Kinderbetreuung und vom Arbeitgeber bereitgestellte Kinderbetreuungsgutscheine sind sowohl bei Arbeitgebern als auch bei Arbeitnehmern sehr beliebt.
Arbeitgeberfinanzierte Kinderbetreuung (ESC), üblicherweise in Form von Kinderbetreuungsgutscheinen, ist für viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine steuerlich und sozialversicherungstechnisch vorteilhafte Leistung. Wir beleuchten die Auswirkungen dieser Art von Vergünstigung auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Das ESC-Programm, das eine begrenzte Steuer- und Sozialversicherungsbefreiung für vom Arbeitgeber beauftragte Kinderbetreuung und vom Arbeitgeber bereitgestellte Kinderbetreuungsgutscheine ermöglichte, war bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen beliebt. Allerdings nahm das ESC-Programm ab dem 4. Oktober 2018 keine neuen Mitglieder mehr auf. Die Regierung führte die steuerfreie Kinderbetreuung ein, die sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige verfügbar ist.
Gehaltsumwandlung
Viele Arbeitgeber nutzen die betriebliche Altersvorsorge (ESC) im Rahmen von Gehaltsumwandlungsmodellen. Beispielsweise verzichtet der Arbeitnehmer auf einen Teil seines steuer- und sozialversicherungspflichtigen Gehalts und erhält im Gegenzug steuerfreie Kinderbetreuungsgutscheine. Dadurch können sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sparen. Solche Modelle haben sich für viele als attraktiv erwiesen, sind aber für Geringverdiener möglicherweise nicht geeignet.
Wie viel Kinderbetreuung kann steuer- und sozialversicherungsfrei angeboten werden?
Die Obergrenze für die steuerfreie Einkünfte aus Kinderbetreuungsgutscheinen und vom Arbeitgeber beauftragter Kinderbetreuung wird anhand der geschätzten Einkünfte und steuerpflichtigen Leistungen des Arbeitnehmers ermittelt. Wenn die Höhe der geschätzten Einkünfte und steuerpflichtigen Leistungen:
- Ist das Einkommen des Arbeitnehmers gleich der Summe aus persönlichen Freibeträgen und dem Grundfreibetrag für das Jahr oder niedriger, hat er Anspruch auf eine Steuerermäßigung von 55 £ steuerfreiem Einkommen für jede anrechenbare Woche.
- Übersteigt der Betrag die Summe der persönlichen Freibeträge und des Grundfreibetrags für das Jahr wie oben angegeben, liegt aber unter der Grenze, ab der Steuern zum Steuersatz von 45 % für das Jahr fällig werden, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Steuerermäßigung von 28 £ steuerfreiem Einkommen für jede anrechenbare Woche.
- Übersteigt der Betrag des zusätzlichen Steuersatzes den entsprechenden Betrag für das Jahr, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Steuerermäßigung von 25 £ steuerfreiem Einkommen für jede anrechenbare Woche.
Für diejenigen, die vor dem 6. April 2011 dem Programm des Arbeitgebers beigetreten sind, beträgt die wöchentliche Höchstgrenze 55 Pfund pro Woche, unabhängig von Einkommen und Sozialleistungen.
Für Zwecke der Sozialversicherung gelten ähnliche Regeln.
Weitere Details
Der Arbeitgeber muss die Steuersituation des Arbeitnehmers jedes Jahr schätzen, da sich die Höhe des steuerfreien Einkommens, das er beziehen kann, während seiner Beschäftigungszeit ändern kann.
Übersteigt der ESC den steuerfreien Betrag pro Woche, gilt der Überschuss als geldwerter Vorteil und unterliegt den Sozialversicherungsbeiträgen der Klasse 1A. Bei Gutscheinen hingegen ist ein etwaiger Überschuss zwar ebenfalls ein geldwerter Vorteil, unterliegt aber den Sozialversicherungsbeiträgen der Klasse 1 über die Lohnabrechnung. Da die Steuer- und Sozialversicherungsfragen komplex sind, begrenzen viele Arbeitgeber den Anspruch ihrer Angestellten auf maximal den steuerfreien Betrag.
Die Freigrenze gilt für den vollen Nennwert und nicht für die Kosten der Bereitstellung eines Kinderbetreuungsgutscheins, zu denen normalerweise eine Verwaltungsgebühr gehören würde.
Einem Arbeitnehmer steht nur ein Freibetrag zu, auch wenn er für mehr als ein Kind sorgt; es spielt jedoch keine Rolle, ob eine andere Person ebenfalls Anspruch auf einen Freibetrag für dasselbe Kind hat.
Ermittlung des Grundeinkommens
Um den Steuersatz eines einzelnen Arbeitnehmers in einem Steuerjahr zu ermitteln, muss der Arbeitgeber eine „Grundverdienstberechnung“ für alle seine Angestellten durchführen. Arbeitgeber, die betriebliche Kinderbetreuung anbieten oder bereitstellen, sind verpflichtet, zu Beginn des jeweiligen Steuerjahres das voraussichtliche „Arbeitseinkommen“ des Arbeitnehmers für dieses Jahr zu schätzen.
Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um das vertraglich vereinbarte Gehalt und die Sozialleistungen (ohne freiwillige Boni oder Überstundenvergütung) abzüglich des gegebenenfalls anfallenden persönlichen Zuschusses.
Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über die Berechnung des Grundeinkommens führen. Diese Aufzeichnungen müssen nicht an die britische Steuerbehörde (HMRC) übermittelt werden, müssen aber auf Verlangen der HMRC zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen.
Der Arbeitgeber muss den „Betrag des Arbeitsentgelts“ für jedes Steuerjahr neu schätzen.
Schließung des ESC für neue Teilnehmer
Die britische Steuerbehörde HMRC hat bestätigt, dass Arbeitnehmer bis spätestens 4. Oktober 2018 einem ESC-Programm beigetreten sein und die erforderlichen Gehaltsanpassungen vorgenommen haben müssen. Eine Anmeldung vor Ablauf der Frist reicht nicht aus; die notwendigen Gehaltsanpassungen müssen bis zum Stichtag erfolgt sein, um die Befreiung von Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen in Anspruch nehmen zu können.
Arbeitgeber, die nach dem 4. Oktober weiterhin ESC für neue Mitarbeiter anbieten, müssen auf alle ausgegebenen Gutscheine Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten und nach diesem Datum Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge zahlen.
Zahlungslücken
Ein Mitarbeiter kann die Auszahlung von Kinderbetreuungsgutscheinen vorübergehend aussetzen, solange er weiterhin am Programm des Arbeitgebers teilnimmt; beispielsweise, wenn er nur während der Schulzeit arbeitet und die Gutscheine in den Schulferien nicht benötigt. Solange die Aussetzung der Gutscheine nicht länger als zwölf Monate dauert, gilt der Mitarbeiter weiterhin als Mitglied des Programms.
Dies gilt auch für Mitarbeiterinnen im Mutterschaftsurlaub, im Krankheitsurlaub und für diejenigen, die eine berufliche Auszeit nehmen möchten, vorausgesetzt, die Gesamtdauer der Abwesenheit beträgt nicht mehr als 12 Monate.
Weitere Informationen
Die britische Steuerbehörde HMRC hat auf ihrer Website zahlreiche Fragen und Antworten bereitgestellt, um sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zu helfen. Diese können unter https://www.gov.uk/government/publications/employer-supported-childcare
Steuerfreies Kinderbetreuungsprogramm
Die Regierung führte die steuerfreie Kinderbetreuung (Tax-Free Childcare, TFC) ein, einen steuerlichen Anreiz für die Kinderbetreuung.
Die Förderung beträgt 20 % der Kinderbetreuungskosten bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 £ pro Kind und Jahr. Die Förderung ist somit maximal 2.000 £ pro Kind (4.000 £ für Kinder mit Behinderung) wert. Anspruchsberechtigt sind alle Kinder unter 12 Jahren (bis 17 Jahre für Kinder mit Behinderung).
Um Anspruch auf steuerfreie Kinderbetreuung zu haben, müssen in der Regel alle Elternteile im Haushalt ein Mindesteinkommen nachweisen, das auf einer wöchentlichen Arbeitszeit von 16 Stunden zum nationalen Mindestlohn oder zum existenzsichernden Lohn basiert, und dass jeder Elternteil weniger als 100.000 Pfund im Jahr verdient und nicht bereits Leistungen durch Steuergutschriften oder Universal Credit bezieht.
In welchem Zusammenhang steht das mit ESC?
ESC wurde am 4. Oktober 2018 für neue Mitglieder geschlossen. ESC steht den aktuellen Mitgliedern weiterhin zur Verfügung, wenn sie darin bleiben möchten, oder sie können in das neue Programm wechseln, jedoch können Eltern nicht gleichzeitig am ESC-Programm und am TFC-Programm teilnehmen.
Arbeitnehmer müssen ihren Arbeitgeber innerhalb von 90 Tagen schriftlich (z. B. per E-Mail) informieren, wenn sie Leistungen der TFC (Tax Free Credit) beziehen, damit der Arbeitgeber die Gutscheine und die direkt vertraglich vereinbarte Kinderbetreuung mit Steuer- und Sozialversicherungsvergünstigungen einstellen kann. Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen ist eine Rückkehr in das ESC-Programm (Employee Support Scheme) nicht möglich.
