Es gilt oft als Ehre, als Treuhänder einer Wohltätigkeitsorganisation tätig zu sein und der Gemeinschaft etwas zurückzugeben. Die Übernahme eines Treuhänderamtes erfordert jedoch ein gewisses Maß an Engagement und Verantwortung, das nicht unterschätzt werden sollte.
Ob Sie bereits Treuhänder einer Wohltätigkeitsorganisation sind, sei es ein lokales Projekt oder eine bekannte Organisation, oder ob Sie überlegen, sich zu engagieren, mit der Rolle als Treuhänder gehen eine Reihe von Verantwortlichkeiten einher.
Im Folgenden werden die wichtigsten Verantwortlichkeiten erläutert, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf den Rechnungslegungs- und Prüfungsanforderungen für schottische Wohltätigkeitsorganisationen liegt.
Hintergrund
Der Wohltätigkeitssektor in Schottland wird im Allgemeinen vom Office of the Scottish Charity Regulator (OSCR), auch bekannt als „Scottish Charity Regulator“, beaufsichtigt. Das OSCR ist eine nicht-ministerielle Regierungsbehörde und fungiert als unabhängige Aufsichtsbehörde und Registerführer für schottische Wohltätigkeitsorganisationen.
Die OSCR spielt eine wichtige Rolle im Wohltätigkeitssektor und dient dazu, das Vertrauen der Öffentlichkeit in die Integrität von Wohltätigkeitsorganisationen zu stärken und den Treuhändern von Wohltätigkeitsorganisationen zu helfen, ihre rechtlichen Pflichten zu verstehen und einzuhalten.
Ein wichtiger Teil der Arbeit des OSCR besteht in der Beratung von Treuhändern. Zahlreiche nützliche Hinweise finden sich auf der OSCR- Website , wo es einen Bereich gibt, der den Pflichten von Treuhändern gemeinnütziger Organisationen .
Arten von Wohltätigkeit
Die wichtigste Rechtsgrundlage für Wohltätigkeitsorganisationen in Schottland ist der Charities and Trustee Investment Act (Scotland) 2005 ( das Gesetz von 2005 ). Wohltätigkeitsorganisationen können auf verschiedene Weise gegründet werden, sind aber üblicherweise entweder:
- gegründet nach dem Companies Act 2006 oder einer früheren Fassung (gemeinnützige Gesellschaften mit beschränkter Haftung)
- eingetragen gemäß dem Gesetz von 2005 durch die Scottish Charitable Incorporated Organisations Regulations 2011 („die Allgemeinen Vorschriften“) (schottische gemeinnützige eingetragene Organisationen, SCIOs); oder
- gegründet durch eine Treuhandurkunde (nicht eingetragene Wohltätigkeitsorganisationen).
Jede dieser Wohltätigkeitsorganisationen muss sich beim OSCR registrieren und ihre Jahresabschlüsse dort einreichen, und Kapitalgesellschaften müssen zusätzlich beim Companies House registriert werden.
Die Art der Wohltätigkeitsorganisation bestimmt den vollen Umfang der Verantwortlichkeiten eines Treuhänders.
Wer ist ein Treuhänder?
Das Gesetz von 2005 definiert Treuhänder als „Personen, die die allgemeine Kontrolle und Leitung der Verwaltung einer Wohltätigkeitsorganisation innehaben“. Diese Definition umfasst typischerweise Folgendes:
- Bei nicht eingetragenen Wohltätigkeitsorganisationen und SCIOs sind die Mitglieder des Vorstands oder des Managementausschusses zuständig.
- Bei gemeinnützigen Gesellschaften mit beschränkter Haftung sind dies die Direktoren oder Mitglieder des Verwaltungsausschusses.
Wohltätigkeitsorganisationen müssen jederzeit den gemeinnützigen Zweck erfüllen, für den sie gegründet wurden, und es ist die Pflicht aller Treuhänder, dies sicherzustellen.
Beschränkungen und Haftungen des Treuhänders
Zusätzlich zu den Pflichten eines Treuhänders gelten verschiedene Einschränkungen. Diese sollen einen Interessenkonflikt zwischen den persönlichen Interessen des Treuhänders und seinen Pflichten als Treuhänder verhindern. Sie sehen im Allgemeinen Folgendes vor:
- Die Treuhänder dürfen keinen persönlichen Nutzen aus der Wohltätigkeitsorganisation ziehen, obwohl angemessene Auslagen erstattet werden können.
- Treuhänder sollten für ihre Tätigkeit als Treuhänder nicht bezahlt werden.
Es gibt wenige Ausnahmen von diesen Grundsätzen, die im Gesetz von 2005 festgelegt sind. Handeln Treuhänder nicht umsichtig, rechtmäßig oder im Einklang mit ihrer Satzung, können sie persönlich für jeden Schaden haftbar gemacht werden, den sie der Wohltätigkeitsorganisation zufügen.
Verantwortlichkeiten der Treuhänder
Die OSCR-Richtlinie „ Pflichten von Treuhändern gemeinnütziger Organisationen “ erläutert die Aufgaben eines Treuhänders. Treuhänder tragen die volle Verantwortung für die gemeinnützige Organisation und sind generell verpflichtet, in deren Interesse zu handeln. Dies bedeutet, dass sie Folgendes beachten sollten:
- in einer Weise agieren, die mit den gemeinnützigen Zwecken der Organisation vereinbar ist.
- Das Gesetz und die Bestimmungen der Satzung der Wohltätigkeitsorganisation befolgen
- Mit Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit handeln.
- Jegliche Interessenkonflikte zwischen der Wohltätigkeitsorganisation und Personen oder Organisationen, die die Treuhänder der Wohltätigkeitsorganisation ernennen könnten, müssen bewältigt werden.
Die Treuhänder sind verpflichtet sicherzustellen, dass die Gelder ihrer Wohltätigkeitsorganisation ausschließlich zur Förderung ihrer gemeinnützigen Zwecke verwendet werden. Sie müssen dies nachweisen können und sollten daher entsprechende Aufzeichnungen führen.
Die Vorstandsmitglieder einer gemeinnützigen Organisation müssen die Interessen der Organisation über ihre eigenen Bedürfnisse, die ihrer Angehörigen oder geschäftliche Interessen stellen. Steht eine Entscheidung an, bei der eine Option im Interesse eines Vorstandsmitglieds und eine andere im Interesse der Organisation liegt, sollte das Vorstandsmitglied sicherstellen, dass die anderen Vorstandsmitglieder über den Interessenkonflikt informiert sind und sich nicht an der Diskussion oder Entscheidung beteiligen.
„Pflichten von Wohltätigkeitstreuhändern“ enthält auch Informationen zu einigen spezifischen Pflichten gemäß dem Gesetz von 2005. Sie legt die Pflichten der Treuhänder in folgenden Punkten fest:
- Aktualisierung der Angaben zu Ihrer Wohltätigkeitsorganisation – geben Sie alle erforderlichen Informationen an, um das schottische Wohltätigkeitsregister auf dem neuesten Stand zu halten.
- Berichterstattung an die OSCR – Erfüllung der gesetzlichen Pflicht zur Übermittlung bestimmter Informationen an die OSCR in Bezug auf die jährliche Überwachung, die Buchhaltung von Wohltätigkeitsorganisationen und Änderungen an Ihrer Wohltätigkeitsorganisation.
- Finanzbuchhaltung und -aufzeichnung – Führen Sie ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen und erstellen Sie einen Jahresabschluss und einen Jahresbericht, die extern geprüft und zusammen mit der jährlichen Meldung an die OSCR übermittelt werden.
- Fundraising – Übernehmen Sie die Kontrolle darüber, wie die Wohltätigkeitsorganisation Spenden sammelt
- der Öffentlichkeit Informationen bereitstellen.
Diese Aufgaben werden von allen Verantwortlichen der Wohltätigkeitsorganisation geteilt. Kein einzelnes Vorstandsmitglied (z. B. der Vorsitzende oder der Schatzmeister) trägt mehr Verantwortung als ein anderes Vorstandsmitglied.
Rechnungslegungsvorschriften
Das Gesetz von 2005 verpflichtet Wohltätigkeitsorganisationen zu Folgendem:
- Führen Sie vollständige und genaue Buchhaltungsunterlagen (wobei der Finanzbedarf von besonderer Bedeutung ist).
- Erstellung von Jahresabschlüssen und eines Jahresberichts über die Aktivitäten der Wohltätigkeitsorganisation
- sicherstellen, dass eine Prüfung oder unabhängige Untersuchung durchgeführt wird
- Eine jährliche Meldung, einen Jahresbericht und die Jahresrechnung sind bei OSCR (und im Falle von gemeinnützigen Gesellschaften mit beschränkter Haftung bei Companies House) einzureichen.
In welchem Umfang diese Anforderungen erfüllt werden müssen, hängt im Allgemeinen von der Art der Wohltätigkeitsorganisation und der Höhe der erzielten Einnahmen ab.
Finanzbedarf
Ein wichtiger Aspekt der Buchführung für Wohltätigkeitsorganisationen ist das Verständnis der verschiedenen „Fonds“, über die eine Wohltätigkeitsorganisation verfügen kann.
Im Wesentlichen stellen die Gelder die Einnahmen der Wohltätigkeitsorganisation dar, und es kann Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung bestimmter Geldarten geben. Beispielsweise kann eine Spende nur unter der Voraussetzung angenommen werden, dass sie für einen bestimmten Zweck verwendet wird.
Es obliegt dann den Treuhändern, sicherzustellen, dass solche „zweckgebundenen“ Gelder nur wie vorgesehen verwendet werden.
Spendenaktionen
Die effektive Verwaltung und Kontrolle von Spendenaktionen ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe der Treuhänder. Das Scottish Fundraising Standards Panel überwacht die Einhaltung der Spendenstandards und bearbeitet Beschwerden im Zusammenhang mit Spendenaktionen für in Schottland registrierte Wohltätigkeitsorganisationen gemäß dem Code of Fundraising Practice.
Der Jahresbericht
Der Jahresbericht ist oft ein recht umfangreiches Dokument, da die Gesetzgebung den Mindestumfang der darin enthaltenen Informationen festlegt. Der Bericht umfasst im Allgemeinen Folgendes:
- ein Treuhänderbericht (der bei gemeinnützigen Unternehmen gegebenenfalls auch als Vorstandsbericht und Strategiebericht dienen kann)
- eine Aufstellung der Finanzaktivitäten für das Jahr
- eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung für das Jahr (für einige gemeinnützige Organisationen)
- eine Bilanz
- eine Kapitalflussrechnung
- Anmerkungen zum Jahresabschluss (einschließlich der Rechnungslegungsgrundsätze).
Prüfungsanforderungen
Ob eine Wohltätigkeitsorganisation einer Wirtschaftsprüfung unterzogen werden muss, hängt hauptsächlich von der Höhe der erhaltenen oder generierten Einnahmen und dem Geschäftsjahresende ab:
- Alle Wohltätigkeitsorganisationen, deren Einnahmen 500.000 £ übersteigen, benötigen eine Wirtschaftsprüfung.
- Alle anderen Wohltätigkeitsorganisationen benötigen eine unabhängige Prüfung. Werden periodengerechte Abschlüsse erstellt, muss der unabhängige Prüfer über die entsprechenden Qualifikationen verfügen.
Es gibt noch weitere Kriterien zu berücksichtigen, insbesondere im Hinblick auf das Gesamtvermögen, und wir würden diese gerne ausführlicher mit Ihnen besprechen.
Berichtspflichten
Es existiert ein umfassender Rahmen, der festlegt, wie die Jahresabschlüsse einer Wohltätigkeitsorganisation aufzustellen sind.
Nicht eingetragene Wohltätigkeitsorganisationen mit einem Einkommen unter 250.000 £ dürfen Einnahmen- und Ausgabenrechnungen erstellen, sofern ihre Satzung nichts anderes vorsieht.
Alle anderen gemeinnützigen Organisationen müssen Jahresabschlüsse erstellen, die ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln und als periodengerechte Abschlüsse bezeichnet werden. Um ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild zu vermitteln, müssen die Jahresabschlüsse im Allgemeinen den Anforderungen der Charities Statement of Recommended Practice (SORP) entsprechen. Die SORP kann unter www.charitysorp.org , und gemeinnützige Organisationen können eine an ihre individuellen Gegebenheiten angepasste Version der SORP erstellen.
