Привлечение новых клиентов — это здорово для бизнеса, если только они не перестают платить. Если вы не проверите платежеспособность клиента и не убедитесь, что он способен предоставить вам кредит, то судебное разбирательство в случае неплатежа может оказаться длительным, затяжным и потенциально дорогостоящим процессом.
Если оплата от клиента не получена, а товары или услуги предоставлены, ваш денежный поток, скорее всего, окажется под давлением. Обеспечение своевременной оплаты со стороны клиентов упростит управление вашим бизнесом.
Если вы не платите своим поставщикам, потому что вам не заплатили ваши клиенты, вы можете нанести ущерб и их бизнесу. Это не только плохая деловая практика, но и может рассматриваться как корпоративная социальная безответственность. Относитесь к своим поставщикам так, как вы хотели бы, чтобы ваши клиенты относились к вам.
Факторы, которые следует учитывать
Первое, что вам следует сделать, это познакомиться со своим клиентом. Это должно начаться до того, как вы начнете работать с новым клиентом и прежде чем предоставите ему кредит. Минимум, что вам следует знать, это:
- Точное имя клиента и юридический адрес (рекомендуется использовать сервис проверки данных Companies House Webcheck)
- Какова организационная структура их бизнеса, например, это индивидуальный предприниматель, товарищество или общество с ограниченной ответственностью?
- Имена и личные адреса владельцев, если их организация не является юридическим лицом (рекомендуется подтвердить эту информацию фирменными бланками)
- Обратитесь к другим поставщикам, чтобы получить рекомендации
- их кредитный рейтинг, предоставленный кредитным агентством.
Прежде чем предоставлять товары или услуги клиенту, убедитесь, что вы учли следующие моменты:
- Обсудите и согласуйте условия оплаты с клиентом до принятия заказа
- Согласовать условия в письменной форме
- Проверьте все документы от клиента, в которых он пытается изменить согласованные условия оплаты
- Перед принятием заказа необходимо договориться с поставщиками об условиях оплаты и согласовать их
- Если существует разрыв между сроками оплаты со стороны клиента и поставщика, следует рассмотреть возможность получения финансирования для покрытия этого разрыва (для этого потребуется понимание вашей системы управления оборотным капиталом)
- Составьте прогноз движения денежных средств, охватывающий все ожидаемые доходы и расходы
- имеют стандартную политику, гарантирующую невозможность изменения условий оплаты без соответствующего разрешения
- Убедитесь, что у вас есть право на начисление пени и процентов за просрочку платежа по счетам-фактурам.
После предоставления товаров или услуг клиенту убедитесь, что вы:
- выставлять счета незамедлительно
- Выставляйте счета-фактуры точно, чтобы убедиться, что все товары включены в указанные цены
- Укажите номер заказа и сообщите его в случае возникновения спора
- Вкладывайте в него все, что требуется клиенту
- имеет процедуру отслеживания счетов-фактур
- иметь процедуру разрешения споров
- Вести учет споров, чтобы выяснить, возникают ли аналогичные споры с клиентами
- Убедитесь, что ваши счета-фактуры полностью соответствуют требованиям HMRC в отношении НДС.
Заботьтесь о своих поставщиках – относитесь к ним так, как хотели бы, чтобы относились к вам
Помните, что несвоевременная оплата поставщикам — это плохая деловая привычка, которая может привести к снижению вашего кредитного рейтинга. Вам следует:
- Обязательно сообщайте своим поставщикам о любых спорах, как только они возникнут
- Своевременная оплата счетов обеспечивается за счет точного учета просроченной задолженности и своевременной оплаты
- Постоянно информируйте своих поставщиков о любых проблемах, связанных со своевременной оплатой.
К сожалению, некоторые предприятия терпят неудачу, поэтому вам, возможно, стоит подумать о приобретении кредитного страхования в тех случаях, когда предприятие:
- Компания не сможет функционировать, если ключевые клиенты обанкротятся
- отсутствует механизм контроля, позволяющий определить вероятность неплатежеспособности клиента
- испытывает трудности с получением информации о потенциальных клиентах
- необходимо улучшить управление кредитами
- рассматривает возможность выхода на новый рынок.
Предприятиям следует рассмотреть возможность использования факторинговых и финансовых услуг в следующих случаях:
- Недостаточно денежных резервов для своевременной оплаты поставщикам
- бизнесу необходимо расти
- уровень краткосрочного финансирования (включая любые овердрафтные средства) недостаточен
- У персонала отсутствует необходимый уровень навыков управления кредитами.
