Die Arbeit im Homeoffice kann für manche Arbeitnehmer eine attraktive Option sein. Hier betrachten wir die steuerlichen Auswirkungen von Homeoffice-Regelungen.
Ihr Status ist wichtig
Die Steuerregeln unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob Sie selbstständig, als Einzelunternehmer oder Partner tätig sind oder ob Sie angestellt sind, selbst wenn Sie in Ihrem eigenen Unternehmen angestellt sind. Unabhängig davon ist es unerlässlich, sorgfältige Aufzeichnungen zu führen, um Ihre Steuerlast zu optimieren. Andernfalls kann das Finanzamt (HMRC) Ihre Steuersituation Jahre später korrigieren. Dies kann zu unerwarteten Nachzahlungen führen, darunter Steuern, Zinsen und Strafen für mehrere Jahre.
Dieses Informationsblatt befasst sich mit der Position der Mitarbeiter.
Allgemeine Regeln
Grundsätzlich sind alle Kosten, die ein Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer übernimmt oder ihm erstattet, steuerpflichtig. Der Arbeitnehmer muss die Steuerermäßigung dann selbst beantragen und nachweisen, dass ihm diese Kosten „ausschließlich, vollständig und notwendigerweise“ im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstanden sind. Das Wort „notwendigerweise“ stellt eine deutlich strengere Voraussetzung dar als für Selbstständige.
Darüber hinaus kann die Art der Leistungserbringung die Steuerbelastung erheblich beeinflussen. Stellt beispielsweise der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer etwas zur Verfügung, sind die Regelungen oft deutlich günstiger, als wenn der Arbeitnehmer es selbst kauft und die Steuererleichterung geltend macht. Ein wenig Beratung und vorausschauende Planung können sich hier oft auszahlen.
Eine Ausnahme
Die Regelungen für Arbeitnehmer bezüglich der Nutzung der Wohnung als Arbeitsstätte enthalten eine spezifische Steuerbefreiung. Demnach sind Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für zusätzliche Haushaltskosten steuerfrei, sofern diese Kosten im Rahmen der Ausübung der beruflichen Tätigkeit während einer Homeoffice-Vereinbarung anfallen. „Homeoffice-Vereinbarung“ bezeichnet eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wonach der Arbeitnehmer regelmäßig einen Teil oder alle seiner beruflichen Tätigkeiten von zu Hause aus erledigt.
Die Vereinbarungen müssen nicht schriftlich festgehalten werden, es ist jedoch ratsam, dies zu tun, da die Ausnahme nicht gilt, wenn ein Mitarbeiter informell von zu Hause aus arbeitet.
Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können die zusätzlichen Kosten für Heizung und Beleuchtung des Arbeitsbereichs sowie die nach Verbrauch berechneten Kosten für den erhöhten Wasserverbrauch gedeckt werden. Möglicherweise fallen auch höhere Gebühren für Internetzugang, Hausratversicherung oder geschäftliche Telefonate an, insbesondere wenn die Arbeit im Homeoffice zu einer Gewerbesteuerpflicht führt. Die britische Steuerbehörde HMRC akzeptiert, dass diese zusätzlichen Kosten ebenfalls berücksichtigt werden können.
Im Gegensatz zu Selbstständigen akzeptiert die britische Steuerbehörde HMRC jedoch nicht, dass ein Teil der fixen Haushaltskosten wie Hypothekenzinsen, Miete, Gemeindesteuer oder Wassergebühren abzugsfähig ist.
Für die Deckung zusätzlicher Kosten steht eine einfachere Pauschalmethode zur Verfügung. Der Satz beträgt 6 £ pro Woche ab dem 6. April 2020. Es müssen keine Aufzeichnungen geführt werden. Um jedoch eine höhere Zahlung zu rechtfertigen, gilt: Legen Sie einen Nachweis vor!
Steuererleichterungen
Die oben genannten Regeln erlauben steuerfreie Zahlungen nur unter bestimmten Voraussetzungen. Erfolgen Zahlungen jedoch außerhalb dieser Regeln oder gar nicht, kann der Arbeitnehmer selbst eine persönliche Steuerermäßigung geltend machen, wenn er nachweisen kann, dass ihm diese Kosten entstanden sind oder er diese Zahlungen „ausschließlich und notwendigerweise“ im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erhalten hat. In der Praxis ist dies äußerst schwierig – manche würden sagen unmöglich –, da die britische Steuerbehörde HMRC folgende Voraussetzungen verlangt:
- Der Mitarbeiter übt die wesentlichen Aufgaben seiner Stelle von zu Hause aus aus (d. h. die zentralen Aufgaben der Stelle).
- Diese Aufgaben können ohne die Nutzung geeigneter Einrichtungen nicht ausgeführt werden.
- Auf dem Betriebsgelände des Arbeitgebers stehen dem Arbeitnehmer keine derartigen Einrichtungen zur Verfügung oder sie sind zu weit entfernt
- und zu keinem Zeitpunkt, weder vor noch nach Abschluss des Arbeitsvertrags, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, zwischen der Arbeit in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers oder an einem anderen Ort zu wählen.
Die Lehre für Arbeitnehmer lautet also: Steuerfreie Zahlungen anstreben, nicht Steuererleichterungen!
Ausrüstungskosten
Für die Kosten der Bereitstellung von Arbeitsmitteln für Mitarbeiter im Homeoffice stehen dem Unternehmen Investitionszulagen zu. Sofern die private Nutzung dieser Wirtschaftsgüter durch den Mitarbeiter geringfügig ist, entsteht für den Mitarbeiter kein geldwerter Vorteil. Dies gilt beispielsweise für Laptops, Schreibtische oder Stühle, vorausgesetzt, der Arbeitgeber verfügt über eine schriftliche Richtlinie, die die ausschließliche Nutzung der Geräte für berufliche Zwecke klarstellt.
Reisekosten
Die Regeln sind so „einfach“, dass die britische Steuerbehörde HMRC sie in der Broschüre IR490 erläutert! Wichtig ist jedoch, dass die Tatsache, dass das Zuhause eines Arbeitnehmers steuerlich als Arbeitsplatz gilt, allein nicht ausreicht, um dem Arbeitnehmer eine Steuerermäßigung für die Reisekosten zu einem anderen festen Arbeitsort zu gewähren.
Arbeitnehmer können die gesamten Reisekosten, die ihnen im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit entstehen, steuerlich geltend machen. Kosten für den normalen Arbeitsweg oder private Reisen sind jedoch nicht absetzbar.
Die Regelungen sind komplex, aber als normales Pendeln gilt die Fahrt zwischen dem Wohnort des Arbeitnehmers und einem Ort, der als „ständiger Arbeitsplatz“ gilt. Ein „ständiger Arbeitsplatz“ umfasst Orte, an denen eine ununterbrochene Beschäftigung von mehr als 24 Monaten besteht oder an denen die Anwesenheit während der gesamten oder eines Großteils der Beschäftigungsdauer erfolgt.
Die Richtlinien der britischen Steuerbehörde HMRC besagen, dass der Wohnort für die meisten Menschen eine Frage der persönlichen Wahl ist. Die Kosten für die Fahrt von zu Hause zu einem festen Arbeitsplatz sind daher eine Folge dieser persönlichen Entscheidung. Folglich sind solche Fahrtkosten nur dann abzugsfähig, wenn der Wohnort des Arbeitnehmers selbst durch die Anforderungen der Stelle bestimmt wird.
Auch wenn diese Bedingung erfüllt ist, sind die Reisekosten zwischen dem Wohnsitz des Arbeitnehmers und einem anderen festen Arbeitsplatz nur dann abzugsfähig, wenn der Wohnsitz als Arbeitsort dient.
Selbstverständlich haben Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, Anspruch auf einen Abzug der Fahrtkosten zu einem vorübergehenden Arbeitsort – also zu jedem Ort, der kein fester Arbeitsplatz ist. So einfach ist das!
Beispiel
Janes Aufgaben erfordern häufig späte Arbeitszeiten bis in die Abendstunden. Da sie nachts keinen Zugang zum Betriebsgelände (ihrem festen Arbeitsplatz) hat, nimmt sie Arbeit mit nach Hause. Da es sich um eine persönliche Entscheidung handelt, wo sie arbeitet (es besteht keine objektive Vorgabe, dass dies zu Hause geschehen muss), gelten Fahrten zu und von ihrer Wohnung nicht als dienstliche Tätigkeit, und es besteht kein Anspruch auf Kostenerstattung.
Janes Ehemann ist jedoch Gebietsverkaufsleiter und lebt in Leicester. Er leitet das Vertriebsteam seines Unternehmens in den Midlands, und die nächstgelegene Niederlassung befindet sich in Newcastle. Daher ist er verpflichtet, seine gesamte Büroarbeit von zu Hause aus zu erledigen, wo er ein Zimmer als Büro eingerichtet hat. Ihm stehen die Reisekosten für Fahrten zur Niederlassung in Newcastle sowie für Fahrten innerhalb der Midlands als Steuererleichterung zu, da diese als vorübergehende Arbeitsstätten gelten.
Sei vernünftig
Wie Sie sehen, ist alles möglich, aber entscheidend ist, die Regeln genau zu kennen, sorgfältig Buch zu führen und vernünftig abzuwägen, wie viel man geltend macht.
