Kosten der Heimarbeit für Selbstständige

Ihr Status ist wichtig

Die Steuerregeln unterscheiden sich erheblich, je nachdem, ob Sie selbstständig, als Einzelunternehmer oder Partner tätig sind oder ob Sie angestellt sind, selbst wenn Sie in Ihrem eigenen Unternehmen angestellt sind. Unabhängig davon ist es unerlässlich, sorgfältige Aufzeichnungen zu führen, um Ihre Steuerlast zu optimieren. Andernfalls kann das Finanzamt (HMRC) Ihre Steuersituation Jahre später korrigieren. Dies kann zu unerwarteten Nachzahlungen führen, darunter Steuern, Zinsen und Strafen für mehrere Jahre.

Dieses Informationsblatt konzentriert sich auf die Situation von Selbstständigen.

Ganz und ausschließlich

Selbstständige versteuern den Gewinn ihres Unternehmens bzw. ihren Anteil daran. Daher ist es entscheidend, sicherzustellen, dass angefallene Kosten mit dem Gewinn verrechnet werden können. Laufende Betriebskosten müssen in der Regel „ausschließlich und vollständig“ für die gewerbliche Tätigkeit angefallen sein, um steuerlich absetzbar zu sein. Was bedeutet das konkret? Die britische Steuerbehörde HMRC hat dazu zahlreiche Leitlinien veröffentlicht, die im Folgenden zusammengefasst sind.

Nutzung des Hauses

Wenn Selbstständige einen Teil ihrer Geschäftstätigkeit von zu Hause aus erledigen, können sie unter Umständen Steuervorteile in Anspruch nehmen. Die britische Steuerbehörde HMRC akzeptiert, dass ein Teil der Haushaltskosten auch dann absetzbar ist, wenn die Geschäftstätigkeit an einem anderen Ort ausgeübt wird, sofern ein Teil der Wohnung zeitweise ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

„Bei nur geringfügiger Nutzung, beispielsweise zum Erfassen von Geschäftsunterlagen zu Hause, können Sie ohne detaillierte Nachfrage einen angemessenen Kostenvoranschlag akzeptieren.“

Um Missverständnisse auszuschließen: „Ausschließlich und vollständig“ bedeutet nicht, dass Geschäftsausgaben separat abgerechnet werden müssen oder dass ein Teil des Hauses dauerhaft für geschäftliche Zwecke genutzt werden muss. Es bedeutet jedoch, dass, wenn ein Teil des Hauses für geschäftliche Zwecke genutzt wird, dieser Teil zu diesem Zeitpunkt ausschließlich für diese Zwecke verwendet wird.

Die britische Steuerbehörde HMRC akzeptiert, dass Kosten anteilig aufgeteilt werden können, aber auf welcher Grundlage? Nun, bei geringen Beträgen zeigt sich die HMRC in der Regel wenig interessiert. Tatsächlich scheint die HMRC eine Schätzung von wenigen Pfund pro Woche als akzeptabel anzusehen. Sollten jedoch höhere Beträge geltend gemacht werden, empfiehlt die HMRC, folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• der Anteil der Wohnfläche, der für geschäftliche Zwecke genutzt wird
• wie viel verbraucht wird, wenn eine gemessene oder messbare Versorgung wie Strom, Gas oder Wasser vorhanden ist; und
• wie lange es für geschäftliche Zwecke genutzt wird.

Welche Kosten kann ich geltend machen?

Im Allgemeinen akzeptiert die britische Steuerbehörde HMRC einen angemessenen Anteil der Kosten, wie z. B. Gemeindesteuern, Hypothekenzinsen, Versicherungen, Wassergebühren, allgemeine Reparaturen und Miete sowie Kosten für Reinigung, Heizung und Strom und abgerechnetes Wasser.

Zu den weiteren erstattungsfähigen Kosten zählen die Kosten für geschäftliche Telefonate über den Festnetzanschluss und ein Anteil der Leitungsmiete sowie Ausgaben für Internetverbindungen, sofern diese für geschäftliche Zwecke genutzt werden.

Wie funktioniert das in der Praxis?

Wie bereits erwähnt, ist bei einem geringen Arbeitsaufwand von zu Hause aus in der Regel ein nominaler Wochenbetrag ausreichend, bei größeren Ansprüchen kann jedoch eine wissenschaftlichere Methode erforderlich sein.

Ausrüstungskosten

Für Selbstständige und Freiberufler ist die Abschreibung von Wirtschaftsgütern durch steuerliche Vergünstigungen, sogenannte Investitionszulagen, abgedeckt. Für private Geräte wie Laptop, Schreibtisch, Stuhl usw. können Investitionszulagen anteilig (basierend auf der geschätzten geschäftlichen Nutzung) geltend gemacht werden. Nutzt Andrew seinen Laptop also ausschließlich geschäftlich, fallen die gesamten Kosten unter die Regelungen für Investitionszulagen.

Wie sieht es mit den Reisekosten aus?

Eine weitere Folge des Homeoffice sind die potenziellen Auswirkungen auf die Reisekosten. Die Kosten für die Fahrt vom Wohnort zum Geschäftssitz oder zur Betriebsstätte sind in der Regel nicht erstattungsfähig, da sie die freie Wahl des Wohnorts darstellen. Die Tatsache, dass die Person gelegentlich von zu Hause aus arbeitet, ist dabei irrelevant.

Der Ort, an dem eine Person ihrer beruflichen Tätigkeit nachgeht, bestimmt nicht automatisch ihren Geschäftssitz. Daher können zwar viele die Kosten für die Arbeit von zu Hause aus steuerlich geltend machen, aber weitaus weniger können die Reisekosten für den Weg zum und vom Homeoffice geltend machen.

Dieses Prinzip setzt natürlich voraus, dass ein Geschäftssitz oder eine operative Basis an einem anderen Ort existiert, von dem aus die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird. Normalerweise sind die Reisekosten zwischen dem Geschäftssitz und anderen Arbeitsorten als Betriebsausgabe abzugsfähig, während die Reisekosten zwischen dem Wohnsitz des Steuerpflichtigen und dem Geschäftssitz nicht abzugsfähig sind.

Sofern keine separaten Geschäftsräume außerhalb des Wohnsitzes bestehen, sollten Reisekosten für Kundenbesuche voll erstattet werden. Entscheidend ist, wo das Geschäft tatsächlich geführt wird.

Und schließlich…

Die Kapitalertragsteuer sieht eine Steuerbefreiung für den Verkauf von selbstgenutztem Wohneigentum vor, die sogenannte Hauptwohnsitzbefreiung (Principal Private Residence Relief, PPR). Wird ein Teil der Wohnung ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt, gilt die PPR-Befreiung nicht für den geschäftlichen Anteil des Gewinns. Die britische Steuerbehörde HMRC stellt in ihren Richtlinien jedoch klar, dass eine gelegentliche und sehr geringfügige geschäftliche Nutzung unberücksichtigt bleibt.

Sei vernünftig

Wie Sie sehen, ist alles möglich, aber entscheidend ist, die Regeln genau zu kennen, sorgfältig Buch zu führen und vernünftig abzuwägen, wie viel man geltend macht.