舞台設定
情報を提供し続ける
お客様の事業において、当社の業務に影響を与える可能性のある変更があれば、担当者はより適切な対応をいたします。変更には以下のようなものが考えられます。
- 製品または市場
- ビジネス戦略（例：価格設定方針）
- 簿記システム
- 主要人員。
開催する経営会議の議事録を保存している場合は、そのコピーを従業員に提供することで、年間を通じて発生した重要な出来事を従業員が理解するのに非常に役立ちます。
また、業務の一環として、お客様の事業が営まれている法令・規制の枠組みに違反した事例の有無、特に不正行為の有無についてお伺いする場合がございます。これは、お客様の専門アドバイザーとして義務付けられている義務の一部であり、お客様が不正行為を行った可能性があると当社が考えていることを意味するものではありません。
彼らに必要なもの
彼らが仕事を完了するために必要な情報が何かわかっていれば、その情報が利用可能であることを確認できます。
あなたが彼らのために何を準備できるか、そして彼らが何を準備する必要があるかを一緒に決めることができます。
コミュニケーションを改善することで、誤解を最小限に抑え、不必要な作業を回避することができます。
時刻表
事前に適切なスケジュールを決めておきましょう。こうすることで、双方が適切な準備をする機会が得られます。
ただし、スケジュールに遅れが生じた場合は、必要に応じてスケジュールを変更できるように、できるだけ早くお知らせください。
どのように支援できるか
書籍と記録
帳簿を整理・管理することで、会計書類の作成や監査に必要な情報を迅速かつ容易に抽出できるようになります。また、事業の状況を一目で把握することも可能になります。
以下の点を考慮すると、記録の整理が改善される可能性があります。
- 定期的に帳簿を合計し、残高を合わせると、間違いを見つけて修正するのに役立ちます。
- 支払いと領収書を分析して情報を簡単に抽出できるようにします
- 請求書を論理的な順序（数字、アルファベット、日付）で整理して、簡単に見つけられるようにします。
手順
一定の手順を確立し、維持することで、記録と事業をより適切に管理できるようになります。また、担当者の作業負担を軽減し、コスト削減にもつながります。
これらの手順の初期設定をお手伝いし、一度設定が完了すれば、ご自身で実行できるようになります。これらの手順には、管理会計、照合、棚卸が含まれます。
管理アカウント
管理口座は、現金出納帳の月間合計と売上および購入の概要を使用して、現金、債務者、債権者の動きを記録します。
現金管理口座には、毎月末に企業が保有する現金の額が表示されます。
債務者または売上元帳管理アカウントには、毎月末に顧客があなたに負っている債務額が表示されます。
債権者または購買元帳管理口座には、毎月末にサプライヤーに対して負っている債務額が表示されます。
和解
帳簿上の数字が完全かつ正確であることを保証するためには、帳簿照合が不可欠です。定期的に帳簿照合を行うことで、記録の精査前に誤りを発見し、修正することが可能になります。帳簿照合が必要となる記録には、以下のようなものがあります。
- 銀行口座
- 管理口座
- サプライヤーの声明。
在庫確認
事業で在庫を保有している場合は、少なくとも年に1回は在庫数を数える必要があります。効率的かつ正確に在庫数を数えるには、以下の点にご留意ください。
- 在庫品は、数えやすくするためにきちんと論理的に保管する必要があります。
- 集計に関わるすべての職員に明確な指示を与える必要がある
- 棚卸し中は在庫の移動を最小限に抑えるようにしてください。可能であれば、棚卸しが完了するまで入庫・出庫を控えてください。
- カウント中に抜き取り検査を行う必要があります。
大量の在庫を保有している場合は、当社が在庫確認に立ち会い、独自のチェックを行う必要がある場合があります。
スケジュール
会計書類の作成および監査のために、作成しなければならないスケジュールがいくつかあります。これらのスケジュールはすべて弊社で作成できますが、ご自身で作成していただければ、時間と費用を節約できます。
次のようなスケジュールの作成を検討することをお勧めします。
- 固定資産の追加および処分の詳細なリストと、適切な売上および購入請求書のコピーを添付する
- 在庫品目、数量、単価、合計金額を示す明細表。古いものや破損しているものがあれば、その旨を明記してください。
- 年末の債務者リスト（債務額と未払い期間を含む）を提出してください。支払いが期待できない債務者については、明記してください。
- 年末の銀行残高と現金残高の一覧表、および各銀行口座のすべての銀行取引明細書
- 債権者のリストには、通常のビジネスサプライヤーだけでなく、HMRC も含める必要があります。
- 平均従業員数、オペレーティングリース契約、取締役報酬など、会計書類に含める必要のある開示事項の裏付けとなる仕組み（企業のみに必要）。
これらのスケジュールのすべてがあなたのビジネスに適用されるわけではないので、何かを行う前にこの点について話し合うことをお勧めします。
その他の問題
一部の問題は企業にのみ関係します。具体的には以下のようなものがあります。
物語レポート
大企業の場合、財務諸表に戦略レポートなどの説明的な報告書を添付することが求められる場合があります。これは、財務諸表の利用者が貴社の事業内容や業績を理解する上で役立つ追加情報を提供する絶好の機会です。このような場合、企業はこれらの要件について貴社と協議し、必要なレポートの文言を作成いたします。
今後の計画
会計書類作成プロセスの一環として、事業の継続性について検討し、会計書類の承認日から最低12ヶ月間は事業を継続するのに十分な経営資源を確保できることを確認する必要があります。さらに、市場の変化や技術革新による陳腐化など、資産価値が毀損されている証拠があるかどうかも検討する必要があります。
事業の将来の業績に不確実性がある場合、継続企業の前提に関する評価を裏付ける証拠の提出を求められることがあります。これには、業績予測やキャッシュフロー予測、受注状況、新たな資金調達源の詳細などが含まれます。これらの情報をできる限り早くご提供いただくことで、当社の業務を迅速かつ効率的に完了させることができます。
