Крупные корпоративные мошенничества и банкротства время от времени попадают в заголовки газет, и многие из них носят резонансный характер, а суммы ущерба весьма внушительны.
В условиях нынешнего давления, связанного с замедлением экономики, трудностями в возобновлении финансирования, проблемами достижения целей и даже простой оплатой счетов поставщиков, становится очевидно, что риск мошенничества для предприятий всех размеров значительно возрос.
Проблемы, связанные с широко освещаемыми случаями мошенничества, могут показаться далекими от вашего бизнеса, но правда в том, что мошенничество может затронуть предприятия любого размера. Независимо от того, работаете ли вы в небольшой команде или в значительном штате, в этом информационном листке рассматриваются способы повышения вашей осведомленности о факторах, указывающих на мошенничество. В нем также изложены меры защиты, которые вы можете предпринять для минимизации риска в вашем бизнесе.
Здесь этого не могло произойти
Легко подумать, что мошенничество — это то, что «не может или не должно здесь произойти». Однако, в то время как крупные компании располагают ресурсами для внедрения, как они надеются, эффективных систем внутреннего контроля для предотвращения мошенничества, малым и средним предприятиям часто приходится полагаться на небольшую команду людей, которым они доверяют. Несомненно, вы можете вспомнить несколько ключевых сотрудников, без которых вы не представляете свою работу! Работодатели неоднократно говорили: «Он/она (мошенник) был/была моим самым доверенным сотрудником».
Одна из главных трудностей, с которыми сталкиваются малые предприятия, — это отсутствие возможностей для разделения обязанностей. Каждый сотрудник должен выполнять множество ролей, что может привести к увеличению возможностей и масштабов мошенничества, и для некоторых соблазн может оказаться слишком велик.
Области, где может происходить мошенничество
Хотя точный характер любого мошенничества будет зависеть от специфики бизнеса и возможностей, предоставляемых потенциальному мошеннику, существует ряд распространенных областей, где может происходить мошенничество.
Сотрудники злоупотребляют своим положением
Большинство случаев мошенничества затрагивают отчет о прибылях и убытках, где либо расходы завышаются, либо доходы занижаются. Мошенничество может варьироваться от нескольких фунтов стерлингов, потраченных на подтасовку расходов, когда никто не проверяет подтверждающие документы и не оценивает обоснованность заявленных расходов, до более серьезных случаев. К ним относятся создание фиктивных поставщиков и изготовление поддельных счетов-фактур, или сговор сотрудника с поставщиком при утверждении закупок.
Злоупотребление служебным положением также может иметь место, когда компания объявляет тендеры. В этом случае существует риск «откатов», когда лица, участвующие в тендерном процессе, принимают взятки или другие преференции от потенциальных поставщиков. Это может привести к заключению неэффективных контрактов, возможно, на поставку товаров сомнительного качества.
В таких мошеннических схемах отдельные суммы могут быть небольшими, поэтому какое-то время они остаются незамеченными. Однако со временем суммы могут значительно увеличиться. Многие мошенники становятся увереннее в себе, и суммы, фигурирующие в деле, растут по мере того, как они становятся «жадными». Конечно, крупномасштабные мошенничества с большей вероятностью будут раскрыты, и жадность часто играет роль в выявлении и поимке мошенников.
Тем не менее, время, затраченное на выявление мошенничества, имеет решающее значение. Оно может существенно повлиять на денежный поток, поскольку мошенничество истощает ресурсы, необходимые бизнесу для роста.
Поставщики пользуются преимуществами
Если у компании мало или слабо развиты процедуры проверки и контроля, поставщик может это заметить и воспользоваться ситуацией. Например, фактически может быть поставлено меньше товаров, чем указано в накладной. В счетах-фактурах могут быть указаны более высокие количества или цены, чем те, которые были поставлены и согласованы.
Это подчеркивает важность проверки как накладных, так и счетов-фактур, а также оперативного выявления любых расхождений.
Другие зоны риска
Кража конфиденциальной информации, такой как списки клиентов или покупателей, или интеллектуальной собственности, например, данных о производственных процессах, может создать для бизнеса невообразимые проблемы, если ее совершают недовольные сотрудники. Были даже случаи копирования такой информации на смартфоны!
Информация также может быть уязвима для внешних атак. Развитие технологий означает, что предприятиям необходимо учитывать риски, связанные с ИТ. В настоящее время часто считается, что компьютер всегда прав, поэтому в результате внутри организации, как правило, проводится меньше ручных проверок.
Определенные типы организаций подвержены большему риску мошенничества, например, те, которые работают с наличными деньгами, могут быть более уязвимы из-за трудностей в внедрении эффективного контроля за денежными средствами. Аналогично, предприятия, занимающиеся продажей привлекательных потребительских товаров, подвержены повышенному риску.
Примеры
JF Bogus & Sons
Вы можете подумать, что с вами такого никогда не случится, но если ваш доверенный бухгалтер предъявит вам счет-фактуру и чек на подпись, насколько внимательно вы будете изучать счет-фактуру? Сумма может быть относительно небольшой и, конечно же, подтверждена счетом-фактурой. Вам нужно подписать чек в спешке, так как завтра вас не будет на работе, а уже 17:15. Ваш бухгалтер заполнит поле «Получатель» до отправки чека.
В конечном итоге, ваши годовые финансовые показатели выглядят не совсем корректно, а последующие расследования выявляют пропавшие счета-фактуры и, в конечном счете, то, что бухгалтер выписывал эти чеки на свое имя.
Спортивная жизнь!
В сфере производства спортивной одежды и оборудования система учета запасов подверглась испытанию, выявив слишком много расхождений между данными компьютерной инвентаризации и фактическим подсчетом на конец года. Причины этих расхождений не удалось объяснить, и в итоге для контроля за складом была использована система видеонаблюдения.
На видеозаписи видно, как уборщики добавляют различные биты, мячи и спортивную экипировку в мешки с мусором, которые вывозятся каждый вечер!
Быстрорастущие компании также могут быть более подвержены мошенничеству. Когда ресурсы компании и личные ресурсы директоров работают на пределе возможностей, поддерживать контроль становится еще сложнее. Признаки мошенничества могут остаться незамеченными.
Кто-нибудь знает, где Сид?
Представьте себе удивление директора местной производственной компании, когда он раздал своим сотрудникам расчетные листки, а два остались лишними! Его финансовый контролер, который раньше никогда не пропускал раздачу листков, заболел и не смог выйти на работу. Последующее расследование показало, что в течение некоторого времени этот доверенный сотрудник создавал фиктивных сотрудников и перечислял зарплату на свой собственный банковский счет.
Пошаговое руководство из десяти пунктов по предотвращению и выявлению мошенничества
Учитывая широкий спектр возможных видов мошенничества, какие шаги можно предпринять, чтобы минимизировать риск совершения мошенничества в вашей организации? Ознакомьтесь с нашими десятью главными советами по выявлению и предотвращению мошенничества.
- Начните с подбора подходящих сотрудников для вашей организации. Тщательно проверьте рекомендации и убедитесь, что все временные сотрудники также прошли проверку, особенно если они будут работать в ключевых подразделениях.
- Убедитесь, что в вашей организации существует четкая политика, согласно которой мошенничество недопустимо, и доведите эту информацию до сведения всего персонала.
- Определите, какие области вашей организации могут быть подвержены риску, затем спланируйте и внедрите соответствующие меры защиты. Сосредоточьтесь на тех областях, откуда поступает большая часть вашей выручки и где сосредоточена большая часть ваших расходов. Разработайте простые системы внутреннего контроля для защиты этих областей. Эффективные меры контроля включают:
- разделение обязанностей
- надзор и проверка
- арифметические проверки
- сравнительный анализ бухгалтерской отчетности
- авторизация и утверждение
- физический контроль и подсчеты
- По возможности не следует назначать одного человека ответственным за управление целым направлением бизнеса. Это, в частности, включает в себя бухгалтерский учет, но также и другие ключевые области. Например, заказ товаров, контроль запасов и отгрузка в бизнесе, где на складе находятся привлекательные потребительские товары.
- Всегда сохраняйте определенный контроль над ключевыми функциями бухгалтерского учета вашего бизнеса. Не подписывайте пустые чеки заранее, за исключением исключительных случаев, и убедитесь, что соответствующие счета-фактуры предъявляются вместе с чеками.
- Обращайте внимание на необычные просьбы сотрудников, работающих в бухгалтерии.
- Остерегайтесь сотрудников, которые чрезмерно оберегают свою должность – им, возможно, есть что скрывать. Аналогично, остерегайтесь недовольных сотрудников, которые могут затаить обиду, или тех, чьи обстоятельства изменились к худшему или, необъяснимо, к лучшему!
- Обращайте внимание на существенные изменения в денежных потоках, когда сотрудник отсутствует в офисе, например, находится в отпуске. Аналогично, будьте внимательны к сотрудникам, которые никогда не берут отпуск. И то, и другое может быть признаком мошенничества, которое мы выявляем, анализируя ситуацию задним числом.
- Составляйте бюджеты и ежемесячную управленческую отчетность и сравнивайте их с фактическими результатами, чтобы быть в курсе отклонений. Своевременное расследование выявленных отклонений может сыграть решающую роль, закрыв окно возможностей для мошенников.
- Если мошенника поймали, убедитесь, что приняты соответствующие меры, и извлеките из этого опыт.
Победа в борьбе с мошенничеством
Хотя самые коварные мошенники могут оставаться незамеченными в течение некоторого времени, многие из них — обычные люди, которые видят в этом возможность. Совершаемые ими мошеннические действия довольно просты по своей природе.
Внедрение простых проверок внутри компании может значительно затруднить мошенникам получение выгоды. Результаты могут быть поразительными: мошенничество на 100 фунтов стерлингов в неделю эквивалентно примерно 5000 фунтам стерлингов, уносимым компанией за год. Работая с 20% маржой, компания должна будет получать оборот в 25 000 фунтов стерлингов, чтобы компенсировать эти потери.
