顧客と支払い条件について話し合い、合意する
- 書面で条件に同意する
- 合意された支払い条件を変更しようとする顧客からの文書を確認する
- 注文を承諾する前にサプライヤーと支払い条件について交渉し合意する
- 顧客とサプライヤーの支払い条件にギャップがある場合は、そのギャップを埋めるための資金調達が可能かどうかを検討します（これには運転資本管理の理解が必要です）。
- すべての予想収入と支出を網羅したキャッシュフロー予測を作成する
- 適切な承認なしに支払条件を変更できないようにするための標準ポリシーを整備する
- 請求書に延滞金や利息を請求する権利があることを確認します。
顧客に商品やサービスを提供した後は、次のことを確認してください。
- 速やかに請求書を発行する
- 見積価格にすべての品目が含まれていることを確認するために、請求書を正確に作成します。
- 注文の参照番号を記載し、紛争が発生した場合にはこれを引用する
- 請求書に顧客が要求するものがすべて記載されている
- 請求書を追跡するプロセスがある
- 紛争に対処するためのプロセスがある
- 顧客間で同様の紛争が発生していないか確認するために紛争のログを記録する
- 請求書が VAT の目的で HMRC に完全に準拠していることを確認します。
サプライヤーのことを考えて、自分が扱われたいように扱いましょう
仕入先への支払いを期日通りに行わないのは悪いビジネス習慣であり、信用格付けの低下につながる可能性があることを覚えておいてください。以下の点に注意してください。
- 紛争が発生した場合は、すぐにサプライヤーに通知するようにしてください。
- 債権者の元帳が正確に経過年数と
- 期日通りの支払いに関して問題がある場合は、サプライヤーに常に最新情報を報告してください。
残念ながら、ビジネスによっては業績が悪化する場合もありますので、次のような場合には信用保険の加入を検討することをお勧めします。
- 主要顧客が倒産した場合、機能できなくなる
- 顧客が破産する可能性があるかどうかを確認するための管理体制が整っていない
- 見込み顧客に関する情報の入手に苦労している
- 信用管理の改善が必要
- 新たな市場への進出を検討しています。
企業は次のような場合にファクタリングや資金調達のオプションを検討する必要があります。
- サプライヤーに期日通りに支払うための現金準備が不十分である
- ビジネスは成長する必要がある
- 短期融資（当座貸越枠を含む）の水準が不十分である
- スタッフは適切なレベルの信用管理スキルを持っていません。
