Die Szene wird beschrieben
Sie auf dem Laufenden halten
Sie sind besser vorbereitet, wenn sie über alle Änderungen in Ihrem Unternehmen informiert sind, die unsere Arbeit beeinflussen könnten. Dazu gehören beispielsweise Änderungen an:
- Produkt oder Markt
- Geschäftsstrategie, z. B. Preispolitik
- Buchhaltungssystem
- Schlüsselpersonal.
Wenn Sie Protokolle von allen Management-Meetings führen, die Sie abhalten, kann es für die Mitarbeiter sehr hilfreich sein, Kopien davon zur Verfügung zu stellen, um sich einen Überblick über die wichtigsten Ereignisse zu verschaffen, mit denen Sie im Laufe des Jahres konfrontiert waren.
Im Rahmen unserer Tätigkeit werden wir Sie voraussichtlich auch fragen, ob es Fälle von Nichteinhaltung der rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen gab, in denen Ihr Unternehmen tätig ist, einschließlich etwaiger Ihnen bekannter betrügerischer Aktivitäten. Dies ist Teil unserer Pflichten als Ihr professioneller Berater und bedeutet nicht, dass wir Sie eines Fehlverhaltens verdächtigen.
Was sie brauchen
Wenn Sie wissen, welche Informationen sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen, können Sie sicherstellen, dass diese Informationen verfügbar sind.
Sie können gemeinsam entscheiden, was Sie für sie vorbereiten können und was sie selbst vorbereiten müssen.
Eine bessere Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse zu minimieren und unnötige Arbeit zu vermeiden.
Zeitplan
Vereinbaren Sie im Voraus einen passenden Zeitplan. So haben beide die Möglichkeit, sich angemessen vorzubereiten.
Sollten Sie jedoch in Verzug geraten, informieren Sie sie bitte so schnell wie möglich, damit der Zeitplan gegebenenfalls angepasst werden kann.
Wie Sie helfen können
Bücher und Aufzeichnungen
Eine ordnungsgemäße Buchführung hilft Ihnen, die für die Erstellung oder Prüfung Ihrer Jahresabschlüsse benötigten Informationen schnell und einfach zu erfassen. Sie ermöglicht Ihnen außerdem, den Zustand Ihres Unternehmens auf einen Blick zu erfassen.
Die Berücksichtigung der folgenden Punkte kann die Organisation Ihrer Unterlagen verbessern:
- Das regelmäßige Summieren und Abgleichen Ihrer Bücher hilft Ihnen, Fehler zu erkennen und zu korrigieren
- Analyse Ihrer Zahlungen und Belege, damit diese Informationen leicht extrahiert werden können
- Ordnen Sie Ihre Rechnungen in einer logischen Reihenfolge (numerisch, alphabetisch oder nach Datum), damit Sie jede einzelne Rechnung leicht finden können.
Verfahren
Durch die Einführung und Einhaltung bestimmter Verfahren behalten Sie die Kontrolle über Ihre Unterlagen und Ihr Unternehmen. Dies reduziert auch den Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter und kann Ihnen somit Kosten sparen.
Sie können Ihnen bei der anfänglichen Einrichtung dieser Verfahren helfen, und sobald diese etabliert sind, können Sie sie selbst durchführen. Zu diesen Verfahren gehören Kontrollkonten, Abstimmungen und Inventuren.
Kontrollkonten
Die Kontrollkonten erfassen die Bewegungen von Bargeld, Debitoren und Kreditoren anhand der monatlichen Summen aus Ihrem Kassenbuch und den Verkaufs- und Einkaufsübersichten.
Das Kassenkonto zeigt an, wie viel Bargeld das Unternehmen am Ende jedes Monats besitzt.
Das Debitoren- oder Verkaufskonto zeigt an, wie viel Ihre Kunden Ihnen am Ende jedes Monats schulden.
Das Kreditoren- oder Einkaufsbuchkonto zeigt Ihnen am Ende jedes Monats an, wie viel Sie Ihren Lieferanten schulden.
Versöhnungen
Abstimmungen tragen dazu bei, dass die Zahlen in Ihren Büchern vollständig und korrekt sind. Wenn sie regelmäßig erstellt werden, helfen sie Ihnen daher, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor wir Ihre Unterlagen prüfen. Zu den abzugleichenden Unterlagen gehören unter anderem:
- Bankkonten
- Kontrollkonten
- Lieferantenerklärungen.
Inventur
Wenn Ihr Unternehmen Warenbestände führt, müssen Sie diese mindestens einmal jährlich zählen. Um eine effiziente und genaue Zählung zu gewährleisten, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Lagerartikel sollten ordentlich und logisch gelagert werden, um das Zählen zu erleichtern
- Alle an der Zählung beteiligten Mitarbeiter sollten klare Anweisungen erhalten
- Versuchen Sie, die Warenbewegungen während der Zählung auf ein Minimum zu beschränken. Wenn möglich, sollten Lieferungen und Warenausgänge bis zum Abschluss der Zählung zurückgehalten werden
- Während der Auszählung sollten Stichproben durchgeführt werden.
Wenn Sie große Warenbestände haben, müssen wir möglicherweise an der Inventur teilnehmen und eigene Kontrollen durchführen.
Zeitpläne
Für die Erstellung und/oder Prüfung der Buchhaltung müssen diverse Aufstellungen angefertigt werden. Wir könnten diese Aufstellungen zwar selbst erstellen, aber Ihre Unterstützung würde natürlich Zeit und Geld sparen.
Sie könnten die Erstellung einiger der folgenden Zeitpläne in Erwägung ziehen:
- eine detaillierte Liste der Zugänge und Abgänge von Anlagevermögen mit beigefügten Kopien der entsprechenden Verkaufs- und Einkaufsrechnungen
- Erstellen Sie Listen, die jeden Lagerartikel, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis ausweisen. Kennzeichnen Sie alle alten oder beschädigten Artikel
- Erstellen Sie zum Jahresende eine Liste Ihrer Schuldner mit Angabe der ausstehenden Beträge und der Dauer der Zahlungsrückstände. Kennzeichnen Sie alle Schuldner, bei denen ein Zahlungsausfall unwahrscheinlich ist
- eine Übersicht aller Bank- und Kassenbestände zum Jahresende, zusammen mit allen Kontoauszügen für jedes Bankkonto
- eine Gläubigerliste, die neben den üblichen Geschäftspartnern auch die britische Steuerbehörde HMRC enthalten sollte.
- unterstützende Berechnungen für Angaben, die in Ihren Jahresabschluss aufgenommen werden müssen, wie z. B. durchschnittliche Mitarbeiterzahlen, operative Leasingverpflichtungen oder die Vergütung der Geschäftsführer (nur für Unternehmen erforderlich).
Nicht alle diese Zeitpläne sind für Ihr Unternehmen anwendbar. Bevor Sie etwas unternehmen, sollten Sie dies daher mit Ihrem Unternehmen besprechen.
Andere Probleme
Manche Themen sind nur für Unternehmen relevant. Dazu gehören:
Narrative Berichte
Größere Unternehmen sind unter Umständen verpflichtet, ihren Jahresabschlüssen einen erläuternden Bericht, beispielsweise einen Strategiebericht, beizufügen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Informationen bereitzustellen, die den Adressaten Ihrer Jahresabschlüsse ein besseres Verständnis Ihres Unternehmens und seiner Leistung ermöglichen. In diesem Fall werden die Anforderungen mit Ihnen besprochen, damit Sie die Formulierungen für die erforderlichen Berichte festlegen können.
Zukunftspläne
Im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses sind Sie verpflichtet, die Fortführungsfähigkeit des Unternehmens zu prüfen, um sicherzustellen, dass es über ausreichende Ressourcen verfügt, um den Geschäftsbetrieb für mindestens zwölf Monate ab dem Datum der Genehmigung des Jahresabschlusses aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus müssen Sie prüfen, ob Anzeichen für eine Wertminderung Ihrer Vermögenswerte vorliegen, beispielsweise aufgrund von Veralterung durch Marktveränderungen oder technologische Entwicklungen.
Besteht Unsicherheit hinsichtlich der zukünftigen Geschäftsentwicklung, werden wir Sie möglicherweise um Nachweise für Ihre Einschätzung der Unternehmensfortführung bitten. Dies können Prognoseergebnisse und Cashflow-Planungen, eingegangene Aufträge oder Angaben zu neuen Finanzierungsquellen sein. Je früher Sie uns diese Unterlagen zukommen lassen, desto schneller und effizienter können wir unsere Arbeit abschließen.
