Arrière-plan
Conformément à la réglementation de 1998 sur le temps de travail (telle que modifiée), les salariés ont droit à 5,6 semaines de congés payés annuels (28 jours pour un salarié travaillant cinq jours par semaine). Ce droit de base inclut les jours fériés. Ce droit aux congés annuels est désormais plus conforme à celui des salariés d'autres pays européens où les congés sont généralement plus généreux. En Irlande, les salariés ont droit à 30 jours de congés ; le minimum le plus élevé est en Andorre, à 45 jours.
Paiement des congés annuels
Un salarié a droit à une indemnité compensatrice pour chaque semaine de congé annuel auquel il a droit. Pour les salariés à temps plein, une semaine de salaire correspond à la rémunération due pour les heures de travail contractuelles de base. Sont également inclus les bonus et indemnités contractuels réguliers (à l'exception des indemnités de frais) qui ne varient pas en fonction du volume de travail effectué.
Pour les salariés à rémunération variable, le salaire hebdomadaire est calculé sur la base de leur rémunération hebdomadaire moyenne. Pour les années de congé débutant avant le 1er avril 2024, la moyenne est calculée sur les 52 semaines précédentes, en excluant les semaines non rémunérées. Pour les années de congé débutant à compter du 1er avril 2024, une nouvelle méthode de calcul est appliquée : le droit aux congés payés de ces salariés sera calculé à hauteur de 12,07 % des heures effectivement travaillées au cours de la période de paie.
Pour calculer le salaire hebdomadaire, il peut être nécessaire de prendre en compte certains éléments supplémentaires en plus du salaire de base.
Auparavant, les commissions n'étaient pas prises en compte dans le calcul de l'indemnité de congés payés. Toutefois, suite à un arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) confirmé par la Cour d'appel, les commissions liées au nombre de ventes réalisées pendant les heures de travail doivent désormais être incluses dans ce calcul. Un pourvoi en cassation a été formé, mais rejeté, et les employeurs sont tenus de se conformer à cette décision.
Les heures supplémentaires garanties et non garanties doivent être comptabilisées, de même que les heures supplémentaires volontaires régulières. La différence entre les heures supplémentaires non garanties et les heures supplémentaires volontaires réside dans le fait que l'employé est tenu d'effectuer les heures supplémentaires non garanties si elles lui sont proposées, tandis qu'il peut refuser les heures supplémentaires volontaires. Lorsque les heures supplémentaires volontaires sont irrégulières ou ponctuelles, elles n'ont pas à être comptabilisées, sauf si elles s'étendent sur une période suffisamment longue de manière régulière et/ou récurrente. Cela inclut les heures supplémentaires effectuées régulièrement à certaines périodes de l'année, par exemple à Noël, ainsi que les heures supplémentaires fréquemment effectuées tout au long de l'année.
Ces éléments supplémentaires ne doivent être inclus que pour les quatre semaines de congé légal requises par le droit européen, qui sont inférieures au minimum britannique de 5,6 semaines ; ils peuvent être exclus pour tout jour supplémentaire au-delà de cette durée.
Conformément à la réglementation, les congés annuels légaux ne peuvent être compensés par une indemnité compensatoire, sauf en cas de rupture du contrat de travail. Dans ce cas, une indemnité peut être versée pour les congés non pris au cours de l'année de rupture. Une indemnité peut également être due pour les congés reportés en raison d'un congé de maternité/d'adoption ou d'un congé maladie.
Demande de congé
Les employés devraient avoir la possibilité de choisir le moment où ils prennent certains de leurs congés, même si de nombreux employeurs imposent certaines conditions, par exemple qu'un certain nombre seulement de travailleurs peuvent prendre des congés en même temps ou que les travailleurs ne peuvent pas prendre plus d'un certain nombre de jours ouvrables consécutifs de congé d'affilée.
Il est courant que les employeurs aient mis en place une procédure pour ces situations, qui doit notamment prévoir une procédure de notification. À défaut, la loi exige qu'un salarié demandant un congé notifie à son employeur un préavis d'au moins deux fois la durée du congé. L'employeur doit également respecter un préavis similaire s'il demande au salarié de prendre un congé à des dates précises.
Première année d'emploi
Les salariés acquièrent leurs droits à congés annuels au prorata de leur première année d'emploi. Ce calcul est effectué en fonction de la proportion de l'année de travail effectuée. Ainsi, les congés annuels s'accumulent au cours de la première année d'emploi à raison de 1/12e du droit annuel, à compter du premier jour de chaque mois. Si le calcul ne donne pas un nombre exact de jours, ce nombre est arrondi au demi-jour supérieur.
congés annuels et employés à temps partiel
En vertu de la réglementation actuelle, le droit aux congés payés pour les travailleurs à temps partiel est de 5,6 semaines, calculé au prorata des heures travaillées.
À compter du 1er avril 2024, le calcul sera effectué selon la méthode de comptabilisation à 12,07 %, qui inclura un ajustement pour les jours fériés basé sur les heures réellement travaillées, ce qui facilitera les calculs des employeurs et garantira leur conformité.
La CJUE a jugé illégal pour les employeurs de cumuler les indemnités de congés annuels des travailleurs ; toutefois, pour les années de congés commençant le 1er avril 2024 ou après cette date, les employeurs peuvent utiliser les indemnités de congés cumulées pour les travailleurs à horaires irréguliers ou à temps partiel au lieu de verser une indemnité de congés lorsque le travailleur prend effectivement un congé annuel.
droit aux congés annuels contractuels
Un employeur peut augmenter le droit aux congés annuels légaux d'un salarié par le biais d'un accord contractuel. Dans ce cas, les congés annuels supplémentaires non utilisés peuvent être reportés à l'année suivante. Cette possibilité relève généralement du pouvoir discrétionnaire de l'employeur et dépend des termes du contrat.
Acquisition de congés annuels pendant le congé de maternité et d'adoption
Un employé continue d'accumuler son droit légal à congé annuel de 5,6 semaines et tout droit supplémentaire à congé annuel contractuel pendant le congé de maternité ordinaire (OML) et le congé de maternité supplémentaire (AML).
Tomber malade pendant les vacances
Les salariés ont désormais le droit de convertir leurs congés payés légaux en congés maladie s'ils tombent malades pendant un congé payé prévu à cet effet. Ils peuvent ainsi prendre ultérieurement les congés payés manqués. S'ils ne peuvent pas prendre le reste de leurs congés payés légaux au cours de l'année civile, ils peuvent les reporter à l'année suivante. Si votre entreprise offre plus de 5,6 semaines de congés payés par an, vous n'êtes pas tenu d'autoriser un salarié à convertir des congés supplémentaires (contractuels) en arrêt maladie. Toutefois, vous devez veiller à ce qu'il puisse prendre l'intégralité de ses congés payés légaux à d'autres moments. Si vous versez des indemnités journalières de maladie contractuelles, vous pouvez limiter les risques d'abus en conditionnant leur versement, dans ce cas précis, à la notification par le salarié de son arrêt maladie dès le premier jour et, éventuellement, en exigeant la fourniture d'un certificat médical dès le premier jour de maladie.
Les employés en congé maladie peuvent demander à leur employeur de requalifier leur absence en congé légal afin de percevoir leur indemnité journalière. Si un employé en congé maladie ne souhaite pas prendre ses congés légaux restants avant la fin de l'année de référence, il devrait pouvoir les reporter à l'année suivante. Les employés revenant d'un congé maladie peuvent prendre leurs congés légaux de l'année en cours dès leur retour, mais si le temps est insuffisant, ils devraient pouvoir les reporter à l'année suivante.
Récupération du trop-perçu des vacances
Les contrats de travail doivent clairement stipuler que si un salarié prend plus de congés que ceux auxquels il a droit au cours de l'année de référence, l'entreprise est en droit de recouvrer le trop-perçu d'indemnités de congés en le déduisant de son salaire. Il est conseillé à l'entreprise de consulter le salarié avant d'effectuer cette déduction.
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