Для расходов сотрудников действует режим освобождения от налогов.
В данном информационном бюллетене рассматриваются вопросы учета и отчетности по расходам и льготам сотрудников.
Режим освобождения от налогов
При заполнении форм P11D может применяться освобождение от уплаты налогов на расходы сотрудников, если соблюдены необходимые условия. В рамках такого освобождения предприятие должно убедиться в том, что сотрудник имеет право на полную налоговую льготу по возмещенным расходам.
Освобождение от налогов
Действует льгота, которая фактически означает, что предприятиям не нужно будет платить налоги и взносы на социальное страхование с выплаченных или возмещенных расходов, а также отражать их в форме P11D. Эта льгота возлагает на работодателей обязанность определять, подлежат ли расходы сотрудников полному вычету из налогооблагаемой базы.
Виды расходов
К основным видам расходов, на которые распространяется освобождение от налога, относятся:
- расходы на проезд и проживание
- сборы и подписки
- расходы на деловые развлечения.
Все остальные не подлежащие вычету расходы по-прежнему должны быть отражены в форме P11D и/или облагаться налогом по системе PAYE (и, возможно, страховыми взносами). Сотрудники могут претендовать на налоговые льготы в отношении невозмещенных деловых расходов.
Данное освобождение от налогообложения не распространяется на расходы или льготы, предоставляемые в рамках соответствующей схемы снижения налогооблагаемой базы за счет части заработной платы. Это включает в себя любую схему, в рамках которой работник отказывается от права на получение дохода в обмен на необлагаемые налогом расходы, или в рамках которой уровень его дохода зависит от суммы таких расходов.
Условия режима
Для того чтобы возмещенные сотруднику расходы рассматривались как освобожденные от налогообложения выплаты, работодателю необходимо поставить себя на место сотрудника. Затем работодатель задает себе вопрос: подлежали бы эти расходы полному налоговому вычету для сотрудника (если бы сумма не была освобождена от налогообложения)?
Работодателю следует учитывать следующее:
- Установление корпоративной политики, определяющей виды возмещаемых расходов и необходимость того, чтобы эти расходы были обоснованными
- требуется заполнение стандартной формы заявления на возмещение расходов
- Необходимость подтверждения любых расходов квитанцией
- проверка заявлений на возмещение расходов
- требуется, чтобы утверждение заявок осуществлялось вышестоящим лицом.
А что насчет коэффициентов масштабирования?
Правила позволяют выплачивать или возмещать суммы, рассчитанные по тарифной сетке, а не на основе фактических затрат работника в определенных обстоятельствах. Тарифная сетка, как правило, применяется к командировочным и суточным расходам и представляет собой округленные суммы, допустимые в зависимости от конкретных обстоятельств.
Работодателю доступны два основных типа ставок оплаты труда:
- «базовые» ставки и
- «Индивидуальные» тарифы.
Базовые ставки
Эталонные ставки представляют собой набор максимальных ставок возмещения расходов на питание. Эти округленные суммы могут использоваться работодателями для оплаты или возмещения расходов сотрудников при соблюдении соответствующих условий.
Эти ставки применяются только в том случае, если сотрудник несет расходы в ходе «квалифицированных деловых поездок» следующего характера:
- Одно пособие на питание в день, выплачиваемое за одну поездку, соответствующую установленным критериям, сумма которого не превышает:
- 5 фунтов стерлингов, если продолжительность поездки, соответствующей условиям акции, в течение дня составляет 5 часов или более
- 10 фунтов стерлингов, если продолжительность соответствующей поездки в течение дня составляет 10 часов или более, или
- 25 фунтов стерлингов, если продолжительность соответствующей поездки в этот день составляет 15 часов или более и поездка продолжается до 20:00
- Дополнительное пособие на питание в размере не более 10 фунтов стерлингов в день выплачивается в случаях, когда выплачивается пособие на питание (а) или (б), и соответствующая поездка, в отношении которой выплачивается это пособие, продолжается до 20:00.
Индивидуальные тарифы
Это ставки, согласованные и оформленные в письменном виде непосредственно в HMRC. Если компания хочет оплачивать питание или другие виды расходов по индивидуальным ставкам, она может обратиться в HMRC.
Налоговая служба Великобритании (HMRC) выпустила специальную форму: PAYE: освобождение от уплаты расходов и льгот работодателя.
Проверка
При выплате сотрудникам компенсаций за проживание по стандартным ставкам нет необходимости требовать квитанции. Это относится к стандартным пособиям на питание, выплачиваемым в связи с командировками и проживанием за границей по соответствующим ставкам. Работодатели по-прежнему обязаны убедиться, что сотрудники совершают соответствующие поездки.
Правила системы проверки смягчены, и требование к работодателям проверять квитанции при выплате сотрудникам компенсаций за проживание по стандартным ставкам отменено. Это относится к стандартным пособиям на питание, выплачиваемым в связи с командировками и проживанием за границей по соответствующим ставкам. Работодатели по-прежнему обязаны убедиться, что сотрудники совершают соответствующие поездки.
Ставки оплаты проживания и питания за рубежом рассчитываются по тому же принципу, что и базовые ставки. Работодателям достаточно убедиться, что сотрудники совершают поездки, соответствующие установленным критериям.
Налоговая служба Великобритании (HMRC) выпустила руководство по системам проверки, которые, по ее мнению, должны использовать работодатели. Мы можем помочь вам в этом вопросе или в подаче заявок на индивидуальные тарифы, поэтому, пожалуйста, свяжитесь с нами для получения дополнительной информации.
Тарифы на проезд для деловых поездок
Основные расходы на проезд и проживание для многих сотрудников связаны с использованием собственного автомобиля или фургона для деловых поездок. Многие работодатели и их сотрудники используют установленные законом компенсации за пробег, известные как «авторизованные выплаты компенсации за пробег» (AMAP). Это фиксированные суммы, которые работодатели могут выплачивать сотрудникам, использующим собственный автомобиль для деловых поездок. Для легковых автомобилей и фургонов фиксированная ставка составляет 45 пенсов за милю до 10 000 миль в налоговом году и 25 пенсов за милю сверх этого.
Программы AMAP представляют собой отдельный законодательный режим и не подпадают под действие нового режима освобождения от налогов.
Для служебных автомобилей, предоставляемых работодателем, рекомендуемые ставки на топливо могут использоваться для возмещения расходов на топливо, понесенных в ходе деловых поездок. Эти рекомендуемые ставки на топливо обновляются ежеквартально в течение каждого налогового года.
Компенсируемые командировочные расходы
Для того чтобы командировочные и суточные расходы считались освобожденными от налогообложения (а также при использовании льготных тарифов на пробег для легковых и грузовых автомобилей), необходимо наличие соответствующих условий для командировки. Деловая поездка – это поездка, которая включает в себя:
- с одного места работы на другое или
- из дома на временное рабочее место или наоборот.
Однако поездки между домом сотрудника и местом работы, которое он или она регулярно посещает, не считаются деловыми поездками. Эти поездки называются «обычными поездками на работу и обратно», и место работы часто называют постоянным рабочим местом. Это означает, что расходы на проезд несет сотрудник.
Термин «временное рабочее место» означает, что работник находится в этом месте в течение ограниченного времени или с временной целью. Однако некоторые поездки между временным рабочим местом и домом могут не подпадать под действие налоговой льготы, если поездка «существенно аналогична» поездке на постоянное рабочее место или с него. Под «существенно аналогичной» HMRC понимается поездка по тем же дорогам, поезду или автобусу на большей части пути.
Сотрудники будут совершать множество различных поездок, поэтому крайне важно убедиться, что это деловая поездка, особенно учитывая, что термин «расходы на проезд» включает в себя фактические затраты на поездку, а также любые расходы на проживание и другие сопутствующие расходы, понесенные в связи с поездкой, такие как плата за проезд по платным дорогам или в зонах с интенсивным движением.
