Von Zeit zu Zeit sorgen große Unternehmensbetrügereien und -zusammenbrüche für Schlagzeilen, viele davon waren von hohem öffentlichen Interesse und die betroffenen Summen geradezu spektakulär.
Angesichts des anhaltenden Drucks durch die schwache Konjunktur, die Schwierigkeiten bei der Finanzierungserneuerung, die Herausforderung, Ziele zu erreichen, und sogar die einfache Begleichung von Lieferantenrechnungen, wird deutlich, dass das Betrugsrisiko für Unternehmen jeder Größe erheblich gestiegen ist.
Die Probleme, die mit öffentlichkeitswirksamen Betrugsfällen einhergehen, mögen auf den ersten Blick weit von Ihrem Unternehmen entfernt erscheinen, doch die einfache Wahrheit ist: Betrug kann Unternehmen jeder Größe treffen. Ob Sie ein kleines Team oder eine große Belegschaft beschäftigen – dieses Merkblatt zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Bewusstsein für die Anzeichen von Betrug schärfen können. Außerdem werden Ihnen Schutzmaßnahmen vorgestellt, mit denen Sie das Risiko in Ihrem Unternehmen minimieren können.
Das könnte hier nicht passieren.
Man könnte leicht meinen, Betrug sei etwas, das „hier nicht passieren könnte oder würde“. Doch während große Unternehmen über die Ressourcen verfügen, um – wie sie hoffen – wirksame interne Kontrollsysteme zur Betrugsprävention einzuführen, sind kleine und mittlere Unternehmen oft auf ein kleines, vertrauenswürdiges Team angewiesen. Sicherlich fallen Ihnen auch einige Schlüsselmitarbeiter ein, ohne die Sie sich Ihre Arbeit nicht vorstellen könnten! Immer wieder haben Arbeitgeber gesagt: „Er/Sie (der Betrüger) war mein vertrauenswürdigster Mitarbeiter.“
Eine zentrale Schwierigkeit für kleinere Unternehmen besteht in den fehlenden Möglichkeiten zur Aufgabentrennung. Einzelpersonen müssen mehrere Rollen übernehmen, was die Gelegenheit und den Spielraum für Betrug erhöht, und für manche ist die Versuchung zu groß.
Bereiche, in denen Betrug auftreten kann
Auch wenn die genaue Art eines Betrugs von der Art des jeweiligen Geschäfts und den Möglichkeiten eines potenziellen Betrügers abhängt, gibt es eine Reihe von Bereichen, in denen Betrug häufig vorkommt.
Mitarbeiter, die ihre Position missbrauchen
Die meisten Betrugsfälle wirken sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus, indem entweder Ausgaben zu hoch oder Einnahmen zu niedrig ausgewiesen werden. Die Betrugsfälle reichen von geringfügigen Manipulationen an Ausgaben, bei denen niemand die Belege prüft oder die Angemessenheit der geltend gemachten Ansprüche überprüft, bis hin zu schwerwiegenderen Betrugsfällen. Dazu gehören beispielsweise die Einrichtung fiktiver Lieferanten und die Erstellung gefälschter Rechnungen oder die Genehmigung von Einkäufen durch einen Mitarbeiter in Absprache mit einem Lieferanten.
Positionen können auch missbraucht werden, wenn Unternehmen Ausschreibungen einholen. Hierbei besteht die Gefahr von Schmiergeldzahlungen, da die am Ausschreibungsprozess Beteiligten Bestechungsgelder oder andere Zuwendungen von potenziellen Lieferanten annehmen. Dies könnte zur Unterzeichnung ineffizienter Verträge führen, möglicherweise auch für Waren von zweifelhafter Qualität.
Die einzelnen Beträge bei solchen Betrügereien sind oft gering und bleiben daher zunächst unbemerkt. Mit der Zeit können sie jedoch beträchtlich werden. Viele Betrüger gewinnen an Selbstvertrauen, und die Summen steigen, da sie gierig werden. Natürlich werden groß angelegte Betrügereien eher aufgedeckt, und Gier spielt oft eine Rolle bei der Identifizierung und Festnahme von Betrügern.
Dennoch ist die Zeit, die zur Aufdeckung von Betrug benötigt wird, von entscheidender Bedeutung. Sie kann den Cashflow maßgeblich beeinflussen, da Betrug einem Unternehmen Ressourcen entzieht, die es für sein Wachstum benötigt.
Lieferanten nutzen die Situation aus
Wenn ein Unternehmen nur wenige oder unzureichende Kontrollverfahren hat, kann ein Lieferant dies ausnutzen. Beispielsweise werden möglicherweise weniger Artikel geliefert als auf dem Lieferschein aufgeführt. Rechnungen können höhere Mengen oder Preise ausweisen als die gelieferten und vereinbarten.
Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, sowohl Lieferscheine als auch Rechnungen zu prüfen und etwaige Unstimmigkeiten umgehend zu klären.
Weitere Risikobereiche
Der Diebstahl vertraulicher Informationen wie Kundenlisten oder geistigen Eigentums, beispielsweise von industriellen Prozessen, kann einem Unternehmen immense Probleme bereiten, wenn diese von unzufriedenen Mitarbeitern entwendet werden. Es gibt sogar Fälle, in denen solche Daten auf Smartphones kopiert wurden!
Informationen können auch von außen angegriffen werden. Technologische Fortschritte erfordern, dass Unternehmen IT-bezogene Risiken berücksichtigen. Heutzutage wird oft angenommen, dass der Computer immer richtig liegt, weshalb in der Regel weniger manuelle Kontrollen innerhalb der Organisation durchgeführt werden.
Bestimmte Organisationstypen sind einem höheren Betrugsrisiko ausgesetzt. Beispielsweise können bargeldintensive Unternehmen aufgrund der Schwierigkeiten bei der Implementierung effektiver Kontrollmechanismen für Bargeld anfälliger sein. Ebenso sind Unternehmen, die mit attraktiven Konsumgütern handeln, einem erhöhten Risiko ausgesetzt.
Beispiele
JF Bogus & Söhne
Sie denken vielleicht, Ihnen könnte so etwas nie passieren, aber wenn Ihnen Ihr vertrauter Buchhalter eine Rechnung und einen Scheck zum Unterschreiben vorlegt, wie genau prüfen Sie dann die Rechnung? Der Betrag mag relativ gering sein und ist natürlich durch eine Rechnung belegt. Sie müssen den Scheck schnell unterschreiben, da Sie morgen nicht da sind und es bereits 17:15 Uhr ist. Ihr Buchhalter trägt den Zahlungsempfänger ein, bevor der Scheck verschickt wird.
Letztendlich wirken Ihre Jahresendzahlen einfach nicht ganz stimmig, und bei nachfolgenden Untersuchungen werden fehlende Rechnungen aufgedeckt. Schließlich stellt sich heraus, dass der Buchhalter diese Schecks auf seinen eigenen Namen ausgestellt hat.
Sportliches Leben!
Die Bestandskontrollen im Sportbekleidungs- und Ausrüstungsgeschäft wurden auf die Probe gestellt, da zu viele Diskrepanzen zwischen dem computergestützten Bestand und dem tatsächlich zum Jahresende gezählten Bestand auftraten. Die Unterschiede konnten nicht erklärt werden, weshalb schließlich Videoüberwachung zur Überwachung des Lagers eingesetzt wurde.
Aufschlussreiches Videomaterial zeigte, wie die Reinigungskräfte jeden Abend verschiedene Schläger, Bälle und Ausrüstungsgegenstände in die mit Müll gefüllten Müllsäcke packten!
Schnell wachsende Unternehmen sind unter Umständen anfälliger für Betrug. Sind sowohl die Unternehmensressourcen als auch die Führungskräfte persönlich stark ausgelastet, wird es noch schwieriger, den Überblick zu behalten. Anzeichen für Betrug bleiben dann möglicherweise unbemerkt.
Weiß jemand, wo Sid ist?
Stellen Sie sich die Überraschung des Geschäftsführers eines lokalen Produktionsunternehmens vor, als er die Gehaltsabrechnungen an seine Mitarbeiter verteilte und zwei übrig blieben! Sein Finanzchef, der die Auszahlungen zuvor stets pünktlich vorgenommen hatte, war erkrankt und konnte nicht zur Arbeit kommen. Die anschließenden Ermittlungen ergaben, dass dieser ihm so vertraute Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum fiktive Angestellte erfunden und deren Löhne auf sein eigenes Konto überwiesen hatte.
Zehn-Schritte-Anleitung zur Verhinderung und Aufdeckung von Betrug
Angesichts der vielfältigen Betrugsmaschen, die begangen werden können, welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um das Betrugsrisiko in Ihrem Unternehmen zu minimieren? Beachten Sie unsere zehn besten Tipps zur Betrugserkennung und -prävention.
- Beginnen Sie damit, die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu rekrutieren. Achten Sie darauf, Referenzen sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass auch Zeitarbeitskräfte, insbesondere solche, die in Schlüsselbereichen eingesetzt werden sollen, überprüft werden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie über eine klare Richtlinie verfügen, die Betrug innerhalb der Organisation nicht toleriert, und stellen Sie sicher, dass dies allen Mitarbeitern mitgeteilt wird.
- Überlegen Sie, welche Bereiche Ihres Unternehmens gefährdet sein könnten, und planen und implementieren Sie geeignete Schutzmaßnahmen. Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, aus denen der Großteil Ihres Umsatzes und Ihrer Kosten stammt. Entwickeln Sie einfache interne Kontrollsysteme, um diese Bereiche zu schützen. Wirksame Kontrollmaßnahmen umfassen:
- Aufgabentrennung
- Aufsicht und Überprüfung
- arithmetische Kontrollen
- Bilanzvergleiche
- Genehmigung und Zulassung
- physische Kontrollen und Zählungen
- Wo immer möglich, sollte nicht nur eine Person für die Steuerung eines gesamten Geschäftsbereichs verantwortlich sein. Dies betrifft insbesondere die Buchhaltung, aber auch andere wichtige Bereiche wie beispielsweise Warenbestellung, Lagerhaltung und Versand in einem Unternehmen mit attraktiven Konsumgütern.
- Behalten Sie stets die Kontrolle über die wichtigsten Buchhaltungsfunktionen Ihres Unternehmens. Unterschreiben Sie Blankoschecks nur in Ausnahmefällen und stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Rechnungen zusammen mit den Schecks vorgelegt werden.
- Achten Sie auf ungewöhnliche Anfragen von Mitarbeitern aus dem Rechnungswesen.
- Seien Sie vorsichtig bei Mitarbeitern, die ihre Position übermäßig verteidigen – sie könnten etwas zu verbergen haben. Ebenso sollten Sie unzufriedene Mitarbeiter im Auge behalten, die möglicherweise einen Groll hegen oder deren Lebensumstände sich zum Schlechteren oder unerklärlicherweise zum Besseren verändern!
- Achten Sie auf auffällige Veränderungen im Cashflow, wenn ein Mitarbeiter abwesend ist, beispielsweise im Urlaub. Seien Sie ebenso wachsam gegenüber Mitarbeitern, die ihren Urlaub nie nehmen. Beides können Anzeichen für Betrug sein, was sich oft erst im Nachhinein zeigt.
- Erstellen Sie Budgets und monatliche Managementberichte und vergleichen Sie diese mit Ihren tatsächlichen Ergebnissen, um Abweichungen zu erkennen. Schnelles Handeln bei auftretenden Abweichungen kann entscheidend sein, da Betrügern so die Möglichkeit genommen wird, Schaden anzurichten.
- Wenn ein Betrüger gefasst wird, muss sichergestellt werden, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden und aus der Erfahrung gelernt wird.
Den Kampf gegen Betrug gewinnen
Während die gerissensten Betrüger mitunter eine Zeit lang unentdeckt bleiben, handelt es sich bei vielen Betrügern um ganz normale Menschen, die eine Gelegenheit wittern. Ihre Betrügereien sind meist recht simpel.
Die Einführung einiger einfacher Kontrollmechanismen in einem Unternehmen kann Betrügern die Arbeit erheblich erschweren. Die Folgen können verblüffend sein: Ein Betrug von 100 £ pro Woche summiert sich im Laufe eines Jahres auf rund 5.000 £. Bei einer Gewinnmarge von 20 % müsste ein Umsatz von 25.000 £ erwirtschaftet werden, um diesen Verlust auszugleichen.
