在宅勤務は一部の従業員にとって魅力的な選択肢となるかもしれません。ここでは、在宅勤務制度の税務上の影響について考察します。
あなたのステータスは重要です
税制は、自営業者、個人事業主、パートナー、あるいは従業員（たとえ自分の会社の従業員であっても）によって大きく異なります。いずれにせよ、税務上の優遇措置を最大限に活用したいのであれば、適切な記録を保管することが不可欠です。記録をきちんと保管しないと、HMRC（英国歳入関税庁）が数年後に税務上の是正を求める可能性があります。その結果、数年分の税金、利息、罰金など、予期せぬ請求が発生する可能性があります。
このファクトシートでは、従業員の立場について検討します。
一般的なルール
一般的に、雇用主が従業員に代わって支払った費用、または従業員に払い戻した費用は課税対象となります。従業員は、個人所得税の控除を自ら申請し、当該費用が職務遂行のために「完全に、排他的に、かつ必然的に」発生したことを証明する必要があります。「必然的に」という文言は、自営業者の場合よりもはるかに厳格な基準となります。
さらに、サービスの提供方法によって、税額が大きく異なる場合もあります。例えば、雇用主が従業員に何かを提供する場合、従業員が自分で購入して税額控除を申請する場合よりも、税制上の優遇措置が適用される場合が多いです。ちょっとしたアドバイスや事前の計画が、多くの場合、大きな効果を発揮します。
免除
従業員の「自宅をオフィスとして利用する」に関する規定には、特定の税負担免除規定が含まれています。この規定により、在宅勤務制度の下で従業員が職務を遂行する上で発生する追加の家事費について、雇用主が従業員に支払う支払いは非課税となります。「在宅勤務制度」とは、従業員と雇用主の間で締結される取り決めで、従業員が定期的に職務の一部または全部を自宅で遂行するものです。
取り決めは書面で行う必要はありませんが、従業員が自宅で非公式に勤務する場合には免除は適用されないため、書面で行うことをお勧めします。
これらの規則が満たされている場合、作業エリアの暖房・照明の追加費用、および水道使用量の増加に伴う従量制料金を計上できます。また、インターネット接続料、家財保険、業務用電話料金の増額、在宅勤務により事業税の納税義務が生じる場合などにも、同様の費用が加算される可能性があります。HMRCは、発生した追加費用も計上できることを認めています。
しかし、自営業者とは異なり、HMRC は住宅ローンの利息、家賃、地方税、水道料金などの家計の固定費の一部が控除対象であるとは認めていません。
追加費用をカバーするために、よりシンプルな定額制をご利用いただけます。料金は2020年4月6日から週6ポンドです。記録の保管は不要です。ただし、高額な支払いを正当化するには、「証明」が必要です。
減税
上記の規則は、特定の状況においてのみ非課税の支払いを認めています。しかし、これらの規則の範囲外で支払いが行われた場合、あるいは実際には支払いが行われなかった場合、従業員は、当該費用を負担した、または当該支払いを「完全に、排他的に、かつ必然的に」職務の遂行のために受け取ったことを証明できれば、個人所得税の控除を申請することができます。しかし実際には、これは非常に困難であり、不可能だと考える人もいるでしょう。なぜなら、HMRCは以下の要件を満たすことを要求しているからです。
- 従業員は、職務の実質的な義務（つまり、職務の中心となる義務）を自宅で遂行する
- これらの任務は適切な設備を使用せずに遂行することはできない
- 雇用主の敷地内に従業員が利用できるような施設がないか、遠すぎる
- 雇用契約の締結前または締結後のいかなる時点においても、従業員は雇用主の事業所で働くか、または他の場所で働くかを選択することはできません。
したがって、従業員にとっての教訓は、税金の軽減ではなく、非課税の支払いを選択することです。
設備費
在宅勤務の従業員に機器を提供する費用については、企業は資本控除を受けることができます。従業員によるこれらの資産の私的使用が軽微である場合、従業員に課税対象となる利益は発生しません。繰り返しになりますが、ノートパソコン、机、椅子などの備品についても、雇用主が機器の提供が業務に関連する目的であることを明確に示す書面による方針を定めている限り、この控除が適用される場合があります。
旅費
ルールは非常に「シンプル」なので、HMRC（英国歳入関税庁）はIR490という冊子で解説しています。しかし、注目すべき重要な点は、従業員の自宅が税務上職場として扱われる可能性はあるものの、それだけでは従業員が別の恒久的な職場への旅費について税控除を受けるには不十分だということです。
従業員は、職務遂行中に発生した旅費の全額について税額控除を申請できます。ただし、通常の通勤費や私用旅行費については控除は適用されません。
規則は複雑ですが、通常の通勤とは、従業員の自宅と「恒久的な勤務地」とされる場所との間の移動と定義されます。「恒久的な勤務地」とは、24ヶ月を超える継続就業期間がある場所、または就業期間の全部もしくは大部分を占める場所を指します。
HMRCのガイダンスでは、ほとんどの人にとって居住地は個人の選択の問題であり、自宅から恒久的な職場までの交通費もその個人の選択の結果であると述べられています。したがって、従業員の居住地自体が職務上の要件によって決定されない限り、このような交通費は控除の対象となりません。
その条件が満たされている場合でも、従業員の自宅と別の常勤勤務地間の交通費は、自宅が勤務地となっている期間のみ控除の対象となります。
もちろん、在宅勤務の従業員は、臨時勤務先（つまり常勤勤務先ではない場所）への交通費を控除できます。これは明白です！
例
ジェーンの職務は夜遅くまで続くことが多く、夜間は雇用主の施設（彼女の通常の職場）に出入りできないため、彼女は仕事を自宅に持ち帰ります。仕事を行う場所は個人の選択であり（自宅で行うという客観的な要件はありません）、自宅への往復の移動は職務の遂行とはみなされず、いかなる費用についても控除を受けることはできません。
しかし、ジェーンの夫はレスター在住の地域営業マネージャーです。彼はミッドランド地方にある会社の営業チームを統括しており、会社の最寄りのオフィスはニューカッスルにあります。そのため、彼は自宅ですべての事務作業を行う義務があり、自宅の一室をオフィスとして確保しています。ニューカッスルにある会社のオフィスまでの交通費とミッドランド地方内の移動費は、いずれも臨時勤務地として認められるため、控除を受けることができます。
合理的であること
ご覧のとおり、すべては可能ですが、重要なのは、ルールを明確にし、適切な記録を保持し、請求する金額について賢明であることです。
