Richtlinie für Drittanbieter

Richtlinie für Drittanbieter

Façade Creations Ltd. verpflichtet sich zu höchsten Standards in Bezug auf Integrität, Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit in ihrer Lieferkette. Diese Richtlinie für Drittanbieter beschreibt, wie wir unsere Lieferanten auswählen, einbinden und betreuen – in voller Übereinstimmung mit britischem Recht und ethischen Richtlinien. Wir führen Beschaffungsprozesse fair, transparent und diskriminierungsfrei durch, behandeln alle Lieferanten gleich und halten uns an die Vorschriften zur Bekämpfung von Bestechung, Sklaverei und zum Umweltschutz. Die nachfolgende Richtlinie spiegelt unser Engagement für verantwortungsvolle Beschaffung wider und beschreibt detailliert die Erwartungen und Verfahren, die für alle Drittanbieter gelten, die mit Façade Creations Ltd. zusammenarbeiten.

Umfang der Lieferanten und Überprüfungsprozess

Façade Creations arbeitet mit einem ausgewählten Netzwerk geprüfter britischer und internationaler Lieferanten zusammen. Dazu gehören Hersteller von Aluminium- und Glassystemen, Anbieter von Fassadenbeschlägen und -komponenten, Speditions- und Logistikpartner, spezialisierte Montageunternehmen sowie Dienstleistungsfirmen (z. B. Buchhaltung, IT-Support, Versicherungen). Vor jeder Zusammenarbeit werden alle Drittanbieter sorgfältig auf Rechtssicherheit, finanzielle Stabilität und ethische Integrität geprüft. Wir beauftragen keine Lieferanten, die bekanntermaßen gegen wichtige Gesetze oder ethische Standards verstoßen haben (z. B. durch Bestechung oder moderne Sklaverei). Dies entspricht den britischen Vergabevorschriften, die den Ausschluss solcher Parteien vorschreiben. Diese strenge Vorabprüfung gewährleistet, dass jeder unserer Lieferanten unsere Werte und rechtlichen Verpflichtungen einhält.

Kriterien für die Lieferantenauswahl

Wir wenden klare und objektive Kriterien für die Zulassung neuer Lieferanten an. Ein potenzieller Lieferant muss nachweislich die folgenden Hauptanforderungen erfüllen:

• Zertifizierungen und Standards: Besitz relevanter Branchenzertifizierungen (z. B. ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement oder BES 6001 für verantwortungsvolle Beschaffung). Diese Zertifizierungen belegen robuste interne Systeme, die international anerkannten Standards entsprechen.
• Finanzielle und Reputationsstabilität: Nachgewiesene finanzielle Zuverlässigkeit (solide Kredit- und Handelshistorie) und positive Geschäftsreferenzen. Wir überprüfen, ob Lieferanten über eine stabile finanzielle Basis und einen guten Ruf verfügen.
• Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Vollständige Einhaltung aller geltenden britischen Gesetze und Vorschriften zu Gesundheit, Sicherheit, Beschäftigung und Umweltschutz. Lieferanten müssen beispielsweise die für ihre Branche relevanten britischen Arbeitsgesetze und HSE-Anforderungen (Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) einhalten.
• Ethische und nachhaltige Geschäftspraktiken: Nachweis ethischen Handelns und Engagements für Nachhaltigkeit. Dazu gehören faire Arbeitsbedingungen, die Abwesenheit von Korruption und Bemühungen zur Minimierung der Umweltbelastung.
• Leistungsfähigkeit und Qualität: Fähigkeit zur Einhaltung von Projektzeitplänen, technischen Spezifikationen und strengen Qualitätsstandards. Wir prüfen, ob der Lieferant über die technische Kompetenz, Produktionskapazität und Qualitätskontrolle verfügt, um unsere Projektanforderungen dauerhaft zu erfüllen.

Nur Lieferanten, die diese Kriterien erfüllen, werden in unsere Lieferkette aufgenommen. Dieses Auswahlverfahren stellt sicher, dass wir mit qualifizierten, zuverlässigen und regelkonformen Partnern zusammenarbeiten, die unsere ethischen Standards teilen.

Lieferanten-Onboarding-Prozess

Façade Creations wendet für alle neuen Lieferanten einen strukturierten Onboarding-Prozess an, um eine umfassende Prüfung und ein gegenseitiges Verständnis der Erwartungen sicherzustellen. Die Onboarding-Schritte umfassen:

1. Vorqualifizierungsfragebogen & Referenzprüfungen: Potenzielle Lieferanten füllen einen detaillierten Fragebogen über ihr Unternehmen aus (einschließlich Eigentumsverhältnisse, Fähigkeiten, Compliance-Historie usw.), und wir führen Referenzprüfungen bei bestehenden Kunden durch, um Leistung und Reputation zu überprüfen.
2. Dokumentenprüfung: Wir prüfen die Zertifizierungen (z. B. ISO-Zertifikate), Lizenzen, Versicherungsbedingungen und Finanzunterlagen des Lieferanten. Diese Dokumentenprüfung bestätigt, dass die Qualifikationen und der Versicherungsschutz des Lieferanten unseren Anforderungen entsprechen.
3. Risikobewertung: Die Risikobewertung basiert auf dem Lieferantenprofil und der Kritikalität der von ihm zu liefernden Waren/Dienstleistungen. (Einzelheiten zu unseren Sorgfaltskriterien finden Sie im Abschnitt „Lieferantenrisikobewertung“ weiter unten.)
4. Genehmigung durch die Geschäftsleitung: Die Ergebnisse der Schritte 1–3 werden ausgewertet, und unsere Geschäftsleitung erteilt die endgültige Genehmigung, bevor der Lieferant in unser Lieferantenregister aufgenommen wird. Ohne die Genehmigung der Geschäftsleitung kann kein Lieferant formell beauftragt werden.
5. Schriftliche Vereinbarung: Nach Genehmigung formalisieren wir die Geschäftsbeziehung durch einen schriftlichen Vertrag oder eine Bestellung, in der alle Vertragsbedingungen festgelegt sind. Diese Vereinbarung umfasst den Leistungsumfang, die Preise, die Liefererwartungen und die in dieser Richtlinie beschriebenen Compliance-Anforderungen.

 Durch die Einhaltung dieser Schritte stellt Façade Creations sicher, dass jeder Lieferant gründlich geprüft wird und sich schriftlich verpflichtet, unsere Standards einzuhalten, bevor die Arbeiten beginnen.

Leistungsüberwachung und SLAs

Nach der Aufnahme in unser System werden alle Drittanbieter fortlaufend überwacht. Wir verwenden Leistungskennzahlen (KPIs), um die Leistung jedes Lieferanten objektiv und kontinuierlich zu messen und zu bewerten. Wichtige KPIs sind unter anderem termingerechte Lieferung und Reaktionsfähigkeit auf unsere Anfragen, die Qualität der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (gemessen an den Projektspezifikationen und Fehlerraten), die Einhaltung von Sicherheits-, Umwelt- und Dokumentationsstandards sowie die Effektivität der Kommunikation und Zusammenarbeit mit unserem Team.

Leistungsdaten werden regelmäßig erfasst und ausgewertet. Bei kritischen Diensten oder solchen, die bestimmte Leistungsniveaus erfordern, implementieren wir formale Service-Level-Agreements (SLAs), um klare Serviceerwartungen und Verantwortlichkeiten festzulegen. Diese SLAs definieren messbare Ziele (z. B. Lieferzeiten, Verfügbarkeit, Reaktionszeiten) sowie Maßnahmen oder Sanktionen bei Nichterfüllung der Standards. Durch die Überwachung von KPIs und die Durchsetzung von SLAs gewährleisten wir Transparenz gegenüber unseren Lieferanten hinsichtlich ihrer Leistung und fördern die kontinuierliche Verbesserung unserer Lieferkette.

Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Bestimmungen

Alle Lieferanten von Façade Creations müssen jederzeit die britischen Gesetze und die einschlägigen Branchenstandards einhalten. Zu den wichtigsten Gesetzen und Vorschriften, die von den Lieferanten zu beachten sind, gehören:

• Arbeitsschutzgesetz 1974: Lieferanten müssen für sichere Arbeitsbedingungen sorgen und alle geltenden Arbeitsschutzbestimmungen auf ihren Baustellen und in ihren Betriebsabläufen einhalten.
• Modern Slavery Act 2015: Wir verbieten jegliche Form von moderner Sklaverei, Zwangs- oder Schuldknechtschaft und Menschenhandel in unserer Lieferkette. Lieferanten müssen sicherstellen, dass solche Missstände in ihrem Unternehmen oder ihrer nachgelagerten Lieferkette nicht vorkommen, und wir verlangen die uneingeschränkte Einhaltung der Bestimmungen des Modern Slavery Act. (Façade Creations kann jährliche Konformitätserklärungen anfordern oder bei Bedarf Audits durchführen, um diese Verpflichtung zu überprüfen.)
• Bestechungsgesetz 2010 (UK Bribery Act 2010): Bestechung und Korruption werden von Façade Creations nicht toleriert. Lieferanten und deren Mitarbeiter dürfen gemäß dem britischen Bestechungsgesetz 2010 keine Bestechungsgelder oder unzulässige Vorteile im Zusammenhang mit unserer Geschäftsbeziehung anbieten oder annehmen. Jeder Bestechungsversuch führt zur sofortigen Beendigung der Geschäftsbeziehung und kann den Behörden gemeldet werden.
• Gleichstellungsgesetz 2010: Lieferanten müssen die Grundsätze der Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung bei der Beschäftigung und der Leistungserbringung wahren. Jede Form von rechtswidriger Diskriminierung oder Belästigung (aufgrund von Alter, Geschlecht, Rasse, Religion, Behinderung usw.) ist unzulässig.
• Umweltschutzgesetz 1990: Lieferanten sind verpflichtet, alle Umweltgesetze und -vorschriften einzuhalten und eine ordnungsgemäße Abfallentsorgung, Schadstoffbekämpfung sowie die erforderlichen Umweltgenehmigungen sicherzustellen. Umweltschädliche Praktiken, die gegen britisches Recht verstoßen, werden nicht toleriert.
• Datenschutzgesetz 2018 (UK-DSGVO): Soweit Lieferanten personenbezogene Daten verarbeiten (einschließlich Projektdokumentation oder Mitarbeiterdaten, die im Rahmen unserer Projekte ausgetauscht werden), müssen sie dies in voller Übereinstimmung mit dem britischen Datenschutzrecht tun. Dies umfasst die Einhaltung angemessener Datensicherheitsmaßnahmen und die ausschließliche Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der Genehmigung.

Darüber hinaus müssen Lieferanten alle von uns mitgeteilten projekt- oder standortspezifischen Anforderungen einhalten, wie beispielsweise besondere Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften auf einer Baustelle oder Nachhaltigkeitsstandards, die von einem Kundenprojekt gefordert werden. Wir geben diese Anforderungen in unseren Verträgen oder Bestellungen weiter, und von den Lieferanten wird erwartet, dass sie diese als verbindlich betrachten.

Façade Creations behält sich das Recht vor, die Einhaltung dieser rechtlichen Verpflichtungen durch Lieferanten zu überprüfen. Wir können Dokumente anfordern oder Audits durchführen, um die Einhaltung sicherzustellen. Gemäß den britischen Beschaffungsgrundsätzen werden Lieferanten, die schwerwiegende Rechtsverstöße begangen haben (z. B. Verurteilungen wegen Verstößen gegen Gesetze zur Bekämpfung moderner Sklaverei oder Korruption), von unserer Liste zugelassener Lieferanten ausgeschlossen. Durch die strikte Einhaltung der Gesetze schützen wir unser Unternehmen, unsere Kunden und Stakeholder vor den Risiken, die mit rechtswidrigem Verhalten von Lieferanten verbunden sind.

Vertragliche Vereinbarungen mit Lieferanten

Jeder von Façade Creations Ltd beauftragte Drittanbieter oder Subunternehmer muss vor Arbeitsbeginn eine formelle Vereinbarung mit uns abschließen. Dies geschieht üblicherweise durch einen unterzeichneten Vertrag oder eine Bestellung, die alle relevanten Vertragsbedingungen enthält. Unsere Standardlieferantenverträge beinhalten Klauseln zu folgenden Punkten:

• Vertraulichkeit und Datenschutz: Lieferanten sind verpflichtet, alle firmeneigenen Informationen von Façade Creations sicher und vertraulich zu behandeln und alle personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der britischen DSGVO zu verarbeiten.
• Verpflichtungen in den Bereichen Gesundheit, Sicherheit und Umwelt: Lieferanten sind verpflichtet, alle geltenden HSE-Richtlinien (sowohl ihre eigenen als auch alle von uns vorgegebenen standortspezifischen Regeln) einzuhalten und die Umweltauswirkungen ihrer Arbeit zu minimieren (z. B. ordnungsgemäße Abfallentsorgung, Vermeidung von Umweltverschmutzung).
• Einhaltung der Vorschriften zu moderner Sklaverei und ethischer Beschaffung: Der Vertrag bestätigt die Verantwortung des Lieferanten für die Einhaltung unserer Richtlinien zur Bekämpfung von Sklaverei und Menschenhandel sowie zur ethischen Beschaffung (wie in diesem Dokument und den zugehörigen Unternehmensrichtlinien beschrieben). Lieferanten müssen gegebenenfalls jährlich bestätigen, dass sie den Bestimmungen des Modern Slavery Act entsprechen und dass ihre Lieferketten frei von Zwangsarbeit sind.
• Kündigungs- und Abhilferechte: Façade Creations behält sich das Recht vor, den Vertrag auszusetzen oder zu kündigen, falls der Lieferant gegen eine Compliance-Verpflichtung verstößt oder seine vertraglichen Pflichten wesentlich nicht erfüllt. Wir verwenden klare Kündigungsklauseln für Verstöße gegen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien (z. B. Sicherheitsvorfälle, unethisches Verhalten oder Qualitätsmängel).

Mit der Unterzeichnung des Vertrags erklären sich die Lieferanten ausdrücklich mit diesen Bedingungen einverstanden. Dadurch wird sichergestellt, dass unsere Erwartungen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, ethischen Handelns und Leistungsstandards vertraglich durchsetzbar sind. Wir sind überzeugt, dass eine fundierte schriftliche Vereinbarung mit jedem Lieferanten die Verantwortlichkeit fördert und das Risiko von Missverständnissen minimiert.

Lieferantenaudits und -bewertungen

Façade Creations führt regelmäßig Audits bei wichtigen Lieferanten durch, um die fortlaufende Einhaltung von Standards und die Leistungsfähigkeit zu überprüfen. Häufigkeit und Umfang der Audits richten sich nach dem Risikoprofil des Lieferanten und der Kritikalität der gelieferten Waren oder Dienstleistungen. Kritische oder besonders wertvolle Lieferanten werden in der Regel mindestens jährlich auditiert, während andere Lieferanten im Wechsel oder nach Bedarf überprüft werden können.

Unsere Lieferantenaudits umfassen typischerweise die folgenden Bereiche:

• Qualitätskontrolle & Rückverfolgbarkeit: Wir können prüfen, wie der Lieferant die Qualitätssicherung handhabt, einschließlich seiner Prozesse zur Materialprüfung, zur Aufrechterhaltung von Qualitätszertifizierungen und zur Rückverfolgung von Produkten oder Komponenten (besonders wichtig bei Fassadenmaterialien, da die Herkunft die Sicherheit beeinflussen kann).
• Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltmanagement: Wir überprüfen, ob Lieferanten sichere Arbeitsverfahren und Umweltauflagen einhalten. Dies umfasst die Prüfung aktueller Gefährdungsbeurteilungen, Schulungsnachweise, Umweltgenehmigungen und Unfallprotokolle in den Einrichtungen des Lieferanten.
• Rechtliche und ethische Konformität: Die Audits umfassen die Überprüfung der Einhaltung aller vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen – beispielsweise die Bestätigung, dass seit der letzten Überprüfung keine Verstöße gegen Arbeitsrecht, unethische Geschäftspraktiken oder Datenschutzbestimmungen vorliegen. Wir können Nachweise wie interne Richtlinien (z. B. Antikorruptionsrichtlinie, Hinweisgebersysteme) anfordern und das Wissen des Lieferanten in diesen Bereichen prüfen.
• Liefer- und Serviceleistung: Wir beurteilen, ob der Lieferant Liefertermine eingehalten, angemessenen Support geleistet und alle Service-Level-Vereinbarungen erfüllt hat. Dies kann die Überprüfung von KPI-Berichten, Pünktlichkeitsquoten und etwaigen Abweichungen von den Lieferterminen umfassen.

 Nach jedem Audit oder jeder Bewertung geben wir dem Lieferanten Feedback. Werden Abweichungen oder Schwächen festgestellt, erarbeiten wir gemeinsam mit dem Lieferanten einen Korrekturmaßnahmenplan mit klaren Zeitvorgaben. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie die Auditfeststellungen umgehend und effektiv umsetzen. Um die Umsetzung der Korrekturmaßnahmen sicherzustellen, können Nachprüfungen oder erneute Audits angesetzt werden. Dieses Auditprogramm trägt dazu bei, dass sich sowohl Façade Creations als auch unsere Lieferanten kontinuierlich verbessern und etwaige Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

 Verfahren bei Nichteinhaltung und Verstößen

Façade Creations hat Verfahren etabliert, um mit Fällen umzugehen, in denen ein Lieferant unsere vertraglichen oder Compliance-Standards nicht erfüllt. Unser Ansatz ist es, nach Möglichkeit mit dem Lieferanten in Dialog zu treten und Probleme zu beheben. Sollten jedoch schwerwiegende Probleme fortbestehen, werden wir entschieden handeln und die Geschäftsbeziehung aussetzen oder beenden. Der allgemeine Prozess zur Bearbeitung von Lieferantenverstößen ist wie folgt:

1. Mängelanzeige: Verstößt ein Lieferant gegen unsere Vertragsbedingungen oder erfüllt er unsere geforderten Standards nicht (z. B. Sicherheitsverstöße, wiederholte Lieferverzögerungen oder unethische Geschäftspraktiken), stellen wir eine formelle Mängelanzeige aus. Diese schriftliche Anzeige beschreibt die festgestellten Mängel, die erforderlichen Korrekturmaßnahmen und eine klare Frist zur Behebung.
2. Korrektur und Nachverfolgung durch den Lieferanten: Wir erwarten, dass das Management des Lieferanten das Problem umgehend untersucht und behebt. In der Regel führen wir nach Ablauf der Frist eine Nachkontrolle oder ein Audit durch, um die Wirksamkeit der erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu überprüfen. Während dieses Zeitraums kann Façade Creations vorläufige Maßnahmen ergreifen (z. B. verstärkte Überwachung oder vorübergehender Stopp neuer Aufträge), bis die Einhaltung der Vorgaben bestätigt ist.
3. Eskalation bis hin zur Aussetzung/Kündigung: Sollte der Lieferant die festgestellten Mängel nicht innerhalb der vorgegebenen Frist beheben oder sollten weitere schwerwiegende Verstöße auftreten, wird Façade Creations weitere Käufe oder die Zusammenarbeit mit diesem Lieferanten aussetzen. Im schlimmsten Fall kann der Vertrag wegen Vertragsbruchs gekündigt werden, wenn die Probleme weiterhin ungelöst bleiben. In solchen Fällen werden wir nach alternativen Lieferanten suchen, um die Kontinuität unserer Projekte zu gewährleisten. Der Lieferant wird aus unserem Lieferantenregister gestrichen, bis er die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu unserer Zufriedenheit nachweisen kann – falls dies überhaupt möglich ist.

Alle Verstöße gegen Vorschriften und unsere Reaktionen darauf werden umfassend dokumentiert. Diese Dokumentation ist wichtig für interne Prüfungen und das Risikomanagement und gewährleistet Transparenz im Umgang mit den Problemen. Bei Rechtsverstößen prüft Façade Creations, ob der Sachverhalt den zuständigen Behörden oder Branchenverbänden gemeldet werden sollte. Unsere Priorität ist die Einhaltung unserer rechtlichen und ethischen Standards, selbst wenn dies die Beendigung langjähriger Lieferantenbeziehungen bedeutet.

Nachhaltigkeits- und ethische Beschaffungsstandards

Façade Creations Ltd. engagiert sich für nachhaltige Entwicklung und ethische Geschäftspraktiken und erwartet dasselbe Engagement von seinen Lieferanten. Wir integrieren die Grundsätze der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR) in unsere Beschaffungsentscheidungen und bevorzugen Lieferanten mit einer starken Umwelt- und Sozialleistung. Konkret erwarten wir von unseren Lieferanten Folgendes:

• Minimierung der Umweltbelastung: Lieferanten sollten bestrebt sein, recycelbare, erneuerbare und umweltschonende Materialien für ihre Produkte und Verpackungen zu verwenden. Wir unterstützen Bemühungen zur Reduzierung von Abfall, Energieverbrauch und CO₂-Emissionen im Einklang mit globalen Best Practices. Zur Unterstützung der Klimaneutralitätsziele Großbritanniens bis 2050 sollten Lieferanten ihre Treibhausgasemissionen und ihren gesamten ökologischen Fußabdruck aktiv überwachen und reduzieren.
• Einhaltung ethischer Arbeitspraktiken: Alle Lieferanten müssen faire und menschenwürdige Arbeitsbedingungen gewährleisten. Dies bedeutet: kein Einsatz von Zwangs- oder Schuldknechtschaft, keine Kinderarbeit und die Gewährleistung fairer Löhne, angemessener Arbeitszeiten und eines sicheren Arbeitsumfelds für alle Angestellten und Subunternehmer. Wir lehnen jede Form von moderner Sklaverei oder Menschenhandel in unserer Lieferkette entschieden ab und erwarten dies auch von unseren Lieferanten. Arbeitnehmer müssen mit Würde und Respekt behandelt werden, und Lieferanten sollten Vielfalt, Inklusion und Gleichstellung an ihren Arbeitsplätzen fördern (im Einklang mit dem Gleichstellungsgesetz 2010).
• Gewährleistung einer fairen Behandlung der Arbeitnehmer: Neben der Vermeidung grober Verstöße sollten Lieferanten aktiv eine Kultur fördern, die die Rechte der Arbeitnehmer respektiert. Dies umfasst die Gewährleistung der rechtmäßigen Vereinigungsfreiheit (Gewerkschaftsmitgliedschaft), wo immer dies zulässig ist, die Nichtdiskriminierung bei der Einstellung und Beschäftigung sowie die Einrichtung von Beschwerdemechanismen, über die Arbeitnehmer Bedenken äußern können. Ethische Arbeitspraktiken und eine faire Behandlung der Arbeitnehmer sind unabdingbare Erwartungen.
• Aufrechterhaltung von Umweltmanagementsystemen: Wir bevorzugen Lieferanten mit akkreditierten Umweltmanagementsystemen wie ISO 14001 oder solche, die anerkannte Rahmenwerke für nachhaltiges Bauen einhalten (z. B. BREEAM-konforme Baupraktiken). Der Besitz solcher Zertifizierungen oder Nachweise belegt, dass ein Lieferant seine Umweltauswirkungen systematisch steuert und kontinuierlich nach Verbesserungen strebt. Façade Creations kann Anbietern, die überzeugende Umweltnachweise oder Zertifizierungen im Bereich nachhaltiger Beschaffung vorweisen können, den Status eines bevorzugten Lieferanten verleihen.

Durch die Integration dieser Nachhaltigkeits- und Ethikkriterien in unser Lieferantenmanagement verfolgt Façade Creations nicht nur das Ziel, Umweltgesetze und den Modern Slavery Act einzuhalten, sondern auch aktiv weitergehende soziale und ökologische Ziele zu unterstützen. Wir sind überzeugt, dass die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die unser Engagement für verantwortungsvolle Beschaffung teilen, die langfristige Stabilität unserer Lieferkette stärkt und einen positiven Beitrag für unsere Gemeinschaft und unseren Planeten leistet.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Lieferantenmanagement

Die Aufrechterhaltung einer regelkonformen und leistungsstarken Lieferkette ist bei Façade Creations eine unternehmensweite Aufgabe, die von der Geschäftsleitung aktiv vorangetrieben wird. Die Gesamtverantwortung für unsere Lieferantenbeziehungen und die Sicherstellung der Lieferantenkonformität liegt beim Geschäftsführer von Façade Creations Ltd (Herrn Hashim Choksi). Er ist zuständig für die Genehmigung neuer Lieferanten, die Durchsetzung dieser Richtlinie und die Bearbeitung von schwerwiegenden Problemen oder Eskalationen im Zusammenhang mit Lieferanten.

Das tägliche Lieferantenmanagement wird von unserem Team für Administration und Projektkoordination unter der Leitung des Direktors durchgeführt. Zu den Aufgaben dieses Teams gehören die Kommunikation unserer Anforderungen und Erwartungen an die Lieferanten, die Bearbeitung der laufenden Korrespondenz und die Auftragsabwicklung, die Pflege des Lieferantenregisters sowie die Organisation von Leistungsbeurteilungen und Audits. Darüber hinaus stellt das Team sicher, dass alle Verträge und Dokumente im Zusammenhang mit Lieferanten ordnungsgemäß erstellt und archiviert werden. Konkret fungiert das Team als Schnittstelle zwischen Façade Creations und unseren Lieferanten, gibt Feedback zur Leistung, beschafft Aktualisierungen von Zertifizierungen und Versicherungen und koordiniert jegliche Unterstützung, die der Lieferant benötigt, um unsere Standards zu erfüllen.

Intern werden alle relevanten Mitarbeiter (Projektmanager, Bauleiter, Einkäufer usw.) in dieser Richtlinie für Drittanbieter geschult, um ihnen die Bedeutung der richtigen Lieferantenauswahl und der Überwachung der Einhaltung der Richtlinie zu verdeutlichen. Jeder Mitarbeiter, der mit Lieferanten zusammenarbeitet oder diese betreut, ist verpflichtet, die Grundsätze dieser Richtlinie zu wahren und jegliche Bedenken oder Abweichungen dem Verwaltungs-/Projektkoordinationsteam oder dem Direktor zu melden. Durch die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten stellen wir sicher, dass das Lieferantenmanagement einheitlich gehandhabt wird und die Verantwortlichkeit sowohl auf operativer als auch auf Managementebene gewahrt bleibt.

Datenschutz und Vertraulichkeit für Lieferanten

Façade Creations respektiert die Vertraulichkeit und den Datenschutz der Daten seiner Lieferanten und verpflichtet seine Lieferanten, dies auch bei allen von uns weitergegebenen Daten zu tun. Sämtliche von uns erfassten Lieferanten- und Subunternehmerdaten (z. B. Kontaktdaten, Qualifikationen, Bankverbindungen, Leistungsnachweise) werden in sicheren, verschlüsselten und zugriffskontrollierten Cloud-Systemen gespeichert (z. B. Microsoft 365 für Dokumente und Xero für Finanzdaten). Der Zugriff auf Lieferantendaten ist streng auf autorisiertes Personal beschränkt, das diese Daten zwingend benötigt. So können beispielsweise nur Mitarbeiter des Einkaufs und die zuständigen Manager die vollständige Lieferantenakte einsehen. Systemberechtigungen verhindern unbefugten Zugriff.

Unser Umgang mit Lieferanteninformationen entspricht der britischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem britischen Datenschutzgesetz von 2018. Das bedeutet, dass alle personenbezogenen Daten von Mitarbeitern unserer Lieferantenunternehmen rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden. Wir nutzen diese Daten ausschließlich für legitime Geschäftszwecke (z. B. Due Diligence, Vertragsmanagement, Zahlungsabwicklung) und speichern sie nur so lange wie nötig. Auch von unseren Lieferanten wird erwartet, dass sie alle von Façade Creations weitergegebenen personenbezogenen Daten (wie z. B. Projektpläne oder gegebenenfalls Kundeninformationen) schützen und eigene Datenschutzrichtlinien implementieren. Verarbeitet ein Lieferant im Rahmen seiner Dienstleistungen personenbezogene Daten im Auftrag von Façade Creations, stellen wir sicher, dass eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung besteht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Vertraulichkeit und Datensicherheit grundlegende Aspekte unserer Lieferantenbeziehungen darstellen. Jeder Verstoß gegen den Datenschutz durch einen Lieferanten (z. B. Datenleck oder Missbrauch vertraulicher Informationen) wird als schwerwiegender Vertragsbruch geahndet. Wir wissen, dass Vertrauen in Geschäftspartnerschaften auf Gegenseitigkeit beruht – Façade Creations wird die Informationen seiner Lieferanten schützen und erwartet von seinen Lieferanten, dass sie alle von uns bereitgestellten Informationen mit der gleichen Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit behandeln.

Versicherungsanforderungen an Lieferanten

Zum Schutz beider Parteien im Falle von Unfällen, Verlusten oder Ansprüchen verpflichtet Façade Creations alle Lieferanten zum Abschluss eines angemessenen Versicherungsschutzes. Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit uns ist, dass jeder Lieferant mindestens die folgenden Versicherungen vorweisen kann:

• Haftpflichtversicherung – mit einer Mindestdeckung von 5 Millionen Pfund. Diese Versicherung schützt vor Ansprüchen Dritter wegen Personen- oder Sachschäden, die im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Lieferanten entstehen können (z. B. ein vom Lieferanten verursachter Unfall auf einer Baustelle).
• Arbeitgeberhaftpflichtversicherung – mit einer Mindestdeckung von 10 Millionen Pfund (wie in Großbritannien für die meisten Arbeitgeber vorgeschrieben). Diese Versicherung deckt die Mitarbeiter des Lieferanten bei arbeitsbedingten Verletzungen oder Erkrankungen ab und ist obligatorisch, wenn der Lieferant Mitarbeiter in Großbritannien beschäftigt. (Einzelunternehmer ohne Angestellte können von dieser Pflicht befreit sein, jedoch muss jeder Lieferant, der Mitarbeiter beschäftigt, diese Versicherung abschließen.)
• Berufshaftpflichtversicherung – für alle Anbieter von Design-, Beratungs- oder sonstigen professionellen Dienstleistungen. Wir erwarten von diesen Anbietern eine angemessene Berufshaftpflichtversicherung (die Deckungssumme sollte dem Leistungsumfang entsprechen, typischerweise mindestens 1–2 Millionen Pfund für KMU-Anbieter oder höher für komplexe Designaufgaben). Diese Versicherung schützt vor Ansprüchen aufgrund beruflicher Fahrlässigkeit, Fehlern oder Versäumnissen, die zu finanziellen Verlusten führen.

Wir benötigen bei Vertragsbeginn und anschließend jährlich einen Nachweis über den Versicherungsschutz. Üblicherweise bitten wir Lieferanten um aktuelle Versicherungsbescheinigungen oder Maklerbestätigungen, aus denen Art der Police, Deckungssummen und Gültigkeitsdaten hervorgehen. Lieferanten sind verpflichtet, ihre Policen fristgerecht zu verlängern und uns jährlich oder bei Vertragsverlängerung einen aktualisierten Versicherungsnachweis vorzulegen. Läuft eine erforderliche Police aus, muss der Lieferant uns informieren und einen lückenlosen Versicherungsschutz sicherstellen (z. B. durch Verlängerung oder einen neuen Versicherer), um etwaige Deckungslücken zu vermeiden, die beide Parteien einem Risiko aussetzen könnten.

Ein umfassender Versicherungsschutz ist ein wesentlicher Bestandteil der Lieferantenprüfung und des Risikomanagements. Diese Anforderungen werden häufig auch von unseren Kunden, insbesondere bei Bauprojekten, vorgeschrieben und stellen sicher, dass im Schadensfall finanzielle Mittel zur Deckung von Schäden oder Haftungsansprüchen zur Verfügung stehen. Façade Creations behält sich das Recht vor, die Zusammenarbeit mit Lieferanten, die nicht über den erforderlichen Versicherungsschutz verfügen, abzulehnen oder auszusetzen.

Klassifizierung kritischer und nicht-kritischer Lieferanten

Bei der Steuerung unserer Lieferkette unterscheidet Façade Creations zwischen „kritischen“ und „nicht-kritischen“ Lieferanten, um je nach Risiko angemessene Prüf- und Kontrollmaßnahmen anzuwenden. Diese Klassifizierung richtet sich nach der Art der gelieferten Waren/Dienstleistungen und deren Auswirkungen auf unsere Projekte:

• Kritische Lieferanten: Dies sind Lieferanten, deren Produkte oder Dienstleistungen für die strukturelle Integrität, Sicherheit oder Kernfunktion unserer Fassadenprojekte unerlässlich sind. Beispiele hierfür sind Hersteller wichtiger Fassadensysteme und Bauteile, Lieferanten sicherheitsrelevanter Materialien (wie z. B. Brandschutzverkleidungen oder Befestigungsmaterialien) oder alle Lieferanten, deren Ausfall erhebliche Auswirkungen auf die Projektabwicklung oder die Sicherheit hätte. Wir wenden bei kritischen Lieferanten verstärkte Sorgfaltspflichten an. Sie werden häufigeren Leistungsbeurteilungen und Audits unterzogen, und wir überwachen ihre KPIs (Qualität, Lieferung usw.) sehr genau. Wir können von kritischen Lieferanten auch Notfallpläne verlangen (z. B. alternative Produktionskapazitäten oder alternative Bezugsquellen), um das Risiko von Lieferunterbrechungen zu minimieren.
• Nicht-kritische Lieferanten: Hierzu zählen Anbieter von Hilfs- oder risikoärmeren Dienstleistungen wie Standardlogistik, Bürobedarf oder andere allgemeine Dienstleistungen, die die Projektsicherheit oder kritische Zeitpläne nicht direkt beeinflussen. Auch diese Lieferanten müssen unsere Standards erfüllen, die Überwachung ist jedoch dem geringeren Risiko angemessen. Wir überwachen weiterhin ihre Leistung und die Einhaltung der Standards, die Überprüfungen sind jedoch weniger intensiv als bei kritischen Lieferanten. Beispielsweise wird ein Kurierdienst jährlich anhand von Leistungsberichten überprüft, während ein Fassadenglaslieferant (kritisch) vierteljährlich Leistungsgespräche führt.

Diese Klassifizierung gewährleistet einen effizienten Einsatz unserer Ressourcen im Lieferantenmanagement und ermöglicht es uns, den Beziehungen, die für unsere Geschäftskontinuität und den Projekterfolg entscheidend sind, besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Kritische Lieferanten müssen in der Regel strengeren Vertragsbedingungen zustimmen (z. B. detaillierten Qualitätsvereinbarungen oder einem Vertretungsrecht bei Lieferausfällen). Für nicht-kritische Lieferanten gelten Standardbedingungen. Alle Lieferanten, unabhängig von ihrer Kategorie, müssen sich jedoch an diese Richtlinie für Drittanbieter halten. Sollte sich die Leistung oder das Risikoprofil eines nicht-kritischen Lieferanten ändern (z. B. wenn ein kleinerer Lieferant plötzlich eine sicherheitskritische Komponente liefert), werden wir ihn neu klassifizieren und entsprechend betreuen.

Durch die Kategorisierung der Lieferanten auf diese Weise kann Façade Creations ein hohes Maß an Überwachung dort gewährleisten, wo sie erforderlich ist, und gleichzeitig die Kontrolle und Sorgfaltspflicht in der gesamten Lieferkette aufrechterhalten.

Erwartungen an die Einhaltung der Vorschriften durch Subunternehmer

Wir sind uns bewusst, dass unsere zugelassenen Drittanbieter ihrerseits Subunternehmer oder Zulieferer beauftragen können, um ihre Verpflichtungen zu erfüllen (beispielsweise kann ein zugelassener Installationsbetrieb zusätzliches Personal einstellen oder ein Komponentenlieferant die Fertigung bestimmter Teile auslagern). In solchen Fällen ist es unerlässlich, dass auch alle Subunternehmer oder Zulieferer die Standards und Richtlinien von Façade Creations einhalten. Wir vertreten den Standpunkt, dass die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften entlang der gesamten Lieferkette weitergegeben wird.

Lieferanten sind vertraglich dafür verantwortlich, dass ihre Subunternehmer alle relevanten Anforderungen erfüllen, darunter Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, Arbeitsstandards, Qualitätskontrollen sowie Umwelt- und CSR-Richtlinien. Wir machen unseren Lieferanten ausdrücklich deutlich, dass der Modern Slavery Act 2015, unsere Antikorruptionsrichtlinien und unsere HSE-Standards (Gesundheit, Sicherheit und Umwelt) für alle Stufen ihrer Lieferkette gelten müssen. Wenn ein Lieferant beispielsweise einen Subunternehmer mit der Herstellung einer Komponente beauftragt, darf dieser keine Zwangs- oder Kinderarbeit einsetzen, muss sichere Arbeitsbedingungen gewährleisten und Materialien verantwortungsvoll beschaffen – genau wie wir es von unseren direkten Lieferanten erwarten.

Façade Creations kann von Lieferanten Nachweise darüber anfordern, wie diese ihre Subunternehmer managen. Dies kann die Vorlage von Kopien der Subunternehmerverträge oder -richtlinien sowie von Erklärungen über die erfolgte Überprüfung der Subunternehmer auf Einhaltung der Vorschriften umfassen. Wir behalten uns das Recht vor, die Zusammenarbeit mit einem bestimmten Subunternehmer abzulehnen (oder einen Wechsel zu verlangen), wenn wir ein Risiko hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften sehen. In einigen Fällen können wir ein Audit eines Subunternehmers veranlassen oder unseren Lieferanten mit einem solchen Audit beauftragen, insbesondere wenn dieser Subunternehmer einen entscheidenden Beitrag leistet.

Letztendlich trägt der Hauptlieferant die volle Verantwortung für die Leistung und die Einhaltung der Vorschriften durch seine Subunternehmer. Jegliche Mängel oder Verstöße eines Subunternehmers werden als Verstoß des Lieferanten gewertet. Durch die konsequente Durchsetzung dieser Regelung stellen wir sicher, dass es keine Schwachstellen in der Lieferkette gibt – jeder Beteiligte an der Realisierung unserer Projekte muss unsere Standards erfüllen. Dieser Ansatz schützt Façade Creations und unsere Kunden vor indirekten Risiken und stärkt eine Kultur der Compliance im gesamten erweiterten Liefernetzwerk.

Lieferantenrisikobewertung und laufende Sorgfaltsprüfung

Bevor Façade Creations einen neuen Drittanbieter beauftragt, führt das Unternehmen eine umfassende Risikobewertung und Due-Diligence-Prüfung durch, um festzustellen, ob der Lieferant unsere Risikotoleranz und Standards erfüllt. Diese Bewertung umfasst mehrere Dimensionen:

• Finanzielle Stabilität: Wir prüfen Jahresabschlüsse, Bonitätseinstufungen und weitere Indikatoren für die finanzielle Gesundheit des Lieferanten. Eine solide Finanzlage ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Lieferant den Betrieb während der gesamten Projektlaufzeit aufrechterhalten kann (und dass er nicht während des Projekts in Konkurs geht oder zahlungsunfähig wird). Wir meiden Lieferanten mit Anzeichen finanzieller Schwierigkeiten (z. B. kürzlich erfolgte Insolvenzverfahren oder eine schlechte Bonität).
• Fachliche Kompetenz: Wir prüfen, ob der Lieferant über die technischen Fähigkeiten und Kapazitäten verfügt, das benötigte Produkt oder die Dienstleistung in der geforderten Qualität zu liefern. Dies kann die Überprüfung der Qualifikationen von Schlüsselpersonal, bisheriger Projekterfahrung, technischer Angebote oder auch von Arbeitsproben/Produktproben umfassen. Bei Spezialmaterialien oder -systemen stellen wir sicher, dass der Lieferant über das notwendige Fachwissen oder die erforderlichen Zertifizierungen verfügt (z. B. die Zertifizierung zur Fertigung nach bestimmten britischen Normen).
• Gesundheits-, Sicherheits- und Qualitätsmanagementsysteme: Wir prüfen die internen Managementsysteme des Lieferanten in Bezug auf Gesundheit, Sicherheit und Qualitätssicherung. Dies umfasst die Überprüfung, ob ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem (ISO 9001) oder eine Sicherheitsmanagement-Akkreditierung (ISO 45001 oder vergleichbar) vorliegt. Wir können Kopien der HSE-Richtlinie, der Unfallberichte oder des Qualitätshandbuchs anfordern, um die Leistung in diesen Bereichen zu beurteilen. Eine ausgeprägte Sicherheitskultur und ein robuster Qualitätskontrollprozess beim Lieferanten reduzieren das Risiko von Unfällen oder Mängeln, die unsere Projekte beeinträchtigen könnten.
• Umwelt- und Ethikstandards: Wir bewerten den Ansatz des Lieferanten in Bezug auf Umweltmanagement und ethische Geschäftspraktiken. Dies umfasst die Überprüfung, ob eine Umweltrichtlinie oder eine ISO-14001-Zertifizierung vorliegt, wie mit Abfällen und Emissionen umgegangen wird und ob Initiativen zur sozialen Verantwortung bestehen. Wir achten auch auf Warnsignale wie frühere Verstöße gegen Arbeitsgesetze, Umweltstrafen oder negative Medienberichte über unethisches Verhalten. Im Rahmen dieser Prüfung stellen wir sicher, dass der Lieferant (sofern zutreffend) den Bestimmungen des Modern Slavery Act entspricht und nicht in Korruption oder Betrug verwickelt ist.

Das Ergebnis dieser Sorgfaltsprüfung ist eine Risikobewertung oder schlichtweg eine Entscheidung darüber, ob der Lieferant zugelassen oder nicht zugelassen wird. Nur Lieferanten, die unsere Mindestkriterien in allen Kategorien erfüllen, werden in die Liste der zugelassenen Lieferanten aufgenommen. Werden bei einem potenziellen Lieferanten kleinere Mängel festgestellt (z. B. mangelnde Erfahrung in einem bestimmten Bereich), können wir ihn unter der Voraussetzung, dass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden (z. B. verstärkte Überwachung oder ein kürzeres Prüfintervall), dennoch zulassen. Schwerwiegende Bedenken führen jedoch zur Ablehnung.

Die Risikobewertung ist keine einmalige Angelegenheit beim Onboarding. Wir überwachen und bewerten die Risiken während der gesamten Lieferantenbeziehung kontinuierlich neu. Wesentliche Veränderungen wie schnelles Wachstum, Fusionen, finanzielle Schwierigkeiten oder neue rechtliche Probleme seitens des Lieferanten lösen eine erneute Bewertung aus. Wir überprüfen außerdem regelmäßig die Liste der zugelassenen Lieferanten, um die Informationen zur Sorgfaltsprüfung zu aktualisieren (mindestens alle zwei Jahre oder häufiger bei kritischen Lieferanten). Dieser kontinuierliche Ansatz der Sorgfaltsprüfung stellt sicher, dass alle unsere Lieferanten weiterhin unseren Anforderungen gerecht werden und neue Risiken proaktiv erkannt und angegangen werden.

Richtlinienüberprüfung und kontinuierliche Verbesserung

Façade Creations Ltd. ist bestrebt, diese Richtlinie für Drittanbieter stets an die sich ändernden Gesetze, Vorschriften und Best Practices anzupassen. Daher überprüfen und aktualisieren wir diese Richtlinie regelmäßig (mindestens jährlich, bei wesentlichen Gesetzesänderungen auch häufiger), um ihre Wirksamkeit zu gewährleisten. Aktualisierungen können vorgenommen werden, um neue britische Rechtsvorschriften (z. B. Änderungen im Vergaberecht, Datenschutz, Meldepflichten gegen moderne Sklaverei usw.) zu berücksichtigen, Verbesserungen unserer internen Prozesse widerzuspiegeln oder unsere Standards aufgrund von Branchenentwicklungen anzuheben.

Änderungen dieser Richtlinie werden vom Geschäftsführer genehmigt und allen Lieferanten mitgeteilt. Aus Gründen der Transparenz veröffentlichen wir die jeweils aktuelle Fassung auf unserer Unternehmenswebsite. Lieferanten können im Rahmen laufender Verträge oder bei einer erneuten Qualifizierung aufgefordert werden, die überarbeitete Richtlinie erneut zu bestätigen oder einzuhalten. Wir fördern den offenen Dialog mit unseren Lieferanten. Sollten einzelne Abschnitte der Richtlinie unklar sein oder sollten Lieferanten Verbesserungsvorschläge haben, begrüßen wir dieses Feedback im Sinne unserer kontinuierlichen Verbesserungsstrategie.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Richtlinie von Façade Creations Ltd. für Drittanbieter unser Engagement für verantwortungsvolle, ethische und gesetzeskonforme Lieferkettenpraktiken unterstreicht. Indem wir unsere Erwartungen klar formulieren und unsere Partner zur Rechenschaft ziehen, wollen wir starke, vertrauensvolle Beziehungen zu Lieferanten aufbauen, die unsere Werte teilen. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung der britischen Vergabegesetze, der Antikorruptionsbestimmungen und des Modern Slavery Act, sondern trägt auch zu höchster Qualität und Nachhaltigkeit in jedem unserer Projekte bei. Wir sind fest davon überzeugt, dass eine verantwortungsvolle Lieferkette die Grundlage für die Bereitstellung hochwertiger Fassadenlösungen und den Schutz des guten Rufs von Façade Creations und unserer Kunden bildet. Durch die konsequente Umsetzung dieser Richtlinie und die enge Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten werden wir auch weiterhin hohe Standards wahren und einen positiven Beitrag für unsere Branche und die Gesellschaft leisten.

Letzte Aktualisierung: Februar 2026