Расходы на проезд и проживание, понесенные сотрудниками или от их имени, порождают множество проблем.
Ниже мы приводим основные моменты, которые следует учитывать при принятии решения о возможности получения налоговых льгот на поездки и проживание.
Сотрудники с постоянным местом работы
Многие сотрудники имеют постоянное место работы, которое они регулярно посещают, и время от времени совершают поездки за пределы своего обычного рабочего места на временное место работы. Часто сотрудник едет на временное место работы напрямую из дома и наоборот.
Сотрудник может претендовать на полное освобождение от налогов за совершенные деловые поездки.
Деловой путь
Деловая поездка — это поездка, которая включает в себя:
- с одного места работы на другое или
- из дома на временное рабочее место или
- домой с временного места работы.
Поездки между домом сотрудника и местом работы, которое он или она регулярно посещает, не считаются деловыми поездками. Эти поездки являются «обычными поездками на работу и обратно», и расходы на них несет сотрудник. Термин «постоянное рабочее место» определяется как место, которое сотрудник «регулярно» посещает. Он используется для определения конечной точки поездки для обычных поездок на работу и обратно. Дом является обычной конечной точкой поездки для обычных поездок на работу и обратно.
Пример 1
Сотрудник обычно ездит на работу и обратно на автомобиле из своего дома в Йорке в Лидс. Ежедневная поездка составляет 48 миль в обе стороны.
В один из дней сотрудник вместо поездки на работу едет из своего дома в Йорке на временное место работы в Ноттингем. Общая протяженность поездки составляет 174 мили (приблизительно 280 км).
Здесь речь идет о стоимости совершенной поездки (174 мили). На эту сумму можно будет получить налоговый вычет.
Пример 2
Сотрудник, который обычно ездит на работу на расстояние 40 миль в северном направлении, должен совершить поездку на юг (100 миль) на территорию клиента и обратно. Работодатель возмещает ему стоимость поездки на 100 миль.
На эту сумму можно будет получить налоговый вычет.
Прожиточные выплаты
Расходы на проживание включают в себя расходы на размещение, питание и напитки во время отсутствия сотрудника на постоянном рабочем месте. Расходы на проживание рассматриваются как результат деловых поездок и, следовательно, учитываются как часть стоимости этих поездок.
Противодействие уклонению
Некоторые поездки между временным местом работы и домом могут не подпадать под действие льгот, если совершаемая поездка «существенно аналогична» поездке к постоянному месту работы или от него.
По мнению налоговой службы Великобритании (HMRC), «существенно схожая» поездка означает путешествие по одним и тем же дорогам, поезду или автобусу на большей части пути.
Временные объявления
Если сотрудника переводят с постоянного места работы на много месяцев, новое место работы все равно будет считаться временным, если назначение соответствует одному из следующих условий:
- ожидается, что это продлится менее 24 месяцев, или
- Если предполагается, что работа продлится более 24 месяцев, то ожидается, что сотрудник будет проводить на новом рабочем месте менее 40% своего рабочего времени.
Сотрудник должен сохранить свое постоянное место работы.
Пример 3
Эдвард работает в Нью-Брайтоне. Его работодатель отправляет его в Рексем на 1,5 дня в неделю в течение 28 месяцев.
Эдвард будет иметь право на льготы. Любая командировка, продолжавшаяся более 24 месяцев, по-прежнему будет соответствовать условиям, при условии, что не будет нарушено правило 40%.
Сотрудники, работающие на объекте
Некоторые сотрудники не имеют постоянного места работы, а работают в разных местах в течение нескольких дней, недель или месяцев. Примерами таких сотрудников являются строители, инспекторы по технике безопасности, компьютерные консультанты и временные работники.
Расходы на проезд и проживание сотрудника, работающего на объекте, могут быть возмещены без уплаты налогов, если предполагаемый и фактический период работы на объекте составляет менее двух лет.
Существуют положения, препятствующие уклонению от уплаты налогов, чтобы гарантировать, что работа действительно связана с конкретным местом работы, если предоставляется льгота. Например, временные назначения могут быть исключены из льготы, если обязанности выполняются на этом рабочем месте в течение всего или почти всего периода работы. Это направлено, в частности, на предотвращение манипулирования 24-месячным лимитом посредством повторяющихся временных назначений.
Другие сотрудники, не имеющие постоянного места работы
Поездки на встречи
Для некоторых сотрудников командировки являются неотъемлемой частью работы. Например, для коммивояжера, у которого нет постоянного места работы или места, куда он должен регулярно приезжать. Расходы на проезд и проживание, понесенные таким сотрудником, подлежат вычету из налогооблагаемой базы.
сотрудники, работающие из дома
Некоторые сотрудники работают из дома время от времени или даже регулярно. Это не обязательно означает, что их дом можно считать местом работы. Должна существовать объективная необходимость в том, чтобы работа выполнялась дома, а не где-либо еще.
Это может означать, что другое место становится постоянным рабочим местом, например, офис, который сотрудник «регулярно посещает». Следовательно, любые расходы на проезд между домом и офисом не будут считаться допустимыми расходами. Однако поездки между домом и временными рабочими местами будут разрешены.
Если постоянного места работы нет, то сотрудник считается работником, прикомандированным к месту работы. Таким образом, все расходы, включая периодические поездки в офис работодателя, будут компенсированы.
Дом по-прежнему может рассматриваться как рабочее место в соответствии с вышеуказанным объективным критерием. В этом случае поездки между домом и любым другим рабочим местом в рамках той же работы будут разрешены.
