Das Gesellschaftsrecht bietet Unternehmen die Möglichkeit, von der Haftungsbeschränkung zu profitieren, indem die juristische Person des Unternehmens von den Personen getrennt wird, denen es gehört und die es führen.
Im Gegenzug für diesen Schutz müssen bestimmte Informationen über ein Unternehmen öffentlich zugänglich sein, darunter beispielsweise der Jahresabschluss, die eingetragene Geschäftsadresse und Angaben zu den Geschäftsführern, dem/der Unternehmenssekretär/in (sofern vorhanden) und den Gesellschaftern. Traditionell obliegt die Bereitstellung und Aktualisierung dieser Informationen dem/der Unternehmenssekretär/in.
Benötigen alle Unternehmen einen Unternehmenssekretär?
Seit April 2008 ist die Bestellung eines Gesellschaftssekretärs für private Kapitalgesellschaften (im Folgenden „Limited“ oder „Ltd.“ genannt) gemäß dem Companies Act 2006 nicht mehr erforderlich, es sei denn, die Satzung der Gesellschaft sieht dies ausdrücklich vor. Selbst wenn die Satzung dies vorschreibt, können die Geschäftsführer die entsprechende Bestimmung mit Zustimmung der Gesellschafter relativ unkompliziert ändern.
Obwohl private Unternehmen nicht verpflichtet sind, einen Gesellschaftssekretär zu beschäftigen, sofern ihre Satzung dies nicht vorschreibt, entscheiden sich in der Praxis viele dennoch dafür. Die wichtigen Aufgaben, die üblicherweise einem Gesellschaftssekretär zufallen, wie die Verwaltung und Kommunikation mit den Aktionären, die Corporate Governance und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, müssen weiterhin erfüllt werden. Fehlt ein Gesellschaftssekretär, sieht das Gesellschaftsrecht vor, dass die Geschäftsführung diese Verantwortung übernehmen muss. Daher beschäftigen viele private Unternehmen weiterhin einen Gesellschaftssekretär, um die administrative Belastung und die Aufgaben der Corporate Governance zu reduzieren, die andernfalls die Geschäftsführung tragen müsste.
Auch Aktiengesellschaften (deren Namen auf „plc“ enden) sind verpflichtet, einen Gesellschaftssekretär zu haben, der über „die erforderlichen Kenntnisse und Erfahrungen“ verfügen muss. Diese müssen durch eine berufliche Qualifikation (Buchhaltung oder Gesellschaftssekretariat), eine juristische Qualifikation, aktuelle Berufserfahrung oder andere Kompetenzen erworben werden, die die Direktoren zu der Annahme veranlassen, dass er als Gesellschaftssekretär fungieren kann.
Der/Die Unternehmenssekretär/in ist ein Organ der Gesellschaft. Das bedeutet, dass er/sie für Versäumnisse der Gesellschaft strafrechtlich haftbar gemacht werden kann, beispielsweise für die nicht fristgerechte Einreichung eines Dokuments oder die nicht abgegebene Jahresmeldung.
Wenn Ihr privates Unternehmen keinen Unternehmenssekretär wünscht
Wenn eine private Gesellschaft beschließt, keinen Gesellschaftssekretär zu bestellen, sollte sie ihre Satzung prüfen, um sicherzustellen, dass ihre eigenen Bestimmungen die Bestellung eines solchen nicht vorschreiben. Die Gesellschaft sollte das Handelsregister über den Rücktritt eines etwaigen Gesellschaftssekretärs informieren.
Wenn eine private Gesellschaft auf einen Gesellschaftssekretär verzichtet, gelten alle üblicherweise an den Gesellschaftssekretär gerichteten Dokumente als an die Gesellschaft gerichtet. Alle Aufgaben, die normalerweise in den Verantwortungsbereich des Gesellschaftssekretärs fallen, werden entweder von einem Geschäftsführer oder einer von den Geschäftsführern beauftragten Person wahrgenommen.
Der Unternehmenssekretär und Companies House
Ein Unternehmenssekretär, oder im Falle einer privaten Gesellschaft die für die Sekretariatsaufgaben zuständige Person, hat regelmäßigen Kontakt mit Companies House, da dort die öffentlichen Aufzeichnungen über das Unternehmen geführt werden.
Die meisten Mitteilungen an Companies House erfolgen über Companies House Webfiling . Companies House strebt eine vollständig digitale Einreichung an, und im Bereich der Website, in dem Formulare zum Herunterladen und Ausdrucken bereitstehen, sind Felder, die alternativ elektronisch ausgefüllt werden können, deutlich gekennzeichnet.
Aufgaben des Unternehmenssekretärs
Die Aufgaben der für die Angelegenheiten des Unternehmenssekretariats zuständigen Person sind im Gesellschaftsrecht nicht genau definiert, lassen sich aber im Allgemeinen in drei Hauptbereiche unterteilen:
- Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Register (Aktualisierung der Unternehmensunterlagen)
- Ausfüllen und Einreichen gesetzlicher Formulare (Aktualisierung der öffentlichen Aufzeichnungen)
- Sitzungen und Beschlüsse (um sicherzustellen, dass das Unternehmen sowohl seine internen Vorschriften als auch das Gesetz einhält).
Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Register
Alle Unternehmen müssen aktuelle Register mit wichtigen Angaben führen. Dazu gehören:
- ein Mitgliederverzeichnis
- ein Verzeichnis der Direktoren
- ein Gebührenverzeichnis
- ein Register der Personen mit maßgeblicher Kontrolle (PSC-Register)*.
Die in diesen Registern enthaltenen Angaben umfassen beispielsweise Namen, Adressen, Datum der Ernennung und des Ausscheidens (von Direktoren) sowie für Mitglieder die Anzahl und Art der gehaltenen Aktien. Diese Aufzählung ist nicht vollständig.
Die Verantwortung für die Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens obliegt in der Regel dem/der Unternehmenssekretär/in. Dies kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, die oft vernachlässigt wird, doch die Nichtbeachtung dieser Pflicht kann eine Strafe von bis zu 5.000 £ nach sich ziehen.
Die Register müssen der Öffentlichkeit am Sitz der Gesellschaft oder an einem einzigen alternativen Einsichtnahmeort (Single Alternative Inspection Location, SAIL) zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt werden. Dieser alternative Einsichtnahmeort muss auch beim Companies House (Handelsregister) eingetragen werden.
Ein Unternehmen kann die Privatadressen seiner Geschäftsführer geheim halten und stattdessen eine Geschäftsadresse angeben. In diesem Fall muss es ein zusätzliches Register führen, in dem die Privatadressen der Geschäftsführer aufgeführt sind, welches nicht öffentlich einsehbar ist.
Als Person mit maßgeblichem Einfluss gilt eine Person, die letztendlich mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte eines Unternehmens besitzt oder kontrolliert oder die auf andere Weise die Kontrolle über ein Unternehmen oder dessen Management ausübt.
Pflege der gesetzlich vorgeschriebenen Informationen im Companies House
Alternativ kann eine private Gesellschaft auch entscheiden, bestimmte gesetzliche Register im öffentlichen Register des Handelsregisters (Companies House) anstatt am Sitz ihrer eingetragenen Geschäftsadresse oder bei SAIL zu führen. Dies betrifft unter anderem die Register der Geschäftsführer, deren üblichen Wohnadressen, der Sekretäre, der Gesellschafter und der Personen mit maßgeblichem Einfluss. Solange diese Wahl gilt, muss die Gesellschaft ihre eigenen, separaten gesetzlichen Register nicht aktualisieren.
Solange diese Regelung gilt, kann die Öffentlichkeit Unternehmensinformationen über Companies House abrufen, anstatt den eingetragenen Firmensitz persönlich aufzusuchen. Dies umfasst unter anderem Informationen wie die Adressen der Gesellschafter oder die vollständigen Geburtsdaten der Geschäftsführer, die für private Unternehmen in der Regel nicht öffentlich zugänglich sind.
Ausfüllen und Einreichen gesetzlicher Formulare
Das Unternehmen muss sicherstellen, dass seine Aufzeichnungen beim Companies House stets auf dem neuesten Stand sind und aktuelle Angaben zu verschiedenen gesetzlich vorgeschriebenen Angelegenheiten enthalten.
Viele der gängigsten Informationen können online eingereicht werden, indem man sich zunächst unter www.companieshouse.gov.uk . Alternativ bietet Companies House derzeit über 100 gesetzlich vorgeschriebene Formulare zur Einreichung in Papierform an.
Zu den Aufgaben des Unternehmenssekretärs gehören beispielsweise folgende:
- Die Jahresabschlüsse des Unternehmens werden fristgerecht beim Handelsregister eingereicht. Für eine private Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss dies unter normalen Umständen innerhalb von neun Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erfolgen. Bei verspäteter Einreichung wird eine Geldstrafe verhängt.
- Einmal jährlich sendet Companies House jedem Unternehmen eine Erinnerung zur Einreichung der Bestätigungserklärung. Diese ersetzt die bisherige Jahresmeldung und kann online oder – gegen eine höhere Gebühr – als Papierformular eingereicht werden. Das Unternehmen muss darin bestätigen, dass die zum jeweiligen Stichtag vorhandenen Informationen korrekt sind. Die Erklärung muss innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Prüfungszeitraums eingereicht werden. Der genaue Stichtag wird in der Erinnerung angegeben. Bei verspäteter oder fehlender Einreichung können das Unternehmen, die Geschäftsführer und der Sekretär (sofern bestellt) strafrechtlich verfolgt werden. Die Bestätigungserklärung ersetzte die Jahresmeldung im Juni 2016. Unternehmen können sie auf Wunsch auch häufiger als jährlich einreichen, die Gebühr fällt jedoch weiterhin nur jährlich an.
- Alle Änderungen der Unternehmensstruktur müssen dem Companies House innerhalb einer bestimmten Frist von 14 bis 28 Tagen, je nach Art der Änderung, mitgeteilt werden. Die jährliche Bestätigungserklärung kann nicht für diese Änderungen verwendet werden; hierfür ist ein separates Formular zu verwenden. Die gängigsten Formulare sind:
- Änderungen in der Geschäftsführung, im Sekretariat und deren Angaben
- Änderung des Bilanzstichtags
- eine Änderung des eingetragenen Firmensitzes
- Zuteilungen von Aktien.
- Wenn ein Unternehmen seine Bestätigungserklärung nicht abgibt, kann der Registerführer davon ausgehen, dass das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit eingestellt hat, und Maßnahmen ergreifen, um es aus dem Register zu streichen.
- Bei jeder Änderung der Satzung des Unternehmens wird eine aktualisierte Fassung eingereicht.
- Die Regeln für das PSC-Register haben sich seit dessen Einführung bereits geändert. Ursprünglich konnten Unternehmen die öffentliche Version ihres PSC-Registers jährlich im Rahmen ihrer Bestätigungserklärung aktualisieren; nun muss jede Änderung innerhalb von 14 Tagen im Register eingetragen und dem Companies House innerhalb weiterer 14 Tage gemeldet werden.
Gebühren
Wenn ein Unternehmen Sicherheiten für ein Darlehen stellt, muss entweder der Darlehensgeber oder der Darlehensnehmer das Handelsregister innerhalb von 21 Tagen benachrichtigen, indem er das entsprechende Formular ausfüllt und die gesetzliche Gebühr entrichtet. Ohne fristgerechte Registrierung ist die Sicherheit ungültig – das Darlehen bleibt zwar weiterhin zurückzuzahlen, die gestellten Sicherheiten sind jedoch nicht wirksam. Dies gilt nicht für erworbenes Vermögen, das mit einer Sicherheit belastet ist.
Eine gute Unternehmenssekretariatspraxis gewährleistet, dass alle entstandenen Belastungen registriert werden und dass das Kreditprofil des Unternehmens geschützt wird, indem die Belastung aus dem Register gelöscht wird, sobald das Darlehen zurückgezahlt ist.
Sitzungen und Beschlüsse
Das Gesellschaftsrecht regelt die Abwicklung bestimmter Geschäftsangelegenheiten eines Unternehmens durch formelle Versammlungen, in denen Beschlüsse gefasst werden. Sobald Beschlüsse gefasst sind, ist das Unternehmen an sie gebunden (ein Beschluss ist eine Vereinbarung oder eine von den Mitgliedern getroffene Entscheidung).
Die Aufgabe des Unternehmenssekretärs bestünde hier darin, sicherzustellen, dass die zur Teilnahme berechtigten Personen ordnungsgemäß über die Sitzungen informiert werden, die Sitzungen zu protokollieren und sicherzustellen, dass Kopien von Beschlüssen, die die Geschäftsführung des Unternehmens betreffen, innerhalb der entsprechenden Frist an Companies House gesendet werden.
Bekanntmachung von Unternehmenssitzungen
Mitglieder und Wirtschaftsprüfer haben Anspruch auf die Einladung zu Gesellschafterversammlungen. Bei einer GmbH ist eine Einladung zur Hauptversammlung mindestens 14 Tage im Voraus erforderlich. Die Einladung kann schriftlich, per E-Mail oder – unter bestimmten Voraussetzungen – über eine Website erfolgen. Eine GmbH ist jedoch nicht mehr verpflichtet, eine ordentliche Hauptversammlung abzuhalten, es sei denn, die Satzung sieht dies ausdrücklich vor.
Wenn ein bestehendes Unternehmen, das eine ausdrückliche Bestimmung zur Abhaltung einer ordentlichen Hauptversammlung hat, diese Anforderung abschaffen möchte, muss es seine Satzung durch einen Sonderbeschluss ändern.
Beschlüsse
Es gibt zwei Arten von Beschlüssen: einfache Beschlüsse (die mit einfacher Mehrheit der Mitglieder gefasst werden) und Sonderbeschlüsse (die mit einer Dreiviertelmehrheit der Mitglieder gefasst werden). Im Allgemeinen stimmen alle anwesenden Mitglieder über Beschlüsse ab.
Private Unternehmen können die meisten Entscheidungen per schriftlichem Beschluss treffen. Ein solcher Beschluss benötigt keine Papierform und kann per E-Mail übermittelt werden. Allerdings müssen diese Beschlüsse von der Mehrheit aller Mitglieder des Unternehmens angenommen werden, nicht nur von denen, die den Stimmzettel zurücksenden!
Es ist wichtig, dass Unternehmen Kopien aller wichtigen Geschäftsführungsentscheidungen aufbewahren, sofern diese in einer Sitzung oder per schriftlichem Beschluss getroffen wurden. Wenn diese Entscheidungen die Unternehmensführung verändern, muss eine Kopie beim Handelsregister eingereicht werden.
Ihre öffentlichen Daten sicher aufbewahren
Companies House meldet in letzter Zeit vermehrt betrügerische Einreichungen von Unternehmensinformationen. Eine beliebte Masche ist die Änderung des Firmensitzes durch Einreichung des entsprechenden Formulars bei Companies House. Sobald dieses Formular akzeptiert wurde, können die Betrüger Geschäftsführer austauschen oder falsche Jahresabschlüsse einreichen, ohne dass das Unternehmen etwas von der Übernahme merkt! Anschließend können sie auf Basis dieser falschen Informationen Waren kaufen oder Kredite aufnehmen.
Companies House legt Wert darauf, dass Unternehmen ihre Informationen online einreichen. Dies kann eine sehr sichere Methode sein, insbesondere wenn sich das Unternehmen für die erweiterten Sicherheitsvorkehrungen des PROOF-Systems (geschützte Online-Einreichung) anmeldet, welches die Einreichung bestimmter Formulare in Papierform verhindert.
Kommende Veränderungen
Die Regierung veröffentlichte Ende Februar 2022 ein Weißbuch, in dem sie ihre Position zur Reform des Companies House darlegte, bevor ein entsprechender Gesetzesentwurf dem Parlament vorgelegt wurde. Zu den wichtigsten vorgeschlagenen Änderungen gehören die Erweiterung der Rolle des Registerführers, um die Integrität der im öffentlichen Register gespeicherten Informationen zu gewährleisten, die Einführung einer Identitätsprüfung für Gründer, Geschäftsführer und Kontrollpersonen von Unternehmen sowie die Verbesserung der verfügbaren Finanzinformationen. Dies umfasst die Pflicht zur iXBRL-Kennzeichnung eingereichter Jahresabschlüsse und die Abschaffung der Möglichkeit für kleine Unternehmen, verkürzte oder unvollständige Jahresabschlüsse einzureichen. Es wurde jedoch bestätigt, dass keine Änderungen der Fristen für die Einreichung von Jahresabschlüssen geplant sind, was viele Unternehmen als Erleichterung empfinden dürfte.
Das Gesetz zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und zur Förderung der Unternehmenstransparenz wurde am 26. Oktober 2023 vom Königlichen Rat bestätigt. Die ersten Maßnahmen des Gesetzes wurden im Frühjahr 2024 eingeführt; viele der Änderungen erfordern jedoch noch Systementwicklung und ergänzende Rechtsvorschriften, bevor sie in Kraft treten können. Langfristig werden die eingeführten Maßnahmen zu mehr Transparenz und genaueren und verlässlicheren Informationen in den Registern führen.
Für Unternehmenssekretäre sind insbesondere die Anforderungen relevant, wonach Personen, die im Namen eines Unternehmens handeln, ihre Identität nachweisen müssen, um weiterhin in dieser Funktion mit Companies House interagieren zu können. Ab dem 8. April 2025 müssen Einzelpersonen ihre Identität entweder direkt bei Companies House oder über einen autorisierten Dienstleister für Unternehmen (Authorised Corporate Service Provider, ACSP) nachweisen.
