Qu'est-ce que l'inscription automatique ?
L’affiliation automatique impose aux employeurs l’obligation d’affilier automatiquement leurs salariés à un régime de retraite d’entreprise. Les principales obligations sont les suivantes :
- évaluer les types de travailleurs dans l'entreprise
- mise en place d'un régime de retraite à adhésion automatique admissible pour les travailleurs concernés
- ils ont écrit à la plupart de leurs employés pour leur expliquer ce que signifie pour eux l'inscription automatique à un régime de retraite d'entreprise.
- l'inscription automatique de tous les salariés éligibles au régime et le paiement des cotisations patronales
- remplir la déclaration de conformité et tenir des registres
- en procédant à une réinscription et à une nouvelle déclaration tous les trois ans.
Évaluer les types de travailleurs dans l'entreprise
La difficulté de cette tâche dépend du type d'entreprise. Une entreprise qui emploie des travailleurs occasionnels, très jeunes ou très âgés devra consacrer du temps à l'analyse de ses effectifs. Une entreprise qui n'emploie que des salariés aura une tâche plus aisée.
Un « travailleur » est :
- un employé; ou
- une personne qui a un contrat pour fournir du travail ou des services à titre personnel et qui n'effectue pas ce travail dans le cadre de sa propre activité professionnelle.
La seconde catégorie est définie de la même manière qu'un « travailleur » en droit du travail. Ces personnes, bien que n'étant pas des salariés, bénéficient des droits fondamentaux du travail, tels que le salaire minimum national. Cette catégorie inclut certains travailleurs intérimaires et certains travailleurs occasionnels à court terme.
Il existe trois catégories de travailleurs : les titulaires d’emploi admissibles ; les titulaires d’emploi non admissibles ; et les travailleurs ayant droit.
Un « titulaire d'emploi admissible » est un travailleur qui est :
- âgés de 22 ans à l'âge légal de la retraite
- gagner plus que le seuil de revenus minimum (actuellement 10 000 £)
- travaillant ou travaillant habituellement au Royaume-Uni
- qui ne fait pas déjà partie d'un régime de retraite admissible.
La plupart des travailleurs seront éligibles, sauf si leur employeur propose déjà un régime de retraite admissible. Dans ce cas, l'inscription automatique sera obligatoire.
Les autres travailleurs (non éligibles) peuvent avoir le droit d'adhérer au régime et doivent donc être considérés comme éligibles s'ils le font. Les travailleurs ayant droit peuvent adhérer au régime, mais l'employeur n'est pas tenu de verser de cotisations pour ces travailleurs.
La catégorisation des travailleurs peut s'avérer complexe dans certaines situations. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des doutes sur la manière d'évaluer les différents types de travailleurs que vous employez.
En décembre 2017, suite à un examen du système d'affiliation automatique mené par le ministère du Travail et des Pensions, le gouvernement a proposé d'abaisser l'âge minimum d'affiliation de 22 à 18 ans (tout en maintenant l'âge maximum à la limite d'âge de départ à la retraite). Selon ces propositions, les personnes âgées de 18 ans jusqu'à la limite d'âge de départ à la retraite seraient automatiquement affiliées à un régime de retraite d'entreprise si elles percevaient un salaire annuel supérieur à 10 000 £. Les travailleurs âgés de 16 à 18 ans et les salariés ayant dépassé la limite d'âge de départ à la retraite conserveraient la possibilité d'adhérer à leur régime de retraite d'entreprise. Le gouvernement prévoit de mettre en œuvre ces propositions au milieu des années 2020.
Qu’est-ce qu’un régime de retraite à adhésion automatique admissible ?
Les employeurs peuvent se conformer à leurs obligations en utilisant un régime de retraite admissible existant, en créant un nouveau régime ou en utilisant le régime gouvernemental à faible coût – le National Employment Savings Trust (NEST).
Il est important que le régime de retraite choisi permette de constituer une épargne-retraite avantageuse pour le salarié. Le régime proposé par l'employeur peut ne pas convenir, car il a peut-être été conçu pour répondre aux besoins d'employés plus expérimentés et mieux rémunérés. Dans ce cas, le régime NEST, par exemple, peut être une solution adaptée aux salariés qui ne bénéficient pas actuellement d'un régime de retraite d'entreprise.
Pour être admissible à un régime d'inscription automatique, un régime doit satisfaire aux critères d'admissibilité et aux critères d'inscription automatique.
Le critère principal d'admissibilité exige que le régime de retraite respecte certaines normes minimales, qui varient selon le type de régime. La plupart des employeurs privilégieront un régime de retraite à cotisations définies. Les exigences minimales pour ce type de régime comprennent une cotisation totale minimale calculée sur la base des revenus admissibles, dont une part déterminée doit être versée par l'employeur.
Pour être considéré comme un programme d'inscription automatique, le programme ne doit contenir aucune disposition qui :
- empêcher l'employeur de prendre les dispositions nécessaires pour inscrire, adhérer ou réinscrire automatiquement un « titulaire de poste ».
- exiger du titulaire du poste qu'il exprime un choix sur un sujet quelconque, ou qu'il fournisse des informations afin de rester un membre actif du régime de retraite.
Le deuxième point ci-dessus signifie, par exemple, que le régime de retraite dispose d'un fonds par défaut dans lequel seront investies les cotisations de retraite dues au salarié. Ce dernier devrait toutefois avoir la possibilité de choisir d'autres fonds s'il le souhaite.
Nous pourrons peut-être vous conseiller sur l'itinéraire le plus approprié. Veuillez nous contacter .
L’inscription automatique s’applique-t-elle à tous les employeurs ?
Depuis octobre 2017, tous les employeurs ont des obligations d'affiliation automatique à compter de la date d'embauche de leur premier employé.
En principe, les cotisations sont dues dès le premier jour de travail, mais il est possible de reporter l'affiliation automatique pour certains ou tous les salariés pendant une période maximale de trois mois. Ceci peut, par exemple, permettre d'éviter le calcul des cotisations sur les revenus partiels.
Un employeur peut trouver plus d'informations sur ses obligations sur le site www.thepensionsregulator.gov.uk .
Communiquer avec vos employés
Les employeurs sont tenus d'écrire à tous les travailleurs (à l'exception de ceux âgés de moins de 16 ans ou de 75 ans et plus) pour leur expliquer ce que signifie pour eux l'inscription automatique à un régime de retraite d'entreprise.
Les exigences en matière d'information varient selon la catégorie de travailleur. Pour un salarié éligible, la lettre doit préciser comment il peut se retirer du dispositif s'il le souhaite. Elle ne doit cependant pas l'inciter à le faire.
L’organisme de réglementation des pensions (TPR) a élaboré un ensemble de modèles de lettres pour vous aider lorsque vous écrivez à vos employés.
Inscription automatique des salariés éligibles et paiement des cotisations
Dans le cadre du processus d'inscription automatique, les employeurs devront cotiser au régime de retraite pour les employés admissibles.
Tous les employeurs doivent désormais verser une contribution d'au moins 3 % sur le salaire de référence pour le calcul des cotisations de retraite des salariés éligibles. Une contribution supplémentaire est également à la charge du salarié si l'employeur ne respecte pas le taux de contribution minimal de 8 %.
Exemple
- Si l'employeur ne cotise qu'à hauteur de 3 %, la cotisation brute de l'employé sera de 5 %, ce qui représente une cotisation minimale totale de 8 %.
- Si l'employeur cotise à hauteur de 5 %, la cotisation brute de l'employé ne sera que de 3 %.
Quels sont les revenus ouvrant droit à pension ?
Les revenus comprennent la part monétaire de la rémunération, notamment les heures supplémentaires et les primes (brut), mais les cotisations minimales ne sont pas nécessairement calculées sur le total des revenus. Les cotisations sont dues sur les revenus compris entre un seuil inférieur et un seuil supérieur. Ces seuils sont actuellement de 6 240 £ et 50 270 £. (Les revenus compris entre ces montants sont appelés revenus admissibles).
Si nous gérons votre paie, nous pouvons vous aider à effectuer ces calculs et vous indiquer les déductions sur salaire ainsi que les cotisations requises au régime de retraite.
Déclaration de conformité
La TPR a été créée pour réglementer les régimes de retraite liés au travail.
L'employeur doit initialement avoir rempli la Déclaration de conformité dans les cinq mois suivant sa prise de fonctions. En substance, la procédure de Déclaration de conformité exige de l'employeur qu'il :
- vérifier que les procédures d'inscription automatique correctes ont été suivies; et
- fournir diverses informations, telles que le nombre de titulaires d'emplois admissibles inscrits.
Obligations permanentes des employeurs
Les employeurs continuent d'avoir des obligations permanentes en matière d'inscription automatique.
Réinscription
Les employeurs ont l'obligation légale de réinscrire certains employés à un régime de retraite automatique tous les trois ans. Ce processus implique une réévaluation des effectifs et la réinscription de certains employés au régime de retraite automatique admissible de leur choix. Les employeurs doivent également renouveler leur déclaration de conformité auprès de la TPR (Tax Pension Regulator), même s'ils n'ont aucun employé à réinscrire. La réinscription doit intervenir environ trois ans après la date d'entrée en vigueur initiale.
Dans le cadre de leurs obligations de réinscription, les employeurs sont tenus d'effectuer les tâches suivantes :
- Date de réinscription
- Sauf s'il s'agit de la première date de réinscription, cette date correspond toujours au troisième anniversaire de la précédente réinscription. Il n'est pas possible de reporter la date de réinscription.
- S'il s'agit de la première date de réinscription, vous disposez d'un délai de six mois pour choisir cette date. Elle peut se situer trois mois avant ou après le troisième anniversaire de la date d'entrée en fonction initiale. Cette situation est probablement exceptionnelle.
- Réévaluer les effectifs
- L'employeur devra uniquement évaluer les employés qui étaient auparavant inscrits automatiquement au régime de retraite et qui, par la suite : ont demandé à se désinscrire du régime ; ont quitté le régime après la fin de la période de désinscription ; ou ont cessé ou réduit leurs cotisations de retraite en dessous du niveau minimum (et qui remplissent les conditions d'âge et de revenus pour être réinscrits). Une fois l'évaluation terminée, les employeurs devront réinscrire les employés admissibles à un régime de retraite admissible et commencer à cotiser dans les six semaines suivant leur réinscription.
- Écrivez à ceux qui ont été réinscrits
- L'employeur devra adresser un courrier à chaque salarié réinscrit au régime de retraite. Ce courrier devra être envoyé dans les six semaines suivant la date de réinscription. Des modèles de lettres sont disponibles sur le site web de la TPR.
- Complétez la nouvelle déclaration de conformité
- L'employeur est tenu de remplir et de soumettre une nouvelle déclaration de conformité avec la TPR afin de confirmer qu'il a rempli ses obligations légales. Cette démarche doit être effectuée dans les cinq mois suivant le troisième anniversaire de la date de mise en place/réinscription précédente. L'employeur est tenu de le faire même s'il n'a réinscrit aucun membre de son personnel au régime de retraite.
N'oubliez pas que la réinscription et la nouvelle déclaration sont une obligation légale et que le non-respect de la réglementation peut entraîner une amende.
Les sanctions en cas de non-respect
Les employeurs qui ne respectent pas leurs obligations légales s'exposent à des sanctions. La TPR dispose de divers pouvoirs pour sanctionner les manquements. Ces sanctions peuvent aller de l'avertissement écrit et de la mise en demeure à des amendes. Le montant des amendes varie de 400 £ (amende forfaitaire) à une pénalité journalière progressive comprise entre 50 £ et 10 000 £, selon le nombre d'employés. Dans les cas les plus graves, l'autorité de régulation peut engager des poursuites pénales.
Tenir des registres
Enfin, l'employeur doit conserver des documents lui permettant de prouver qu'il a respecté ses obligations. La tenue de registres précis est également une bonne pratique commerciale, car elle peut aider l'employeur à :
- éviter ou résoudre les conflits potentiels avec les employés
- aider à vérifier ou à rapprocher les cotisations versées au régime de retraite.
Vérificateur de devoirs TPR guide
Des conseils de la TPR sont disponibles pour aider les employeurs à respecter leurs obligations d'inscription automatique : www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers .
Grâce à l'outil de vérification des obligations et au guide, les employeurs peuvent suivre une procédure étape par étape pour se conformer à leurs obligations. Le guide comprend également des liens vers des outils et des ressources.
Des changements à venir
La nouvelle loi relative aux pensions (extension de l'affiliation automatique) de 2023 étend le régime d'affiliation automatique. Le secrétaire d'État sera habilité à adopter de nouveaux règlements visant à :
- Abaisser l'âge minimum d'inscription automatique de 22 à 18 ans
- Supprimer le seuil de revenus inférieur pour les revenus admissibles (actuellement de 6 240 £ par an) afin que les cotisations soient calculées à partir du premier £ gagné jusqu’à la limite supérieure (actuellement de 50 270 £ par an).
La date de mise en œuvre n'a pas encore été annoncée.
