公司法为商业组织提供了享受有限责任保护的机会，将组织的法人资格与拥有和经营该组织的个人分开。.
作为获得这种保护的回报，公司必须公开一定数量的信息，例如公司年度账目、注册办公地址以及董事、公司秘书（如有）和成员的详细信息。历史上，提供和更新这些信息一直是公司秘书的职责。.
所有公司都需要公司秘书吗？
自2008年4月起，除非公司章程另有明确规定，《2006年公司法》不再要求私人有限公司（“有限公司”或“ltd”）委任公司秘书。即使公司章程确实有此要求，公司董事也可通过股东协议相对简便地修改相关条款。.
尽管法律并未强制要求私营公司在其章程中必须聘用公司秘书（除非公司章程另有规定），但实际上许多公司仍然选择这样做。通常由公司秘书负责的重要工作，包括股东管理和沟通、公司治理以及法律法规的遵守，仍然需要由董事完成。如果没有公司秘书，公司法规定董事必须承担这些责任。因此，许多私营公司仍然聘用公司秘书，以减轻董事的行政和公司治理负担。.
公众有限公司（名称以“plc”结尾）仍然需要一名公司秘书，该秘书必须具备“必要的知识和经验”，可通过拥有专业资格（会计或公司秘书）、法律资格、近期经验或其他能力获得，从而使董事相信其能够担任公司秘书。.
公司秘书是公司的高级职员。这意味着他们可能因公司违约而承担刑事责任：例如，未在规定时间内提交文件或未提交公司年度报表。.
如果您的私营公司不想设立公司秘书职位。
如果一家私人公司决定不设公司秘书，则应查阅其公司章程，确保其自身规定没有要求必须委任公司秘书。公司应将现有公司秘书的辞职情况通知公司注册处。.
如果一家私人公司选择不设公司秘书，则通常应发送给公司秘书的任何文件均视为发送给公司本身。通常由公司秘书承担的任何职责将由董事或董事授权的人员履行。.
公司秘书和公司注册处
公司秘书（如果是私营公司，则指负责公司秘书工作的人员）会定期与公司注册处打交道，因为公司相关的公共记录就保存在那里。.
与英国公司注册处的大部分沟通都是通过英国公司注册处网上申报系统。英国公司注册处正朝着100%在线申报的方向发展，在网站提供表格下载和打印的区域，会用醒目的标记标明哪些部分可以通过电子方式填写。
公司秘书职责
公司法并未对公司秘书事务负责人的职责做出具体规定，但通常可分为三个主要方面：
- 维护法定登记册（保持公司记录的最新状态）
- 填写并提交法定表格（保持公共记录的更新）
- 会议和决议（确保公司遵守其内部规章制度和法律）。.
维护法定登记册
所有公司都必须保存最新的关键信息登记册。这些信息包括：
- 会员名册
- 董事名册
- 费用登记册
- 具有重大控制权的人登记册（PSC 登记册）*。.
这些登记册中的详细信息包括（例如）董事的姓名、地址、任命和辞职日期，以及（对于股东而言）所持股份的数量和类型。这并非一份详尽的清单。.
维护公司法定账簿和记录通常是公司秘书的职责。这项工作耗时费力，常常被忽视，但未能及时更新账簿可能会被处以最高 5,000 英镑的罚款。.
公司注册办事处或指定的唯一替代查阅地点（SAIL）必须向公众提供登记册供查阅，并且该地点也必须在公司注册处登记。.
公司可以选择对董事的住宅地址保密，并为其登记一个服务地址。如果选择这样做，公司需要另行设立一个登记册，记录董事的住宅地址，该登记册不对公众开放。.
* 拥有重大控制权的人是指最终拥有或控制公司 25% 以上股份或投票权，或者以其他方式对公司或其管理层行使控制权的个人。.
在公司注册处维护法定信息
此外，私人公司也可以选择将部分法定登记册保存在公司注册处（Companies House）的公共登记册上，而不是保存在其注册办事处或SAIL（可能是指某个机构或系统）处。这些登记册包括董事名册、董事常用居住地址名册、秘书名册、成员名册以及重要控制人名册。在此项选择生效期间，公司无需更新其自身的单独法定登记册。.
在此项选择生效期间，公众可以通过公司注册处（Companies House）获取公司信息，而无需亲自前往注册办事处。这将包括一些信息，例如成员地址或董事的完整出生日期，这些信息通常不会在私人公司的公开记录中提供。.
填写并提交法定表格
公司必须确保其在公司注册处的记录始终保持最新状态，并包含各种法定事项的最新详细信息。.
许多常见类型的信息可以通过先在www.companieshouse.gov.uk。此外，英国公司注册处目前提供 100 多种法定表格，允许纸质提交。
公司秘书的职责包括确保，例如：
- 公司年度账目按时提交至公司注册处。对于私人有限公司而言，通常情况下，账目必须在会计年度结束后的9个月内提交。逾期提交账目将被处以罚款。.
- 公司注册处每年都会向每家公司发送提醒，要求其提交“确认声明”。该声明取代了之前的年度申报表，公司可以线上提交，也可以下载纸质表格填写（纸质表格需支付更高的费用）。公司必须“核实并确认”在指定截止日期前所掌握的信息准确无误。该声明必须在“审核期”结束后的14天内提交，截止日期将在提醒函中注明；如果逾期或未提交，公司、董事和秘书（如有委任）可能会被起诉。该确认声明自2016年6月起取代了年度申报表。公司可以根据自身情况选择是否提交，但只需每年支付一次费用（而非每次提交都需付费）。
- 公司组织结构的任何变更均须在规定的14至28天内（具体期限视变更情况而定）通知公司注册处。年度确认声明不能用于更改此信息，必须使用单独的表格。最常用的表格包括：
- 董事、秘书及其详细信息的变更
- 会计参考日期变更
- 注册办事处变更
- 股份分配。.
- 如果一家公司没有完成确认声明，注册官可能会认为该公司已停止营业，并采取措施将其从注册簿中删除。.
- 公司章程如有变更，则需提交更新版本。.
- 自PSC登记册推出以来，相关规则已发生变更。最初，公司可以每年在确认声明中更新其PSC登记册的公开版本，但现在每次变更都必须在14天内更新登记册，并在之后的14天内通知公司注册处。.
费用
公司为贷款提供担保时，贷款方或借款方均应在21天内向公司注册处提交相应表格并缴纳法定费用。如未及时登记，该担保将失效——即贷款仍需偿还，但所提供的担保将不再有效。此规定不适用于已设定担保的财产。.
良好的公司秘书惯例可确保所有产生的费用都得到登记，并在贷款偿还后立即从登记册中删除该费用，从而保护公司的信用记录。.
会议和决议
公司法规定了公司开展某些业务的程序，这些程序通过正式会议进行，并在会议上通过决议。决议一旦通过，公司即受其约束（决议是成员达成的协议或决定）。.
公司秘书的职责是确保向有权出席会议的人员发出适当的会议通知，记录会议进程，并确保在相关时间范围内将影响公司运营方式的决议副本送交公司注册处。.
公司会议通知
成员和审计师有权获得公司会议通知。对于私人有限公司，至少需要提前14天发出股东大会通知。通知可以采用书面形式、电子邮件或网站（需满足特定条件）。但是，除非公司章程另有明确规定，私人有限公司不再需要召开年度股东大会（AGM）。.
如果一家现有公司已有关于召开年度股东大会的明确规定，并且希望取消这一规定，则需要通过特别决议修改其公司章程。.
决议
决议分为两种类型：普通决议（由简单多数成员通过）和特别决议（由75%的成员通过）。通常情况下，决议将由出席会议的所有成员进行表决。.
私营公司可以通过书面决议做出大部分决定。此类决议无需纸质文件，可以通过电子邮件通过。但是，这些决议需要获得公司全体成员的多数票通过，而不仅仅是那些提交投票表的成员！
公司必须保留所有重要管理决策的副本，无论这些决策是在会议上做出的，还是以书面决议的形式作出的。如果这些决策改变了公司的运营方式，则需要将副本提交给公司注册处（Companies House）备案。.
保护您的公共记录安全
英国公司注册处近期报告称，虚假信息申报案件数量不断增加。一种常见的伎俩是向公司注册处提交相应的表格，更改公司注册地址。一旦变更获得批准，诈骗分子就可以更换董事或提交虚假账目，而公司却毫不知情！他们随后可以利用这些虚假信息购买商品或获得信贷。.
公司注册处鼓励公司在线提交信息。这是一种非常安全的方式，特别是如果公司注册了其PROOF（受保护的在线申报）系统提供的增强型安全措施，该系统可以防止某些表格以纸质形式提交。.
即将到来的变化
政府发布了一份白皮书，阐述了其在向议会提交立法之前对公司注册处进行改革的立场。拟议的主要改革包括扩大注册官的职责范围，以维护公共登记册上信息的完整性；对公司设立人、管理人员和控制人引入身份验证；改进现有财务信息，包括要求对提交的账目进行iXBRL标记，以及取消小型公司提交简略或精简版账目的权限。不过，政府已确认暂无计划修改账目提交截止日期，这无疑会让许多人感到欣慰。
《经济犯罪和企业透明度法案》于2023年10月26日获得御准。该法案中的首批措施已于2024年春季实施，但许多变更在正式实施前需要进行系统开发和制定配套立法。随着时间的推移，这些措施将有助于提高透明度，并使登记信息更加准确可信。.
对于公司秘书而言，尤其需要关注的是，任何代表公司行事的人员都必须验证其身份，才能继续以该身份与公司注册处进行互动。自2025年4月8日起，个人需要直接向公司注册处或通过授权企业服务提供商 (ACSP) 验证其身份。.
