Корпоративное законодательство предоставляет коммерческой организации возможность воспользоваться защитой ограниченной ответственности, отделяя юридическую личность организации от лиц, которые ею владеют и управляют.
В обмен на такую защиту определённый объём информации о компании должен быть общедоступным, включая, например, годовую финансовую отчётность компании, юридический адрес и данные о директорах, её корпоративном секретаре (если таковой имеется) и её членах. Исторически сложилось так, что предоставление и обновление этой информации было обязанностью корпоративного секретаря.
Всем ли компаниям нужен корпоративный секретарь?
С апреля 2008 года, за исключением случаев, когда это прямо предусмотрено уставом компании, Закон о компаниях 2006 года больше не требует от частных компаний с ограниченной ответственностью («limited» или «ltd») назначать секретаря компании. Даже если устав это требует, директорам компании относительно легко внести поправки в это положение при условии согласия акционеров.
Хотя в уставе частных компаний нет требования о наличии корпоративного секретаря, на практике многие компании все же предпочитают его нанимать. Важные задачи, которые обычно возлагаются на корпоративного секретаря, включая администрирование и взаимодействие с акционерами, корпоративное управление и соблюдение законодательных требований, по-прежнему должны выполняться. В отсутствие корпоративного секретаря, согласно корпоративному праву, эту обязанность должны брать на себя директора. В результате многие частные компании продолжают нанимать корпоративного секретаря, чтобы уменьшить административную нагрузку и бремя корпоративного управления, которые в противном случае ложатся на директоров.
Для публичных акционерных компаний (названия которых заканчиваются на «plc») по-прежнему требуется корпоративный секретарь, который должен обладать «необходимыми знаниями и опытом», подтвержденными профессиональной квалификацией (бухгалтерский учет или корпоративное делопроизводство), юридической квалификацией, недавним опытом работы или другими компетенциями, которые позволяют директорам полагать, что он может выполнять обязанности корпоративного секретаря.
Корпоративный секретарь является должностным лицом компании. Это означает, что он может нести уголовную ответственность за нарушения со стороны компании: например, за непредставление документа в установленный срок или за непредставление годовой отчетности компании.
Если ваша частная компания не хочет иметь корпоративного секретаря
Если частная компания решает не иметь корпоративного секретаря, ей следует проверить свой устав, чтобы убедиться, что собственные правила не требуют его назначения. Компания должна уведомить Регистрационную палату о отставке любого действующего корпоративного секретаря.
Если частная компания решает не иметь корпоративного секретаря, то любой документ, который обычно направляется корпоративному секретарю, считается направленным в компанию. Любые обязанности, которые обычно входят в обязанности корпоративного секретаря, будут выполняться либо директором, либо лицом, уполномоченным директорами.
Секретарь компании и Регистрационная палата
Корпоративный секретарь, или, в случае частной компании, лицо, ответственное за выполнение секретарских обязанностей, регулярно взаимодействует с Регистрационной палатой компаний, поскольку именно там хранятся публичные записи о компании.
Большая часть общения с Companies House осуществляется через веб-систему Companies House Webfiling . Companies House переходит на 100% онлайн-подачу документов, и в разделе веб-сайта, где можно скачать и распечатать формы, есть заметные пометки для разделов, которые можно заполнить в электронном виде.
Обязанности корпоративного секретаря
Обязанности лица, ответственного за корпоративное делопроизводство, не определены конкретно в корпоративном праве, но в целом могут быть разделены на три основные области:
- Ведение установленных законом реестров (поддержание актуальности документации компании)
- Заполнение и подача установленных законом форм (ведение актуальности публичной документации)
- собрания и принятие решений (обеспечение соблюдения компанией как внутренних правил, так и законодательства).
Ведение установленных законом реестров
Все компании обязаны вести актуальные реестры ключевых данных. К ним относятся:
- реестр членов
- реестр директоров
- реестр обвинений
- реестр лиц, осуществляющих значительный контроль (реестр лиц, осуществляющих значительный контроль)*.
В этих реестрах содержатся, например, имена, адреса, даты назначения и отставки (для директоров), а для членов кооператива — количество и тип принадлежащих им акций. Это не исчерпывающий список.
Ответственность за ведение уставной бухгалтерской документации компании обычно лежит на секретаре компании. Это может быть трудоемкая задача, которую часто упускают из виду, но несоблюдение требований по ведению реестров может повлечь за собой штраф до 5000 фунтов стерлингов.
Реестры должны быть доступны для ознакомления широкой общественности в зарегистрированном офисе компании или в едином альтернативном месте для ознакомления (SAIL), которое также должно быть зарегистрировано в Регистрационной палате компаний.
Компания может по своему усмотрению сохранять в тайне адреса проживания своих директоров и указывать для них служебный адрес. В этом случае ей потребуется вести дополнительный реестр с указанием адресов проживания директоров, который не будет доступен для ознакомления широкой публике.
* Лицом, осуществляющим существенный контроль, считается физическое лицо, которому в конечном итоге принадлежит или контролируется более 25% акций или голосующих прав компании, или которое иным образом осуществляет контроль над компанией или ее руководством.
Ведение учета обязательной информации в Регистрационной палате компаний
В качестве альтернативы, частная компания может также выбрать (предпочесть) хранить некоторые из установленных законом реестров в публичном реестре в Companies House, а не в своем зарегистрированном офисе или SAIL. Это будет включать реестры директоров, обычные адреса проживания директоров, секретарей, членов и лиц, осуществляющих значительный контроль. Пока действует этот выбор, компания не обязана обновлять свои собственные отдельные установленные законом реестры.
В период действия данного избирательного соглашения широкая общественность может получить доступ к информации о компаниях через Регистрационную палату вместо посещения зарегистрированного офиса. Это будет включать в себя некоторую информацию, такую как адреса участников или полные даты рождения директоров, которая обычно недоступна в открытом доступе для частных компаний.
Заполнение и подача установленных законом форм
Компания обязана обеспечить актуальность своей документации в Регистрационной палате и ее соответствие современным требованиям законодательства.
Многие из наиболее распространенных видов информации можно предоставить онлайн, предварительно зарегистрировавшись на сайте www.companieshouse.gov.uk . В качестве альтернативы, Companies House в настоящее время предлагает более 100 установленных законом форм для подачи документов в бумажном виде.
В обязанности корпоративного секретаря входит, например, обеспечение того, чтобы:
- Годовая финансовая отчетность компании подается в Регистрационную палату вовремя. Для частной компании с ограниченной ответственностью, при обычных обстоятельствах, это должно быть сделано в течение 9 месяцев после окончания отчетного года. В случае несвоевременной подачи отчетности будет наложен штраф.
- Ежегодно Регистрационная палата Великобритании (Companies House) направляет каждой компании напоминание о необходимости подачи «подтверждающего заявления» , которое заменяет собой старый годовой отчет и может быть подано онлайн или путем скачивания и заполнения на бумаге (за более высокую плату). Компания должна «проверить и подтвердить», что информация, хранящаяся на установленный срок, является точной. Заявление должно быть подано в течение 14 дней после окончания «периода проверки», а срок будет указан в напоминании; в случае несвоевременной подачи или отсутствия возврата, компания, директор(ы) и секретарь (если назначены) могут быть привлечены к ответственности. Это подтверждающее заявление заменило годовой отчет с июня 2016 года, и компаниям разрешено подавать его чаще, чем раз в год, если они того пожелают, хотя плата за него по-прежнему будет взиматься только ежегодно (а не каждый раз при подаче).
- Обо всех изменениях в организационно-правовой форме компании необходимо уведомлять Регистрационную палату в течение установленного периода от 14 до 28 дней, в зависимости от характера изменений. Ежегодное подтверждающее заявление не может быть использовано для изменения этой информации; следует использовать отдельную форму. Наиболее распространенные формы включают:
- Изменения в составе директоров, секретарей и их личных данных
- изменение отчетной даты
- изменение зарегистрированного адреса
- распределение акций.
- Если компания не заполнит подтверждающее заявление, Регистратор может предположить, что компания больше не ведет свою деятельность, и предпринять шаги по исключению ее из реестра.
- При каждом внесении изменений в устав компании подается обновленная версия.
- С момента введения реестра лиц, осуществляющих значительный контроль (PSC), правила, касающиеся этого реестра, уже изменились. Первоначально компании могли ежегодно обновлять общедоступную версию своего реестра PSC в рамках подтверждающего заявления, но теперь каждое изменение должно быть внесено в реестр в течение 14 дней, а уведомление в Регистрационную палату должно быть направлено в течение еще 14 дней.
Обвинения
Когда компания предоставляет обеспечение по кредиту, кредитор или заемщик должны уведомить Регистрационную палату в течение 21 дня, заполнив соответствующую форму и уплатив установленный законом сбор. Без своевременной регистрации залог будет аннулирован – то есть кредит по-прежнему будет подлежать погашению, но предоставленное обеспечение не будет действительным. Это не относится к приобретенному имуществу, обремененному залогом.
Надлежащая практика корпоративного делопроизводства гарантирует регистрацию всех созданных обязательств и защиту кредитного рейтинга компании путем удаления обязательства из реестра сразу после погашения кредита.
Встречи и резолюции
Корпоративное право устанавливает порядок ведения определенных аспектов деятельности компании посредством официальных собраний, на которых принимаются решения. После принятия решений компания обязана их соблюдать (решение — это соглашение или постановление, принятое членами компании).
В данном случае роль корпоративного секретаря заключается в обеспечении надлежащего уведомления о собраниях лиц, имеющих право присутствовать, ведении протоколов собраний и обеспечении своевременной отправки копий решений, влияющих на деятельность компании, в Регистрационную палату.
Уведомление о собраниях компании
Участники и аудиторы имеют право на уведомление о собраниях компании. Для частной компании с ограниченной ответственностью требуется уведомление о проведении общего собрания не менее чем за 14 дней. Уведомление может быть подано в письменной форме, по электронной почте или через веб-сайт (при соблюдении определенных условий). Однако частная компания больше не обязана проводить ежегодное общее собрание акционеров (ЕОС), если только в уставе компании прямо не предусмотрены положения о проведении ЕОС.
Если компания, в уставе которой уже существует положение о проведении общего собрания акционеров, желает отменить это требование, ей потребуется внести изменения в свой устав специальным решением.
Резолюции
Существует два типа резолюций, которые могут быть приняты: обычные резолюции (принимаются простым большинством голосов членов) и специальные резолюции (принимаются большинством в 75% голосов членов). Как правило, резолюции выносятся на голосование всеми членами, присутствующими на собрании.
В большинстве случаев частные компании могут принимать решения в письменной форме. Такая резолюция не требует бумажного варианта и может быть принята по электронной почте. Однако для принятия такой резолюции необходимо большинство голосов всех членов компании, а не только тех, кто вернул бюллетень для голосования!
Важно, чтобы компании хранили копии всех важных решений, принятых в процессе управления компанией, независимо от того, были ли они приняты на собрании или в письменной форме. Если эти решения изменяют способ управления компанией, копия должна быть подана в Регистрационную палату.
Сохранение ваших общедоступных записей в безопасности
В последнее время Регистрационная палата сообщила о росте числа случаев мошенничества при подаче информации. Один из излюбленных приемов — изменение юридического адреса компании путем подачи соответствующей формы в Регистрационную палату. После одобрения этой формы мошенники могут менять директоров или подавать ложную отчетность, не давая компании понять, что ее обманули! Затем они могут покупать товары или получать кредиты, используя эту ложную информацию.
Регистрационная палата Великобритании заинтересована в том, чтобы компании подавали свою информацию в электронном виде. Это может быть очень безопасным методом, особенно если компания подключится к расширенным мерам безопасности, предлагаемым системой PROOF (защищенная онлайн-подача документов), которая предотвращает подачу определенных форм в бумажном виде.
Грядущие перемены
правительство опубликовало « белую книгу» , в которой изложило свою позицию по реформированию Регистрационной палаты компаний (Companies House) перед внесением соответствующего законопроекта в парламент. Ключевые предлагаемые изменения включают расширение роли Регистратора для обеспечения целостности информации, хранящейся в публичном реестре, введение проверки личности для лиц, создающих, управляющих и контролирующих компании, а также улучшение доступной финансовой информации, включая требование о присвоении тегов iXBRL подаваемым отчетам и отмену возможности для малых компаний подавать сокращенные или отредактированные отчеты. Подтверждено, что планов по изменению сроков подачи отчетности нет, что станет облегчением для многих.
Законопроект об экономических преступлениях и корпоративной прозрачности получил королевское одобрение 26 октября 2023 года. Первые положения закона были введены весной 2024 года, однако многие изменения требуют доработки системы и принятия подзаконных актов, прежде чем они будут введены в действие. Со временем введенные меры приведут к повышению прозрачности и более точной и достоверной информации в реестрах.
Особое значение для корпоративных секретарей будут иметь требования к любому лицу, действующему от имени компании, подтверждать свою личность для продолжения взаимодействия в этом качестве с Регистрационной палатой. С 8 апреля 2025 года физическим лицам потребуется подтверждать свою личность либо напрямую в Регистрационной палате, либо через уполномоченного поставщика корпоративных услуг (ACSP).
