Создание атмосферы
Информирование их
Они будут лучше подготовлены, если будут знать о любых изменениях в вашем бизнесе, которые могут повлиять на нашу работу. К таким изменениям могут относиться:
- продукт или рынок
- бизнес-стратегия, например, ценовая политика
- система бухгалтерского учета
- ключевой персонал.
Если вы ведете протоколы всех проводимых вами совещаний руководства, предоставление их копий может быть очень полезным способом для них получить представление о ключевых событиях, произошедших за год.
Кроме того, в рамках своей работы мы, вероятно, спросим вас, были ли какие-либо случаи несоблюдения правовых и нормативных требований, в рамках которых работает ваш бизнес, в том числе, были ли какие-либо мошеннические действия, о которых вам известно. Это является частью их обязанностей, которые они обязаны выполнять как ваши профессиональные консультанты, и это не означает, что они считают, что вы могли совершить какие-либо противоправные действия.
Что им нужно
Если вы знаете, какая информация им необходима для выполнения работы, вы можете убедиться, что она им доступна.
Они смогут вместе решить, что вы можете для них приготовить, а что им самим нужно будет подготовить.
Улучшение коммуникации поможет свести к минимуму недоразумения и избежать ненужной работы.
Расписание
Заранее согласуйте подходящий график. Это даст обеим сторонам возможность должным образом подготовиться.
Однако, если вы обнаружите, что опаздываете, сообщите им об этом как можно скорее, чтобы при необходимости расписание можно было скорректировать.
Как вы можете помочь
Книги и записи
Организованное ведение и хранение бухгалтерской документации поможет быстро и легко извлекать необходимую информацию для подготовки или аудита отчетности. Это также позволит вам с первого взгляда оценить состояние вашего бизнеса.
Учет следующих моментов может улучшить организацию ваших записей:
- Регулярная сверка и подведение итогов ваших бухгалтерских книг поможет вам выявить и исправить любые ошибки
- Анализ ваших платежей и квитанций для удобного извлечения информации
- Чтобы было легко найти любой из счетов-фактур, их следует систематизировать в логическом порядке (по номерам, алфавиту или дате).
Процедуры
Внедрение и поддержание определенных процедур позволит вам лучше контролировать свою документацию и бизнес. Это также позволит сократить объем работы, что может сэкономить вам деньги.
Они могут помочь вам первоначально настроить эти процедуры, и после их внедрения вы сможете выполнять их самостоятельно. Эти процедуры будут включать контрольные счета, сверки и инвентаризацию.
Контрольные счета
Контрольные счета отражают движение денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, используя ежемесячные итоги из кассовой книги и сводные отчеты о продажах и покупках.
Счет учета денежных средств будет показывать, сколько денежных средств у предприятия имеется в конце каждого месяца.
Контрольный счет дебиторской задолженности или счета продаж будет показывать, сколько ваши клиенты вам должны в конце каждого месяца.
Счет учета кредиторской задолженности или контрольный счет учета закупок будет показывать, сколько вы должны своим поставщикам в конце каждого месяца.
Примирения
Сверка данных помогает убедиться в полноте и точности цифр в вашей бухгалтерской отчетности. Поэтому, если проводить ее регулярно, это поможет выявить любые ошибки, которые можно будет исправить до того, как мы проверим ваши записи. Некоторые из записей, которые потребуют сверки, включают:
- банковские счета
- контрольные счета
- Заявления поставщиков.
Инвентаризация
Если ваше предприятие хранит какие-либо товары на складе, вам необходимо проводить их инвентаризацию как минимум раз в год. Для обеспечения эффективности и точности инвентаризации следует учитывать следующие моменты:
- Товары следует хранить аккуратно и логично, чтобы облегчить подсчет
- Всем сотрудникам, участвующим в подсчете, должны быть даны четкие инструкции
- Старайтесь свести к минимуму перемещение товаров на складе во время инвентаризации. По возможности, поставки и отгрузки следует приостанавливать до завершения инвентаризации
- В ходе подсчета необходимо проводить выборочные проверки.
Если у вас большие запасы товаров, нам может потребоваться присутствовать на инвентаризации и провести собственные проверки.
Расписания
Для составления и/или аудита бухгалтерской отчетности необходимо подготовить ряд приложений. Все эти приложения мы можем подготовить сами, но, очевидно, если вы сделаете это за нас, это сэкономит время и деньги.
Возможно, вам будет полезно рассмотреть возможность составления следующих графиков:
- Подробный перечень поступлений и выбытий основных средств с приложенными копиями соответствующих счетов-фактур купли-продажи
- Составьте таблицы, в которых указаны все имеющиеся на складе позиции: количество, стоимость за единицу и общая стоимость. Отметьте все старые или поврежденные товарные позиции
- Список ваших дебиторов на конец года, включая сумму задолженности и срок неплатежеспособности. Укажите тех, кто, скорее всего, не сможет вам заплатить
- Список всех остатков на банковских счетах и денежных средствах на конец года, а также все выписки по каждому банковскому счету
- Список кредиторов, который должен включать в себя как налоговую службу (HMRC), так и обычных поставщиков услуг для бизнеса.
- Вспомогательные расчеты для раскрытия информации, которую необходимо включить в вашу отчетность, например, среднее количество сотрудников, обязательства по операционной аренде или вознаграждение директоров (требуется только для компаний).
Не все из этих графиков подойдут для вашего бизнеса, поэтому, прежде чем что-либо предпринимать, вам следует обсудить это с руководством.
Другие вопросы
Некоторые вопросы актуальны только для компаний. К ним относятся:
Повествовательные отчеты
Крупные компании могут быть обязаны включать в отчетность какие-либо пояснительные материалы, например, стратегический отчет. Это ваша возможность предоставить дополнительную информацию, которая поможет пользователям вашей отчетности лучше понять ваш бизнес и его результаты. В этом случае они обсудят эти требования с вами, чтобы вы могли подготовить текст необходимых отчетов.
Планы на будущее
В рамках процесса подготовки финансовой отчетности вы обязаны оценить непрерывность деятельности предприятия, чтобы убедиться в наличии у него достаточных ресурсов для продолжения работы как минимум в течение 12 месяцев с момента утверждения отчетности. Кроме того, вы также должны рассмотреть вопрос о наличии признаков снижения стоимости ваших активов, например, в результате устаревания, вызванного изменениями на рынке или технологическим развитием.
Если существуют какие-либо сомнения относительно будущих результатов деятельности компании, вас могут попросить предоставить доказательства в поддержку вашей оценки непрерывности деятельности. Это может включать прогнозируемые результаты и прогнозы движения денежных средств, полученные заказы на продажу или информацию о новых источниках финансирования. Предоставление этих данных как можно раньше обеспечит максимально быстрое и эффективное выполнение нашей работы.
