Für Ausgaben von Arbeitnehmern gilt eine Ausnahmeregelung.
Dieses Merkblatt befasst sich mit der Abwicklung und Berichterstattung von Mitarbeiterausgaben und -leistungen.
Die Ausnahmeregelung
Eine Ausnahme von der Meldepflicht für Mitarbeiteraufwendungen auf dem Formular P11D kann gelten, sofern die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Im Rahmen dieser Ausnahme muss sich das Unternehmen vergewissern, dass der Mitarbeiter Anspruch auf die volle Steuerermäßigung für die erstatteten Aufwendungen hätte.
Die Ausnahme
Es gilt eine Ausnahmeregelung, die besagt, dass Unternehmen auf gezahlte oder erstattete Auslagen keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge entrichten und diese auch nicht auf dem Formular P11D angeben müssen. Die Ausnahmeregelung verpflichtet Arbeitgeber, zu prüfen, ob die Auslagen ihrer Angestellten steuerlich voll abzugsfähig sind.
Arten von Ausgaben
Die wichtigsten Ausgabenarten, für die die Befreiung gilt, sind:
- Reise- und Verpflegungskosten
- Gebühren und Abonnements
- Geschäftliche Bewirtungskosten.
Alle übrigen nicht erstattungsfähigen Ausgaben müssen weiterhin auf dem Formular P11D angegeben werden und/oder unterliegen der Lohnsteuer (und gegebenenfalls den Sozialversicherungsbeiträgen). Arbeitnehmer können für nicht erstattete Geschäftsausgaben eine Steuerermäßigung geltend machen.
Die Ausnahme gilt nicht für Aufwendungen oder Leistungen im Rahmen einer Gehaltsumwandlungsvereinbarung. Dies umfasst Vereinbarungen, bei denen ein Arbeitnehmer auf den Bezug von Einkünften verzichtet und im Gegenzug steuerfreie Aufwendungen erhält oder bei denen die Höhe seiner Einkünfte von der Höhe der Aufwendungen abhängt.
Bedingungen des Regimes
Damit eine dem Arbeitnehmer erstattete Ausgabe als steuerfreie Zahlung behandelt werden kann, muss sich der Arbeitgeber in die Lage des Arbeitnehmers versetzen. Der Arbeitgeber stellt sich dann die Frage: Hätte diese Ausgabe für den Arbeitnehmer die volle Steuerbefreiung in Anspruch genommen (wenn der Betrag nicht steuerfrei gewesen wäre)?
Ein Arbeitgeber sollte Folgendes berücksichtigen:
- Festlegung einer Unternehmensrichtlinie, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und dass diese Ausgaben angemessen sein müssen
- die Ausfüllung eines Standard-Spesenabrechnungsformulars erforderlich ist
- die Notwendigkeit, dass jede Spesenabrechnung durch eine Quittung belegt wird
- Überprüfung von Spesenabrechnungen
- Die Anträge müssen von einer ranghohen Person genehmigt werden.
Wie sieht es mit Skalierungsraten aus?
Die Regelungen erlauben in bestimmten Fällen die Zahlung oder Erstattung von Pauschalbeträgen anstelle der tatsächlichen Kosten des Mitarbeiters. Pauschalbeträge gelten in der Regel für Reise- und Verpflegungskosten und stellen gerundete, zulässige Summen für bestimmte Situationen dar.
Arbeitgebern stehen zwei Hauptarten von Tariflöhnen zur Verfügung:
- „Benchmark“-Zinssätze und
- „Maßgeschneiderte“ Preise.
Vergleichszinssätze
Richtsätze sind festgelegte Höchstbeträge für die Erstattung von Verpflegungskosten. Arbeitgeber können diese gerundeten Summen zur Zahlung oder Erstattung von Mitarbeiterausgaben verwenden, sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.
Diese Sätze gelten nur, wenn dem Arbeitnehmer im Rahmen einer „qualifizierten Geschäftsreise“ folgende Ausgaben entstehen:
- Eine Verpflegungspauschale pro Tag wird für eine anrechenbare Reise gezahlt, deren Höhe Folgendes nicht übersteigt:
- 5 £, wenn die Dauer der anrechenbaren Reise an diesem Tag 5 Stunden oder mehr beträgt
- 10 £, wenn die Dauer der anrechenbaren Reise an diesem Tag 10 Stunden oder mehr beträgt, oder
- 25 £, wenn die Dauer der anrechenbaren Reise an diesem Tag 15 Stunden oder mehr beträgt und um 20 Uhr noch andauert
- Eine zusätzliche Verpflegungspauschale von höchstens 10 £ pro Tag wird gezahlt, wenn eine Verpflegungspauschale a. oder b. gezahlt wird und die anspruchsberechtigte Reise, für die diese Pauschale gezahlt wird, um 20 Uhr noch andauert.
Individuelle Preise
Dies sind mit der britischen Steuerbehörde (HMRC) schriftlich ausgehandelte und vereinbarte Sätze. Möchte das Unternehmen individuelle Sätze für Mahlzeiten oder andere Ausgaben geltend machen, kann es dies bei der HMRC beantragen.
Die britische Steuerbehörde HMRC hat ein spezielles Formular herausgegeben: PAYE: Arbeitgeberausgaben- und Leistungsbefreiung
Überprüfung
Bei der Auszahlung von Verpflegungspauschalen an Mitarbeiter zu den festgelegten Sätzen ist keine Vorlage von Belegen erforderlich. Dies gilt für Standard-Verpflegungspauschalen im Zusammenhang mit anspruchsberechtigten Reisen sowie für Unterkünfte und Verpflegungspauschalen im Ausland. Arbeitgeber müssen jedoch weiterhin sicherstellen, dass die Mitarbeiter anspruchsberechtigte Reisen antreten.
Die Kontrollregeln werden gelockert, und die Pflicht für Arbeitgeber, Belege bei der Auszahlung von Verpflegungspauschalen an Arbeitnehmer nach festgelegten Sätzen zu prüfen, entfällt. Dies gilt für Standard-Verpflegungspauschalen im Zusammenhang mit anspruchsberechtigten Reisen sowie für Unterkünfte und Verpflegungspauschalen im Ausland. Arbeitgeber müssen weiterhin sicherstellen, dass die Arbeitnehmer anspruchsberechtigte Reisen antreten.
Die Pauschalsätze für Unterkunft und Verpflegung im Ausland werden wie die Vergleichssätze behandelt. Arbeitgeber müssen lediglich sicherstellen, dass die Mitarbeiter anspruchsberechtigte Reisen unternehmen.
Die britische Steuerbehörde HMRC hat Leitlinien zu den von Arbeitgebern erwarteten Prüfsystemen veröffentlicht. Wir unterstützen Sie gerne in dieser Angelegenheit oder bei der Beantragung individueller Steuersätze. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
Kilometerpauschalen für Geschäftsreisen
Die Hauptreise- und Verpflegungskosten vieler Arbeitnehmer entstehen durch die Nutzung ihres eigenen Pkw oder Transporters für Dienstreisen. Viele Arbeitgeber und ihre Angestellten nutzen die gesetzliche Kilometerpauschale, die als „genehmigte Kilometerpauschale“ (AMAP) bekannt ist. Dabei handelt es sich um Pauschalbeträge, die Arbeitgeber ihren Angestellten zahlen können, wenn diese ihr eigenes Fahrzeug für Dienstreisen nutzen. Für Pkw und Transporter beträgt die Pauschale 45 Pence pro Meile bis zu 10.000 Meilen im Steuerjahr und 25 Pence pro Meile darüber hinaus.
AMAPs stellen eine separate gesetzliche Regelung dar und fallen nicht unter die neue Ausnahmeregelung.
Bei vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeugen können die empfohlenen Kraftstoffkosten zur Erstattung der im Rahmen von Geschäftsreisen anfallenden Kraftstoffkosten herangezogen werden. Diese empfohlenen Kraftstoffkosten werden vierteljährlich während des gesamten Steuerjahres aktualisiert.
Anrechenbare Reisekosten
Eine qualifizierende Reise ist Voraussetzung dafür, dass Reise- und Verpflegungskosten als steuerfreie Ausgaben gelten (sowie für die Inanspruchnahme der Kilometerpauschale für Pkw und Transporter). Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die Folgendes beinhaltet:
- von einem Arbeitsplatz zum anderen oder
- vom Wohnort zu einem temporären Arbeitsplatz oder umgekehrt.
Fahrten zwischen dem Wohnort eines Mitarbeiters und seinem regelmäßig aufgesuchten Arbeitsplatz gelten jedoch nicht als Dienstreisen. Diese Fahrten fallen unter den „normalen Arbeitsweg“, und der Arbeitsplatz wird häufig als fester Arbeitsplatz bezeichnet. Das bedeutet, dass die Fahrtkosten vom Mitarbeiter selbst getragen werden müssen.
Der Begriff „vorübergehender Arbeitsplatz“ bedeutet, dass sich der Arbeitnehmer nur für eine begrenzte Zeit oder zu einem vorübergehenden Zweck an diesem Ort aufhält. Fahrten zwischen einem vorübergehenden Arbeitsplatz und dem Wohnort können jedoch unter Umständen nicht steuerlich absetzbar sein, wenn die Fahrt „im Wesentlichen gleich“ ist wie die Fahrt zum oder vom ständigen Arbeitsplatz. „Im Wesentlichen gleich“ bedeutet laut HMRC, dass die Fahrt größtenteils über dieselben Straßen, Züge oder Busse zurückgelegt wird.
Es wird viele verschiedene Arten von Reisen geben, die von Mitarbeitern unternommen werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass es sich um eine Geschäftsreise handelt, insbesondere da der Begriff „Reisekosten“ die tatsächlichen Reisekosten sowie alle Ausgaben für Verpflegung und andere damit verbundene Kosten umfasst, die bei der Durchführung der Reise anfallen, wie z. B. Maut- oder Staugebühren.
