Dieses Merkblatt behandelt umsatzsteuerliche Themen, die für kleinere Unternehmen relevant sind. Ein Hauptziel ist es, häufige Risikobereiche aufzuzeigen, da ein besseres Verständnis dazu beitragen kann, Fehler zu reduzieren und Strafen zu minimieren. Ein weiterer wichtiger Faktor hierfür ist eine ordnungsgemäße Buchführung. Andernfalls besteht ein erhöhtes Risiko, dass die Umsatzsteuererklärung auf der Grundlage unvollständiger oder fehlerhafter Angaben erstellt wird.
Dieser Aspekt wird hier nicht weiter behandelt, aber hilfreiche Hinweise finden Sie auf der Website GOV.UK.
Weitere Informationen zur obligatorischen digitalen Aufzeichnungspflicht und den digitalen Umsatzsteuererklärungen finden Sie in unserem Merkblatt „Making Tax Digital for VAT“.
Fristen für Umsatzsteuererklärung und -zahlung
Für Unternehmen, die vierteljährliche oder monatliche Umsatzsteuererklärungen abgeben, sind sowohl die Umsatzsteuererklärung als auch die zu zahlende Umsatzsteuer in der Regel einen Monat und sieben Tage nach Ende des Umsatzsteuerzeitraums beim Finanzamt fällig.
Fällt der Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Umsatzsteuererklärung und die Zahlung der gegebenenfalls fälligen Umsatzsteuer spätestens am letzten Werktag vor dem Fälligkeitstermin bei der britischen Steuerbehörde (HMRC) eingegangen sind.
Vorsteuer
Wenn die auf Ausgaben entgangene Mehrwertsteuer in einer Mehrwertsteuererklärung geltend gemacht werden kann, spricht man von „Vorsteuer“. Nur mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen können die Mehrwertsteuer auf Einkäufe zurückfordern, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Die Kosten entstehen aus geschäftlichen Gründen
- Das Unternehmen ist der Empfänger der Waren- oder Dienstleistungslieferung
- Für den Kauf liegt eine gültige Mehrwertsteuerrechnung vor.
Nur umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen können gültige Umsatzsteuerrechnungen ausstellen. Daher kann die Umsatzsteuer für Waren oder Dienstleistungen, die von einem nicht umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen bezogen wurden, nicht zurückgefordert werden. Proforma-Rechnungen sollten nicht zur Geltendmachung der Vorsteuer verwendet werden, da dies versehentlich zu einer doppelten Geltendmachung der Umsatzsteuer führen kann.
Für die meisten Lieferungen, für die ein Vorsteuerabzug beantragt wird, ist eine gültige Mehrwertsteuerrechnung erforderlich. Diese muss in der Regel an den Unternehmer gerichtet sein, der die Vorsteuer geltend macht. Nur bei wenigen Lieferungen ist keine Mehrwertsteuerrechnung erforderlich, sofern die Gesamtausgaben für jede steuerpflichtige Lieferung 25 £ oder weniger (inkl. MwSt.) betragen. Beispiele hierfür sind Parkgebühren und bestimmte Mautgebühren.
Folgende Artikel unterliegen jedoch nie der Mehrwertsteuer, sodass keine Mehrwertsteuer zurückgefordert werden kann: Briefmarken, Zug-, Flug- und Bustickets, Parkuhren am Straßenrand und Lebensmitteleinkäufe im Büro wie Tee, Kaffee und Milch.
Geschäftszweck
Dies ist oft ein Streitpunkt zwischen Steuerzahlern und der britischen Steuerbehörde HMRC, da die Mehrwertsteuer nicht automatisch erstattungsfähig ist, nur weil sie von einer mehrwertsteuerpflichtigen Person getragen wurde oder weil der Lieferant von dem Unternehmen bezahlt wurde.
Bei der Beurteilung, ob die Verwendung von Waren oder Dienstleistungen eine betriebliche Verwendung darstellt (um das Recht zum Vorsteuerabzug zu begründen), muss berücksichtigt werden, ob die Ausgaben in direktem Zusammenhang mit der Funktion und dem Betrieb des Unternehmens stehen oder ihm lediglich einen Nebennutzen bringen.
Private und nicht-gewerbliche Nutzung
In vielen Unternehmen sind die privaten und geschäftlichen Finanzen eng miteinander verknüpft, und es kann vorkommen, dass Vorsteuer fälschlicherweise für Ausgaben geltend gemacht wird, die teilweise oder vollständig privaten oder nicht geschäftlichen Zwecken dienen.
Typische Beispiele für Risikobereiche, in denen wahrscheinlich Ansprüche geltend gemacht werden, die aber den Test des „Geschäftszwecks“ nicht erfüllen, sind:
- Ausgaben im Zusammenhang mit der privaten Unterkunft, für die keine geschäftliche Verbindung besteht
- Verfolgung persönlicher Interessen wie Sport- und Freizeitaktivitäten
- Ausgaben zum persönlichen Vorteil von Geschäftsführern/Inhabern und
- Ausgaben im Zusammenhang mit nicht-geschäftlichen Aktivitäten.
Bei Ausgaben mit gemischtem geschäftlichem und privatem Zweck ist die entsprechende Mehrwertsteuer grundsätzlich anteilig zu berechnen und nur der geschäftliche Anteil geltend zu machen. Für die Anpassung der Vorsteuer auf Anlagevermögen und Warenbestände gelten besondere Regelungen, wenn Güter, die ursprünglich für den geschäftlichen Gebrauch bestimmt waren, anschließend anderweitig verwendet werden.
Beispiel
Drei Laptops werden zunächst für das Unternehmen angeschafft, und die Vorsteuer in Höhe von insgesamt 360 £ wird zurückgefordert. Ein Laptop wird anschließend vom Geschäftsinhaber seinem Sohn geschenkt, sodass dem Finanzamt (HMRC) eine Mehrwertsteuer in Höhe von 120 £ (1/3 x 360 £) abgeführt werden muss
Geschäftsunterhaltung
Die Mehrwertsteuer auf die meisten Formen der Bewirtung im Geschäftsverkehr ist nicht erstattungsfähig, die Mehrwertsteuer auf Bewirtung von Mitarbeitern hingegen schon. Der Begriff „Bewirtung im Geschäftsverkehr“ ist weit ausgelegt und umfasst jegliche Art von Bewirtung für Personen, die nicht zum Unternehmen gehören. Beispiele hierfür sind:
- Reisekosten, die von Nicht-Angestellten entstehen, aber vom Unternehmen erstattet werden, wie z. B. von Selbstständigen und Beratern
- Gastfreundschaftliche Aspekte von Messen und PR-Veranstaltungen.
Geschäftsgeschenke
Eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung entsteht immer dann, wenn Geschäftsgüter den Besitzer wechseln. Theoretisch führt also jede von einem Unternehmen verschenkte Ware zu einer Umsatzsteuerpflicht. Bei Geschäftsgeschenken gilt jedoch die Regel, dass für Geschenke an dieselbe Person keine Umsatzsteuer anfällt, sofern die Kosten der Geschenke an diese Person ohne Umsatzsteuer innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten 50 £ nicht übersteigen.
Wird der Freibetrag von 50 £ überschritten, fällt Mehrwertsteuer (Ausgangssteuer) auf den vollen Betrag an. Für Mehrwertsteuerzwecke gilt dies als fiktive Lieferung der Waren. In diesem Fall akzeptiert die britische Steuerbehörde (HMRC) in der Regel, dass das Unternehmen die Mehrwertsteuer beim Kauf der Waren nicht abziehen kann. Dies kann bequemer sein, als die Ausgangssteuer bei jeder Schenkung neu zu berechnen.
Zu den routinemäßigen Geschäftsvorgängen, die betroffen sein könnten, gehören beispielsweise:
- Auszeichnungen für langjährige Dienste
- Weihnachtsgeschenke
- Preise oder Anreize für das Verkaufspersonal.
Autos und Kfz-Kosten
Fehler bei der Vorsteuerabrechnung treten häufig beim Kauf oder Leasing von Fahrzeugen und allgemein bei Kfz-Ausgaben auf. Einige wichtige Punkte sind:
- Die Mehrwertsteuer beim Kauf eines Pkw ist in der Regel nicht erstattungsfähig, da davon ausgegangen wird, dass das Fahrzeug auch privat genutzt wird und somit nicht ausschließlich gewerblich eingesetzt wird. Diese Regelung gilt normalerweise nicht für Nutzfahrzeuge und Transporter, sofern eine gewerbliche Nutzung vorliegt.
- Wird ein Auto geleast statt gekauft, sind 50 % der Mehrwertsteuer auf die Leasinggebühr aus demselben Grund nicht erstattungsfähig.
- Wenn ein Unternehmen Kraftstoff oder Kilometergeld für Firmenwagen erstattet, müssen Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass nur die Mehrwertsteuer auf den betrieblichen Anteil der Ausgaben erstattet wird. Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Kontaktieren Sie uns, falls dies auf Sie zutrifft.
Umsatzsteuerfragen
Uneinbringliche Forderungen
Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen auf Kredit birgt im aktuellen Wirtschaftsklima erhöhte Risiken. Selbst bei strengen Kreditkontrollverfahren besteht unweigerlich das Risiko von Forderungsausfällen. Ein Lieferant muss in der Regel die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt des Verkaufs abführen, selbst wenn die Forderung vom Kunden nicht beglichen wird. Dadurch besteht die Gefahr, doppelt zu verlieren.
Die Mehrwertsteuervorschriften erlauben es nicht, eine Gutschrift zur Stornierung der Umsatzsteuer auszustellen, nur weil der Kunde nicht zahlt! Zahlt ein Kunde hingegen nicht, kann, sofern die Umsatzsteuer vom Lieferanten abgeführt wurde, sechs Monate nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung ein Antrag auf Erstattung der Umsatzsteuer als Forderungsausfall gestellt werden.
Beispiel
Ein Unternehmen liefert und stellt am 19. Oktober 2022 Waren in Rechnung, die bis zum 18. November 2022 zu begleichen sind (übliche Zahlungsfrist: 30 Tage). Wird die Forderung nicht beglichen, besteht frühestens am 18. Mai 2023 die Möglichkeit, die Umsatzsteuer zu erlassen. Der erlassene Betrag wird in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt, in deren Zeitraum dieser Stichtag fällt, abhängig vom Abrechnungszyklus des Unternehmens.
Die Höhe der Forderung
Der Steuerpflichtige kann nur die ursprünglich berechnete und an die britische Steuerbehörde (HMRC) abgeführte Umsatzsteuer erstattet bekommen, unabhängig davon, ob sich der Mehrwertsteuersatz zwischenzeitlich geändert hat. Der Antrag wird in Feld 4 der Umsatzsteuererklärung eingetragen – die nicht eingenommene Umsatzsteuer wird als zusätzliche Betriebsausgabe behandelt – und nicht durch Minderung der Umsatzsteuer.
Der Kunde
Ein Kunde ist automatisch verpflichtet, dem Finanzamt die geltend gemachte Vorsteuer zurückzuzahlen, wenn der Lieferant sechs Monate nach dem Lieferdatum (oder dem späteren Fälligkeitsdatum) noch nicht bezahlt wurde. Fehler in diesem Bereich sind so häufig, dass die Prüfer des Finanzamts ein Programm entwickelt haben, mit dem sie Sage-Buchhaltungssysteme überprüfen und Kreditorenbuchhaltungssalden, die älter als sechs Monate sind, auflisten können. Dies erleichtert die Ausstellung eines Steuerbescheids zur Nichtanerkennung der geltend gemachten Vorsteuer.
Das Problem verhindern?
Kleinere Unternehmen (mit einem Jahresumsatz von weniger als 1,35 Mio. £) können unter Umständen am Cash Accounting Scheme teilnehmen, was bedeutet, dass sie die Mehrwertsteuer auf Verkäufe erst dann abführen müssen, wenn die Zahlung tatsächlich vom Kunden eingeht.
Es ergeben sich klare Vorteile hinsichtlich des Cashflows sowie eine integrierte Mehrwertsteuerentlastung bei Forderungsausfällen. Der Nachteil besteht darin, dass die Einnahmenüberschussrechnung es einem Unternehmen nur ermöglicht, die Mehrwertsteuer auf Ausgaben zum Zeitpunkt der Zahlung an Lieferanten zurückzufordern.
