In den kommenden Jahren wird die Regierung ihre wegweisende Initiative „Making Tax Digital“ (MTD) schrittweise einführen, die den Übergang der Steuerzahler zu einem vollständig digitalen Steuersystem vorsieht.
Dieses Informationsblatt erläutert einige der wichtigsten Punkte für Unternehmen.
Steuerdaten digitalisieren für Unternehmen
Das Programm „Making Tax Digital for Business“ (MTDfB) wurde im Frühjahrsbudget 2015 eingeführt. Kurz darauf veröffentlichte die Regierung das Dokument „Making Tax Easier“, das Pläne für das „Ende der Steuererklärung“ skizzierte. Darin legte sie auch die Vision der Regierung zur Modernisierung des britischen Steuersystems dar: Digitale Steuerkonten sollten die Steuererklärungen für zehn Millionen Privatpersonen und fünf Millionen Kleinunternehmen ersetzen.
Überarbeitete Zeitpläne
Allerdings äußerten Branchenexperten und Vertreter des Rechnungswesens Bedenken hinsichtlich des vorgeschlagenen Tempos und des Umfangs der Einführung von MTDfB. Infolgedessen änderte die Regierung den Zeitplan für die Umsetzung der Initiative, um Unternehmen und Privatpersonen „ausreichend Zeit zur Anpassung an die Änderungen“ zu geben.
MTDfB, beginnend mit der Mehrwertsteuer, trat am 1. April 2019 in Kraft, wie nachfolgend zusammengefasst.
Digitalisierung der Mehrwertsteuer (MTDfV)
Gemäß den Vorschriften müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen digitale Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke führen und ihre Umsatzsteuererklärungsinformationen an die britische Steuerbehörde (HMRC) mithilfe einer MTD-kompatiblen Software übermitteln.
Nur wenige Unternehmen sind von der MTDfV-Pflicht befreit. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen befreit sein könnte. Automatische Befreiungen bestehen nur dann, wenn ein Unternehmen bereits von der Online-Meldung der Umsatzsteuer befreit ist oder sich in einem formellen Insolvenzverfahren befindet.
Die britische Steuerbehörde HMRC kann in sehr begrenzten Fällen eine Befreiung gewähren, beispielsweise wenn sie davon überzeugt ist, dass ein Unternehmen aus Gründen wie Behinderung, Standort oder religiösen Gründen nicht in der Lage ist, einen Computer, Software oder das Internet zu nutzen. Gegen die Ablehnung eines Befreiungsantrags durch die HMRC kann ein Unternehmen Berufung einlegen.
Einschreibung
Seit April 2022 ist MTDfV für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend. Das bedeutet, dass auch freiwillig registrierte Unternehmen, deren Umsatz unter der obligatorischen Umsatzsteuergrenze (90.000 £ ab dem 1. April 2024) liegt, die erforderlichen digitalen Aufzeichnungen führen und digital einreichen müssen. Sollten Sie davon betroffen sein und eine Abmeldung von der Umsatzsteuer in Erwägung ziehen, beraten wir Sie gerne.
Seit Februar 2024 registriert die britische Steuerbehörde HMRC alle neuen Umsatzsteuerregistrierungen automatisch im MTD-Programm, es sei denn, eine Ausnahme von MTD wurde ausdrücklich beantragt.
Unternehmen, die unter die MTDfV-Vorschriften fallen, müssen ihre Umsatzsteuererklärungen mithilfe einer mit den MTDfV-Vorschriften kompatiblen Software einreichen. Die Informationen werden aus den digitalen Datensätzen extrahiert, um die Umsatzsteuererklärung zu erstellen.
Die im Rahmen des MTDfV-Projekts eingeführten Änderungen haben keinen Einfluss auf die gesetzlichen Fristen für die Umsatzsteuererklärung oder die Zahlungstermine, und Unternehmen, die sich für die monatliche oder jährliche Abgabe ihrer Umsatzsteuererklärung entscheiden, können dies weiterhin tun.
Verwendung von Drittanbietersoftware und Führung digitaler Aufzeichnungen
Die britische Steuerbehörde HMRC stellt keine MTDfV-Software zur Verfügung, und die manuelle Datenerfassung ist nicht zulässig. Unternehmen müssen bestimmte Aufzeichnungen in einer funktionskompatiblen Software führen, die die Umsatzsteuererklärung berechnet und diese über eine Programmierschnittstelle (API) an die HMRC übermittelt.
Die britische Steuerbehörde HMRC räumt ein, dass es hierfür verschiedene Möglichkeiten gibt. Die Datenübertragung an HMRC, von den obligatorischen digitalen Aufzeichnungen bis zur Abgabe der Steuererklärung, muss jedoch vollständig digital erfolgen. HMRC hat die Mehrwertsteuer-Mitteilung 700/22: „Making Tax Digital for VAT“ , in der die Anforderungen detaillierter dargelegt werden.
Die Mehrwertsteuer-Mitteilung definiert funktional kompatible Software als ein „Softwareprogramm oder eine Gruppe kompatibler Softwareprogramme, die sich über eine API mit den Systemen der britischen Steuerbehörde (HMRC) verbinden können“ und folgende Fähigkeiten besitzen müssen:
- Aufzeichnungen in digitaler Form gemäß den MTDfV-Regeln führen
- Digitale Datensätze bis zu sechs Jahre lang in digitaler Form aufbewahren
- Erstellung einer Umsatzsteuererklärung aus den in kompatibler Software gespeicherten digitalen Datensätzen und digitale Übermittlung dieser Daten an die britische Steuerbehörde (HMRC)
- freiwillige Übermittlung von Mehrwertsteuerdaten an die britische Steuerbehörde (HMRC)
- Informationen von HMRC über die API-Plattform empfangen.
Die in der Umsatzsteuermitteilung festgelegten Kriterien für die digitale Aufbewahrung von Daten umfassen unter anderem die Kennziffer, das Umsatzsteuerkonto zur Verknüpfung der Primärdaten und der Umsatzsteuererklärung sowie Informationen über erbrachte und erhaltene Lieferungen und Leistungen einschließlich der jeweils geltenden Umsatzsteuersätze. Bei erhaltenen Lieferungen und Leistungen ist zudem die Höhe der geltend zu machenden Vorsteuer anzugeben.
MTD ist nicht vollständig papierlos und verpflichtet Unternehmen nicht zur Verwendung digitaler Rechnungen und Belege. Die eigentliche Erfassung von Lieferungen und Leistungen muss jedoch digital erfolgen. Sofern Rechnungen und Belege nicht digital vorliegen, sind sie aus umsatzsteuerlichen Gründen wie gewohnt in Papierform aufzubewahren.
Softwareprobleme
Die für MTD erforderlichen digitalen Aufzeichnungen müssen nicht an einem Ort oder in einem Programm gespeichert werden. Unternehmen können digitale Aufzeichnungen in verschiedenen kompatiblen digitalen Formaten führen. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen ist in Kombination mit zusätzlicher MTD-Software zulässig.
Ab dem 1. April 2021 müssen alle Programme, in denen digitale Datensätze gespeichert werden oder Zusatzprogramme verwendet werden, digital miteinander verknüpft sein. Die Mehrwertsteuer-Mitteilung 700/22 definiert diese digitalen Verknüpfungen.
Digitale Verbindungen
Eine digitale Verbindung ermöglicht den Austausch digitaler Daten zwischen Softwareprogrammen, -produkten oder -anwendungen. Bei der Verwendung mehrerer Softwareprodukte müssen diese über digitale Verbindungen verfügen. Sobald Daten in die Software eingegeben wurden, muss jede weitere Übertragung oder Änderung über eine digitale Verbindung erfolgen.
Die manuelle Datenübertragung ist im Rahmen von MTD nicht zulässig. Ein Beispiel hierfür wäre das Erfassen von Rechnungsdetails in einem Hauptbuch und die anschließende manuelle Aktualisierung eines anderen Teils der kompatiblen Software mithilfe dieser handschriftlichen Informationen. Das manuelle Kopieren oder Übertragen von Daten zwischen zwei oder mehr Softwareprogrammen sowie das Kopieren und Einfügen sind nicht zulässig.
Die Mehrwertsteuer-Mitteilung listet zulässige digitale Links auf, darunter:
- verknüpfte Zellen in Tabellenkalkulationen
- Eine Tabelle mit digitalen Datensätzen wird per E-Mail an einen Agenten gesendet, damit dieser die Daten in eine Software importieren und eine Berechnung durchführen kann, beispielsweise eine Berechnung der teilweisen Befreiung
- Übertragung digitaler Datensätze auf tragbare Geräte (USB-Stick, Speicherkarte) und deren Aushändigung an einen Agenten
- XML- und CSV-Import und -Export, Download und Upload von Dateien
- automatisierte Datenübertragung
- API-Übertragung.
Übergang: Strafzeit für weiche Landung
Für Umsatzsteuererklärungszeiträume, die zwischen dem 1. April 2019 und dem 31. März 2020 beginnen, werden keine Strafen erhoben, wenn Unternehmen keine digitalen Verbindungen zwischen ihren Softwareprogrammen haben. Das bedeutet, dass das Kopieren und Einfügen zulässig ist, während Unternehmen ihre Systeme aktualisieren. Ab 2020 wird die britische Steuerbehörde (HMRC) jedoch Verstöße ahnden.
Die Übertragung von Umsatzsteuererklärungsdaten an eine Brückensoftware zur Übermittlung an die britische Steuerbehörde HMRC muss stets digital erfolgen und ist von den Regelungen zur sanften Einführung ausgenommen.
Ausnahmen
Im Rahmen von MTDfV sind nur wenige Unternehmen von der Steuer befreit. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie glauben, dass Ihr Unternehmen befreit sein könnte. Gegen die Ablehnung eines Befreiungsantrags durch die britische Steuerbehörde (HMRC) kann Berufung eingelegt werden.
