Reise- und Verpflegungskosten, die von oder im Namen von Mitarbeitern getragen werden, führen zu vielen Problemen.
Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte hervorgehoben, die bei der Entscheidung, ob eine Steuererleichterung für Reise- und Verpflegungskosten gewährt werden kann, zu berücksichtigen sind.
Mitarbeiter mit einem festen Arbeitsplatz
Viele Angestellte haben einen festen Arbeitsplatz, den sie regelmäßig aufsuchen, und fahren gelegentlich zu einem Ausweicharbeitsplatz. Oftmals pendeln Angestellte direkt von zu Hause zu einem Ausweicharbeitsplatz und umgekehrt.
Ein Arbeitnehmer kann die volle Steuerbefreiung für unternommene Geschäftsreisen geltend machen.
Geschäftsreise
Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die entweder mit Reisen verbunden ist:
- von einem Arbeitsplatz zum anderen oder
- von zu Hause zu einem temporären Arbeitsplatz oder
- von einem temporären Arbeitsplatz nach Hause.
Fahrten zwischen dem Wohnort eines Mitarbeiters und seinem regelmäßig aufgesuchten Arbeitsplatz gelten nicht als Dienstreisen. Diese Fahrten fallen unter den Begriff „normaler Arbeitsweg“ und die Kosten hierfür trägt der Mitarbeiter selbst. Der Begriff „ständiger Arbeitsplatz“ bezeichnet einen Ort, den der Mitarbeiter regelmäßig aufsucht. Er dient dazu, einen Endpunkt des normalen Arbeitswegs festzulegen. Der Wohnort bildet üblicherweise den anderen Endpunkt des Arbeitswegs.
Beispiel 1
Ein Mitarbeiter pendelt üblicherweise mit dem Auto zwischen seinem Wohnort York und seinem regulären Arbeitsplatz in Leeds. Dies entspricht einer täglichen Hin- und Rückfahrt von 48 Meilen.
An einem bestimmten Tag fährt der Mitarbeiter stattdessen von seinem Wohnort York zu einem temporären Arbeitsort in Nottingham. Eine Hin- und Rückfahrt von 174 Meilen.
Die Kosten entsprechen den Reisekosten (174 Meilen). Dieser Betrag wäre steuerlich absetzbar.
Beispiel 2
Ein Mitarbeiter, der normalerweise 40 Meilen in nördlicher Richtung zur Arbeit fährt, muss für diesen Zweck eine 100 Meilen lange Hin- und Rückfahrt zu einem Kunden in südlicher Richtung unternehmen. Sein Arbeitgeber erstattet ihm die Kosten für diese 100 Meilen lange Fahrt.
Für diesen Betrag wäre ein Steuerabzug möglich.
Unterhaltszahlungen
Zu den Verpflegungskosten zählen Unterkunft sowie Verpflegungskosten, solange sich ein Mitarbeiter außerhalb seines regulären Arbeitsplatzes befindet. Diese Kosten werden ausdrücklich als Folge von Geschäftsreisen behandelt und sind daher Teil der Reisekosten.
Vermeidungsbekämpfung
Unter Umständen ist eine Fahrt zwischen einem vorübergehenden Arbeitsplatz und dem Wohnort nicht förderfähig, wenn die Fahrt „im Wesentlichen gleich“ ist mit der Fahrt zum oder vom ständigen Arbeitsplatz.
Der Begriff „im Wesentlichen ähnlich“ wird von der britischen Steuerbehörde HMRC so interpretiert, dass eine Reise größtenteils über dieselben Straßen oder mit demselben Zug oder Bus zurückgelegt wird.
Befristete Stellen
Wird ein Mitarbeiter für viele Monate von seinem gewohnten Arbeitsplatz abberufen, so gilt der neue Arbeitsplatz dennoch als vorübergehender Arbeitsplatz, wenn die Versetzung entweder:
- voraussichtlich weniger als 24 Monate dauern, oder
- Sofern die Tätigkeit voraussichtlich länger als 24 Monate dauern wird, wird erwartet, dass der Arbeitnehmer weniger als 40 % seiner Arbeitszeit am neuen Arbeitsplatz verbringt.
Der Arbeitnehmer muss seinen festen Arbeitsplatz behalten.
Beispiel 3
Edward arbeitet in New Brighton. Sein Arbeitgeber schickt ihn für 28 Monate 1,5 Tage pro Woche nach Wrexham.
Edward hat Anspruch auf Entlastung. Jede Versetzung von mehr als 24 Monaten ist weiterhin anrechnungsfähig, sofern die 40%-Regel nicht verletzt wird.
Mitarbeiter vor Ort
Manche Angestellte haben keinen festen Arbeitsplatz, sondern arbeiten über mehrere Tage, Wochen oder Monate hinweg an verschiedenen Orten. Beispiele für solche standortbezogenen Angestellten sind Bauarbeiter, Sicherheitsinspektoren, IT-Berater und Aushilfskräfte.
Die Reise- und Aufenthaltskosten eines vor Ort tätigen Mitarbeiters können steuerfrei erstattet werden, wenn der voraussichtliche und tatsächliche Aufenthaltszeitraum vor Ort weniger als zwei Jahre beträgt.
Es gibt Missbrauchsverhinderungsvorschriften, die sicherstellen sollen, dass die Beschäftigung tatsächlich ortsgebunden ist, wenn Steuererleichterungen gewährt werden sollen. Beispielsweise können befristete Anstellungen von der Steuererleichterung ausgeschlossen werden, wenn die Tätigkeit während der gesamten oder fast der gesamten Beschäftigungsdauer am betreffenden Arbeitsplatz ausgeführt wird. Dies dient insbesondere dazu, die Manipulation der 24-Monats-Frist durch wiederkehrende befristete Anstellungen zu verhindern.
Andere Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz
Reisetermine
Für manche Arbeitnehmer ist das Reisen ein fester Bestandteil ihrer Tätigkeit. Beispielsweise für einen Handelsreisenden, der keinen festen Arbeitsort hat und sich nicht regelmäßig melden muss. Die Reise- und Verpflegungskosten eines solchen Arbeitnehmers sind steuerlich absetzbar.
Heimarbeitskräfte
Manche Angestellte arbeiten gelegentlich oder sogar regelmäßig von zu Hause aus. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass ihr Zuhause als Arbeitsplatz gelten kann. Es muss eine objektive Notwendigkeit geben, die Arbeit von zu Hause aus und nicht anderswo zu erledigen.
Dies kann bedeuten, dass ein anderer Ort zum festen Arbeitsplatz wird, beispielsweise ein Büro, in dem der/die Mitarbeiter/in regelmäßig anwesend ist. Fahrtkosten zwischen Wohnort und Büro sind daher nicht erstattungsfähig. Fahrten zwischen Wohnort und temporären Arbeitsplätzen sind hingegen erstattungsfähig.
Gibt es keinen festen Arbeitsplatz, wird der Arbeitnehmer wie ein standortgebundener Mitarbeiter behandelt. Somit werden alle Kosten erstattet, einschließlich gelegentlicher Fahrten zum Büro des Arbeitgebers.
Die Wohnung kann nach dem oben genannten objektiven Kriterium weiterhin als Arbeitsplatz gelten. In diesem Fall sind Fahrten zwischen der Wohnung und einem anderen Arbeitsplatz im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses zulässig.
