Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen fungieren als unbezahlte Steuereintreiber und sind verpflichtet, alle von ihnen eingenommenen Steuereinnahmen unverzüglich und genau abzurechnen.
Das Mehrwertsteuersystem wird von der britischen Steuerbehörde HMRC überwacht, Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen werden mit hohen Strafen geahndet. Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.
Im Folgenden heben wir einige Bereiche hervor, die Sie berücksichtigen sollten.
Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich auf Ihre Situation zugeschnittenen professionellen Rat einholen.
Was ist Mehrwertsteuer?
Umfang
Eine Transaktion unterliegt der Mehrwertsteuer, wenn:
- Es gibt ein Angebot an Waren oder Dienstleistungen
- Es wurde in Großbritannien hergestellt
- Es wurde von einer steuerpflichtigen Person hergestellt
- Es wurde im Rahmen der Geschäftstätigkeit oder zur Förderung der Geschäftstätigkeit hergestellt.
Ein- und Ausgänge
Unternehmen erheben Mehrwertsteuer auf ihre Umsätze. Diese wird als Ausgangssteuer bezeichnet, die Umsätze selbst als Ausgangssteuer. Ebenso wird auf die meisten von einem Unternehmen gekauften Waren und Dienstleistungen Mehrwertsteuer erhoben. Diese wird als Vorsteuer bezeichnet.
Die Umsatzsteuer wird vom Unternehmen im Auftrag der britischen Steuerbehörde HMRC vom Kunden erhoben und muss regelmäßig durch Angabe in einer Umsatzsteuererklärung an HMRC abgeführt werden.
Die auf die erworbenen Waren und Dienstleistungen entrichtete Vorsteuer kann jedoch von der geschuldeten Umsatzsteuer abgezogen werden, sodass nur die Nettosteuer an die britische Steuerbehörde (HMRC) abgeführt wird. Bitte beachten Sie, dass bestimmte Mehrwertsteuerkategorien nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden können, beispielsweise die Mehrwertsteuer für geschäftliche Bewirtung von Dritten im Vereinigten Königreich und die meisten Autokäufe.
Zu berücksichtigende Punkte
Lieferungen
Steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen unterliegen im Wesentlichen entweder dem regulären Steuersatz (20 %) oder dem Nullsteuersatz (0 %). Darüber hinaus gibt es einen ermäßigten Steuersatz von 5 %, der für eine kleine Anzahl bestimmter steuerpflichtiger Lieferungen und Leistungen gilt.
Bestimmte Lieferungen sind nicht steuerpflichtig und werden als steuerbefreite Lieferungen kategorisiert.
Es besteht ein wichtiger Unterschied zwischen steuerbefreiten und steuerfreien Lieferungen:
- Wenn Ihr Unternehmen ausschließlich steuerbefreite Lieferungen erbringt, können Sie sich nicht für die Mehrwertsteuer registrieren und daher auch keine Vorsteuer geltend machen.
- Wenn Ihr Unternehmen Lieferungen erbringt, die dem Nullsteuersatz unterliegen, sollten Sie sich für die Mehrwertsteuer registrieren, da Ihre Lieferungen steuerpflichtig sind (wenn auch mit 0 %) und die Rückerstattung der Vorsteuer zulässig ist.
Registrierung – ist sie notwendig?
Sie müssen sich für die Umsatzsteuer registrieren, wenn der Wert Ihrer steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. Dieser Schwellenwert wird auf zwei Arten berechnet: entweder rückwirkend auf Basis der in den letzten zwölf Monaten getätigten steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen oder prospektiv auf Basis der in den nächsten 30 Tagen zu erwartenden steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen. Der geltende Schwellenwert beträgt 90.000 £ und gilt ab dem 1. April 2024.
Wenn Ihre steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen unterhalb der Umsatzgrenze liegen, können Sie sich freiwillig registrieren lassen. Dadurch können Sie die Vorsteuer zurückfordern, was zu einer Mehrwertsteuererstattung führen kann, beispielsweise wenn Ihr Unternehmen hauptsächlich steuerfreie Lieferungen und Leistungen erbringt.
Wenn Sie noch keine steuerpflichtigen Lieferungen und Leistungen erbringen, dies aber beabsichtigen, können Sie sich als „zukünftiger Unternehmer“ registrieren lassen. Dadurch können Sie die Vorsteuer auf Ihre Anlaufkosten geltend machen.
Steuerpflichtige Person
Als steuerpflichtig gilt, wer steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt und umsatzsteuerlich registriert ist oder registriert sein muss. Im Sinne der Umsatzsteuerregistrierung umfasst der Begriff „Person“ unter anderem:
- Personen
- Partnerschaften
- Unternehmen, Vereine und Verbände
- Wohltätigkeitsorganisationen.
Übt eine Person zwei oder mehr Geschäftstätigkeiten aus, werden alle in diesen Geschäftstätigkeiten getätigten Lieferungen und Leistungen zusammengezählt, um festzustellen, ob die Person zur Umsatzsteuerregistrierung verpflichtet ist.
Verwaltung
Nach der Registrierung müssen Sie vierteljährlich eine Meldung an die britische Steuerbehörde HMRC einreichen. Diese Meldung muss die Höhe der auf Umsatzerlöse abzuführenden Umsatzsteuer und die Höhe der abzugsfähigen Vorsteuer auf Ausgaben sowie weitere statistische Informationen enthalten. Alle Unternehmen müssen ihre Meldungen online mithilfe einer Software einreichen, die den Anforderungen der HMRC entspricht.
In den meisten Fällen muss die Online-Umsatzsteuererklärung innerhalb eines Monats und sieben Tagen nach Ende des betreffenden Zeitraums ausgefüllt und eingereicht werden.
Die elektronische Zahlung bis zum gleichen Fälligkeitstermin ist ebenfalls für alle Unternehmen verpflichtend.
Unternehmen, die steuerfreie Lieferungen erbringen und Nettoerstattungen der Mehrwertsteuer erhalten, könnten es aus Cashflow-Sicht als vorteilhaft empfinden, monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.
Unternehmen, deren erwartete jährliche steuerpflichtige Lieferungen £1.350.000 nicht übersteigen, können sich für die jährliche Buchhaltungsregelung anmelden, bei der sie monatliche oder vierteljährliche Mehrwertsteuerzahlungen leisten, aber nur eine einzige Mehrwertsteuererklärung am Ende des Jahres abgeben müssen.
Unternehmen, deren steuerpflichtiger Umsatz unter der Grenze von 1.350.000 £ liegt, sollten auch die Vorteile für den Cashflow in Betracht ziehen, die sich aus der Anwendung des Cash-Accounting-Systems ergeben, bei dem die Mehrwertsteuer auf Basis des Kassenbuchs und nicht auf Basis der periodengerechten Abgrenzung verbucht wird.
Aufzeichnungen
Für ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist es wichtig, vollständige und aktuelle Aufzeichnungen zu führen. Dies umfasst Angaben zu allen Lieferungen, Einkäufen und Ausgaben.
Darüber hinaus sollte ein Umsatzsteuerkonto geführt werden. Dieses Konto enthält eine Übersicht über die vom Unternehmen zu zahlende Umsatzsteuer und die erstattungsfähige Vorsteuer. Alle Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre lang aufzubewahren.
Die oben genannten Aufzeichnungen müssen in einer Software geführt werden, die den Anforderungen der britischen Steuerbehörde (HMRC) entspricht. Die HMRC stellt keine kostenlose Software zur Verfügung.
Akteneinsicht
Die Führung der Buchhaltung und die Berechnung der Umsatzsteuerschuld obliegen dem Steuerpflichtigen. Die britische Steuerbehörde (HMRC) muss jedoch überprüfen können, ob der korrekte Umsatzsteuerbetrag entrichtet wird. Daher kann es von Zeit zu Zeit vorkommen, dass ein Mitarbeiter der Steuerbehörde die Geschäftsunterlagen prüft. Dies wird als Kontrollbesuch bezeichnet.
Der Mehrwertsteuerbeamte wird sicherstellen wollen, dass die Mehrwertsteuervorschriften korrekt angewendet werden und dass die Steuererklärungen und andere Mehrwertsteuerunterlagen ordnungsgemäß geführt werden.
Sie sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen von der britischen Steuerbehörde (HMRC) ein uneingeschränktes Gütesiegel erhalten hat, nur weil bei einem Besuch keine Fehler entdeckt wurden.
Straftaten und Strafen
Die britische Steuerbehörde HMRC verfügt über weitreichende Befugnisse, Unternehmen zu bestrafen, die die Mehrwertsteuervorschriften ignorieren oder falsch anwenden. HMRC kann unter anderem in folgenden Fällen Strafen (und in einigen Fällen Zinsen) verhängen:
- verspätete Rückgaben/Zahlungen
- verspätete Anmeldung
- Fehler bei Rücksendungen.
Einzelhandelsprogramme
Für Einzelhändler gibt es spezielle Regelungen, da es für einige Einzelhändler unpraktisch sein kann, alle Aufzeichnungen zu führen, die ein umsatzsteuerpflichtiger Händler führen muss.
Pauschaltarifsystem
Dieses Verfahren ermöglicht es kleineren Unternehmen (mit einem jährlichen steuerpflichtigen Umsatz von maximal 150.000 £), ihre Mehrwertsteuer an die britische Steuerbehörde (HMRC) als Prozentsatz ihres Gesamtumsatzes zu entrichten. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, gesonderte Vorsteuerabzüge geltend zu machen, und der Buchhaltungsaufwand reduziert sich. Ziel des Verfahrens ist die Vereinfachung der Mehrwertsteuerabrechnung für kleinere Unternehmen. Für einige Unternehmen kann es jedoch tatsächlich zu einer Reduzierung der insgesamt an die HMRC zu zahlenden Mehrwertsteuer führen.
Die Digitalisierung der Steuererklärung für Unternehmen: Mehrwertsteuer
Im Rahmen von „Making Tax Digital for VAT“ (MTDfV) müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen digitale Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke führen und ihre Umsatzsteuererklärungsinformationen mithilfe von MTD-funktionskompatibler Software an die britische Steuerbehörde (HMRC) übermitteln.
Es gibt einige Ausnahmen von MTDfV. Die Ausnahmekategorien sind jedoch eng gefasst und dürften für die meisten umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen nicht anwendbar sein.
