منظر ترتیب دینا
انہیں باخبر رکھنا
اگر وہ آپ کے کاروبار میں کسی ایسی تبدیلی کے بارے میں جانتے ہیں جو ہمارے کام کو متاثر کر سکتی ہے تو وہ بہتر طور پر تیار ہوں گے۔ ان میں تبدیلیاں شامل ہو سکتی ہیں:
- مصنوعات یا مارکیٹ
- کاروباری حکمت عملی جیسے قیمتوں کا تعین کرنے کی پالیسی
- بک کیپنگ کا نظام
- اہم اہلکار.
اگر آپ کسی بھی انتظامی میٹنگ کے منٹس کو برقرار رکھتے ہیں جو آپ انہیں ان کی کاپیاں فراہم کرتے ہیں تو ان کے لیے ان اہم واقعات کی سمجھ حاصل کرنے کا ایک بہت مددگار طریقہ ہو سکتا ہے جن کا آپ نے سال کے دوران سامنا کیا ہے۔.
نیز ان کے کام کے حصے کے طور پر یہ بھی امکان ہے کہ ہم آپ سے پوچھیں گے کہ کیا آپ کے کاروبار کے چلنے والے قانونی اور ریگولیٹری فریم ورک کی عدم تعمیل کی کوئی مثال سامنے آئی ہے، بشمول کیا کوئی ایسی دھوکہ دہی کی سرگرمی ہوئی ہے جس سے آپ واقف ہیں۔ یہ ان کی ذمہ داریوں کے ایک حصے کی نمائندگی کرتا ہے جو انہیں آپ کے پیشہ ور مشیر کے طور پر انجام دینے کی ضرورت ہے اور اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ انہیں یقین ہے کہ آپ نے کوئی غلط کام کیا ہے۔.
جس کی انہیں ضرورت ہے۔
اگر آپ جانتے ہیں کہ انہیں اپنا کام مکمل کرنے کے لیے کونسی معلومات کی ضرورت ہے تو آپ یقینی بنا سکتے ہیں کہ یہ دستیاب ہے۔.
وہ مل کر فیصلہ کر سکتے ہیں کہ آپ ان کے لیے کیا تیاری کر سکتے ہیں اور انہیں کیا تیاری کرنے کی ضرورت ہوگی۔.
بہتر مواصلات غلط فہمیوں کو کم کرنے اور غیر ضروری کام سے بچنے میں مدد کرے گا۔.
ٹائم ٹیبل
پہلے سے مناسب ٹائم ٹیبل پر اتفاق کریں۔ یہ دونوں کو مناسب طریقے سے تیار ہونے کا موقع فراہم کرتا ہے۔.
تاہم، اگر آپ خود کو شیڈول سے پیچھے پاتے ہیں تو انہیں جلد از جلد بتائیں تاکہ اگر ضروری ہو تو ٹائم ٹیبل کو دوبارہ ترتیب دیا جا سکے۔.
آپ کس طرح مدد کر سکتے ہیں۔
کتابیں اور ریکارڈ
اپنی کتابوں کو منظم طریقے سے ترتیب دینے اور برقرار رکھنے سے آپ کے اکاؤنٹس کی تیاری یا آڈٹ کے لیے درکار معلومات کو جلدی اور آسانی سے نکالنے میں مدد ملے گی۔ یہ آپ کو اپنے کاروبار کی حالت کو ایک نظر میں دیکھنے کے قابل بھی بنائے گا۔.
درج ذیل نکات پر غور کرنے سے آپ کے ریکارڈ کی تنظیم بہتر ہو سکتی ہے:
- باقاعدگی سے وقفوں سے اپنی کتابوں کا مجموعہ اور توازن آپ کو کسی بھی غلطی کو تلاش کرنے اور درست کرنے میں مدد کرے گا۔
- آپ کی ادائیگیوں اور رسیدوں کا تجزیہ کرنا تاکہ معلومات کو آسانی سے نکالا جا سکے۔
- اپنے رسیدوں کو منطقی ترتیب (عددی، حروف تہجی یا تاریخ) میں فائل کرنا تاکہ ان میں سے کسی کو تلاش کرنا آسان ہو۔.
طریقہ کار
کچھ طریقہ کار قائم کرنے اور برقرار رکھنے سے آپ اپنے ریکارڈ اور اپنے کاروبار پر بہتر کنٹرول رکھنے کے قابل ہو جائیں گے۔ اس کا مطلب یہ بھی ہو گا کہ وہ اس کام کو کم کر سکتے ہیں جس کی انہیں ضرورت ہے جس سے آپ کے کچھ پیسے بچ سکتے ہیں۔.
وہ ابتدائی طور پر ان طریقہ کار کو ترتیب دینے میں آپ کی مدد کر سکتے ہیں اور ایک بار قائم ہونے کے بعد آپ خود ان کو انجام دینے کے قابل ہو جائیں گے۔ ان طریقہ کار میں کنٹرول اکاؤنٹس، مصالحت اور اسٹاک ٹیکنگ شامل ہوں گے۔.
اکاؤنٹس کو کنٹرول کریں۔
کنٹرول اکاؤنٹس آپ کی کیش بک اور فروخت اور خریداری کے خلاصوں سے ماہانہ ٹوٹل استعمال کرکے نقد، قرض دہندگان اور قرض دہندگان کی نقل و حرکت کو ریکارڈ کرتے ہیں۔.
کیش کنٹرول اکاؤنٹ دکھائے گا کہ ہر مہینے کے آخر میں کاروبار کے پاس کتنی رقم ہے۔.
قرض دہندگان یا سیلز لیجر کنٹرول اکاؤنٹ ظاہر کرے گا کہ آپ کے صارفین ہر مہینے کے آخر میں آپ پر کتنا واجب الادا ہیں۔.
قرض دہندگان یا خریداری لیجر کنٹرول اکاؤنٹ ظاہر کرے گا کہ ہر مہینے کے آخر میں آپ پر اپنے سپلائرز کا کتنا قرضہ ہے۔.
مفاہمتیں
مصالحت اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتی ہے کہ آپ کی کتابوں کے اعداد و شمار مکمل اور درست ہیں۔ اس لیے اگر مستقل بنیادوں پر تیار کیا جائے تو وہ آپ کو کسی بھی غلطی کی نشاندہی کرنے میں مدد کریں گے جسے ہم آپ کے ریکارڈ کی جانچ کرنے سے پہلے درست کر سکتے ہیں۔ کچھ ریکارڈز جن کے لیے مصالحت کی ضرورت ہوگی وہ یہ ہیں:
- بینک اکاؤنٹس
- کنٹرول اکاؤنٹس
- سپلائرز کے بیانات.
اسٹاک ٹیک
اگر آپ کے کاروبار میں کوئی اسٹاک ہے تو آپ کو سال میں کم از کم ایک بار اسے گننا ہوگا۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ گنتی کو مؤثر اور درست طریقے سے انجام دیا جائے، آپ کو درج ذیل نکات پر غور کرنا چاہیے:
- گنتی کو آسان بنانے کے لیے اسٹاک آئٹمز کو صاف اور منطقی طور پر ذخیرہ کیا جانا چاہیے۔
- گنتی میں شامل تمام عملے کو واضح ہدایات دی جائیں۔
- گنتی کے دوران اسٹاک کی نقل و حرکت کو کم سے کم کرنے کی کوشش کریں۔ اگر ممکن ہو تو گنتی ختم ہونے تک اندر اور باہر ترسیل روک دی جائے۔
- گنتی کے دوران جگہ کی جانچ کی جانی چاہیے۔.
اگر آپ کے پاس بڑی مقدار میں اسٹاک ہے تو ہمیں اسٹاک ٹیک میں شرکت کرنے اور خود چیک کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے۔.
شیڈولز
بہت سے نظام الاوقات ہیں جن کو تیار کرنے کی ضرورت ہے تاکہ کھاتوں کو تیار کیا جا سکے اور/یا آڈٹ کیا جا سکے۔ وہ ان تمام نظام الاوقات کو خود تیار کر سکتے ہیں لیکن ظاہر ہے کہ اگر آپ انہیں تیار کرتے ہیں تو اس سے وقت اور پیسے کی بچت ہوگی۔.
آپ درج ذیل میں سے کچھ نظام الاوقات کی تیاری پر غور کر سکتے ہیں:
- مقررہ اثاثوں کے اضافے اور تصرف کی ایک تفصیلی فہرست جس میں مناسب فروخت اور خریداری کے رسیدوں کی ایک نقل منسلک ہے
- نظام الاوقات جو کہ رکھے گئے سٹاک کی ہر شے، مقدار، یونٹ کی قیمت اور کل قیمت دکھاتا ہے۔ کسی بھی اسٹاک آئٹم کی نشاندہی کریں جو پرانی یا خراب ہیں۔
- سال کے آخر میں آپ کے قرض دہندگان کی فہرست جس میں وہ آپ کا کتنا مقروض ہیں اور وہ کتنے عرصے سے بقایا ہیں۔ کسی بھی چیز کی نشاندہی کریں جس کا آپ کو ادائیگی کرنے کا امکان نہیں ہے۔
- سال کے آخر میں تمام بینک اور نقد بیلنس کا شیڈول، ہر بینک اکاؤنٹ کے تمام بینک اسٹیٹمنٹس کے ساتھ
- قرض دہندگان کی ایک فہرست جس میں HMRC کے ساتھ ساتھ معمول کے کاروباری سپلائرز کو بھی شامل کرنا چاہیے۔.
- ان انکشافات کے لیے معاون کام جو آپ کے اکاؤنٹس میں شامل کیے جانے کی ضرورت ہے، جیسے ملازمین کی اوسط تعداد، آپریٹنگ لیز کے وعدے یا ڈائریکٹرز کا معاوضہ (صرف کمپنیوں کے لیے درکار)۔.
یہ تمام شیڈولز آپ کے کاروبار پر لاگو نہیں ہوں گے اور اس لیے کچھ کرنے سے پہلے آپ اس پر بات کرنا چاہیں گے۔.
دیگر مسائل
کچھ مسائل صرف کمپنیوں سے متعلق ہیں۔ ان میں شامل ہیں:
داستانی رپورٹس
بڑے کاروباروں کو بیانیہ رپورٹنگ کی کچھ شکلیں شامل کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے جو اکاؤنٹس کے ساتھ ہوتی ہے جیسے کہ اسٹریٹجک رپورٹ۔ یہ آپ کے لیے اضافی معلومات فراہم کرنے کا موقع ہے جو آپ کے اکاؤنٹس کے صارفین کو آپ کے کاروبار اور اس کی کارکردگی کو سمجھنے میں مدد دے سکتی ہے۔ اگر ایسا ہے تو وہ آپ کے ساتھ ان تقاضوں پر بات کریں گے تاکہ آپ کسی بھی ضروری رپورٹس کے الفاظ تیار کر سکیں۔.
مستقبل کے منصوبے
اکاؤنٹس پروڈکشن کے عمل کے حصے کے طور پر آپ کو کاروبار کی تشویشناک پوزیشن پر غور کرنے کی ضرورت ہے، اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کو یقین ہے کہ اکاؤنٹس کی منظوری کی تاریخ سے کم از کم 12 ماہ تک کاروبار میں رہنے کے لیے اس کے پاس کافی وسائل ہوں گے۔ اس کے علاوہ آپ کو اس بات پر بھی غور کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا اس بات کا کوئی ثبوت موجود ہے کہ آپ کے اثاثوں کی قدر میں کمی واقع ہوئی ہے، مثال کے طور پر مارکیٹ میں تبدیلیوں یا تکنیکی ترقی کی وجہ سے متروک ہونے کے نتیجے میں۔.
اگر کاروبار کی مستقبل کی کارکردگی کے بارے میں کوئی غیر یقینی صورتحال ہے تو وہ آپ سے اپنے تشویش کے جائزے کی حمایت میں ثبوت فراہم کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں۔ اس میں پیشن گوئی کے نتائج اور نقد بہاؤ کے تخمینے، موصول ہونے والے سیلز آرڈرز یا فنڈنگ کے نئے ذرائع کی تفصیلات شامل ہو سکتی ہیں۔ ان کو جلد از جلد فراہم کرنا اس بات کو یقینی بنائے گا کہ ہمارا کام جلد سے جلد اور مؤثر طریقے سے مکمل کیا جا سکتا ہے۔.
