Viele Unternehmen sind heute vollständig von den Daten abhängig, die auf ihren Netzwerkservern, PCs, Laptops, Mobilgeräten und in der Cloud gespeichert sind. Einige dieser Daten enthalten wahrscheinlich entweder personenbezogene Daten und/oder vertrauliche Unternehmensinformationen.
Hier betrachten wir einige Aspekte, die bei der Überprüfung der Sicherheit Ihrer Computersysteme und Daten zu berücksichtigen sind.
Datensicherung ist ein unerlässlicher Bestandteil der Notfallwiederherstellung und sollte regelmäßig durchgeführt werden. Unternehmen sollten regelmäßige Datensicherungen als eine Art Versicherung gegen Katastrophen, Diebstahl oder Cyberangriffe betrachten.
Es gibt eine Reihe von Punkten zu beachten.
Installationsmedien für System- und Anwendungssoftware
Idealerweise sollten die Originalmedien nach der Installation der Software sicher extern aufbewahrt werden, es sei denn, die Software wurde heruntergeladen. Ebenso sollten alle Aktivierungsschlüssel/-codes sicher aufbewahrt werden.
Speicherorte der Datendateien
In einer Netzwerkumgebung können manche Datendateien auf dem Server und andere auf lokalen Laufwerken gespeichert sein. In diesem Fall sind möglicherweise separate Backups sowohl für den Server als auch für einen oder mehrere PCs erforderlich.
Idealerweise sollte eine Netzwerklösung bereitgestellt werden, die sicherstellt, dass alle Daten von den lokalen Laufwerken zurück auf den Server kopiert werden.
Eine Strategie wäre die Verwendung eines Synchronisierungsdienstes wie Microsoft OneDrive oder sogar SharePoint anstelle der herkömmlichen Netzwerkspeicherung.
Backup-Strategie und -Frequenz
Es werden voraussichtlich zwei parallele Backup-Verfahren benötigt. Eines dient der vollständigen Systemsicherung der Server, üblicherweise als Image, und ein weiteres der inkrementellen (oder differenziellen) Sicherung aller Backup-Datendateien, die seit dem letzten Backup aktualisiert wurden.
Der gebräuchlichste Backup-Zyklus ist die Großvater-Vater-Sohn-Methode. Diese besteht aus vier täglichen Backups, vier oder fünf wöchentlichen Backups und zwölf monatlichen Backups.
Denken Sie daran, dass manche Daten über viele Jahre aufbewahrt werden müssen – beispielsweise müssen Buchhaltungsunterlagen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
Bestimmte Sicherungsmedien wie Bänder oder CDs/DVDs lassen sich zwar mehrfach wiederverwenden, haben aber keine unbegrenzte Lebensdauer und müssen je nach Qualität und Nutzungshäufigkeit nach zwei bis zehn Jahren ersetzt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt zur Verschleißerscheinungen von Sicherungsmedien.
Lösungen wie Disk-to-Disk- oder Disk-to-Disk-to-Tape-Backups und Cloud-basierte Backup-Dienste beseitigen die Notwendigkeit, sich über Qualitätsverluste Gedanken zu machen.
Vertretungsaufgaben
Einem bestimmten Mitarbeiter sollte die Verantwortung für die Backup-Verfahren übertragen werden. Diese Person muss Folgendes können:
- Stellen Sie regelmäßig sicher, dass alle Datendateien (Server- und lokale Dateien) in die Sicherungszyklen einbezogen werden.
- Passen Sie die Sicherungskriterien an, wenn neue Anwendungen und Datendateien hinzugefügt werden.
- Passen Sie den Sicherungsplan nach Bedarf an.
- Backup-Protokolle interpretieren und auf etwaige Fehlermeldungen reagieren
- Daten wiederherstellen, falls Dateien versehentlich gelöscht oder beschädigt wurden.
- Testen Sie regelmäßig, ob Daten von Sicherungsmedien wiederhergestellt werden können.
- Führen Sie regelmäßig ein Protokoll der Datensicherungen und der Speicherorte der Sicherungsmedien.
Anwendungssicherungsroutinen
Viele Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprogramme verfügen über eigene Backup-Funktionen. Es empfiehlt sich, diese regelmäßig (zusätzlich zu den herkömmlichen Server-Backups) und stets vor wichtigen Aktualisierungen zu nutzen. Die Backup-Dateien sollten auf dem Serverlaufwerk gespeichert werden, damit sie zusammen mit dem Server gesichert werden.
Lokale PCs
Manche Benutzer speichern Anwendungsdaten, beispielsweise Gehaltsabrechnungsdaten, ausschließlich auf ihren lokalen Laufwerken. Diese Daten benötigen regelmäßige Datensicherungen, die (wie bereits erwähnt) aus einer Kombination von Datensicherungen auf Speichermedien und auf dem Server bestehen können. Es sollte außerdem geprüft werden, ob diese Daten auf den lokalen PCs verbleiben oder an einen anderen Ort verschoben werden sollen.
Sicherungsmedien
Die Wahl des geeigneten Speichermediums für Backups hängt von verschiedenen Kriterien ab, darunter das verfügbare Budget, das Datenvolumen und die Netzwerksoftware. Externe Festplatten oder ein NAS-System mit Cloud-Backup können gute Lösungen bieten. Bei der Nutzung eines externen Dienstleisters oder einer Cloud-Lösung sollte dieser über ein eigenes Backup-System verfügen. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich darauf und stellen Sie sicher, dass jeder Drittanbieter Ihre Backup-Anforderungen erfüllt oder übertrifft.
Andere Speichermedien wie Tonbänder oder optische Speichermedien (CD/DVD/Blu-Ray) können ebenfalls als günstigere Alternative in Betracht gezogen werden, jedoch sind Kapazität und Lebensdauer möglicherweise begrenzt.
Externe Festplatten sind eine weitere Option. Allerdings sollten alle Festplatten, die aus Backup-Gründen extern gelagert werden müssen, im Falle von Verlust oder Diebstahl verschlüsselt werden.
Backup-Speicherort
Datensicherungen sollten an verschiedenen Orten, sowohl intern als auch extern, gespeichert werden. Interne Sicherungen sind zwar leicht zugänglich, wenn Daten schnell wiederhergestellt werden müssen, jedoch sind sie durch Notfälle wie Brände oder Überschwemmungen gefährdet.
Viele Unternehmen nutzen Tresore vor Ort. In einer Krisensituation könnten diese jedoch zeitweise nicht zugänglich sein.
Externe Backups haben den Vorteil, dass sie nach einem Notfall wiederhergestellt werden können, aber der Speicher muss sowohl sicher als auch zugänglich sein.
Aufbewahrung von Backups
Schließlich müssen bestimmte Arten von Aufzeichnungen, wie beispielsweise Buchhaltungsunterlagen, für einen Mindestzeitraum aufbewahrt werden, und dies muss bei der Entwicklung der Datensicherungsstrategie berücksichtigt werden (siehe auch unten zum Thema Qualitätsminderung).
Verschlechterung/Zersetzung von Sicherungsmedien
Sicherungsmedien verschleißen mit der Zeit und die darauf gespeicherten Daten zerfallen.
Optische Datenträger wie CDs/DVDs und Blu-rays sind besonders lichtempfindlich (photosensitiv) und sollten daher dunkel gelagert werden. Sie sind außerdem anfällig für Beschädigungen bei der Handhabung. CD-Rs und CD-RWs haben eine Lebensdauer von fünf bis zehn Jahren, während DVD-RWs und LTO-Bänder bis zu 30 Jahre halten können.
Die Backups sollten regelmäßig auf Anzeichen digitaler Zersetzung überprüft und getestet werden, um sicherzustellen, dass die Daten erfolgreich wiederhergestellt werden können.
Inhouse oder Cloud?
Viele Internetanbieter und IT-Dienstleister bieten mittlerweile externe Datenspeicher und komplette Online-Anwendungslösungen an, entweder standardmäßig oder gegen Aufpreis. Dadurch entfällt die interne Wartung eines Servers sowie der zugehörigen Betriebs- und Anwendungssoftware. Allerdings gibt es eine Reihe wichtiger Sicherheitsaspekte, die im Vertrag bzw. in der Servicevereinbarung (SLA) geregelt werden sollten. Dazu gehören:
- Verschlüsselungsstufe
- die Länder, in denen die Daten verarbeitet und gespeichert werden (da dies potenzielle Probleme mit den Datenschutzgesetzen mit sich bringen kann).
- Datenlöschungs- und Aufbewahrungsfristen
- die Verfügbarkeit von Prüfprotokollen, die dokumentieren, wer auf die Daten zugreift
- Eigentumsrechte an den Daten, falls der Anbieter in Insolvenz gerät.
Wenn Daten in der Cloud gespeichert werden, sollte darauf geachtet werden, dass so wenige personenbezogene Daten wie möglich verarbeitet und gespeichert werden. Ist dies nicht möglich, sollten die Daten zumindest anonymisiert werden, sodass Einzelpersonen nicht identifiziert werden können.
Stellen Sie sicher, dass Sie manuell eigene Sicherungskopien der bei einem Drittanbieter gespeicherten Daten erstellen können und dass diese Daten in einem lesbaren Format vorliegen und auf anderen Diensten und Anwendungen wiederhergestellt werden können.
