Die Gewinnung neuer Kunden ist gut fürs Geschäft – solange sie zahlen. Versäumt man es, die Bonität des Kunden hinsichtlich des gewährten Kreditbetrags zu prüfen, kann die Einleitung rechtlicher Schritte im Falle eines Zahlungsausfalls ein langwieriger und potenziell kostspieliger Prozess sein.
Wenn die Zahlung des Kunden ausbleibt, obwohl die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden, gerät Ihr Cashflow wahrscheinlich unter Druck. Pünktliche Kundenzahlungen erleichtern Ihnen die Unternehmensführung.
Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht bezahlen, weil Sie von Ihren Kunden nicht bezahlt wurden, schaden Sie möglicherweise auch deren Geschäft. Dies ist nicht nur eine schlechte Geschäftspraxis, sondern kann auch als unternehmerische Verantwortungslosigkeit ausgelegt werden. Behandeln Sie Ihre Lieferanten so, wie Sie von Ihren Kunden behandelt werden möchten.
Zu berücksichtigende Faktoren
Als Erstes sollten Sie Ihren Kunden kennenlernen. Dies sollte beginnen, bevor Sie einen neuen Kunden annehmen und ihm Kredit gewähren. Das absolute Minimum, das Sie wissen sollten, ist:
- den genauen Namen des Kunden und die Geschäftsadresse (erwägen Sie die Nutzung des Webcheck-Services von Companies House).
- ihre Unternehmensstruktur, z. B. Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung?
- Namen und Privatadressen der Inhaber, falls es sich um eine nicht eingetragene Gesellschaft handelt (zur Bestätigung dieser Angaben empfiehlt sich die Verwendung von Briefpapier).
- Kontaktieren Sie andere Lieferanten, um Referenzen zu erhalten.
- ihre Kreditwürdigkeit durch eine Kreditauskunftei einschätzen lassen.
Bevor Sie Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden liefern, stellen Sie bitte sicher, dass Sie Folgendes beachten:
- Vor Annahme der Bestellung die Zahlungsbedingungen mit dem Kunden besprechen und vereinbaren.
- Die Bedingungen schriftlich vereinbaren
- Prüfen Sie sämtliche Unterlagen des Kunden, in denen dieser versucht, die vereinbarten Zahlungsbedingungen zu ändern.
- Vor Annahme der Bestellung die Zahlungsbedingungen mit den Lieferanten aushandeln und vereinbaren.
- Besteht eine Diskrepanz zwischen den Zahlungsbedingungen von Kunde und Lieferant, sollte geprüft werden, ob Finanzierungsmöglichkeiten zur Überbrückung dieser Lücke zur Verfügung stehen (hierfür ist ein Verständnis Ihres Working-Capital-Managements erforderlich).
- Erstellen Sie eine Cashflow-Prognose, die alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben umfasst.
- Es muss eine Standardrichtlinie geben, die sicherstellt, dass Zahlungsbedingungen nicht ohne entsprechende Genehmigung geändert werden können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie das Recht haben, Verzugszinsen und Gebühren auf Rechnungen zu erheben.
Nachdem Sie einem Kunden Waren oder Dienstleistungen geliefert haben, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
- Rechnungen umgehend ausstellen
- Erstellen Sie Rechnungen präzise, um sicherzustellen, dass alle Artikel zu den angegebenen Preisen enthalten sind.
- Geben Sie eine Referenznummer für die Bestellung an und nennen Sie diese im Falle von Streitigkeiten.
- Bitte stellen Sie sicher, dass alle vom Kunden benötigten Angaben auf der Rechnung enthalten sind.
- einen Prozess zum Eintreiben von Rechnungen haben
- über ein Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten verfügen.
- Führen Sie ein Protokoll über Streitigkeiten, um festzustellen, ob ähnliche Streitigkeiten bei anderen Kunden auftreten.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen den HMRC-Vorgaben für Mehrwertsteuerzwecke vollständig entsprechen.
Behandeln Sie Ihre Lieferanten so, wie Sie selbst behandelt werden möchten.
Bedenken Sie, dass verspätete Zahlungen an Ihre Lieferanten eine schlechte Geschäftsgewohnheit sind und zu einer Verschlechterung Ihrer Kreditwürdigkeit führen können. Sie sollten:
- Bitte informieren Sie Ihre Lieferanten unverzüglich über etwaige Streitigkeiten.
- Zahlen Sie pünktlich, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Kreditorenbuch korrekt geführt wird und
- Informieren Sie Ihre Lieferanten umgehend über alle Probleme, die Sie mit der pünktlichen Zahlung haben.
Leider geraten manche Unternehmen in Schwierigkeiten, daher sollten Sie den Abschluss einer Kreditausfallversicherung in Erwägung ziehen, falls das Unternehmen betroffen ist:
- wäre nicht funktionsfähig, wenn wichtige Kunden insolvent würden.
- verfügt nicht über die notwendigen Kontrollmechanismen, um festzustellen, ob ein Kunde voraussichtlich insolvent wird.
- hat Schwierigkeiten, Informationen über potenzielle Kunden zu erhalten
- muss das Kreditmanagement verbessern
- erwägt ein neues Marktvorhaben.
Unternehmen sollten Factoring- und Finanzierungsoptionen in Betracht ziehen, wenn:
- Es stehen nicht genügend Barreserven zur Verfügung, um Lieferanten fristgerecht zu bezahlen.
- Das Unternehmen muss wachsen
- Das Niveau der kurzfristigen Finanzierung (einschließlich etwaiger Kontokorrentkredite) ist unzureichend
- Die Mitarbeiter verfügen nicht über die erforderlichen Kenntnisse im Kreditmanagement.
