Aktuelle Studien belegen, dass die negativen Auswirkungen von Fehlzeiten auf die Rentabilität von Unternehmen heutzutage erheblich sind und täglich Tausende von Arbeitsstunden verloren gehen. Laut aktuellen Statistiken gehen pro Mitarbeiter durchschnittlich 4,3 Tage pro Jahr verloren, was Kosten von durchschnittlich 522 £ pro Mitarbeiter verursacht. Rund zwei Drittel der durch Fehlzeiten verlorenen Arbeitszeit entfallen auf Kurzzeitabwesenheiten von bis zu sieben Tagen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Grundsätze eines effektiven Abwesenheitsmanagements erläutert.
Gute Abwesenheitsmanagementverfahren
Die Mehrheit der befragten Unternehmen (94%) bestätigt, dass eine Verschärfung der Richtlinien zur Überprüfung der Anwesenheit einen großen Einfluss auf die Kontrolle der Fehlzeiten hat, insbesondere da drei Fünftel aller Fehlzeiten auf leichte Erkrankungen von weniger als fünf Tagen Dauer zurückzuführen sind.
Der Unterschied zwischen kurz- und langfristiger Abwesenheit
Bei der Bearbeitung von Krankheitsausfällen müssen Arbeitgeber zwischen kurzfristigen und langfristigen Abwesenheiten unterscheiden. Besteht die Abwesenheit aus kurzen, aber wiederholten und scheinbar unzusammenhängenden Fehlzeiten, können nach angemessener Untersuchung disziplinarische Maßnahmen gerechtfertigt sein. Dies ist jedoch bei längerfristigen Krankheitsausfällen nicht zielführend.
Verfahren bei kurzfristiger Abwesenheit
Beim Umgang mit kurzfristigen Abwesenheiten sind einige wichtige Schritte zu beachten.
- Legen Sie ein klares Verfahren fest, das von allen Mitarbeitenden befolgt werden muss, beispielsweise ein Rückkehrgespräch mit der Führungskraft und das Ausfüllen von Selbstauskunftsformularen, selbst bei nur einem Tag Abwesenheit. So wird sichergestellt, dass alle wissen, dass die Abwesenheit überwacht wird und eine vollständige Dokumentation existiert.
- Richten Sie ein System zur Erfassung von Fehlzeiten ein und überprüfen Sie dieses regelmäßig auf sich abzeichnende Trends. Häufige Fehlzeiten können zwar ein Hinweis auf Simulation sein, aber auch ein Symptom für ein tieferliegendes Problem. Konkrete Statistiken liefern nützliche Warnsignale, um frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen und zukünftige Probleme zu vermeiden.
- Rückkehrgespräche sollten stets vom direkten Vorgesetzten geführt werden, um die Gründe für die Abwesenheit klar zu ermitteln. Dies gibt Führungskräften die Möglichkeit, die eigentliche Ursache einer Fehlzeit zu erkennen, die möglicherweise ein Symptom für ein tieferliegendes Problem ist.
- Wenn es sich um private und nicht um arbeitsbezogene Probleme handelt, sollte der Arbeitgeber entscheiden, in welchem Maße er dem Betroffenen Flexibilität gewähren will, um ihm die Möglichkeit zu geben, sein Problem zu lösen.
- Falls eine zugrundeliegende Erkrankung vorliegen könnte, sollte der Arbeitgeber die Anforderung eines ärztlichen Gutachtens zur Begründung des Fehlzeitengrades in Erwägung ziehen; es könnte eine versteckte Grunderkrankung geben, und Zusammenhänge mit einer Diskriminierung aufgrund einer Behinderung sind möglicherweise nicht sofort ersichtlich.
- Alle Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, dass jeder Missbrauch der Bestimmungen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall disziplinarische Maßnahmen nach sich zieht.
- Wenn kein triftiger medizinischer Grund für die Fehlzeiten vorliegt, sollte der Mitarbeiter beraten werden, ihm sollte mitgeteilt werden, welche Verbesserung erwartet wird, und er sollte vor den Konsequenzen gewarnt werden, falls keine Verbesserung eintritt.
- Wenn medizinische Gründe für die Abwesenheit vorliegen, sollten mögliche Bezüge zum Gleichstellungsgesetz 2010 geprüft werden, z. B. ob die Abwesenheit mit Krankenhausbesuchen oder einer erforderlichen Behandlung zusammenhängt; falls ja, ist der Arbeitgeber verpflichtet, angemessene Vorkehrungen zu treffen, wozu auch die Gewährung von Freistellung für die Behandlung gehört.
- Wenn die Situation so weit fortgeschritten ist, dass der Arbeitnehmer entlassen werden soll, und keine eindeutige medizinische Ursache vorliegt, kann dies auf Fehlverhalten beruhen. In diesem Fall muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass ein faires Verfahren eingehalten wurde, unter Berücksichtigung der Art und Dauer der Erkrankung, der bisherigen Dienstzeit und etwaiger Verbesserungen der Anwesenheitsquote.
- Leidet ein Mitarbeiter an einer anerkannten Erkrankung, die keine Behinderung darstellt, weist er aber eine inakzeptabel hohe Fehlzeitenquote auf, kann eine Kündigung aus einem anderen wichtigen Grund nach Einhaltung des ordnungsgemäßen Verfahrens gerechtfertigt sein. Auch hier sind die Betriebszugehörigkeit und die Verfügbarkeit einer geeigneten alternativen Beschäftigung relevante Faktoren, die vor einer Entscheidung zu berücksichtigen sind.
Verfahren bei Langzeitabwesenheit
Zu den wichtigsten Schritten im Umgang mit Langzeitabwesenheiten gehören:
- Abwesenheitsverfahren, Überwachung und Rückkehrgespräche sind genauso wichtig wie bei kurzfristiger Abwesenheit
- Es ist stets ratsam, ärztlichen Rat einzuholen, um zu beurteilen, ob der Zustand des Mitarbeiters eine Behinderung darstellt und ob der Mitarbeiter künftig in der Lage ist, seine Aufgaben zu erfüllen
- Es ist wichtig, die im ärztlichen Gutachten benötigten Informationen genau zu spezifizieren, beispielsweise die Art der Erkrankung, die Fähigkeit der betroffenen Person, ihre Aufgaben zu erfüllen, eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten, die voraussichtliche Dauer der Erkrankung und alle zumutbaren Anpassungen, die die Situation erleichtern würden
- Nach Erhalt der medizinischen Unterlagen sollte ein Beratungs- und Gesprächsgespräch mit der betroffenen Person (Wohlfahrtsbesuch) stattfinden, vorbehaltlich der Empfehlung des Arztes
- Es ist wichtig, die Vorschläge des Mitarbeiters für seine Rückkehr an den Arbeitsplatz anzuhören
- Wenn die Erkrankung arbeitsbedingt ist, sollte die Ursache ermittelt werden. Arbeitgeber sollten Möglichkeiten zur Reduzierung der Einflussfaktoren besprechen, beispielsweise durch verstärkte Unterstützung, Schulungen oder eine Umverteilung der Aufgaben. Könnte der/die Mitarbeiter/in stufenweise oder für einen kurzen Zeitraum in Teilzeit an den Arbeitsplatz zurückkehren?
- Stellen Sie sicher, dass alle Schritte schriftlich festgehalten werden, um zu bestätigen, was vom Arbeitnehmer erwartet wird und welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreifen wird, damit keine Missverständnisse entstehen und alle getroffenen Maßnahmen als angemessen erscheinen
- Sollte der Mitarbeiter entlassen werden, wird dies voraussichtlich auf der Grundlage seiner Fähigkeiten erfolgen. Es ist jedoch darauf zu achten, dass alle Anforderungen des Gleichstellungsgesetzes von 2010 berücksichtigt wurden und dass ein faires Verfahren stattgefunden hat.
Definition von Behinderung
Die Definition dessen, was eine Behinderung darstellt, kann in drei Teile unterteilt werden:
- Der/Die Mitarbeiter/in muss an einer körperlichen oder geistigen Beeinträchtigung leiden.
- Die Beeinträchtigung muss einen erheblichen Einfluss auf die Fähigkeit haben, normale Alltagsaktivitäten auszuführen, wozu beispielsweise Telefonieren, Lesen oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel gehören. Erheblich bedeutet mehr als geringfügig oder unbedeutend.
- Der Effekt muss von langer Dauer sein, d. h. er muss bereits mindestens 12 Monate angedauert haben oder voraussichtlich so lange anhalten.
Das Gleichstellungsgesetz von 2010 beinhaltet einen neuen Schutz vor Diskriminierung aufgrund einer Behinderung. Dies umfasst indirekte Diskriminierung, assoziative Diskriminierung und Diskriminierung aufgrund von Wahrnehmung.
Diskriminierung aufgrund einer Behinderung
Eine Person diskriminiert eine behinderte Person, wenn:
Eine Person behandelt eine behinderte Person aufgrund eines Umstands, der eine Folge der Behinderung der behinderten Person ist, ungünstig, und kann nicht nachweisen, dass diese Behandlung ein verhältnismäßiges Mittel zur Erreichung eines legitimen Ziels darstellt.
Dies gilt jedoch nicht, wenn eine Person nachweist, dass sie nicht wusste und vernünftigerweise auch nicht hätte wissen können, dass eine behinderte Person die Behinderung hatte.
Angemessene Anpassungen
Wird in einem ärztlichen Gutachten eine Behinderung festgestellt, ist der Arbeitgeber gemäß dem Gleichstellungsgesetz verpflichtet, angemessene Vorkehrungen zu treffen. Dies ist weit gefasst und kann bauliche Anpassungen der Räumlichkeiten oder die Bereitstellung von Hilfsmitteln zur Unterstützung des Arbeitnehmers bei der Ausübung seiner Tätigkeit umfassen. Es kann auch Anpassungen der Stelle selbst beinhalten, beispielsweise durch die Streichung und Neuverteilung bestimmter Aufgaben, Änderungen der Arbeitszeiten oder des Arbeitsortes oder die Bereitstellung von Weiterbildung und Betreuung. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch die Versetzung auf eine andere freie Stelle erfolgen.
Mit anderen Worten: Ein Arbeitgeber muss eine ganze Reihe von Schritten unternehmen, um eine faire Kündigung wegen mangelnder Leistungsfähigkeit eines Mitarbeiters nachzuweisen, der längere Zeit krankheitsbedingt abwesend war.
