従業員経費については免税制度が適用されます。.
このファクトシートでは、従業員の経費と福利厚生の運用と報告について検討します。.
免除制度
必要条件を満たしている場合、P11D様式による従業員経費の申告には免除が適用される場合があります。免除を受けるには、企業は従業員が精算した経費について全額の税控除を受ける権利があることを確認する必要があります。.
免除
免除が適用されるため、企業は実質的に、支払済みまたは払い戻し済みの経費に対する税金と国民保険料を支払ったり、P11Dで報告したりする必要がなくなります。この免除により、従業員の経費が税務上全額控除対象かどうかを判断する責任は雇用主にあります。.
経費の種類
免除が適用される主な費用の種類は次のとおりです。
- 旅費および滞在費
- 料金と購読料
- 接待交際費。.
その他の控除対象外経費は、P11Dで申告するか、源泉所得税（場合によっては国民保険料）の対象となります。従業員は、未払いの事業経費について税額控除を申請できます。.
この免除は、関連する給与天引き制度に基づいて提供される費用または給付には適用されません。これには、従業員が給与を受け取る権利を放棄して非課税の費用を支払う場合や、給与の額が費用の支払額に応じて変動する制度が含まれます。.
政権の条件
従業員に払い戻された経費を免税対象とするには、雇用主は従業員の立場に立って考える必要があります。そして、雇用主は自問自答します。「もしその経費が免税対象でなかったら、従業員は全額の税控除を受けることができただろうか？」
雇用主は以下を考慮する必要があります。
- どのような種類の経費が払い戻し可能か、またそれらの経費が合理的である必要があるかについての企業方針を定める
- 標準的な経費請求書の記入を必要とする
- 経費請求には領収書の添付が必要であること
- 経費請求の確認
- 上級の人物による請求の承認が必要となる。.
スケールレートはどうですか?
規則では、特定の状況において、従業員の実費ではなく、スケールレートに基づく金額を支払または払い戻しすることが認められています。スケールレートは通常、旅費や生活費を対象としており、特定の状況に応じて許容される概算額で構成されています。.
雇用主が使用できるスケールレートには、主に次の 2 つの種類があります。
- 「ベンチマーク」レートと
- 「オーダーメイド」料金。.
ベンチマークレート
ベンチマークレートとは、食事代に対する最大払い戻しレートのセットです。これらの概算額は、関連する適格条件を満たす場合、雇用主が従業員の経費の支払いまたは払い戻しに使用できます。.
これらの料金は、従業員が「適格出張」の過程で次のような支出を行った場合にのみ適用されます。
- 対象となる旅行1回につき1日あたり1食分の食事手当が支給され、その額は以下のとおりです。
- 対象となる旅行のその日の所要時間が5時間以上の場合は5ポンド
- 1日の対象となる旅行の所要時間が10時間以上の場合は10ポンド、または
- 25ポンド。ただし、その日の対象となる旅行の所要時間が15時間以上で、午後8時以降も継続している場合。
- 食事手当 a. または b. が支払われ、その手当が支払われる対象となる旅行が午後 8 時時点で継続中である場合、1 日あたり 10 ポンドを超えない追加の食事手当が支払われます。.
オーダーメイド料金
これらはHMRCと書面で交渉され、具体的に合意された料金です。事業者が食事代やその他の経費について特別な料金を支払いたい場合は、HMRCに申請することができます。.
HMRCは特定のフォームを発行しました： PAYE：雇用主の経費と給付の免除
チェック中
基準料金を用いて従業員に生活費を支払う場合、領収書の提出を求める必要はありません。これは、対象となる旅行に関して支払われる標準的な食事手当、および海外の宿泊費と生活費の基準料金に適用されます。雇用主は、従業員が対象となる旅行を行っていることを確認する必要があります。.
確認制度の規則が緩和され、基準となる基準レートを用いて従業員に生活費を支払う際に雇用主が領収書を確認する義務が撤廃されました。これは、対象となる旅行に関して支払われる標準的な食事手当、および海外の宿泊費と生活費の基準レートに適用されます。雇用主は、従業員が対象となる旅行を行っていることを引き続き確認する必要があります。.
海外における宿泊費および滞在費のスケールレートは、ベンチマークレートと同様に扱われます。雇用主は、従業員が適格な旅行を行っていることを確認するだけで済みます。.
HMRC（英国歳入関税庁）は、雇用主に期待されるチェックシステムに関するガイダンスを発行しました。この件に関して、または個別の税率の申請に関して、弊社がサポートいたしますので、詳細につきましてはお気軽にお問い合わせください。.
ビジネスマイレージ料金
多くの従業員にとって、出張費や滞在費として最も大きな割合を占めるのは、出張に自家用車やバンを使用する費用です。多くの雇用主とその従業員は、「承認済み走行距離手当支払」（AMAP）と呼ばれる法定走行距離手当を利用しています。これは、雇用主が自家用車を出張に使用した従業員に支払うことができる基準額です。自家用車やバンの場合、課税年度中の走行距離が10,000マイルまでは1マイルあたり45ペンス、それを超える距離は1マイルあたり25ペンスとなります。.
AMAP は別個の法定制度であり、新しい免除制度には含まれません。.
雇用主が支給する車両については、出張中に発生した燃料費を燃料勧告レートで精算することができます。この燃料勧告レートは、課税年度を通じて四半期ごとに更新されます。
対象となる旅費
適格旅行は、旅費と滞在費の両方が非課税経費として扱われるための必須条件です（また、自動車やバンの事業用走行距離料金の適用にも適用されます）。事業旅行とは、以下のいずれかの旅行を含む旅行を指します。
- 職場から職場へ、あるいは
- 自宅から臨時の職場へ、またはその逆へ移動します。.
ただし、従業員の自宅と定期的に出勤する勤務地間の移動は出張とはみなされません。これらの移動は「通常の通勤」であり、勤務地はしばしば恒久的な勤務地と呼ばれます。つまり、交通費は従業員が負担する必要があります。.
「臨時勤務地」とは、従業員が限られた期間または一時的な目的でその場所に勤務することを意味します。ただし、臨時勤務地と自宅間の移動が、常勤勤務地への往復の移動と「実質的に類似」している場合、控除の対象とならない場合があります。HMRC（英国歳入関税庁）は、「実質的に類似」とは、移動の大部分において同じ道路、同じ電車、またはバスを利用する移動と解釈しています。.
従業員が行う出張の種類は多種多様であるため、それが業務上の出張であることを確認することは非常に重要です。特に、「旅費」という用語には、実際の出張費用に加えて、通行料や渋滞料金など、出張中に発生するその他の関連費用も含まれます。.
