کسی خیراتی ادارے کے لیے ٹرسٹی کے طور پر کام کرنا اور کمیونٹی کو کچھ واپس کرنے کا موقع دینا اکثر اعزاز سمجھا جاتا ہے۔ تاہم، ٹرسٹی بننے میں ایک خاص عزم اور ذمہ داری کی سطح شامل ہوتی ہے جسے کم نہیں سمجھا جانا چاہیے۔.
چاہے آپ پہلے سے ہی کسی خیراتی ادارے کے ٹرسٹی ہیں، چاہے وہ مقامی پروجیکٹ ہو یا گھریلو نام، یا اس میں شامل ہونے کا سوچ رہے ہو، ٹرسٹی ہونے کے ناطے آپ پر بہت سی ذمہ داریاں عائد ہوتی ہیں۔.
ہم ذیل میں اہم ذمہ داریوں کا خاکہ پیش کرتے ہیں، جس میں سکاٹش خیراتی اداروں کے لیے اکاؤنٹنگ اور آڈٹ کی ضروریات پر خاص زور دیا جاتا ہے۔.
پس منظر
سکاٹ لینڈ میں چیریٹی سیکٹر کی نگرانی عام طور پر آفس آف سکاٹش چیریٹی ریگولیٹر (OSCR) کرتی ہے، جسے 'سکاٹش چیریٹی ریگولیٹر' بھی کہا جاتا ہے۔ OSCR ایک غیر وزارتی سرکاری محکمہ ہے جو سکاٹش خیراتی اداروں کے لیے آزاد ریگولیٹر اور رجسٹرار ہے۔.
OSCR چیریٹی سیکٹر میں ایک اہم کردار ادا کرتا ہے اور عوام کو خیراتی اداروں کی سالمیت پر اعتماد دلانے اور چیریٹی ٹرسٹیوں کو ان کے قانونی فرائض کو سمجھنے اور ان کی تعمیل کرنے میں مدد کرنے کے لیے قائم ہے۔.
OSCR کے کام کا ایک اہم حصہ ٹرسٹیز کو مشورہ فراہم کرنا ہے۔ OSCR کی ویب سائٹ، جہاں چیریٹی ٹرسٹیز کے فرائض۔
صدقہ کی اقسام
اسکاٹ لینڈ میں خیراتی ادارے جو بنیادی قانون سازی کرتے ہیں وہ چیریٹیز اینڈ ٹرسٹی انویسٹمنٹ ایکٹ (اسکاٹ لینڈ) 2005 (2005 ایکٹ) ہے۔ خیراتی ادارے کئی طریقوں سے بنائے جا سکتے ہیں لیکن عام طور پر یا تو ہوتے ہیں:
- کمپنیز ایکٹ 2006 یا اس سے پہلے کے تحت شامل کیا گیا (لمیٹڈ کمپنی خیراتی ادارے)
- Scottish Charitable Incorporated Organizations Regulations 2011 ('The General Regulations') کے ذریعے 2005 ایکٹ کے تحت شامل کیا گیا (Scottish Charitable incorporated Organisations, SCIOs)؛ یا
- اعتماد کے اعلان کے ذریعہ تخلیق کیا گیا ہے (غیر منضبط خیراتی ادارے)۔.
ان خیراتی اداروں میں سے ہر ایک کو اپنے اکاؤنٹس کو OSCR کے ساتھ رجسٹر کرنے اور فائل کرنے کی ضرورت ہے اور محدود کمپنیاں اضافی طور پر کمپنیز ہاؤس کے ساتھ رجسٹرڈ ہیں۔.
چیریٹی کی قسم ٹرسٹی کی ذمہ داریوں کی مکمل حد کا تعین کرے گی۔.
ٹرسٹی کون ہے؟
2005 کا ایکٹ ٹرسٹیز کو 'ایک چیریٹی کی انتظامیہ کا عمومی کنٹرول اور انتظام رکھنے والے افراد' کے طور پر بیان کرتا ہے۔ اس تعریف میں عام طور پر شامل ہوں گے:
- غیر مربوط خیراتی اداروں اور SCIOs کے لیے، ایگزیکٹو یا انتظامی کمیٹی کے اراکین
- محدود کمپنی کے خیراتی اداروں، ڈائریکٹرز یا انتظامی کمیٹی کے اراکین کے لیے۔.
خیراتی اداروں کو اس فلاحی مقصد کی تکمیل کے لیے ہر وقت ضرورت ہوتی ہے جس کے لیے انھیں بنایا گیا تھا اور اس کو یقینی بنانا تمام ٹرسٹیز کا فرض ہے۔.
ٹرسٹی کی پابندیاں اور ذمہ داریاں
ٹرسٹی ہونے کی ذمہ داریوں کے علاوہ، بہت سی پابندیاں بھی ہیں جن کا اطلاق ہو سکتا ہے۔ ان کا مقصد ٹرسٹی کے ذاتی مفادات اور بطور ٹرسٹی ان کے فرائض کے درمیان پیدا ہونے والے مفادات کے تصادم کو روکنا ہے۔ یہ عام طور پر فراہم کرتے ہیں:
- ٹرسٹیز خیراتی ادارے سے ذاتی طور پر فائدہ نہیں اٹھا سکتے، حالانکہ جیب سے باہر کے معقول اخراجات کی ادائیگی کی جا سکتی ہے۔
- ٹرسٹیوں کو بطور ٹرسٹی ان کے کردار کی ادائیگی نہیں کی جانی چاہئے۔.
ان اصولوں میں محدود مستثنیات ہیں جو 2005 کے ایکٹ میں بیان کیے گئے ہیں۔ جہاں ٹرسٹیز ہوشیاری سے، قانونی طور پر یا اپنی گورننگ دستاویز کے مطابق کام نہیں کرتے ہیں تو وہ چیریٹی کو پہنچنے والے کسی بھی نقصان کے لیے خود کو ذاتی طور پر ذمہ دار پا سکتے ہیں۔.
ٹرسٹیز کی ذمہ داریاں
OSCR رہنمائی 'چیرٹی ٹرسٹی ڈیوٹیز' بتاتی ہے کہ ٹرسٹی ہونے کا کیا مطلب ہے۔ ٹرسٹیز کے پاس چیریٹی کی پوری ذمہ داری ہے اور چیریٹی کے مفادات میں کام کرنا ایک عمومی فرض ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ انہیں چاہئے:
- ایسے طریقے سے کام کریں جو چیریٹی کے خیراتی مقاصد کے مطابق ہو۔
- چیریٹی کی گورننگ دستاویز میں قانون اور قواعد پر عمل کریں۔
- احتیاط اور احتیاط کے ساتھ کام کریں
- چیریٹی اور کسی بھی شخص یا تنظیم کے درمیان مفادات کے کسی ٹکراؤ کا انتظام کریں جو چیریٹی کے ٹرسٹیز کا تقرر کر سکے۔.
ٹرسٹیز کا فرض ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ ان کے چیریٹی کے فنڈز صرف اس کے خیراتی کاموں کو آگے بڑھانے میں لاگو ہوں۔ انہیں یہ ظاہر کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے کہ یہ معاملہ ہے، لہذا انہیں ریکارڈ رکھنا چاہئے جو ایسا کرنے کے قابل ہیں۔.
چیریٹی ٹرسٹیوں کو چاہیے کہ وہ چیریٹی کے مفادات کو اپنی ضروریات یا کسی رشتہ دار یا کاروباری مفادات سے پہلے رکھیں۔ جہاں ایک فیصلہ لیا جانا چاہیے جہاں ایک اختیار ٹرسٹی کے مفاد میں ہو اور دوسرا خیراتی ادارے کے مفاد میں ایک ٹرسٹی کو اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ دوسرے ٹرسٹیز کو تنازعہ کا علم ہو اور وہ بحث یا فیصلے میں حصہ نہ لیں۔.
چیریٹی ٹرسٹی ڈیوٹیز 2005 کے ایکٹ میں شامل کچھ مخصوص فرائض کے بارے میں بھی معلومات فراہم کرتی ہے۔ رہنمائی ٹرسٹیز کے فرائض کا تعین کرتی ہے:
- اپنے چیریٹی کی تفصیلات کو اپ ڈیٹ کرنا - سکاٹش چیریٹی رجسٹر کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنے کے لیے درکار تمام معلومات فراہم کریں۔
- OSCR کو رپورٹ کرنا - OSCR کو سالانہ مانیٹرنگ، چیریٹی اکاؤنٹنگ اور اپنے چیریٹی میں تبدیلیاں کرنے کے حوالے سے کچھ معلومات فراہم کرنے کے قانونی فرض کی تعمیل کریں
- مالیاتی ریکارڈ رکھنا اور ریکارڈ کرنا - مناسب اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھیں اور اکاؤنٹ کا سالانہ اسٹیٹمنٹ اور سالانہ رپورٹ تیار کریں جس کی بیرونی طور پر جانچ کی جاتی ہے اور OSCR کو سالانہ واپسی کے ساتھ بھیجی جاتی ہے۔
- فنڈ ریزنگ - چیریٹی فنڈز کیسے اکٹھا کرتی ہے اس پر قابو پالیں۔
- عوام کو معلومات فراہم کریں.
یہ فرائض چیریٹی کے انچارج ہر فرد کے ذریعہ مشترکہ ہیں۔ کوئی بھی چیریٹی ٹرسٹی (مثال کے طور پر چیئر یا خزانچی) کسی دوسرے ٹرسٹی سے زیادہ ذمہ داری نہیں رکھتا۔.
اکاؤنٹنگ کی ضروریات
2005 کے ایکٹ کا تقاضا ہے کہ خیراتی ادارے:
- مکمل اور درست اکاؤنٹنگ ریکارڈ رکھیں (اور فنڈز کی ضروریات یہاں خاص اہمیت کی حامل ہیں)
- چیریٹی اکاؤنٹس اور اس کی سرگرمیوں پر سالانہ رپورٹ تیار کریں۔
- آڈٹ یا آزادانہ امتحان کو یقینی بنائیں
- سالانہ ریٹرن، سالانہ رپورٹ اور اکاؤنٹس OSCR کو جمع کروائیں (اور، محدود کمپنی کے خیراتی اداروں کے لیے، کمپنیز ہاؤس کو)۔.
ان ضروریات کو کس حد تک پورا کیا جانا ہے اس کا انحصار عام طور پر خیراتی ادارے کی قسم اور کتنی آمدنی پیدا ہوتی ہے۔.
فنڈز کی ضروریات
خیراتی اداروں کے لیے اکاؤنٹنگ کا ایک اہم پہلو مختلف 'فنڈز' کی سمجھ ہے جو ایک چیریٹی کے پاس ہو سکتے ہیں۔.
بنیادی طور پر فنڈز خیراتی ادارے کی آمدنی کی نمائندگی کرتے ہیں اور اس پر پابندیاں ہو سکتی ہیں کہ مخصوص قسم کے فنڈز کو کس طرح استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، عطیہ صرف اس سمجھ پر وصول کیا جا سکتا ہے کہ اسے کسی مخصوص مقصد کے لیے استعمال کیا جانا ہے۔.
اس کے بعد یہ ٹرسٹیز کی ذمہ داری ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس طرح کے 'محدود' فنڈز کو صرف مقصد کے مطابق استعمال کیا جائے۔.
فنڈ ریزنگ
فنڈ ریزنگ کا موثر انتظام اور کنٹرول بھی ٹرسٹی کی ایک اہم ذمہ داری ہے۔ سکاٹش فنڈ ریزنگ اسٹینڈرڈز پینل فنڈ ریزنگ کے معیارات کی نگرانی کرتا ہے اور کوڈ آف فنڈ ریزنگ پریکٹس کے مطابق سکاٹش رجسٹرڈ خیراتی اداروں کے لیے فنڈ ریزنگ کی شکایات سے نمٹتا ہے۔
سالانہ رپورٹ
سالانہ رپورٹ اکثر کافی جامع دستاویز ہوتی ہے، کیونکہ قانون سازی معلومات کی کم از کم مقدار کا تعین کرتی ہے جسے شامل کرنا ہوتا ہے۔ رپورٹ میں عام طور پر شامل ہیں:
- ٹرسٹیز کی رپورٹ (جو چیریٹی کمپنیوں کے لیے اگر ضرورت ہو تو ڈائریکٹرز کی رپورٹ اور اسٹریٹجک رپورٹ کے طور پر دوگنا ہو سکتی ہے)
- سال کی مالی سرگرمیوں کا بیان
- سال کے لیے آمدنی اور اخراجات کا اکاؤنٹ (کچھ خیراتی کمپنیوں کے لیے)
- ایک بیلنس شیٹ
- کیش فلو کا بیان
- اکاؤنٹس کے نوٹس (بشمول اکاؤنٹنگ پالیسیاں)۔.
آڈٹ کی ضروریات
خیراتی ادارے کو آڈٹ کی ضرورت ہے یا نہیں اس کا انحصار بنیادی طور پر اس بات پر ہوگا کہ کتنی آمدنی موصول ہوئی یا پیدا ہوئی اور ان کے سال کے آخر میں:
- تمام خیراتی ادارے جہاں کی آمدنی £500,000 سے زیادہ ہے آڈٹ کی ضرورت ہے۔
- دیگر تمام خیراتی اداروں کو آزادانہ امتحان کی ضرورت ہوتی ہے۔ جہاں 'اکرولز' اکاؤنٹس تیار کیے جاتے ہیں، آزاد ایگزامینر کو مناسب طور پر اہل ہونا چاہیے۔.
غور کرنے کے لیے دیگر معیارات ہیں، خاص طور پر کل اثاثوں کے بارے میں، اور ہمیں آپ کے ساتھ ان پر مزید تفصیل سے بات کرنے میں خوشی ہوگی۔.
رپورٹنگ کی ضروریات
ایک جامع فریم ورک موجود ہے جو اس بات کا تعین کرتا ہے کہ چیریٹی کے اکاؤنٹس کیسے تیار کیے جائیں۔.
£250,000 سے کم آمدنی والے غیر منظم خیراتی ادارے رسیدیں اور ادائیگیوں کے اکاؤنٹس تیار کر سکتے ہیں، الا یہ کہ ان کی گورننگ دستاویز دوسری صورت میں کہے۔.
دیگر تمام خیراتی اداروں کو ایسے اکاؤنٹس تیار کرنے چاہئیں جو 'حقیقی اور منصفانہ' نقطہ نظر کو ظاہر کرتے ہیں اور انہیں 'اکرولز' اکاؤنٹس کہا جاتا ہے۔ 'سچ اور منصفانہ' منظر دکھانے کے لیے اکاؤنٹس کو عام طور پر چیریٹیز اسٹیٹمنٹ آف ریکمنڈڈ پریکٹس (SORP) کے تقاضوں پر عمل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ SORP کو www.charitysorp.org اور خیراتی ادارے اپنے حالات سے نمٹنے کے لیے SORP کا ایک مخصوص ورژن تیار کر سکتے ہیں۔
