کمپنی کی قانون سازی ایک کاروباری تنظیم کو محدود ذمہ داری کے تحفظ سے فائدہ اٹھانے کا موقع فراہم کرتی ہے، تنظیم کے قانونی شخصیت کو ان افراد سے الگ کرتی ہے جو اس کے مالک ہیں اور اسے چلاتے ہیں۔.
اس تحفظ کے بدلے میں، کسی کمپنی کے بارے میں معلومات کی ایک خاص مقدار عوامی طور پر دستیاب ہونی چاہیے، مثال کے طور پر، کمپنی کے سالانہ اکاؤنٹس، رجسٹرڈ آفس ایڈریس اور ڈائریکٹرز کی تفصیلات، اس کے کمپنی سیکریٹری (اگر کوئی ہے) اور اس کے اراکین۔ تاریخی طور پر، یہ معلومات فراہم کرنا اور اپ ڈیٹ کرنا کمپنی سیکرٹری کا کام رہا ہے۔.
کیا تمام کمپنیوں کو کمپنی سیکرٹری کی ضرورت ہے؟
اپریل 2008 سے، جب تک کمپنی کے آرٹیکل آف ایسوسی ایشن میں کوئی واضح ضرورت نہ ہو، کمپنیز ایکٹ 2006 کے تحت اب پرائیویٹ لمیٹڈ کمپنیوں ('لمیٹڈ' یا 'لمیٹڈ') کو کمپنی سیکرٹری کی تقرری کی ضرورت نہیں ہے۔ یہاں تک کہ اگر مضامین کو اس کی ضرورت ہے، تو کمپنی کے ڈائریکٹرز کے لیے یہ نسبتاً سیدھا ہے کہ وہ حصص یافتگان کے معاہدے سے مشروط، پروویژن میں ترمیم کریں۔.
اگرچہ نجی کمپنیوں کے لیے کمپنی سیکریٹری کو ملازمت دینے کی کوئی ضرورت نہیں ہے اگر ان کے مضامین میں اس کی ضرورت نہیں ہے، عملی طور پر بہت سے لوگ اب بھی ایسا کرنے کا انتخاب کرتے ہیں۔ وہ اہم کام جو عام طور پر کمپنی کے سیکرٹری کو آتے ہیں، بشمول شیئر ہولڈر انتظامیہ اور مواصلات، کارپوریٹ گورننس اور قانونی تعمیل اب بھی کرنا ضروری ہے۔ کمپنی سیکرٹری کی غیر موجودگی میں، کمپنی کا قانون کہتا ہے کہ ڈائریکٹرز کو یہ ذمہ داری اٹھانی چاہیے۔ نتیجے کے طور پر، بہت سی نجی کمپنیاں انتظامی اور کارپوریٹ گورننس کے بوجھ کو کم کرنے کے لیے کمپنی سیکرٹری کو ملازمت دیتی رہتی ہیں جو بصورت دیگر ان کے ڈائریکٹرز پر ڈالے جاتے ہیں۔.
پبلک لمیٹڈ کمپنیوں (جن کے نام 'plc' پر ختم ہوتے ہیں) کے لیے اب بھی ایک کمپنی سیکریٹری کا ہونا ضروری ہے جس کے پاس پیشہ ورانہ اہلیت (اکاؤنٹنسی یا کمپنی سیکریٹریل)، قانونی اہلیت، حالیہ تجربہ یا دیگر قابلیتوں کے ذریعے حاصل کردہ "مطلوبہ علم اور تجربہ" ہونا چاہیے جو ڈائریکٹرز کو یقین دلاتے ہیں کہ وہ کمپنی سیکریٹری کے طور پر کام کرسکتے ہیں۔.
کمپنی سیکرٹری کمپنی کا افسر ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ کمپنی کے ڈیفالٹس کے لیے مجرمانہ طور پر ذمہ دار ہو سکتے ہیں: مثال کے طور پر، اجازت دیے گئے وقت میں دستاویز فائل کرنے میں ناکامی یا کمپنی کا سالانہ ریٹرن جمع کرانے میں ناکام ہونا۔.
اگر آپ کی نجی کمپنی کمپنی سیکرٹری نہیں رکھنا چاہتی ہے۔
اگر کوئی پرائیویٹ کمپنی کمپنی سیکرٹری نہ رکھنے کا فیصلہ کرتی ہے تو اسے اپنے آرٹیکل آف ایسوسی ایشن کو چیک کرنا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ اس کے اپنے ضابطوں کے تحت اسے کسی کو مقرر کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ کمپنی کسی بھی موجودہ کمپنی سیکرٹری کے استعفیٰ کے بارے میں کمپنیز ہاؤس کو مطلع کرے۔.
جہاں ایک پرائیویٹ کمپنی کمپنی سیکرٹری نہ رکھنے کا انتخاب کرتی ہے، وہاں کوئی بھی شے جو عام طور پر کمپنی سیکرٹری کو بھیجی جاتی ہے اسے کمپنی کو بھیجی جانے والی سمجھی جاتی ہے۔ کوئی بھی ڈیوٹی جو عام طور پر کمپنی سکریٹری کی ذمہ داری ہوگی یا تو ڈائریکٹر یا ڈائریکٹرز کی طرف سے مجاز شخص کے ذریعے انجام دیا جائے گا۔.
کمپنی سیکرٹری اور کمپنیز ہاؤس
ایک کمپنی سیکرٹری، یا نجی کمپنی کے معاملے میں کمپنی کے سیکرٹری ڈیوٹی کے لیے ذمہ دار شخص، کمپنیز ہاؤس کے ساتھ باقاعدہ لین دین کرے گا کیونکہ یہ وہ جگہ ہے جہاں کمپنی کے بارے میں عوامی ریکارڈ رکھا جاتا ہے۔.
کمپنیز ہاؤس کے ساتھ زیادہ تر مواصلات کمپنیز ہاؤس ویب فائلنگ۔ کمپنیز ہاؤس 100% آن لائن فائلنگ کی طرف بڑھ رہا ہے اور ویب سائٹ کے اس علاقے پر جہاں فارم ڈاؤن لوڈ اور پرنٹ کرنے کے لیے دستیاب ہیں، وہاں ان علاقوں کے لیے نمایاں جھنڈے موجود ہیں جنہیں الیکٹرانک طور پر مکمل کیا جا سکتا ہے۔
کمپنی کے سیکرٹری کے فرائض
کمپنی کے سیکرٹریی معاملات کے لیے ذمہ دار شخص کے فرائض کی وضاحت کمپنی کے قانون میں خاص طور پر نہیں کی گئی ہے لیکن اسے عام طور پر تین اہم شعبوں میں تقسیم کیا جا سکتا ہے:
- قانونی رجسٹروں کو برقرار رکھنا (کمپنی کے ریکارڈ کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنا)
- قانونی فارمز کو مکمل کرنا اور فائل کرنا (عوامی ریکارڈ کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنا)
- میٹنگز اور قراردادیں (اس بات کو یقینی بنانا کہ کمپنی اپنے اندرونی ضوابط اور قانون دونوں کی پابندی کرتی ہے)۔.
قانونی رجسٹروں کو برقرار رکھنا
تمام کمپنیوں کو اہم تفصیلات کے تازہ ترین رجسٹر کو برقرار رکھنا چاہیے۔ ان میں شامل ہیں:
- اراکین کا ایک رجسٹر
- ڈائریکٹرز کا ایک رجسٹر
- چارجز کا ایک رجسٹر
- اہم کنٹرول والے لوگوں کا ایک رجسٹر (PSC رجسٹر)*۔.
ان رجسٹروں کی تفصیلات میں، مثال کے طور پر، نام، پتے، تقرری کی تاریخیں اور استعفیٰ (ڈائریکٹرز کے لیے) اور اراکین کے لیے، حصص کی تعداد اور قسم شامل ہیں۔ یہ ایک مکمل فہرست نہیں ہے۔.
کمپنی کی قانونی کتابوں اور ریکارڈوں کی دیکھ بھال کی ذمہ داری ایک ایسا فرض ہے جو عام طور پر کمپنی سیکرٹری پر عائد ہوتا ہے۔ یہ ایک وقت طلب کام ہو سکتا ہے جسے اکثر نظر انداز کر دیا جاتا ہے، لیکن رجسٹروں کو اپ ٹو ڈیٹ رکھنے میں ناکامی پر £5,000 تک کا جرمانہ ہو سکتا ہے۔.
رجسٹروں کو عام لوگوں کے معائنہ کے لیے کمپنی کے رجسٹرڈ آفس یا واحد متبادل معائنہ مقام (SAIL) پر دستیاب کرایا جانا چاہیے جسے کمپنیز ہاؤس میں بھی ریکارڈ کیا جانا چاہیے۔.
ایک کمپنی اپنے ڈائریکٹرز کے رہائشی پتے نجی رکھنے اور ان کے لیے سروس ایڈریس ریکارڈ کرنے کا انتخاب کر سکتی ہے۔ اگر ایسا ہے تو اسے ایک اضافی رجسٹر رکھنے کی ضرورت ہوگی جس میں ڈائریکٹرز کے رہائشی پتے دکھائے جائیں، جو عام لوگوں کے لیے معائنہ کے لیے کھلا نہیں ہے۔.
* اہم کنٹرول والا شخص وہ فرد ہوتا ہے جو بالآخر کمپنی کے 25% سے زیادہ شیئرز یا ووٹنگ کے حقوق کا مالک یا کنٹرول کرتا ہے یا جو بصورت دیگر کسی کمپنی یا اس کے انتظام پر کنٹرول کرتا ہے۔.
کمپنیز ہاؤس میں قانونی معلومات کو برقرار رکھنا
متبادل طور پر، ایک پرائیویٹ کمپنی اپنے رجسٹرڈ آفس یا SAIL کے بجائے کمپنیز ہاؤس میں عوامی رجسٹر میں کچھ قانونی رجسٹر رکھنے کے لیے (منتخب) بھی کر سکتی ہے۔ اس میں اس کے ڈائریکٹرز کے رجسٹر، ڈائریکٹرز کے معمول کے رہائشی پتے، سیکرٹریز، اراکین اور اہم کنٹرول والے افراد شامل ہوں گے۔ جب کہ یہ الیکشن نافذ ہے کمپنی کو اپنے علیحدہ قانونی رجسٹروں کو اپ ڈیٹ رکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔.
عام لوگ رجسٹرڈ آفس جانے کے بجائے کمپنیز ہاؤس کے ذریعے کمپنی کی معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں جب کہ یہ الیکشن نافذ ہے۔ اس میں کچھ معلومات شامل ہوں گی، جیسے کہ اراکین کے پتے یا ڈائریکٹرز کی مکمل تاریخ پیدائش، جو عام طور پر نجی کمپنیوں کے لیے پبلک ریکارڈ پر دستیاب نہیں ہوتی ہے۔.
قانونی فارم مکمل کرنا اور فائل کرنا
کمپنی کو یقینی بنانا چاہیے کہ کمپنیز ہاؤس میں ان کا ریکارڈ ہمیشہ تازہ ترین ہے اور مختلف قانونی معاملات کی موجودہ تفصیلات پر مشتمل ہے۔.
www.companieshouse.gov.uk پر پہلے رجسٹر کر کے بہت ساری عام قسم کی معلومات آن لائن جمع کرائی جا سکتی ہیں ۔ متبادل طور پر، کمپنیز ہاؤس کے پاس فی الحال 100 سے زیادہ قانونی فارموں کا ایک سلسلہ ہے تاکہ کاغذات جمع کرنے کی اجازت دی جا سکے۔
کمپنی کے سیکرٹری کے فرائض اس بات کو یقینی بنانے تک بڑھیں گے، مثال کے طور پر:
- کمپنی کے سالانہ اکاؤنٹس کمپنیز ہاؤس میں وقت پر جمع کیے جاتے ہیں۔ ایک پرائیویٹ لمیٹڈ کمپنی کے لیے، عام حالات میں، یہ اکاؤنٹنگ سال کے اختتام کے 9 ماہ کے اندر ہونا چاہیے۔ حسابات تاخیر سے جمع ہونے پر جرمانہ عائد کیا جائے گا۔.
- ہر سال ایک بار، کمپنی ہاؤس ہر کمپنی کو اپنا 'تصدیق بیان' فائل کرنے کے لیے ایک یاد دہانی بھیجے گا ، جو پرانے سالانہ ریٹرن کی جگہ لے لیتا ہے، اور اسے آن لائن یا کاغذ پر ڈاؤن لوڈ کرکے مکمل کیا جا سکتا ہے (زیادہ فیس کے لیے)۔ کمپنی کو 'چیک اور تصدیق' کرنی چاہیے کہ مقررہ تاریخ پر رکھی گئی معلومات درست ہیں۔ بیان 'جائزہ کی مدت' کے اختتام کے 14 دنوں کے اندر داخل کیا جانا چاہیے اور مقررہ تاریخ یاد دہانی پر بیان کی جائے گی۔ اگر اسے دیر سے واپس کیا جاتا ہے یا بالکل واپس نہیں کیا جاتا ہے تو، کمپنی، ڈائریکٹر (ڈائریکٹرز) اور سکریٹری (اگر مقرر کیا گیا ہے) کے خلاف کارروائی کی جا سکتی ہے۔ اس تصدیقی بیان نے جون 2016 سے سالانہ ریٹرن کی جگہ لے لی اور کمپنیوں کو اجازت ہے کہ اگر وہ چاہیں تو انہیں سالانہ سے زیادہ کثرت سے فائل کریں، حالانکہ وہ اب بھی صرف سالانہ فیس ادا کریں گی (ہر بار فائل کرنے کے بجائے)۔
- کمپنی کو منظم کرنے کے طریقے میں ہونے والی تمام تبدیلیوں کو کمپنی ہاؤس کو مطلع کرنے کی ضرورت ہے، تبدیلی پر منحصر ہے، 14 سے 28 دنوں کے درمیان ایک مخصوص مدت کے اندر۔ سالانہ تصدیقی بیان اس معلومات کو تبدیل کرنے کے لیے استعمال نہیں کیا جا سکتا اور ایک الگ فارم استعمال کیا جانا چاہیے۔ سب سے عام شکلوں میں شامل ہیں:
- ڈائریکٹرز، سیکرٹریز اور ان کی تفصیلات میں تبدیلیاں
- اکاؤنٹنگ ریفرنس کی تاریخ میں تبدیلی
- رجسٹرڈ آفس کی تبدیلی
- حصص کی الاٹمنٹ.
- اگر کوئی کمپنی اپنا تصدیقی بیان مکمل نہیں کرتی ہے، تو رجسٹرار یہ فرض کر سکتا ہے کہ کمپنی مزید کاروبار نہیں کر رہی ہے اور اسے رجسٹر سے ہڑتال کرنے کے لیے اقدامات کر سکتا ہے۔.
- جب بھی کوئی تبدیلی کی جاتی ہے تو کمپنی کے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن کا ایک تازہ ترین ورژن فائل کیا جاتا ہے۔.
- اس رجسٹر کے متعارف ہونے کے بعد سے PSC رجسٹر سے متعلق قوانین پہلے ہی تبدیل ہو چکے ہیں۔ ابتدائی طور پر، کمپنیاں اپنے تصدیقی بیان کے حصے کے طور پر اپنے PSC رجسٹر کے پبلک ورژن کو سالانہ اپ ڈیٹ کر سکتی تھیں، لیکن اب ہر تبدیلی کو رجسٹر پر 14 دنوں کے اندر اپ ڈیٹ کرنا ہوگا اور مزید 14 دنوں کے اندر کمپنیز ہاؤس کو مطلع کرنا ہوگا۔.
چارجز
جب کوئی کمپنی قرض کے لیے سیکیورٹی فراہم کرتی ہے، یا تو قرض دہندہ یا قرض لینے والے کو مناسب فارم کو پُر کرکے اور قانونی چارج ادا کرکے، کمپنی ہاؤس کو 21 دنوں کے اندر مطلع کرنا چاہیے۔ بروقت رجسٹریشن کے بغیر چارج کالعدم ہو جائے گا - یعنی قرض اب بھی قابل واپسی ہوگا لیکن دی گئی سیکیورٹی درست نہیں ہوگی۔ اس کا اطلاق حاصل کی گئی جائیداد پر نہیں ہوتا جس پر چارج عائد ہوتا ہے۔.
اچھی کمپنی سیکریٹری پریکٹس اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ جو بھی چارجز بنائے گئے ہیں وہ رجسٹرڈ ہیں اور قرض کی ادائیگی کے ساتھ ہی رجسٹر سے چارج ہٹا کر کمپنی کا کریڈٹ پروفائل محفوظ ہے۔.
اجلاس اور قراردادیں۔
کمپنی کا قانون کمپنی کے کاروبار کے بعض پہلوؤں کو باضابطہ میٹنگوں کے ذریعے انجام دینے کے لیے طریقہ کار طے کرتا ہے جہاں قراردادیں منظور کی جائیں گی۔ جب قراردادیں منظور کی جاتی ہیں، تو کمپنی ان کی پابند ہوتی ہے (قرارداد ایک معاہدہ یا اراکین کی طرف سے لیا گیا فیصلہ ہے)۔.
یہاں کمپنی کے سیکریٹری کا کردار یہ ہوگا کہ میٹنگز کا مناسب نوٹس ان لوگوں کو دیا جائے جو شرکت کرنے کے حقدار ہیں، کارروائی کو منٹس بنائیں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ کمپنی کے چلانے کے طریقے کو متاثر کرنے والی قراردادوں کی کاپیاں متعلقہ ٹائم فریم کے اندر کمپنیز ہاؤس کو بھیجی جائیں۔.
کمپنی کے اجلاسوں کا نوٹس
ممبران اور آڈیٹرز کمپنی کے اجلاسوں کے نوٹس کے حقدار ہیں۔ ایک پرائیویٹ لمیٹڈ کمپنی کے لیے، کم از کم 14 دنوں کا جنرل میٹنگ نوٹس درکار ہے۔ نوٹس تحریری طور پر ہو سکتا ہے، ای میل کے ذریعے یا کسی ویب سائٹ کے ذریعے (اگر کچھ شرائط پوری ہوتی ہیں)۔ تاہم، ایک پرائیویٹ کمپنی کو اب سالانہ جنرل میٹنگ (AGM) منعقد کرنے کی ضرورت نہیں ہے، جب تک کہ کمپنی کے آرٹیکلز آف ایسوسی ایشن AGM کے انعقاد کے لیے واضح انتظامات نہ کریں۔.
اگر AGM کے لیے موجودہ ایکسپریس پروویژن والی موجودہ کمپنی اس شرط کو ختم کرنا چاہتی ہے تو اسے خصوصی قرارداد کے ذریعے اپنے آرٹیکلز کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہوگی۔.
قراردادیں
قرارداد کی دو قسمیں ہیں جو منظور کی جا سکتی ہیں: عام قراردادیں (ممبران کی سادہ اکثریت سے منظور شدہ) اور خصوصی قراردادیں (ممبران کی 75% اکثریت سے منظور شدہ)۔ عام طور پر، اجلاس میں موجود کسی بھی ممبر کی طرف سے قراردادوں پر ووٹ دیا جائے گا۔.
نجی کمپنیاں زیادہ تر فیصلے تحریری ریزولیوشن کے ذریعے لے سکتی ہیں۔ ایسی قرارداد کے لیے ہارڈ کاپی کی ضرورت نہیں ہوتی اور اسے ای میل کے ذریعے پاس کیا جا سکتا ہے۔ تاہم، ان قراردادوں کو کمپنی کے تمام اراکین کی اکثریت سے پاس کرنے کی ضرورت ہے، نہ صرف ووٹنگ فارم واپس کرنے والوں کی طرف سے!
یہ ضروری ہے کہ کمپنیاں کمپنی کے انتظام میں لیے گئے تمام اہم فیصلوں کی کاپیاں اپنے پاس رکھیں جہاں وہ میٹنگ میں یا تحریری قرارداد کے ذریعے لیے گئے ہوں۔ جہاں یہ فیصلے کمپنی کے چلانے کے طریقے کو بدل دیتے ہیں، وہاں کمپنیز ہاؤس میں ایک کاپی جمع کروانے کی ضرورت ہوتی ہے۔.
اپنے عوامی ریکارڈ کو محفوظ رکھنا
کمپنیز ہاؤس نے حال ہی میں معلومات کی جعلی فائلنگ کی بڑھتی ہوئی سطح کی اطلاع دی ہے۔ ایک پسندیدہ چال کمپنیز ہاؤس میں مناسب فارم جمع کر کے کمپنی کے رجسٹرڈ آفس کو تبدیل کرنا ہے۔ ایک بار جب یہ قبول ہو جائے تو، دھوکہ باز ڈائریکٹرز کو تبدیل کر سکتے ہیں یا کمپنی کو یہ خیال کیے بغیر کہ وہ ہائی جیک ہو گئے ہیں، جھوٹے اکاؤنٹس فائل کر سکتے ہیں! اس کے بعد وہ اس غلط معلومات کی بنیاد پر سامان خرید سکتے ہیں یا کریڈٹ حاصل کر سکتے ہیں۔.
کمپنیز ہاؤس کمپنیوں کے لیے اپنی معلومات آن لائن فائل کرنے کا خواہاں ہے۔ یہ ایک بہت ہی محفوظ طریقہ ہو سکتا ہے، خاص طور پر اگر کمپنی اپنے PROOF (محفوظ آن لائن فائلنگ) سسٹم کے ذریعے پیش کردہ بہتر حفاظتی انتظامات کے لیے سائن اپ کرتی ہے، جو کچھ فارموں کے کاغذات کو فائل کرنے سے روکتا ہے۔.
تبدیلیاں آنے والی ہیں۔
حکومت نے فروری 2022 کے آخر میںجو اہم تبدیلیاں تجویز کی جا رہی ہیں ان میں رجسٹرار کے کردار کو وسعت دینا شامل ہے تاکہ پبلک رجسٹر پر موجود معلومات کی سالمیت کو برقرار رکھا جا سکے، کمپنیوں کی تشکیل، انتظام اور کنٹرول کرنے والوں کے لیے شناختی تصدیق کا تعارف اور دستیاب مالیاتی معلومات کو بہتر بنانا، بشمول فائل کیے جانے والے اکاؤنٹس کی iXBRL ٹیگنگ کی ضرورت اور چھوٹی کمپنیوں کے اکاؤنٹس یا فائلوں کو ہٹانے کے لیے فائل کو ہٹانا۔ اس بات کی تصدیق کی گئی ہے کہ اکاؤنٹس فائل کرنے کی آخری تاریخ میں ترمیم کرنے کا کوئی منصوبہ نہیں ہے جس سے بہت سے لوگوں کو راحت ملے گی۔ ایک وائٹ پیپر شائع کیا جس میں پارلیمنٹ میں قانون سازی سے قبل کمپنیز ہاؤس میں اصلاحات کے بارے میں اپنی پوزیشن واضح کی گئی۔
اکنامک کرائم اور کارپوریٹ ٹرانسپیرنسی بل نے 26 اکتوبر 2023 کو شاہی منظوری حاصل کر لی۔ ایکٹ میں سب سے پہلے اقدامات موسم بہار 2024 میں متعارف کرائے گئے تھے، تاہم بہت سی تبدیلیوں کو متعارف کروانے سے پہلے نظام کی ترقی اور ثانوی قانون سازی کی ضرورت ہے۔ وقت گزرنے کے ساتھ، متعارف کرائے گئے اقدامات رجسٹروں پر شفافیت اور زیادہ درست اور قابل اعتماد معلومات کا باعث بنیں گے۔.
کمپنی کے سیکرٹریوں کے لیے خاص طور پر یہ تقاضے ہوں گے کہ کمپنی کی جانب سے کام کرنے والے کسی بھی شخص کے لیے اپنی شناخت کی توثیق کی جائے گی تاکہ کمپنیز ہاؤس کے ساتھ اس صلاحیت میں تعامل جاری رکھا جا سکے۔ 8 اپریل 2025 سے، افراد کو اپنی شناخت کی تصدیق براہ راست کمپنیز ہاؤس سے یا کسی مجاز کارپوریٹ سروس پرووائیڈر (ACSP) کے ذریعے کرنی ہوگی۔.
