Nachfolgend legen wir Einzelheiten dar, wie Lohn- und Gehaltsinformationen gemäß dem Echtzeit-Informationssystem (RTI) an die britische Steuerbehörde HMRC übermittelt werden müssen.
RTI – eine Einführung
Gemäß dem RTI-Gesetz sind Arbeitgeber oder deren Beauftragte verpflichtet, regelmäßig Lohnabrechnungen für jeden Abrechnungszeitraum im Jahr einzureichen. Diese müssen die Zahlungen und Abzüge, die den Mitarbeitern jeweils bei der Auszahlung ihres Gehalts geleistet werden, detailliert auflisten. Es gibt zwei Hauptmeldungen, die ein Arbeitgeber abgeben muss; diese werden im Folgenden näher erläutert.
Einreichung der vollständigen Zahlung
Die vollständige Lohnabrechnung (Full Payment Submission, FPS) muss spätestens am Tag der Lohnzahlung an die HMRC übermittelt werden. Diese Abrechnung enthält detaillierte Angaben zum Gehalt und den vorgenommenen Abzügen. Die FPS muss der HMRC spätestens am Tag der Lohnzahlung erreichen.
Zusammenfassung der Arbeitgeberzahlung
Arbeitgeber müssen unter Umständen auch monatlich eine weitere Meldung an die britische Steuerbehörde HMRC abgeben, die sogenannte Arbeitgeber-Zahlungsübersicht (EPS), um die folgenden Situationen abzudecken:
- in dem im Steuermonat keine Mitarbeiter bezahlt wurden
- wenn der Arbeitgeber Vorschüsse zur Deckung gesetzlicher Zahlungen erhalten hat
- wenn gesetzliche Zahlungen (wie z. B. Mutterschaftsgeld, Vaterschaftsgeld oder Elterngeld) zusammen mit der Entschädigungszahlung der Nationalversicherung zurückgefordert werden können; oder
- wenn CIS-Abzüge vorgenommen werden, die verrechnet werden könnten (nur für Unternehmen).
Die britische Steuerbehörde HMRC verrechnet die erstattungsfähigen Beträge mit dem aus dem FPS geschuldeten Betrag, um die zu zahlende Summe zu berechnen. Die EPS-Meldung muss bis zum 19. des Monats bei HMRC eingegangen sein, um mit der Zahlung für den vorangegangenen Steuermonat verrechnet zu werden.
Zahlungen an die britische Steuerbehörde (HMRC)
Bitte beachten Sie, dass die britische Steuerbehörde HMRC im Rahmen des RTI-Verfahrens monatlich/vierteljährlich über die fälligen Beträge informiert ist. Diese Informationen werden der HMRC über das FPS- und EPS-System übermittelt.
Die britische Steuerbehörde HMRC erwartet, die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge abzüglich der Zahlungen monatlich oder vierteljährlich zu erhalten (gilt nur für kleine Arbeitgeber).
Jahresabschlussverfahren
Am Ende des Steuerjahres muss eine letzte FPS- oder EPS-Meldung abgegeben werden, um die britische Steuerbehörde HMRC darüber zu informieren, dass alle Zahlungen und Abzüge an HMRC gemeldet wurden.
Weitere Komplikationen
Löhne
Nach dem RTI-Verfahren ist es nicht möglich, Löhne am Ende des Geschäftsjahres zu erfassen und davon auszugehen, dass diese im Laufe des Jahres gezahlt wurden, beispielsweise um die niedrigere Verdienstgrenze für die Sozialversicherung eines Familienmitglieds zu nutzen, die diesem eine Gutschrift für die staatliche Rente und gesetzliche Zahlungen gewährt.
Die Löhne sollten regelmäßig gezahlt und die entsprechenden Daten zeitnah über das RTI-System an die HMRC übermittelt werden.
Zahlungen, deren Meldung „am oder vor“ praktisch unmöglich ist
Die britische Steuerbehörde HMRC hat Leitlinien zu Themen wie Zahlungen am Arbeitstag (die je nach Art der Tätigkeit variieren) herausgegeben, bei denen eine Meldung in Echtzeit nicht praktikabel ist. Die Vorschriften sehen unter bestimmten Umständen eine zusätzliche Frist von bis zu sieben Tagen für die Meldung der Zahlung vor.
HMRC hat außerdem einige Hinweise zu Ausnahmen von der Meldepflicht für PAYE-Informationen „am oder vor“ der Auszahlung des Lohns an einen Mitarbeiter veröffentlicht, die Sie hier .
Strafen
Bei Nichterfüllung der RTI-Melde- und Zahlungspflichten durch Arbeitgeber werden Strafen verhängt.
Grundsätzlich fallen für jedes Lohnsteuerabzugsverfahren Verspätungszuschläge an, wobei die Höhe des Zuschlags von der Anzahl der Beschäftigten im jeweiligen Verfahren abhängt. Monatliche Zuschläge zwischen 100 und 400 £ können für Kleinst-, Klein-, Mittel- und Großunternehmen verhängt werden, wie unten dargestellt:
- 1-9 Mitarbeiter – 100 £
- 10-49 Mitarbeiter – 200 £
- 50–249 Mitarbeiter – 300 £; und
- 250 oder mehr Mitarbeiter – 400 £.
Für jedes System wird monatlich nur eine Verspätungsgebühr erhoben, unabhängig von der Anzahl der verspätet eingereichten Steuererklärungen. Einmal jährlich bleibt ein Verstoß straffrei; alle weiteren Verstöße ziehen eine Gebühr nach sich. Anstatt Verspätungsgebühren automatisch bei Fristüberschreitung zu erheben, hat die britische Steuerbehörde HMRC bestätigt, dass sie „einen verhältnismäßigeren Ansatz verfolgen und sich auf die schwerwiegenderen Verstöße auf risikobasierter Grundlage konzentrieren“ wird.
Die britische Steuerbehörde HMRC berechnet auf alle unbezahlten Beträge vom Fälligkeitsdatum bis zum Zahlungseingang täglich Zinsen und erhebt diese, sobald die Zahlung vollständig erfolgt ist. Arbeitgeber, die ihre Lohnsteuerabgaben nicht fristgerecht entrichten, können zudem Strafen zahlen. Diese Strafen werden risikobasiert berechnet und betragen zwischen 1 % und 4 % der verspätet gezahlten Beträge. Die erste verspätete Zahlung ist straffrei.
