Was ist die automatische Anmeldung?
Die automatische Anmeldung verpflichtet Arbeitgeber, ihre Beschäftigten automatisch in eine betriebliche Altersvorsorge einzuschreiben. Die wichtigsten Pflichten sind:
- Beurteilung der verschiedenen Arbeitnehmertypen im Unternehmen
- Bereitstellung eines qualifizierten automatischen Rentenversicherungssystems für die betreffenden Arbeitnehmer
- Sie schrieben an die meisten ihrer Mitarbeiter und erklärten ihnen, was die automatische Anmeldung zu einer betrieblichen Altersvorsorge für sie bedeutet.
- automatische Anmeldung aller „berechtigten Arbeitnehmer“ zum Programm und Zahlung der Arbeitgeberbeiträge
- Ausfüllen der Konformitätserklärung und Führen von Aufzeichnungen
- eine erneute Einschreibung und Erklärung alle drei Jahre.
Beurteilung der verschiedenen Arbeitnehmertypen im Unternehmen
Ob dies eine einfache oder schwierige Aufgabe ist, hängt von der Art des Unternehmens ab. Ein Unternehmen, das Aushilfskräfte, sehr junge oder sehr alte Mitarbeiter beschäftigt, muss einige Zeit in die Analyse seiner Belegschaft investieren. Ein Unternehmen, das ausschließlich Festangestellte hat, hat es da deutlich leichter.
Ein „Arbeiter“ ist:
- ein Mitarbeiter; oder
- Eine Person, die einen Vertrag zur persönlichen Erbringung von Arbeiten oder Dienstleistungen hat und diese Arbeiten nicht im Rahmen ihrer eigenen Geschäftstätigkeit ausführt.
Die zweite Kategorie ist im Arbeitsrecht analog zum Begriff „Arbeitnehmer“ definiert. Diese Personen sind zwar keine Angestellten, haben aber Anspruch auf grundlegende Arbeitnehmerrechte wie den gesetzlichen Mindestlohn. Zu dieser Kategorie gehören unter anderem Zeitarbeiter und befristet Beschäftigte.
Es gibt drei Kategorien von Arbeitnehmern: anspruchsberechtigte Arbeitnehmer; nicht anspruchsberechtigte Arbeitnehmer; und berechtigte Arbeitnehmer.
Ein „anspruchsberechtigter Stelleninhaber“ ist ein Arbeitnehmer, der:
- im Alter zwischen 22 Jahren und dem Renteneintrittsalter
- Einkünfte über der Mindesteinkommensgrenze (derzeit 10.000 £)
- arbeitend oder gewöhnlich arbeitend in Großbritannien
- noch nicht in einem entsprechenden Rentensystem.
Die meisten Arbeitnehmer sind anspruchsberechtigt, es sei denn, der Arbeitgeber verfügt bereits über eine entsprechende Altersvorsorgeeinrichtung. Für diese Arbeitnehmer ist die automatische Anmeldung erforderlich.
Andere Arbeitnehmer (nicht anspruchsberechtigte Beschäftigte) haben unter Umständen das Recht, sich für die Teilnahme an dem Programm zu entscheiden und sollten daher als anspruchsberechtigte Beschäftigte behandelt werden, wenn sie sich dafür entscheiden. Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer können dem Programm beitreten, jedoch besteht für den Arbeitgeber keine Pflicht zur Zahlung von Arbeitgeberbeiträgen für diese Arbeitnehmer.
Die Kategorisierung von Mitarbeitern kann unter Umständen schwierig sein. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich bei der Beurteilung Ihrer Mitarbeiterkategorien unsicher sind.
Im Dezember 2017 schlug die Regierung nach einer Überprüfung des automatischen Anmeldeverfahrens durch das Ministerium für Arbeit und Pensionen vor, die untere Altersgrenze von 22 auf 18 Jahre zu senken (wobei die obere Altersgrenze beim Renteneintrittsalter beibehalten wird). Gemäß den Vorschlägen würden Personen zwischen 18 Jahren und dem Renteneintrittsalter automatisch in eine betriebliche Altersvorsorge aufgenommen, wenn sie mehr als 10.000 £ pro Jahr verdienen. Arbeitnehmer zwischen 16 und 18 Jahren sowie Arbeitnehmer über dem Renteneintrittsalter könnten weiterhin die Möglichkeit haben, ihrer betrieblichen Altersvorsorge beizutreten. Die Regierung plant, die Vorschläge Mitte der 2020er Jahre umzusetzen.
Was ist ein qualifiziertes automatisches Rentensystem?
Arbeitgeber können ihren Verpflichtungen nachkommen, indem sie ein bestehendes qualifiziertes Pensionssystem nutzen, ein neues System einrichten oder das kostengünstige staatliche System – den National Employment Savings Trust (NEST) – in Anspruch nehmen.
Es ist wichtig, dass die gewählte Altersvorsorge gute Ergebnisse für die Altersvorsorge des Arbeitnehmers erzielt. Dies kann bedeuten, dass die bestehende betriebliche Altersvorsorge ungeeignet ist, da sie möglicherweise auf die Bedürfnisse von höher bezahlten und ranghöheren Mitarbeitern zugeschnitten ist. Beispielsweise könnte NEST eine geeignete Alternative für Arbeitnehmer sein, die derzeit nicht berechtigt sind, an einer betrieblichen Altersvorsorge teilzunehmen.
Um als automatisches Anmeldeverfahren in Frage zu kommen, muss ein Verfahren die Qualifikationskriterien und die Kriterien für die automatische Anmeldung erfüllen.
Der wichtigste Teil der Anspruchsvoraussetzungen besteht darin, dass die betriebliche Altersvorsorge bestimmte Mindeststandards erfüllt, die je nach Art der Altersvorsorge variieren. Die meisten Arbeitgeber werden eine beitragsorientierte Altersvorsorge anbieten wollen. Die Mindestanforderungen für solche Systeme sind ein Mindestgesamtbeitrag, der sich nach dem anrechenbaren Einkommen richtet und von dem ein bestimmter Betrag vom Arbeitgeber stammen muss.
Damit es sich um ein automatisches Anmeldeverfahren handelt, darf das Verfahren keine Bestimmungen enthalten, die Folgendes beinhalten:
- den Arbeitgeber daran hindern, die erforderlichen Vorkehrungen zur automatischen Anmeldung, zur optionalen Anmeldung oder zur erneuten Anmeldung eines „Arbeitnehmers“ zu treffen.
- vom Stelleninhaber verlangen, eine Entscheidung in Bezug auf eine bestimmte Angelegenheit zu treffen oder Informationen bereitzustellen, um weiterhin aktives Mitglied des Pensionssystems zu bleiben.
Der zweite oben genannte Punkt bedeutet beispielsweise, dass die Pensionskasse über einen Standardfonds verfügt, in den die dem Arbeitnehmer zuzurechnenden Pensionsbeiträge investiert werden. Der Arbeitnehmer sollte jedoch die Möglichkeit haben, andere Fonds zu wählen, wenn er dies wünscht.
Wir können Ihnen gegebenenfalls eine geeignete Vorgehensweise empfehlen. Bitte kontaktieren Sie uns .
Gilt die automatische Anmeldung für alle Arbeitgeber?
Seit Oktober 2017 besteht für alle Arbeitgeber ab dem Tag der Einstellung ihres ersten Mitarbeiters die automatische Anmeldepflicht.
Grundsätzlich sind die Beiträge ab dem ersten Arbeitstag fällig. Es ist jedoch möglich, die automatische Anmeldung für einzelne oder alle Beschäftigten um bis zu drei Monate zu verschieben. Dies kann beispielsweise genutzt werden, um die Berechnung von Beiträgen auf Teilzeitbeschäftigungen zu vermeiden.
Weitere Informationen zu den Pflichten eines Arbeitgebers finden Sie unter www.thepensionsregulator.gov.uk .
Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern
Arbeitgeber sind verpflichtet, allen Arbeitnehmern (mit Ausnahme derjenigen unter 16 Jahren oder derjenigen ab 75 Jahren) schriftlich zu erklären, was die automatische Anmeldung zu einer betrieblichen Altersvorsorge für sie bedeutet.
Für jede Arbeitnehmerkategorie gelten unterschiedliche Informationspflichten. Für einen anspruchsberechtigten Arbeitnehmer muss das Schreiben Angaben darüber enthalten, wie er sich auf Wunsch von der Regelung abmelden kann. Das Schreiben darf den Arbeitnehmer jedoch nicht dazu ermutigen, sich abzumelden.
Die britische Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) hat eine Reihe von Briefvorlagen entwickelt, die Ihnen beim Schreiben an Ihre Mitarbeiter helfen sollen.
Automatische Anmeldung anspruchsberechtigter Arbeitnehmer und Zahlung der Beiträge
Im Rahmen des automatischen Anmeldeverfahrens müssen Arbeitgeber Beiträge zur Altersversorgung für anspruchsberechtigte Beschäftigte leisten.
Alle Arbeitgeber müssen nun mindestens 3 % des rentenversicherungspflichtigen Einkommens ihrer anspruchsberechtigten Beschäftigten in die Rentenversicherung einzahlen. Arbeitnehmer müssen zudem einen Beitrag leisten, wenn der Arbeitgeber den Gesamtmindestbeitrag von 8 % nicht erbringt.
Beispiel
- Wenn der Arbeitgeber nur 3 % beisteuert, beträgt der Bruttobeitrag des Arbeitnehmers 5 %, sodass insgesamt ein Mindestbeitrag von 8 % geleistet wird.
- Wenn der Arbeitgeber 5 % beisteuert, beträgt der Bruttobeitrag des Arbeitnehmers nur 3 %.
Was sind anrechnungsfähige Renteneinkünfte?
Die Einkünfte umfassen Barvergütungen einschließlich Überstunden und Boni (brutto), die Mindestbeiträge werden jedoch nicht unbedingt auf Basis der Gesamteinkünfte berechnet. Beiträge sind nur für Einkünfte zwischen einer unteren und einer oberen Einkommensgrenze zu entrichten. Diese Grenzen liegen derzeit bei 6.240 £ und 50.270 £. (Die Einkünfte zwischen diesen Beträgen werden als beitragspflichtige Einkünfte bezeichnet.)
Wenn wir Ihre Lohnbuchhaltung übernehmen, können wir Ihnen bei diesen Berechnungen helfen und Ihnen die Lohnabzüge sowie die erforderlichen Beiträge zur Rentenversicherung mitteilen.
Konformitätserklärung
Die TPR wurde zur Regulierung der betrieblichen Altersversorgung eingerichtet.
Ein Arbeitgeber sollte die Konformitätserklärung innerhalb von fünf Monaten nach Aufnahme seiner Tätigkeit ausgefüllt haben. Im Wesentlichen verlangt die Konformitätserklärung vom Arbeitgeber Folgendes:
- bestätigen, dass die korrekten Verfahren zur automatischen Anmeldung eingehalten wurden; und
- Sie liefern verschiedene Informationen, wie zum Beispiel die Anzahl der eingeschriebenen, anspruchsberechtigten Arbeitssuchenden.
Laufende Pflichten des Arbeitgebers
Arbeitgeber haben weiterhin Pflichten im Zusammenhang mit der automatischen Anmeldung.
Wiedereinschreibung
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Mitarbeiter alle drei Jahre wieder in eine automatische Altersvorsorgeeinrichtung aufzunehmen. Dazu wird die Belegschaft erneut geprüft und die betroffenen Mitarbeiter in die von ihnen gewählte, qualifizierte automatische Altersvorsorgeeinrichtung aufgenommen. Arbeitgeber müssen außerdem die Einhaltung der Vorschriften der Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) erneut erklären, selbst wenn sie keine Mitarbeiter wieder aufnehmen müssen. Die Wiederaufnahme sollte etwa drei Jahre nach dem ursprünglichen Stichtag erfolgen.
Im Rahmen ihrer Pflichten zur Wiedereinschreibung sind Arbeitgeber verpflichtet, folgende Aufgaben zu erfüllen:
- Datum der Wiedereinschreibung
- Sofern es sich nicht um den ersten Wiedereinschreibungstermin handelt, ist dies stets der dritte Jahrestag des vorherigen Wiedereinschreibungstermins. Eine Verschiebung des Wiedereinschreibungstermins ist nicht möglich.
- Handelt es sich um den ersten Wiedereinschreibungstermin, besteht ein sechsmonatiges Zeitfenster, in dem ein Termin für die Wiedereinschreibung gewählt werden kann. Dieser kann entweder drei Monate vor oder nach dem dritten Jahrestag des ursprünglichen Stichtags liegen. Diese Situation dürfte eher ungewöhnlich sein.
- Überprüfen Sie die Belegschaft
- Der Arbeitgeber muss nur diejenigen Mitarbeiter prüfen, die zuvor automatisch in die betriebliche Altersvorsorge aufgenommen wurden und anschließend entweder: aus der betrieblichen Altersvorsorge ausgetreten sind (Abmeldung), die betriebliche Altersvorsorge nach Ablauf der Abmeldefrist verlassen haben oder ihre Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge eingestellt oder unter den Mindestbeitragsbetrag reduziert haben (und die die Alters- und Einkommenskriterien für eine erneute Aufnahme erfüllen). Nach Abschluss der Prüfung sollten Arbeitgeber die anspruchsberechtigten Mitarbeiter innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum der erneuten Aufnahme in eine entsprechende betriebliche Altersvorsorge aufnehmen und mit der Beitragszahlung beginnen.
- Schreiben Sie an diejenigen, die erneut eingeschrieben wurden.
- Der Arbeitgeber muss jeden Mitarbeiter, der erneut in die Rentenversicherung aufgenommen wurde, schriftlich benachrichtigen. Dies sollte innerhalb von sechs Wochen nach dem Wiederaufnahmedatum erfolgen. Musterschreiben sind auf der Website der Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) verfügbar.
- Füllen Sie die erneute Konformitätserklärung aus.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erneute Konformitätserklärung gegenüber der Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) auszufüllen und einzureichen, um nachzuweisen, dass er seinen gesetzlichen Pflichten nachgekommen ist. Dies muss innerhalb von fünf Monaten nach dem dritten Jahrestag der vorherigen Wiedereinschreibung erfolgen. Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn der Arbeitgeber keine Mitarbeiter in die Pensionskasse wiedereingeschrieben hat.
Denken Sie daran, dass die erneute Anmeldung und Erklärung eine gesetzliche Pflicht ist und die Nichteinhaltung der Vorschriften zu einer Geldstrafe führen kann.
Die Strafen bei Nichteinhaltung
Arbeitgeber, die ihren gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen, können mit behördlichen Maßnahmen rechnen. Die britische Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) verfügt über verschiedene Befugnisse, die sie bei Verstößen einsetzen kann. Diese reichen von Warnschreiben und behördlichen Mitteilungen bis hin zu Geldstrafen. Die Strafen können je nach Anzahl der Beschäftigten zwischen einer festen Geldstrafe von 400 £ und einer täglich steigenden Geldstrafe zwischen 50 £ und 10.000 £ liegen. In extremen Fällen kann die Behörde auch ein Strafverfahren einleiten.
Aufzeichnungen führen
Schließlich muss ein Arbeitgeber Aufzeichnungen führen, die es ihm ermöglichen, die Erfüllung seiner Pflichten nachzuweisen. Eine genaue Buchführung ist auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll, da sie dem Arbeitgeber Folgendes ermöglicht:
- Potenzielle Streitigkeiten mit Mitarbeitern vermeiden oder beilegen
- Hilfe bei der Überprüfung oder dem Abgleich der in die Rentenversicherung eingezahlten Beiträge.
Pflichtenprüfer TPR-Leitfaden
Für Arbeitgeber, die ihren Pflichten zur automatischen Anmeldung nachkommen möchten, stehen Leitlinien der Pensionsaufsichtsbehörde (TPR) zur Verfügung: www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Mithilfe des Pflichten-Checkers und der Anleitung können Arbeitgeber Schritt für Schritt ihren Pflichten nachkommen. Die Anleitung enthält außerdem Links zu Tools und Ressourcen.
Veränderungen stehen bevor
Das neue Gesetz „The Pensions (Extension of Automatic Enrolment) Act 2023“ erweitert die Regelung zur automatischen Rentenanmeldung. Der Staatssekretär erhält die Befugnis, neue Regelungen zu folgenden Punkten einzuführen:
- Die untere Altersgrenze für die automatische Anmeldung sollte von 22 auf 18 Jahre gesenkt werden.
- Die untere Einkommensgrenze für anrechenbare Einkünfte (derzeit 6.240 £ pro Jahr) soll abgeschafft werden, sodass die Beiträge ab dem ersten verdienten Pfund bis zur Obergrenze (derzeit 50.270 £ pro Jahr) berechnet werden.
Der Zeitpunkt für die Umsetzung wurde noch nicht bekannt gegeben.
