Hintergrund
Nach den Arbeitszeitbestimmungen von 1998 (in der geänderten Fassung) haben Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten gesetzlichen Jahresurlaub von 5,6 Wochen (28 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche). Dieser Grundanspruch schließt gesetzliche Feiertage ein. Der Urlaubsanspruch entspricht nun eher dem von Arbeitnehmern in anderen europäischen Ländern, wo der Urlaubsanspruch in der Regel großzügiger ist. In Irland haben Arbeitnehmer Anspruch auf 30 Tage; der höchste Mindesturlaubsanspruch besteht in Andorra mit 45 Tagen.
Bezahlung für Jahresurlaub
Einem Arbeitnehmer steht für jeden ihm zustehenden Jahresurlaub eine Vergütung in Höhe eines Wochenlohns pro Urlaubswoche zu. Bei Arbeitnehmern mit regulärer Arbeitszeit entspricht der Wochenlohn dem Lohn für die vertraglich vereinbarte Grundarbeitszeit. Sämtliche regelmäßigen vertraglichen Zulagen und Boni (mit Ausnahme von Aufwandsentschädigungen), die nicht von der Arbeitsleistung abhängen, sind ebenfalls enthalten.
Bei Arbeitnehmern mit variablem Gehalt basiert das Wochengehalt auf ihrem durchschnittlichen Wochenverdienst. Für Urlaubsjahre, die vor dem 1. April 2024 beginnen, wird der Durchschnitt aus den vorangegangenen 52 Wochen berechnet, wobei Wochen ohne Gehaltszahlung nicht berücksichtigt werden. Für Urlaubsjahre, die am oder nach dem 1. April 2024 beginnen, gilt eine neue Berechnungsmethode. Der Urlaubsanspruch dieser Arbeitnehmer berechnet sich dann mit 12,07 % der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden im jeweiligen Abrechnungszeitraum.
Bei der Berechnung des Wochenlohns müssen neben dem Grundgehalt gegebenenfalls weitere Faktoren berücksichtigt werden.
Bisher wurde die Provision nicht in die Berechnung des Urlaubsentgelts einbezogen. Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das vom Berufungsgericht bestätigt wurde, muss sie jedoch, sofern sie sich auf die Anzahl der während der Arbeitszeit getätigten Verkäufe bezieht, nun ebenfalls in die Berechnung des Urlaubsentgelts einfließen. Eine weitere Revision vor dem Obersten Gerichtshof wurde abgewiesen, sodass Arbeitgeber nunmehr verpflichtet sind, dieses Urteil zu befolgen.
Garantierte und nicht garantierte Überstunden sollten zusammen mit regelmäßigen freiwilligen Überstundenvergütungen berücksichtigt werden. Der Unterschied zwischen nicht garantierten und freiwilligen Überstunden besteht darin, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, angebotene nicht garantierte Überstunden zu leisten, freiwillige Überstunden jedoch ablehnen kann. Unregelmäßige oder spontane freiwillige Überstunden müssen nicht berücksichtigt werden, es sei denn, sie erstrecken sich über einen ausreichend langen Zeitraum und/oder werden regelmäßig und/oder wiederkehrend geleistet. Dies umfasst Überstunden, die regelmäßig zu bestimmten Zeiten im Jahr, beispielsweise zu Weihnachten, geleistet werden, sowie häufige Überstunden im Laufe des Jahres.
Diese zusätzlichen Elemente müssen nur für die vier Wochen gesetzlich vorgeschriebenen Urlaubs berücksichtigt werden, die nach europäischem Recht kürzer sind als das britische Minimum von 5,6 Wochen; für alle darüber hinausgehenden Tage können sie weggelassen werden.
Gemäß den Bestimmungen kann der gesetzliche Jahresurlaub nicht durch eine Abfindung ersetzt werden, außer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall kann eine Abfindung für nicht genommenen Urlaub im Jahr der Beendigung erfolgen. Auch für übertragenen Urlaub aufgrund von Mutterschafts-, Adoptions- oder Krankheitsurlaub kann eine Abfindung fällig werden.
Urlaubsantrag
Arbeitnehmern sollte es erlaubt sein, selbst zu entscheiden, wann sie einen Teil ihres Urlaubs nehmen, obwohl viele Arbeitgeber bestimmte Bedingungen festlegen, zum Beispiel, dass nur eine bestimmte Anzahl von Arbeitnehmern gleichzeitig Urlaub nehmen darf oder dass Arbeitnehmer nicht mehr als eine bestimmte Anzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage am Stück freinehmen dürfen.
Es ist üblich, dass Arbeitgeber für solche Fälle ein Verfahren festgelegt haben, das auch die Benachrichtigungspflicht regelt. Fehlt diese Regelung, so gilt, dass ein Arbeitnehmer, der Urlaub beantragt, dies seinem Arbeitgeber mindestens doppelt so lange im Voraus mitteilen muss. Eine ähnliche Benachrichtigungsfrist muss der Arbeitgeber einhalten, wenn er den Arbeitnehmer auffordert, Urlaub zu bestimmten Zeiten zu nehmen.
Erstes Beschäftigungsjahr
Arbeitnehmer erwerben ihren Jahresurlaubsanspruch im ersten Beschäftigungsjahr anteilig. Die Berechnung erfolgt auf Basis des Anteils der geleisteten Arbeitsstunden im Beschäftigungsjahr. Der Jahresurlaubsanspruch wächst daher im Laufe des ersten Beschäftigungsjahres mit 1/12 des Jahresanspruchs, beginnend mit dem ersten Tag jedes Monats. Ergibt die Berechnung keine exakte Anzahl an Tagen, wird der Betrag auf den nächsten halben Tag aufgerundet.
Jahresurlaub und Teilzeitbeschäftigte
Gemäß den Bestimmungen beträgt der Urlaubsanspruch für Teilzeitbeschäftigte derzeit 5,6 Wochen, anteilig berechnet auf Basis der geleisteten Arbeitsstunden.
Ab dem 1. April 2024 erfolgt die Berechnung nach der 12,07%-igen periodengerechten Abgrenzungsmethode, die eine Anpassung für Feiertage auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden beinhaltet und es Arbeitgebern erleichtert, die Berechnung durchzuführen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Der EuGH urteilte, dass es für Arbeitgeber rechtswidrig ist, die Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer aufzusummieren. Für Urlaubsjahre, die am oder nach dem 1. April 2024 beginnen, können Arbeitgeber jedoch für Arbeitnehmer mit unregelmäßigen Arbeitszeiten oder Teilzeitbeschäftigte die aufgesummierten Urlaubsansprüche nutzen, anstatt den Urlaubsanspruch erst dann auszuzahlen, wenn der Arbeitnehmer den Jahresurlaub tatsächlich nimmt.
Vertraglicher Jahresurlaubsanspruch
Ein Arbeitgeber kann den gesetzlichen Jahresurlaubsanspruch eines Arbeitnehmers durch eine vertragliche Vereinbarung erhöhen. In solchen Fällen kann nicht genommener zusätzlicher Jahresurlaub ins nächste Urlaubsjahr übertragen werden. Dies liegt häufig im Ermessen des Arbeitgebers und hängt von den Vertragsbedingungen ab.
Ansammlung von Jahresurlaub während Mutterschafts- und Adoptionsurlaub
Die Arbeitnehmerin erwirbt weiterhin ihren gesetzlichen Jahresurlaubsanspruch von 5,6 Wochen sowie etwaige zusätzliche vertragliche Jahresurlaubsansprüche sowohl während des regulären Mutterschaftsurlaubs (OML) als auch während des zusätzlichen Mutterschaftsurlaubs (AML).
Krankheit während des Urlaubs
Arbeitnehmer haben nun das Recht, ihren gesetzlichen Urlaub in Krankheitsurlaub umzuwandeln, wenn sie während eines bereits vereinbarten gesetzlichen Urlaubs erkranken. Das bedeutet, dass sie den versäumten gesetzlichen Urlaub später nehmen können. Können sie den restlichen gesetzlichen Urlaub im laufenden Urlaubsjahr nicht nehmen, können sie ihn ins nächste Urlaubsjahr übertragen. Gewähren Sie mehr als 5,6 Wochen Urlaub pro Jahr, müssen Sie Arbeitnehmern nicht gestatten, zusätzlichen (vertraglich vereinbarten) Urlaub in Krankheitsurlaub umzuwandeln. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass sie ihren vollen gesetzlichen Urlaub zu anderen Zeiten nehmen können. Wenn Sie vertraglich vereinbartes Krankengeld zahlen, können Sie Missbrauch vorbeugen, indem Sie die Auszahlung des Krankengeldes in diesen Fällen an die Bedingung knüpfen, dass der Arbeitnehmer Sie am ersten Krankheitstag über seine Krankheit informiert und gegebenenfalls ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegt.
Mitarbeiter im Krankenstand können ihren Arbeitgeber bitten, ihre Abwesenheit als gesetzlichen Urlaub anzuerkennen, um Urlaubsanspruch zu erhalten. Möchte ein Mitarbeiter im Krankenstand seinen verbleibenden gesetzlichen Urlaub nicht vor Ende des laufenden Urlaubsjahres nehmen, sollte ihm die Übertragung ins nächste Urlaubsjahr gestattet werden. Mitarbeiter, die aus dem Krankenstand zurückkehren, können ihren gesetzlichen Urlaubsanspruch für das laufende Jahr bei ihrer Rückkehr nehmen. Reicht die Zeit dafür nicht aus, sollte ihnen die Übertragung ins nächste Urlaubsjahr gestattet werden.
Rückforderung der Überzahlung von Urlaub
Arbeitsverträge sollten klarstellen, dass das Unternehmen berechtigt ist, die zu viel gezahlten Urlaubstage vom Lohn oder Gehalt des Mitarbeiters einzubehalten, wenn dieser im Laufe eines Urlaubsjahres mehr Urlaub nimmt, als ihm zusteht. Es empfiehlt sich, dass das Unternehmen vor diesem Abzug Rücksprache mit dem Mitarbeiter hält.
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